71. 71 חשבונות הנהלת חשבונות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

בכל מפעל, מעת לעת, יש צורך להנפיק מזומנים לעובדים למטרות שונות, למשל, כגון:

• הוצאות נסיעה מראש;

• מקדמה לצרכים אדמיניסטרטיביים, רכישת פריטי מלאי, חלקי חילוף, הוצאות דמי משלוח וייצוג, וכן עמלות שונות.

אז, בואו נבין בדיוק מי זכאי לקבל כספים על פי הדו"ח, אילו נימוקים נדרשים לכך, כיצד לערוך נכון מסמכים ופעולות חשבונאיות להנפקת כסף, וכן לערוך נכון דו"ח מקדים על העלויות שנגרמו.

אנשים בעלי דיווח - מי הם?

יש מקרים שבהם רואה חשבון חסר ניסיון או רשלן כותב סכום כסף לנציגי ספק או לקוח ומכניס אותו ל-71 חשבונות הנהלת חשבונות. ביסודו של דבר, עסקים קטנים אשמים בכך, מאמינים שבדרך זו הסתדרו עם הנושה או שילמו עבור ההזמנה. זוהי הפרה בוטה של התקנות החוקיות.

אנשים בעלי דין וחשבון הם בהכרח עובדי הארגון. כמו כן, הוצאת כספים לפי הדו ח קודמת לכריתת הסכם עם העובד בחומראחריות, הקובעת את מידתה וקובעת את הזכויות והחובות של הצדדים.

ככלל, מעגל האנשים האחראיים והאחראים מבחינה מהותית מוקם על ידי הראש, המוציא את הצו המתאים, המתעדכן מדי שנה. התחשבנות בסכומים חייבים משקפת 71 חשבונות.

הוצאות נסיעות

סכומי כסף דין וחשבון עבור הוצאות נסיעה מונפקים מהקופה או מועברים לכרטיס העובד על בסיס בקשה בכתב עם החלטת ראש. כמובן שבמקרה זה אין צורך לערוך הסכם אחריות, כי כל עובד בחברה יכול לצאת לנסיעת עסקים, והבסיס לנסיעה הוא פקודת ההנהלה, וחשבון הנהלת חשבונות 71 משקף את פעולות.

העילה לתשלום הכספים במסגרת הדוח

הנפקה כזו כפופה לחקיקה הנוכחית, והכללים העיקריים לפעולה זו הם כדלקמן:

• אסור להנפיק מסמכים לתשלום כסף לפי הדו ח, אם העובד לא דיווח על הסכומים שהתקבלו קודם לכן;

• כסף מונפק על פי בקשה באישור ראש עם הערה על סכום הסכום והתקופה עבורה הוא מופק;

• הדוח על ההוצאות שהוצאו נערך ונחתם תוך 3 ימים מתום נסיעת העסקים או תום המועד שנקבע על ידי המנהל.

Documentation

אז, לאחר ביצוע ההוצאות, או עם הגעה מנסיעת עסקיםהעובד מחויב לדווח תוך 3 ימים ולהגיש לרואה החשבון טופס דיווח מוקדם AO-1 בצירוף מסמכים המוכיחים את כדאיות ההוצאות שהוצאו.

בדוח המקדים, הסכומים מחושבים והתוצאה מוצגת:

• אין יתרת כסף, מכיוון שכל הכספים הוצאו;

• יש איזון, שכן הוצאה פחות מהמתוכנן;

• הוצאת יתר של הכספים שהונפקו, מכיוון שהם הוצאו בהיקף גדול יותר.

היתרה מוחזרת לקופה של החברה עבור ה-PKO, וסכום ההוצאה העודף ניתן לידי הסדר המזומן. כל הפעולות החשבונאיות על סכומים חייבים משקפים 71 חשבונות חשבונאיים.

אם הכללים הקבועים בחוק אינם מבוצעים, סכום הכספים המקבלים דין וחשבון יימנעה מהשכר או משתקף כמחסור ולאחר מכן מוחזק על ידי החלטת בית המשפט.

