הנדסת תהליכים עסקיים מחדש: קונספט, מטרות, עקרונות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

ניהול מחדש של תהליך עסקי כולל סט של שיטות וטכניקות. הם משמשים את הארגון לתכנון מוצלח של פעילותו. זה קורה בהתאם ליעדים שנקבעו.

הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים מרמזת על חשיבה מחודשת מלאה ועיצוב מחדש נוסף של כל התהליכים הארגוניים. זה הכרחי כדי להשיג את המטרות והיעדים. שיפורים יכולים להתרחש בפתאומיות רבה, בדילוגים. למרות זאת, הארגון מסוגל להגיע להצלחה ולבצע את ההתאמה הרצויה בעלות הסחורה והשירותים, באיכות השירותים הניתנים ובשיפור מתן השירות.

רכיבים של הגדרה

ההגדרה של הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים כוללת ארבע מילים בסיסיות: יסוד, רדיקלי, חד, תהליך.

Fundamentality נכנס לשלב הראשון, בו נדרש לענות על מספר שאלות הקשורות לעיקריות:

1. למה ארגון עושה את הפעילות הזו ולא משהו אחראחרים?
2. למה ארגון עושה את עבודתו בדרכים האלה ולא מיישם אפשרויות אחרות?
3. איזה ארגון מתכנן להפוך בסופו של דבר ומה הוא רואה את עצמו בעוד כמה שנים?

אנשים שעונים על חלק מהשאלות האלה צריכים לחשוב מחדש על הכללים הנוכחיים לעשיית עסקים. לעתים קרובות הם עשויים להיות מיושנים, לא יעילים ולא ישימים לייצור מסוים.

רדיקל מתייחס לתכנון מחדש של עשיית עסקים. השינויים אינם רק שטחיים. מערכת ההפעלה כולה נתונה לשינויים. לבעל העסק מוצעות אפשרויות שהטמעתן יכולה לשנות את כל ההפקה.

חדות. לא נעשה שימוש בהנדסה מחדש של תהליכים עסקיים במקרים בהם נדרש לשפר ולהגדיל את מדדי ההכנסה המתקבלת באחוז מסוים, עד למקסימום של 100%. כדאיות השימוש היא רק אם היזם רוצה להגדיל את הביצועים ב-500% או יותר. במקרים כאלה, ישנה החלפה מלאה של השיטות המשמשות לניהול עסקים וייצור סחורה. כל דבר חדש בא להחליף אותם.

ניהול מחדש של תהליך עסקי כולל שימוש בשיטות חדשות בחברה צעד אחר צעד, שבזכותן ניתן ליצור מוצר חדש לחלוטין שרלוונטי כרגע לצרכן. תהליכים מתוכננים היטב מאפשרים לארגון להשיג את מטרותיו ולפתור מספר בעיות.

בשביל מהארגונים יכולים להשתמש בהנדסה מחדש?

כרגע, ישנם שלושה סוגים של ארגונים שצריכים להתאים או לשנות לחלוטין את עבודתם:

ארגונים שנמצאים בשלב של פשיטת רגל. לעתים קרובות זה נובע מהעובדה שמחירי סחורות ושירותים נקבעים גבוהים בהרבה מאלה של המתחרים, או שהאיכות אינה תואמת את הערך המוצהר. אם לא יינקטו אמצעים בזמן, ייתכן שהארגון יחוסל לאחר זמן מה

• ארגונים שכרגע אין להם בעיות וקשיים בעשיית עסקים, אך הם עלולים להופיע לאחר זמן מה ולהשפיע לרעה על העסק. בעיות כאלה עשויות להיות קשורות לגידול בשוק הסחורות והשירותים של המתחרים או לשינוי בצרכים של הקונים.
• ארגונים שאין להם בעיות, אבל בעל העסק מסתכל לעתיד. הוא רוצה למנוע בעיות שעלולות להתעורר בדרכה של החברה. ארגונים כאלה הם בעיקר מנהיגים. מדיניות השיווק שלהם אגרסיבית, הם לא מסתפקים בעמדה טובה בשוק, הם רוצים כל הזמן לשפר את תהליכי העבודה שלהם.

לפיכך, המשימות העיקריות של הנדסת תהליכים עסקיים מחדש כוללים הכנסת חידושים שיאפשרו לארגון לבסס היטב את מעמדו בשוק ולא לאבד את היכולת להתחרות. כל זה מאפשר לחברה לשרוד ולהמשיך את תפקודה המלא, ללא קשר לכמהמתחרים.

