אופטימיזציה של עלויות: תוכנית, פעילויות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

ייעול העלויות בארגון הוא צעד הכרחי וחשוב במצב לא יציב כלכלית. שקול את זה בפירוט.

שאלות מפתח

כדי לעשות הכל נכון ולא להפוך ל"רודן וסטראפ" בעיני הצוות, צריך להבין:

• סוגים קיימים ואפשרויות הפחתת עלויות;
• עקרונות ושיטות תכנון הנלוות לפעילויות ייעול עלויות;
• הדרכים היעילות ביותר לצמצום עלויות מנקודת מבט מעשית;
• איך להפחית את עלויות החומר;
• מהות ההטבות מעלויות הובלה מופחתות;
• איך לבחור אסטרטגיית הפחתת עלויות;
• עקרונות אופטימיזציה בסיסיים.

תקציב

לעיתים קרובות, התקצוב מועבר למחלקה שעובדיה סבורים שהם אינם מוכשרים לחלוטין בעניין זה. עם זאת, תקציב הוא צעד חשוב. ההשתתפות בו מאפשרת לקבל כמות גדולה של מידע חשוב לכל המחלקות.

התקציב מורכב בכמה שלבים:

• יצירת תוכנית פרויקט לתקציב העתידי;
• התייחסות לטיוטת התקציב;
• אישור תקציב;
• ביצוע תקציב;
• ניתוח ביצוע.

אופטימיזציה של ההוצאה בתקציב היא השלב הבא לאחר התקציב.

עלויות

אופטימיזציה של עלויות בלתי אפשרית מבלי להבין את תוכן המונח "עלויות".

הם אותן קרנות שמעורבות ביצירת רווח לתקופה מסוימת. חלק מהעלויות מצטבר בצורה של מוצרים מוגמרים, מוצרים חצי מוגמרים, נכסים בלתי מוחשיים או בנייה בתהליך בנכסי החברה. התרשים מציג מבנה מפושט התואם לתקני IFRS.

בפשטות, הוצאה היא עלייה בהתחייבויות או ירידה בנכסים שגורמת לירידה בהון.

אופטימיזציה

מאמינים שאופטימיזציה של עלויות מתחילה בצמצום עלויות ברגע הנוכחי. עם זאת, זה לא לגמרי נכון.

אופטימיזציה של הוצאות התקציב בארגון לא מתחילה ברגע שבו הם מתחילים לשלוט בקפדנות על הוצאת הכסף שכבר נמצא בחשבון. לצערנו, ברגע זה השאלה מאיפה מגיע הכסף בחשבון אינה נשלטת כלל. משיכת הלוואות אקטיביות, כמו גם ניהול הוצאות בלבד, גוררת מחסור כרוני בכספים במיזם, ולאחר מכן - אפשר לפשיטת רגל.

האפקטיביות של הליך זה תלויה בניהול תיעוד של הכנסות והוצאות כאחד. יש לתכנן את הפריטים הללו, וההנהלה חייבת לפקח כל הזמן על המספרים לפי שנה, רבעון, חודש או תקופה פיננסית אחרת. תמידקיימת אפשרות שפרויקטים יקרים כיום יהיו רווחיים מאוד בטווח הארוך.

אזורי עבודה

ייעול עלויות אינו אומר נקיטת פעולות לפגיעה באינטרסים העסקיים. יש לפתור את משימת הפחתת העלויות בצורה מיטבית, כאשר משווים הוצאות והכנסות זה עם זה.

תוכל לפתור את הבעיה בכמה כיוונים:

1. הפחתת עלויות באמצעות משאבים פנימיים (הפחתה ישירה). פעולות אלו כוללות הגדלת הפרודוקטיביות, הפחתת עלויות החומר, הפחתת עלויות הניהול וכן צמצום צוות העובדים של הארגון.
2. ירידה בעלויות הייצור (הפחתה יחסית). ניתן להשיג זאת על ידי הגדלת נפח הייצור. במקרה זה, הרבה פחות כסף יושקע על חלק אחד.
3. יצירת הצעה באמצעות מחקר שיווקי. במקרה זה, הגידול בהיקף הרכישות על ידי לקוחות מעורר ונוצר נהירה של לקוחות חדשים.
4. יצירת משמעת פיננסית קפדנית. בגרסה זו, מעגל מצומצם של אנשים יכול לתת "קדימה" להוצאות.

תוכנית ייעול הוצאות התקציב צריכה לכסות את התחומים הצרים ביותר. אז זה יהיה הכי יעיל שאפשר.

נתיבי אופטימיזציה

תוכנית לייעול עלויות יכולה לכלול שלושה כיוונים שבהם חברה יכולה ללכת.

