כיצד למלא נכון את היומן של הקופאי-המפעיל: דוגמה וכללים בסיסיים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

Journal (ספר) קופאי-מפעיל - סוג של תיעוד שיש לשמור על כל קופה רושמת בארגון. יחד עם זאת, חשוב לא רק לרשום ולהנפיק אותו בצורה נכונה, אלא גם להזין רישומים יומיים בספר הנהלת חשבונות זה לפי התבנית שנקבעה ללא תיקונים. בואו ננתח את כל הדרישות הנוכחיות ליומן הקופאי לשנים 2016-2017

הגדרה ותפקיד של יומן

שם אחר לספר הקופאי הוא טופס KM-4. חובה מיום 25.12.1998 לפי צו מס' 132 של הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה. עבור כל KKM (קופה רושמת) נדרש מסמך סיכום כזה. ניהול יומן זה הינה באחריות הפקיד, הקופאי המשרת לקוחות בעזרת קופות ומקבל מזומן מהאחרונים כתשלום עבור מוצרים, שירותים, עבודה וכו'. ספר זה הוא התיעוד החשבונאי העיקרי לחשבונאות של כספים נכנסים.

ב-KM-4, קריאות שנלקחו מ-KKM נרשמות מדי יום,וסכומי כסף עברו דרך הקופה. בתחילת היום ובסוף העובד רושם לתוכו את קריאות מדי KKM (מה שנקרא דוח Z) - ההפרש ביניהם ייחשב לפדיון ליום הנוכחי. התפקיד העיקרי של היומן של הקופאית הוא ליישב את יתרת הכסף בפועל בקופה עם מה שהכספומט ספרה.

כללי עיצוב ומילוי

בעת רישום יומן קופאי-מפעיל, חשוב לשים לב לפרטים הבאים:

• KM-4 חובה להבהב את הספר כולו או רק גיליונות.
• החתימה על גיליון הבקרה חייבת להיות בידי היזם הבודד או ראש הארגון. זה חייב להיות מאושר על ידי חותם, אם האחרון משמש את המוסד.
• בספר יש למספר כל גיליון, החל מהראשון. אין צורך למספר דפים.
• על הגיליון האחרון, חובה לציין הערה: "היומן ממוספר, כרוך ואטום בחתימה (וחותם) … גיליונות." חלק מהטקסט הזה חייב להיכנס לגיליון הבקרה.

כיצד למלא נכון את היומן של הקופאי-מפעיל (תראה דוגמה של ערך ספציפי למטה)? הכללים הם:

• ניתן לכתוב בספר רק עם עט כדורי או דיו עם דיו כחול כהה.
• הערכים נעשים בסדר כרונולוגי קפדני. שורה אחת היא יום מזומן אחד.
• המקור לרשומות הוא רק דוח Z - המידע לא צריך להיותתוצאה של חישובים עצמאיים. אם נלקחו מספר דוחות כאלה במהלך יום המזומנים, יש להזין את הנתונים של כל אחד מהם בספר.
• כל כניסה חייבת להיות מאושרת בחתימת הקופאית, היזם והמנהל הפרטי.
• הספר לא יכיל תיקונים וכתמים.

אם קופאי עושה טעות בערך שכבר בוצע, אתה יכול לתקן אותה על ידי ביצוע ההוראות שלהלן:

• יש למחוק נתונים שגויים, ולאחר מכן לציין את המידע הנכון לצדם, כמו גם את תאריך התיקון.
• הקופאי עצמו, כמו גם הממונה הישיר שלו, מאשרים את הכתם בחתימתו.
• אם קנה המידה של השגיאה נמדד בכמה דפים או גיליונות, אז מותר להכות אותם לרוחב.

אם כל הכתמים מתוקנים בהתאם לתכנית שצוינה, אז הם לא צריכים להיות עונשים עבור העובד.

דרישות לדף הכותרת

יש לערוך את עמוד השער של היומן של הקופאי-המפעיל באופן הבא לפני ההצגה הישירה של הספר למשרד המס:

• השם המלא של המוסד, כתובתו צריכה להיות כתובה למעלה.
• עוד - מידע על KKM - מותג, סוג, דגם. בצד ימין - מספר היצרן ומספר הרישום, המדווחים על ידי ה-CTO או מפקח המס בעת רישום המכשיר.
• חובה לציין מתי התחיל מילוי הספר, ובהמשך - מתי בוצעה הרישום האחרון.
• יש צורך לציין את התפקיד ואת שמו המלא של האחראי -קופאית עובדת במסגרת חוזה עבודה.

החלפת טופס KM-4

לפני תחילת העבודה, ספר הפקיד חייב להיות רשום בשירות המס הפדרלי. בשלב זה, אמור להיות לו כבר עמוד שער מלא, עימוד, והערך בעמוד האחרון שמשפיע על גיליון הבקרה נתפר.

יש להתחיל יומן חדש רק כאשר הישן מלא במלואו (כל טופס מיועד ל-1000 ערכים). הסיבה להחלפה עשויה להיות גם הרעלת הספר או הנזק המשמעותי שלו.

עמודות של כתב העת KM-4 ומשמעותן, נוסחאות אימות

אם כבר מדברים על איך למלא נכון את יומן הקופאי-המפעיל, שדוגמא ממנו כבר ראיתם בתמונה, ננתח את כל העמודות הקיימות בו, ונגלה את משמעותם.