ניתן לשקול את הפיתוח של פרויקט הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים באמצעות הדוגמה של השלבים הכלולים בעבודה:

1. בשלב הראשון מפתחים תמונה שהארגון יתאים לה. לשם כך נבנית תמונה מסוימת שתכלול את הכיוונים הנדרשים לפיתוח הפעילויות. כל זה יתרום להשגת היעדים שנקבעו.
2. נתח את הביצועים של ארגון קיים. בשלב זה, מומחים עורכים מחקר על המיזם, שעל בסיסו נבנית תכנית התואמת את העבודה בנקודת זמן נתונה.
3. תהליך פיתוח פעילות חדשה. במקרה זה, נבנים תהליכים חדשים או משנים תהליכים קיימים. הודות למערכות מידע, תהליכים אלו מתחילים להיבדק.
4. לאחר שעבר את כל השלבים, התהליך שפותח מיושם בעבודת המיזם.

בשלבים אלה נבנית לחלוטין המהות של הנדסת תהליכים עסקיים מחדש.

צעדים עיקריים

כל תהליך והטמעתו מורכבים משלבים. השלבים העיקריים של הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים כוללים:

1. חשיבה גלובלית, שעל בסיסה מפתחים פרספקטיבות בגישות. מנהלים מובילים חייבים להיות בעלי אוריינטציה טובה ולהבין את כל התכונות הקשורות לפיתוח הארגון. בתהליך צריך לקחת בחשבון את צרכי הלקוחות, את היתרונות של המתחרים ואת הפיתוחים העדכניים ביותר בטכנולוגיה שניתן ליישם בעסק.
2. עבודה כדי להכיןארגונים. תקשורת היא המפתח העיקרי להצלחה. מראש צריך להכין רשימה של משימות ומטרות, שהפתרון שלהן מתוכנן. במקרים שבהם היוזמה מגיעה מעובדים, יש לעודד אותם.
3. סקור כל הזמן את יישום התהליכים. אם יש צורך לשפר משהו, אז כדאי לחזור אליו, גישה זו תאפשר לכם להימנע ממספר טעויות בעבודה. במידת הצורך, ניתן לפנות למומחים במשרה מלאה שעלולים להיתקל בבעיות במהלך העבודה ולתאר אותן בפירוט. יש לרשום את כל הרעיונות שעולים כדי שיוכלו להיות שימושיים מאוחר יותר.
4. קבע את רמת היעילות. ניתן לעקוב אחר היעילות רק אם סופקה נקודת ייחוס מראש.
5. היה יצירתי. הצעד הראשון הוא לשים לב לצרכים של לקוחות פוטנציאליים. יש לעקוב בקפידה אחר איסוף המידע, לעקוב אחר המקורות שסיפקו אותו, ובמידת הצורך להאיץ את תהליך ההפצה. במידת הצורך, האצל סמכויות ובקרה על שירות הלקוחות.
6. שינוי בפעילויות בתוך ארגון חייב להיות מתוכנן מראש. אין ספק, שיפורים בביצועים יכולים להתרחש תוך זמן קצר, אך היישום ייקח זמן. מראש אתה צריך לערוך תוכנית שבה אתה יכול לציין את כל האינדיקטורים הרצויים, ויש להמיר אותם.
7. יש לבדוק ולהעריך את כל התהליכים. חייב להיות משוב מהעובדים. יש צורך לשלוט בכל שלבי היישום ולהעריךיעילות וביצועים.

לכן, בעת שימוש בשיטות יעילות בארגון, אתה יכול בקלות ובמהירות להשיג את המטרות שלך.

באילו שיטות משתמשים בעבודה?

כדי לשפר את הפעילויות של ארגונים וארגונים, יש צורך להשתמש בכלים מסוימים. השיטות העיקריות להנדסה מחדש של תהליכים עסקיים כוללים:

1. בתהליך של טרנספורמציה עסקית, עלול לקרות שיופיעו תהליכים מיותרים שקודם כל יש להיפטר מהם כדי לא לבזבז על כך זמן. תהליכים כאלה כוללים אימות ואישור.
2. בתהליך הפעילות עלולים להיווצר פערים בין תהליכים, שגם אותם צריך לזהות ולבטל בזמן.
3. כל עבודת הארגון מחדש צריכה לעלות את כמות המשאבים המינימלית שהושקעה. לדוגמה, אם אתה צריך לפתור כמה משימות, אז עדיף לקבץ אותן ולהפקיד את הביצוע בידי עובד אחד. שיטה זו מאפשרת לך להפחית לא רק עלויות, אלא גם את מספר העובדים המעורבים בתהליך העסקי.
4. ניתן להאציל תהליכים מסוימים לעובדים של ארגונים וחברות של צד שלישי.
5. בתהליך הפעילות, אתה עלול להיתקל במשימות קשות. כל תהליך כזה צריך לכלול מספר אפשרויות לפתרון. זה יאפשר לך לבחור ולבחור את האפשרות הטובה ביותר.
6. ניתן להפחית את זמן המחזור על ידי ביצוע שלבים מרובים באותו מקום בו-זמנית. זהעשוי לסייע בהפחתת עלויות המשלוח.
7. שלב משימות מרובות. אם פתרון המשימות נופל על כתפי העובדים, אז ניתן לאסוף אותם ליחידה אחת ולתת להם אפשרות לבצע לא משימה אחת, אלא את כל התהליך.
8. הפוך את העבודה לקלה ככל האפשר. ברוב המקרים, לעובדים בארגון שעות עבודה מוגבלות, חסרים הכישורים המתאימים ואין זמן להדרכה. ברגעים כאלה יש צורך לפשט את העבודה ככל האפשר, שתהיה ברורה וברורה ביותר לכל אחד.

עם הזמן, כשהעובדים ימלאו באופן אישי את מטרותיהם ויפתרו בעיות, הם יתחילו לצבור ניסיון, כך שבעתיד ניתן יהיה להפקיד בידיהם תהליכים קשים יותר.

מהם עקרונות הפעולה?

העקרונות העיקריים של הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים כוללים:

1. כמה סוגים של עבודה משולבים לאחד. במהלך תפקוד המיזם, העובדים מבלים את רוב זמנם לא בפתרון בעיות, אלא בתיאום ואינטראקציה. במקרה זה, לא רק בזבוז זמן, אלא גם עלויות מוגברות. כדי להפחית את האינדיקטורים הללו, רצוי לשלב.
2. ההחלטה היא של המבצע. האדם שאמון עליו לבצע את העבודה יכול לקבל באופן אישי החלטות לגבי המשימה שהוא מבצע. זה ימנע בזבוז זמן והאטה של כל התהליכים בעת יצירת קשר עם המנהל.
3. כל העבודה חייבת להיעשות בסדר קפדני.
4. העבודה מתבצעת היכןזה הכרחי. התפקידים מחולקים בהתאם לתהליך העבודה, ולא לפי חובות. למשל, אם לעובד קל וטוב יותר לרכוש את מה שצריך לעבודה בעצמו, אז עדיף להפקיד זאת בידיו, ולא בידי מי שתפקידיו צריכים להיות.
5. כל תהליך מרמז על מספר אפשרויות לביצוע. יישום התהליך מתבצע בהתאם למצבים.
6. צמצם את עבודת האימות והבקרה, שכן כל זה כרוך לא רק בזמן נוסף, אלא גם בעלויות בלתי צפויות.
7. צמצם את נתח האישורים - זה לא כרוך בעלויות, אבל מאט את כל התהליכים.
8. כאדם אחראי, אתה יכול למנות מנהל שהוטל עליו האחריות להשלים את המשימה.

אם נפנה להערכה של מומחים, נוכל להבין שכמעט 50% מהפרויקטים נכשלים. כדי למנוע זאת, יש צורך לגשת לעבודה באחריות ולבצע אותה ביעילות.

מהן מטרות העבודה?

המטרות העיקריות של הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים כוללים:

1. לא רק להגדיל את רמת היכולת להתחרות בחברות אחרות המספקות את אותו מגוון סחורות ושירותים, אלא גם להגדיל את הרווחיות של העסק. נקיטת צעד כזה פשוט הכרחי אם הארגון נמצא על סף פשיטת רגל ופירוק לאחר מכן.
2. מנע בעיות אפשריות שעלולות להופיע עם הזמן. לדוגמה, אם הפעילות של הארגון די מוצלחת, אז עם כניסתו של חדששחקנים בשוק עשויים להגביר את התחרות. זה יכול להוביל לעלייה באיכות הסחורה המיוצרת, לירידה בעלות. לשם כך, יש לפתח את התהליכים הדרושים בזמן.
3. עזור במניעת אובדן מיקום בשוק הסחורות והשירותים. זה עשוי להתייחס לארגונים מובילים שמנסים להגיע לשלב הבא ואינם מרוצים מעבודה טובה. בתהליך העבודה השוטף, האינדיקטורים משתפרים, וייתכן שבעל העסק לא ידאג שיאבד את מעמדו המוביל.