הדגשות אקספרס הפחתה, הפחתת עלויות ארגונית בקצב מהיר, שיטתיתקיצורים.

כל אחת מהשיטות משמשת במצב ספציפי. הצעדים שננקטו בהקשר זה צריכים להיות בקנה אחד עם מצב העניינים הנוכחי וצריכים להתבסס גם על תכנון ארוך טווח.

הפחתה אקספרס

בחירת שיטה זו כדי להפחית עלויות, דחוף להפסיק לשלם הוצאות על פריטים מסוימים. כדי לקבוע את התוצאה, עליך לברר את ההשלכות הסבירות של כל שיטת אופטימיזציה.

כל העלויות מחולקות ל:

• עדיפות גבוהה. הוצאות כאלה נחוצות למפעל להמשך פעילותו. אלה כוללים תשלום שכר לעובדים, רכישת חומרי גלם לייצור.
• עדיפות. זוהי עלות התשלום עבור תקשורת סלולרית, פרסום. אם תפסיק לשלם לפי מאמר זה, עבודת החברה תיכשל.
• מותר. אלה כוללים הטבות לעובדים, תשלום עבור טיפול בבריאות לעובדים. אם לחברה אין כספים פנויים, ניתן להשעות תשלומים אלו, אך עדיף לשמור אותם.
• מיותר. דוגמה לעלויות כאלה היא תשלום טיסה פרטית לראש החברה. ביטול הוצאות כאמור לא ישפיע לרעה על פעילות החברה.

בבחירת הפחתת עלויות אקספרס, קודם כל, מופסקים התשלומים עבור פריט "מיותר" והמותרים מוגבלים בחדות. לא כדאי לצמצם את שתי הקטגוריות הראשונות.

הפחתת עלויות מהירה

אופטימיזציה של עלויות בארגון בקצב מהיר אפשרי כתוצאה ממספר אירועים. כדי לצמצם עלויות בצורה יעילה ככל האפשר, ההנהלה חייבת לקבוע היכן היא חוסכת תחילה.

1. חסוך בחומרים לייצור וחומרי גלם. דרכים לייעל עלויות יכולות להיות שונות. תיקון חוזים עם ספקים על מנת להשיג סחורה במחיר נוח היא הדרך היעילה ביותר להוזיל עלויות. כמו כן, ספקים יכולים להציע דחיית תשלום, מה שייתן לחברה אפשרות לגייס את הסכום הדרוש מבלי לקבל הלוואות נוספות.
2. ניתוח עלויות הובלה ואופטימיזציה של סעיף הוצאה זה. בנוסף, אתה יכול להוזיל את עלות החשמל, טלקומוניקציה. ניתן לבצע מיקור חוץ של מחלקת ההובלה ולאחר מכן לפנות למרכז הלוגיסטי שיכין תוכנית להוזלת עלויות ההובלה. כדי להפחית את עלות החשמל, לשלוט בצריכתו, לפקח על רמת התאורה בחושך, להתקין ציוד לחיסכון באנרגיה. צמצום רשימת העובדים הזכאים לתקשורת סלולרית ארגונית תוזיל משמעותית את העלויות. אתה יכול לנהל משא ומתן עם מפעיל סלולרי או ספק שירותי טלקומוניקציה כדי להגיע לחוזה תאגידי בתנאים נוחים.
3. קיצוצים בצוות והפחתת שכר. מיקור חוץ ופרילנסר מפחיתים למעשה את עלות תשלום המשכורות לעובדים, וגיוס חברות או מחלקת גיוס פנימית יסייעו בהחלפת עובדים לא יעילים. לדוגמא, אין צורך בעובדת ניקיון. צוות תחזוקה במיקור חוץיחסוך עד 20% מהתשלומים המיוחסים לכל עובד.

אפשרות נוספת היא לייעל עלויות באמצעות הפחתת שכר, אך מתן הטבות סוציאליות: הרחבת רשימת תנאי הביטוח הרפואי, מתן אוכל לעובדים על חשבון החברה או קפה חינם במכונה. מחקרים מראים שההשקעה במקרה זה תהיה רווחית בטווח הארוך, שכן היא תגביר את נאמנות הצוות.

קיצורים שיטתיים

כפי שמרמז שמה של שיטת אופטימיזציה זו, המהות שלה היא לבצע פעילויות תקופתיות שמטרתן להפחית עלויות.