איך החשבון עובד

החשבון המדובר מסכם מידע על פשרה עם עובדים על כספים שהונפקו במסגרת הדוח. סכומים אלו מחויבים בחשבון 71, בהתאמה לחשבונות מזומנים, למשל 50 - "קופאית". סכומים מתועדים של עלויות מחויבים מהזיכוי של חשבון 71 לחיוב של חשבונות עלות, למשל 10 - "חומרים" וכו'.

הסכומים שלא הוחזרו על ידי העובדים מחויבים מהזיכוי של חשבון 71 לחיוב חשבון 94 - "מחסור". לאחר מכן, סכומים אלו מחויבים מזיכוי 94 לחיוב חשבון 70. אם ניכוי מהשכר אינו אפשרי מסיבה כלשהי, הרי שחשבון 73 מחויב ומתעוררת שאלת ההחזר למפעלנזק.

יצוין כי הנהלת חשבונות אנליטית מתנהלת בנפרד עבור כל עובד עם תפוקת חובה של סכומים חודשיים. הנהלת חשבונות ממוכנת באמצעות תוכנת 1C מאפשרת לערוך את המסמך הדרוש בהקשר לסכומים שהונפקו או נמחקו, לקבוע את טווח הזמנים או לקבוע את רשימת האחראים, כל הנתונים משולבים בכרטיס חשבון 71. על רואה החשבון לדווח על כל סכום שהופק, עריכת דוח מראש תוך הזמן המוקצב. אנליטיקס משולבים להזמנת יומן בחשבון 71, אשר נערכת בסוף תקופת הדיווח.

חשבונות חשבונאות

כל דוח מראש מעובד על ידי רואה חשבון עם נתוני רישום לחשבון 71. רישומים המשקפים פעולות לחשבון סכומים חייבים:

• Dt 71 – Kt 50 – סכום דין וחשבון שהופק מהקופה.

• Dt 71 – Kt 51 – הסכום הועבר מחשבון העו ש לכרטיס העובד.

• Dt 41 – Kt 71 – רכישת סחורה מסכום דין וחשבון.

• Dt 10 – Kt 71 – רכש חומרים.

• Dt 26 - Kt 71 - נמחקו הוצאות עסקיות כלליות, למשל, שירותי הדואר שולמו.

• Dt 20 – Kt 71 – מחיקת הוצאות נסיעה.

• Dt 50 - Kt 71 - את יתרת הסכום לחשבון שילם העובד לקופאי.

• Dt 70 - Kt 71 - יתרת הסכום המתחייב מנוכה ממשכורתו של העובד.

• Dt 94 - Kt 71 - העובד לא דיווח על ההוצאות שנגרמו עד למועד הפירעון.

• Dt 73.2 – Kt 71 – שימור מחסורעובד.

• Dt 91.2 - Kt 71 - ייחוס כמות המחסור להוצאות אחרות אם אי אפשר לשחזר.

תכונות של חשבון 71

החשבון הוא אקטיבי-פאסיבי. לעיל, בדקנו את הרישומים החשבונאיים המסורתיים לחשבון 71, כאשר הוא פועל כפעיל, כלומר, הוא מחויב עם קבלת כסף וזוכה בעת מחיקת הוצאות. כחשבון פסיבי, משתמשים בו פחות, אבל מקרים כאלה קורים.

לדוגמה, אין כסף בקופה של החברה, אבל יש צורך לצאת לנסיעת עסקים, והעובד מסכים להשתמש במימון אישי בתנאי שהוצאות הנסיעה ישולמו עם החזרה. במקרה זה, פרסום Dt 20 - Kt 71.

במקרה זה ישנן הוצאות לפני ששולמותן, והחברה מתחייבת להחזיר אותן. בדוגמה זו, 71 חשבונות הם פסיביים.

אם החברה היא משלם מע"מ

אם חברה היא משלמת מע"מ וצוברת את סכום המס ששולם עבור סחורות או שירותים בחשבון 19 - "מע"מ", אז בעת רכישת חומרים או תשלום עבור שירותים מסכומים מחויבים, יש צורך לשקף את הסכום של מע"מ על ידי רישום Dt 19 - K -т 71 - עבור סכום המס ששולם.