מהו הרעיון של הנדסה מחדש?

תוצאת העבודה שנעשתה נקבעת על ידי האפקטיביות של מערכות מוטיבציה וטכנולוגיית הנדסת תהליכים עסקיים מחדש. המאפיין העיקרי של החלטה ויישום תהליכים הוא שבעבודה, לעובדים המבצעים סמכויות האצלות יש אפשרות לקבל החלטות באופן עצמאי במסגרת תפקידם. זה עוזר לשפר ולהגביר את היעילות הן של הארגון והן של העובדים.

הנדסה מחדש מבוססת על שימוש באמצעים רדיקליים, העבודה נעשית פעם אחת, אבל ההיקף רחב. התפיסה של הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים נמצאת בין ניהול וטכנולוגיית מידע, אשר תורמת ליצירת כלים נוספים לתמיכה. כדי לגבש את התהליך המיושם, נדרש שימוש במערכות מידע והנחיות חדשות, שיורחב גם לאנשי הצוות. במקרים מסוימים, יהיה צורך לשפר את כישוריהם של העובדים ולהוסיף אותםאימון.

אילו שינויים עשויים להתרחש בעבודה?

העולם המודרני שבו יזמים מבצעים את עבודתם השתנה משמעותית במהלך השנים האחרונות. ללא ספק, שינויים בהנדסה מחדש של תהליכים עסקיים השפיעו גם על:

1. כרגע, הצרכנים החלו לשלוט באופן עצמאי על השוק, לקחו את העניין הזה לידיים שלהם. עכשיו לכל אדם יש מספיק ידע ורעיונות לגבי איך מוצר צריך להיראות ואיזה פונקציות הוא צריך לבצע, ובהתאם, הוא קובע את עלות המוצר הזה, את הסכום שהוא יכול להוציא ולא להתאכזב. והכי חשוב, לקונה יש בחירה.
2. צרכנים יוצרים ציפיות הקשורות למוצר מסוים. לא משנה אם זה רק נכנס לשוק או שזה מוצר ישן שעבר כמה שינויים. סחורות יהיו מבוקשות רק אם הן מסוגלות לעמוד בציפיות ובצרכים.
3. כרגע, טכנולוגיות יצרניות עברו שינויים משמעותיים, ובפרט טכנולוגיות מידע, שיש להן יכולת להשתמש בשיטה להעברת המידע הדרוש לצרכנים.

למרות השינויים שחלו, נותרו ארגונים וארגונים שעדיין משתמשים בשיטות הישנות לפיתוח ויישום רעיונות לניהול ביצועים.

יישום פרויקט

ניתן ליישם פרויקטיםשקול בבירור את הדוגמה של הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים של חברה שהיא מפעילת הסלולר הגדולה ביותר ברוסיה, כלומר Rostelecom.

צוות ההנהלה התקשר בהסכם שירות עם אחת החברות עוד בשנת 2003, והאופטימיזציה של תהליכי הניהול נמשכת עד היום. כדוגמה, אנו יכולים לשקול שלב ספציפי שהסתיים עוד ב-2005 ועדיין מתפקד. בין הפיתוחים המרכזיים נמצא המודל הבנוי, המאפשר תהליך חישוב שירותים לשימוש בתקשורת.

לפי דבריו של ואדים איזוטוב, שהוא סגן המנכ ל, ניתן להבין שהמודל שפותח איפשר לנו לגשת להכנסת מערכת חיוב חדשה.

מה יכול להשפיע

הנדסה מחדש של התהליך העסקי של ארגון יכול להיות מושפע ממספר גורמים:

1. מוטיבציה לעובדים. ליישום יעיל של הפרויקט, יש צורך להכניס מוטיבציה שתהיה מובנת לכולם, כמו גם מתועדת. על ראש הארגון להבין בבירור שהאמצעים בהם נעשה שימוש יובילו להצלחה וכי כל הפעילויות הבנויות ישתנו באופן קיצוני. כדי להבטיח הצלחה, על בעל העסק להיות מודע לכך שההנדסה מחדש של התהליך העסקי של הארגון הוא אמצעי הכרחי, ולספק את כל התנאים הדרושים להמשך יישומו.