1. ניהול השקעות. השקעות לטווח ארוך יש תמיד להצדיק בקפידה, כדי שחברה תרכוש ציוד חדש ויעיל יותר, על המחלקה הנוגעת לטעון מה תהיה התועלת לחברה כאשר הפרויקט ישתלם, כאשר הוא יתחיל להניב רווח. הכנסת טכנולוגיות תחרותיות חדשות מסייעת לפיתוח עסקי. עם זאת, כאשר מקבלים החלטה לקנות משהו, ההנהלה חייבת לזכור את המטרה העיקרית - הפחתת עלויות.
2. ניהול רכש. היא מורכבת מחיפוש מעת לעת אחר ספקים חדשים המספקים סחורה איכותית במחירים טובים יותר.
3. ניהול תהליכים עסקיים. "ניהול פתאומי", הטבוע כל כך בארצנו, משפיע רבות על עקרונות עשיית העסקים. מנקודת מבט של שיטות חדשות, בעת ארגון תהליכים עסקיים, מוצע להסתכל על הייצור מהצד של הקונה. ערכו ניתוח תהליכים.מנהל המיזם צריך לשאול את עצמו, האם הקונה ישלם על כך? הלקוח לא ירצה לשלם עבור תנועת סחורה, השבתה, ציוד מחדש של הייצור ללא שינויים המשפרים את המוצר. לכן, יש להפחית הוצאות כאלה ככל האפשר, או לבטל לחלוטין.

כללי אופטימיזציה

כאשר מרכיבים תוכנית פעולה לייעול עלויות, יש לזכור שפתרון מצבי לבעיה אינו תמיד הבחירה הטובה ביותר. הפחתת עלויות היא מטלה שאמורה להפוך להרגל טוב מדי יום.

בהתאם לכללי האופטימיזציה, אתה יכול להשיג את האפקט המקסימלי עם ההפסד הכי קטן.

1. לא תמיד צריך להפחית את העלויות, לעתים קרובות יותר יש צורך לנהל אותן ביעילות. לפעמים, כדי להפחית את העלויות הכוללות, אתה צריך להגדיל את כמות העלויות בכיוון מסוים.
2. העלויות נשמרות למינימום כדי להשיג את התוצאה הטובה ביותר. כלל היעילות אומר שיחידת עלות אחת חייבת לספק בהכרח את התוצאה המקסימלית.
3. תמיד יש עלויות, בין אם מדובר בפעולה או בחוסר מעש.
4. אין דברים קטנים כשזה מגיע להוצאות. תנו לעובדי החברה לכעוס על הדיווח על השימוש בתריסר השלישי של עטים בחודש. אבל ברגע שהם יתרגלו לשים לב לדברים הקטנים, הם עשויים לראות עלייה בשכר או תנאי עבודה טובים יותר כתוצאה מכך.
5. השאיפה לשמור על עלויות נמוכות ככל האפשר לא תמיד מועילה. זה עשוי להיות אופטימלי להפחית מעט עלויות ולשמור אותן על המסלול.רמה נדרשת.
6. אופטימיזציה של הוצאות התקציב בלתי אפשרית ללא השקעות כספיות.
7. יש סוג של הוצאה שמאפשר לך להימנע מהפסדים גדולים עוד יותר. אלה כוללים ביטוח, העסקת מאבטחים, התקנת אזעקות ושיפור איכות המוצר.
8. צריך לכלול את כל עובדי החברה בתהליך, אבל לכל אחד צריכה להיות משימה משלו וחשובה עבורו.
9. זהירות היא אף פעם לא יותר מדי. מחשבה או תחושה שמתעוררת כתוצאה מקריאת הדו"ח מאלצת ניתוח מעמיק יותר של האינדיקטורים וכמעט תמיד מביאה להפחתת עלויות.
10. ייעול עלויות צריך להיעשות כל הזמן. סעיפי הוצאה חדשים משפיעים על רווחי החברה. מופיעים בפתאומיות ונעלמים בפתאומיות מבלי משים, הם עלולים לגרום לפגיעה משמעותית בתקציב החברה. מעקב אחר הוצאות צריך להיות משימה חובה המדווחת להנהלה הבכירה של החברה.

ייעול הכנסות והוצאות - נהלים שהולכים יד ביד. הוצאות בלתי נשלטות לא יביאו רווח לחברה, וצמיחה ברווח קשורה ישירות לבקרת עלויות.

בלבול מושגים

תוכנית אופטימיזציית העלויות של Finance מכילה לעתים קרובות פריטים ללא עלות.

כדי ליצור את התוכנית היעילה ביותר, צוות ההנהלה חייב להבין את ההבדל בין סוגי העלויות.

לדוגמה, בקרת עלויות המבוססת על P&L לא תיחשב בקרת עלויות.