בסיס למחיקות

בקבלת הדוח מראש, רואה החשבון בודק את המסמכים המאשרים את ההוצאות. אלה יכולים להיות חשבוניות, חשבונות וחשבוניות עבור רכישת נכס, מזומן וקבלות מכירה המאשרות תשלום עבור שירותים שונים, כלומר מסמכים ראשוניים שהם הבסיס הבסיסי לייחוס עלויות ל-71 חשבונות.

הדרישה העיקרית להחזקהעסקה עסקית בהנהלת חשבונות היא אישור בכתב על העסקה. במילים אחרות, כל ההוצאות המצוינות בדוח המוקדם חייבות להיות מנומקות ומאושרות על ידי מסמכים חשבונאיים ראשוניים, מבוצעים כהלכה, עם פרטים מלאים, חתימות נחוצות, חותמות וחותמות. הוצאות שאינן נתמכות במסמכים או מאושרות בניירת חלקית אינן יכולות להתקבל ולבוא לידי ביטוי בהנהלת החשבונות והדבר טומן בחובו השלכות לא נעימות. העובד ישלם עלויות כאלה מכיסו הפרטי.

לפיכך, על האחראי להתייחס ברצינות לנושא של עריכת דו ח מראש, ולדרוש בזמן מסמכים שהושלמו כהלכה עבור הוצאות שנגרמו.

פעולות רואה החשבון

רואה החשבון המקבל את הדו ח המקדים בודק את החישובים האריתמטיים, זמינות וביצוע מסמכים תומכים, עורך רישומים על שיקוף הוצאות במדור מיוחד, מתאם 71 חשבונות, מאשר את הפרסום בחתימתו. לאחר מכן הוא כותב הזמנת מזומן נכנסת או יוצאת עבור כמות הפערים בין הסכומים שהונפקו לסכום שהוצא, מוסר אותה לקופאית וסוגר את דוח המקדמה.

דברים שכדאי לזכור במהלך ביקורת מס

המונח שלגביו ניתן לאדם האחראי כספים לצרכי משק הבית לא נקבע בחוק. זה יכול להיקבע על ידי ראש הארגון. עם זאת, החוק אינו מתייחס לכך כאל חובת המנהל. כאשר נקבע מועד אחרון, העובד נדרש לדווח על הוצאות תוך 3 ימים לאחר פקיעתו. ואם לא נקבע מועד אחרון,ואז, גם במשך זמן רב ללא דיווח על הסכום הניתן לחשבון, לא ניתן להפר אותו. לפיכך, במידה והחברה לא תקבע תקופה כזו, אזי בהחלט יוצגו טענות רשויות המס בדבר הימצאותו ארוכת טווח של הסכום המתחייב על ידם, אם כי לא ניתן לראותן מוצדקות.

בעת גילוי מקרים כאלה, רשויות המס מכשירות אותם כמי שמקבלים הלוואה ללא ריבית, ומחייבות אותם לקבוע את גובה ההטבה המהותית שקיבל העובד, לכלול אותה בהכנסתו ולמנוע מס הכנסה אישי.

דרישת מס כזו אינה חוקית, שכן המושג של טובת הנאה חומרית, שנקבע באמנות. 212 של קוד המס של הפדרציה הרוסית אינו כולל את המצב המתואר לעיל. בהתאם לחוק המס, הטבות מהותיות הן הכנסה שהתקבלה:

• מחסכון בריבית לשימוש בכספים ממוסדות אשראי;

• מרכישת נכס או שירותים במסגרת חוזה משפטי אזרחי;

• מרכישת מניות או ניירות ערך אחרים.

טיעוני רשויות המס במקרה זה אינן חוקיות, שכן הלוואות ממוסדות אשראי מנוסחות בהסכם, ונושאת הסכום המתחייב מבוצעת על פי בקשה. אך האינטרס של הנהלת החברות הוא לערוך נכון מסמכים להנפקת כספים במסגרת הדו ח על מנת להימנע מתביעות של גופי בדיקה.