2. צוות מוביל. יישום כל פרויקט צריך להתבצע בפיקוח צוות ההנהלה. בתורו, הוא כןסמכות בקרב הכפופים ונושאת באחריות מלאה לעבודה המבוצעת. כדי להשיג את התוצאות הרצויות, הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים חייבת להיות מנוהלת בצורה מוכשרת, ברורה, תקיפה, במיומנות. איש עסקים חייב להבין בבירור שעלולות להתעורר בעיות מסוימות בתהליך, שכן הארגון יאורגן מחדש לחלוטין. עליו לעמוד איתן ולא לנקוט בשיטות הישנות. המנהל מחויב לנקוט בכל האמצעים כדי שהפרויקט המתוכנן יגיע לסיומו ויוצא לפועל לאחר מכן.

3. צוות. צוות הנדסת התהליכים העסקיים הניהוליים צריך לכלול עובדים במשרה מלאה אשר יוקנו בעבר בסמכות המתאימה. עליהם להיות בעלי הבנה ברורה מדוע נדרש שינוי ומה מעכב עבודה יעילה בתוך החברה. על העובד לעמוד בסמכות שניתנה לו ולמלא את תפקידו בכשירות.

כפי שמראה בפועל, קל הרבה יותר לעובדים ברמה נמוכה יותר להסביר מדוע הם צריכים להשתמש בחידושים ולבנות מחדש את העבודה של הארגון כולו. הרבה יותר קשה לעובדים שהם חלק מהמנהלים להעביר את הרעיון הזה, כיוון שהם לא מבינים מה תיתן להם ההפקה החדשה. חוקרים באמריקה זיהו שלוש קבוצות שמנהלים יכולים להשתייך אליהן:

• טיגר הוא עובד צעיר שזה עתה החל לבנות את הקריירה שלו. יש לו רצון להשתתף בפרויקט, יש לו התלהבות, ממלא בבירור את המשימות שהוטלו עליו, לא מזיק.
• Donkey הוא מומחה שעובד בהחברה במשך זמן רב והגיעה לשיא בסולם הקריירה. הוא רוצה יציבות בעבודה, רוגע. הוא לחלוטין לא מבין מדוע יש צורך בתכנון מחדש של תהליכים עסקיים של מיזם. יש להתייחס בזהירות לעובדים כאלה, שכן הם עלולים לפגוע ביישום הפרויקט.
• Shark - מומחים המפתחים נהלי ניהול והנחיות, המאפשרים לנהל מספר פעולות בתוך הארגון. לעובדים כאלה יש לרוב השפעה בארגון. יש להתייחס אליהם בזהירות, שכן הם עלולים לגרום לקשיים ובעיות גדולות אם הם יתחילו לחבל בשינויים בחיי המיזם.

4. כישורי תקשורת. במקרה שעובדים צריכים להגדיר משימה חדשה, אז יש לנסח אותה בצורה ברורה מאוד מראש. זה צריך להיות מתקשר בשפה שכולם מבינים. ההצלחה באפקטיביות של הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים של ארגונים תהיה תלויה לחלוטין באיזו ברורה העובדים מבינים את המנהיג שלהם. זה מה שיאפשר לך להשיג את המטרות והתוצאות הרצויות.

5. גודל תקציב. ביצוע הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים מרמז כי יהיה צורך להשקיע כמות מסוימת של כספים ביישום וביישום. יש להקדיש תשומת לב מיוחדת לנקודה זו אם מתוכנן לערב טכנולוגיית מידע בעבודה. מנהיגים ארגוניים נוטים לעתים קרובות להניח שההנדסה מחדש היא במימון עצמי, וזה בכלל לא המקרה. דאג לגודל התקציב שניתן לבזבז על כולםעובד, צריך מראש.

6. תמיכה טכנולוגית. כדי לבצע ביעילות עבודה על יישום והטמעה של פרויקט הנדסת תהליכים עסקיים מחדש, נדרשת תמיכה שתואמת באופן מלא לשיטות והכלים שנבחרו. ברוב המקרים, זה כרוך בבניית מערכת מידע שיכולה לתמוך בעסקים חדשים.

התחל בעבודת הכנה צריכה להיות מראש. מאחר וברוב המקרים אי אפשר לגבש סגנון ביחס לאנשי הצוות ובצוות בכללותו תוך זמן קצר.