ספירה	שם	מידע הוזן
1	תאריך השינוי	הזן את התאריך המודפס בשיק - Z-report
2	מספר מחלקה	העמודה ממולאת אם יש חלוקה לחלקים בתוך הארגון
3	שם האדם האחראי	אם היומן מתנהל על ידי אותה קופאית, אזי מותר לציין את השם המלא בשורה הראשונית, ובשורות הבאות לשים מקפים (--//--)
4	ספירת המספר הסידורי של מונה הבקרה בסוף המשמרת	המספר הסידורי של דוח Z כתוב - מידע זה גלוי בוהכי
5	דוח זיכרון פיסקאלי (מד בקרה), רישום סכום ההעברות של סך כל קריאות המונה	חלק מהקופאיות רושמות כאן את מספר המכירות ליום, חלקן משכפלות את המידע מעמודה 4. רובן ממליצות להשאיר את הסעיף הזה ריק
6	אינדיקציות של מונים לסיכום בתחילת היום	סך לא ניתן לאיפוס של סוף המשמרת הקודמת (דוח Z של אתמול) - תואם את הנתונים בעמודה 9 של הערך הקודם
7	חתימת הקופאית
8	חתימת מנהל
9	נתונים של סיכומי מונים בסוף המשמרת	סה"כ לא ניתן לאיפוס בסוף יום העבודה
10	סכום ההכנסה היומית	צוין בדוח Z. כדי לבדוק את זה, אתה יכול לחשב את זה כך: עמודה 9 - עמודה 6=עמודה 10
11	הפקדה מזומן	סכומי מזומן שניתן על ידי המספר לכספת המזומנים הראשית. ניתן לבדוק את נכונות החישובים באמצעות הנוסחה: עמודה 10 - עמודה 13 - עמודה 15=עמודה 11
12	תשלום לפי תיעוד, יחידות	רשום כאן את מספר המוצרים שרכישתם שולמה בכרטיסים, המחאות נוסעים וכו'.
13	משולם לפי מסמכים, שפשוף.	כמות הרכישות מעמודה 12
14	סה"כ RUR הושכר	כל סכום הכסף שנמסר לפקיד הראשי מצוין - גם במזומן וגםללא מזומן. אם לא היו צ'קים שנמחקו בטעות, החזרת סחורה, אז הנתונים מכאן שווים לעמודה 10
15	סכומים שהוחזרו ללקוחות בהמחאות KKM שאינן בשימוש	צ'קים נקבו בטעות, יש להזין החזרת סחורה גם בטופס KM-3
16	חתימות בסוף משמרת הקופאית, מנהל, leader	ניתן לחתום על עמודות 17 ו-18 ביד אחת
17
18

בואו נשקול את מילוי היומן על דוגמה ספציפית.

איך למלא נכון את הפנקס של הקופאי-מפעיל: דוגמה

נניח, עם סגירת המשמרת ב-10 במאי 2017, הסירה הקופאית דו ח מס' 3210. לפי זה, ההכנסה היומית הסתכמה ב-23845.12 רובל. הסכום שאינו ניתן לאיפוס היה 50645.20 רובל. הנתונים שלו לאתמול - 26800.08 רובל. הסחורה הוחזרה בסכום של 2114.50 רובל. נזין מידע ל-KM-4.

מספר תיבה	Information
1	10.05.2017
2	---
3	Ivanova A. A.
4	3210
5	---
6	26800.08
7	(חתימה)
8	(חתימה)
9	50645.20
10	23845.12 (50645.20 - 26800.08)
11	21730.62 (23845.12 - 2114.50)
12	---
13	---
14	21730.62
15	2114.50
16	(חתימה)
17	(חתימה)
18	(חתימה)

החזר ואחסון כספים

איך למלא את הפנקס של הקופאי-מפעיל? המדגם מדגים החזרת סחורה לצרכנים. מצבים כאלה, בנוסף להזנה ב-KM-4, יש להזין ב-KM-3. ההחזר מתרחש דרך הקופה הראשית של הארגון, לעתים רחוקות יותר דרך ה-KMM של פקיד מסוים.

כל המזומנים המאוחסנים במגירת המזומנים חייבים להימסר בתום המשמרת לממונה הישיר, ליזם בודד או לקופה הראשית. למפעיל אין את הזכות להיפטר מהסכומים הללו לאחר רישום ביומן.

Acquiring

הרכישה היא תשלום ללא מזומן באמצעות כרטיסי בנק. החידוש החדש יחסית הזה מבלבל לפעמים בעת מילוי היומן של הפקיד - עמודת ההכנסות היומית כוללת סכום גדול יותר ממה שמאוחסן בקופה. בנוסף, על העובד לנהל רישום של צרכנים (לשמור לעצמו את עותקי ההמחאות שלהם) ששילמו בהעברה בנקאית.

כיצד למלא את היומן של הקופאי-מפעיל בצורה נכונה, הדגימות במאמר זה הראו בבירור. הספר הזה הוא אחד החשובים ביותרמסמכים בניהול הסדר ומזומן. היעדרותה, בדיוק כמו אובדנו, גוררת קנסות המוטלים על ידי גופי הפיקוח של שירות המס הפדרלי, הן על העובד והן על הארגון.