מסמכי הנהלת חשבונות הם הקונספט, הכללים לרישום ואחסון של מסמכי הנהלת חשבונות. 402-FZ "על הנהלת חשבונות". סעיף 9. מסמכים חשבונאיים ראשוניים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

ביצוע נכון של תיעוד חשבונאי חשוב מאוד לתהליך הפקת המידע החשבונאי וקביעת חבויות המס. לכן, יש צורך לטפל במסמכים בזהירות מיוחדת.

מומחי שירותי ראיית חשבון, נציגי עסקים קטנים המנהלים רישומים עצמאיים צריכים לדעת את הדרישות העיקריות ליצירה, עיצוב, תנועה, אחסון של ניירות.

קונספט מסמך

פעולות רגולטוריות בנושא חשבונאות אינן חושפות את הרעיון של מסמך. לכן, כדאי להשתמש בהגדרה שנקבעה על ידי GOST R ISO 15489-1-2007.

מסמכי חשבונאות הם מידע מזהה שנרשם על גבי חומר, שנוצר, התקבל ומאוחסן על ידי אדם או ארגון כראיה בעת אישור פעילויות עסקיות או משפטיותהתחייבויות.

מסמכים ראשיים הם מסמכים המכילים נתוני מקור לגבי תהליכים ופעולות. אלו הם מסמכים חשבונאיים המשמשים בסיס לרישומים חשבונאיים.

מסמכי חשבונאות ראשיים הם המסמכים שבאמצעותם נרשמות עובדות הפעילות הכלכלית. הרעיון הזה של החוק הפדרלי "על חשבונאות" מוסדר על ידי מאמרים.

הדרישה העיקרית שהועלתה להרכבתם היא שיש להרכיבם כאשר מבוצעת עובדת הפעילות הכלכלית או מיד לאחר השלמתה (אם אפשר).

ניירות ראשיים

יש לערוך את המסמך החשבונאי הראשי בעת ביצוע העסקה, ואם הדבר אינו אפשרי, מיד לאחר השלמתו.

המסמכים העיקריים העיקריים הם:

1. תעודת משלוח, עם הטופס TORG-12.
2. RKO ו-PKO.
3. הפניה לחשבונאות.
4. דוח הוצאות.

מגוון מסמכים ראשיים

אין מעשה נורמטיבי המכיל קיבוץ וסיווג של מסמכים חשבונאיים. ניתן להבחין בין סוגי המסמכים החשבונאיים הבאים, אלו הם מסמכים המתחשבים:

1. מקומות של הידור שלהם: חיצוני ופנימי.
2. טפסים תיעודיים רלוונטיים: לא מאוחדים (נוצרו בהתאם לטפסים שפותחו באופן עצמאי על ידי הארגון), מאוחדים (נוצרו בהתאם לטפסים הכלולים באלבוםטפסים מאוחדים).
3. סוג ספק מידע: אלקטרוני ונייר.
4. נפח נתונים: סיכום וראשי.
5. סוג התחייבויות, תחומי חשבונאות, נכסים: חשבונאות עסקאות מזומן, חשבונאות צבירה ותשלום שכר, חשבונאות מלאי, חשבונאות רכוש קבוע וכו'.

טפסי הנהלת חשבונות ראשיים

רישום בהנהלת חשבונות של מסמכי הנהלת חשבונות הוא, קודם כל, שימוש בטפסים מאוחדים ופותחים באופן עצמאי. השימוש ברבים מאוחדים מאז 2013 אינו חובה.

כל הטפסים העיקריים חייבים להיות מאושרים על ידי ראש הארגון. כרגע הם חובה:

1. לפי החשבונאות של שירותי הובלת מטענים (272-P של הממשלה).
2. לפי חשבונאות העבודה, התשלום שלו (1-P של הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה).
3. חשבונאות עבור עסקאות מזומן (88-P של הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה, 3210-U של הבנק של הפדרציה הרוסית).

הטופס הסטנדרטי מסופק גם עבור הזמנת התשלום. בתהליך הנפקת טפסים מאוחדים, מילוי מסמכי הנהלת חשבונות, כלומר כל העמודות (השורות) שסופקו, הוא חובה. אם חסר מידע כלשהו, יש לשים מקף בעמודה המתאימה.

כדאי לציין שהשימוש במסמכים חשבונאיים, שכרגע אינם נדרשים, עדיין בשימוש בארגונים. בהתחשב בצרכים הפנימיים של הארגון, ניתן לסיים טפסים אלה. ניתן להפוך אותם למתאימים ונוחים יותר לתיקון פעילויות עסקיות ספציפיות. לדוגמה, אתה יכולסרב להשתמש בדרישות הדפסה ובסימנים בצדדים הקדמיים והאחוריים.

אישור מסמכים חשבונאיים ראשיים

ארגונים מחויבים לאשר את הטפסים הראשיים הרלוונטיים (4 פסקה 1/2008-PBU). עם זאת, חשוב לזכור שפשוט קישור לאלבום Uniform Forms לא יספיק.

מדיניות החשבונאות צריכה לפרט את סוגי המסמכים הספציפיים מהאלבומים שבהם הארגון ישתמש, וכן רשימה של אנשים בעלי זכות חתימה על מסמכים ראשיים.

טפסים עשויים להיות מאושרים גם על ידי תקנות מקומיות אחרות. למשל, צו לאשר את הטפסים של מסמכים חשבונאיים ראשוניים. המדיניות החשבונאית חייבת להכיל קישור להזמנה כזו.

פרטים נדרשים של מסמכי חשבונאות

402-FZ מסדיר את הדרישות לפרטי החובה של מסמכים חשבונאיים ראשיים. ישנם שבעה פרטים כאלה:

1. תאריך המסמך.
2. השם שלו.
3. שם הישות הכלכלית שחיברה את המסמך.
4. תוכן של עובדות עסקיות.
5. כמות המדידה הכספית או הטבעית (עם יחידות).
6. שמות התפקידים של האנשים האחראים לעסקה.
7. חתימות עם תמלילים של אנשים אחראיים.

חלק מהמסמכים שאינם תיעוד ראשי עשויים לשמש ככאלה.

אם ארגון משקף את עלות השכירות, אז מסמכים חשבונאיים כאלה הם מעשים והסכם חכירה. סעיפים 611 ו-622 של הקוד האזרחילקבוע כי במקרה כזה יש לערוך פעולות קבלה והעברה דו-צדדית של חפץ הדיווח. אם ניקח בחשבון את סעיף 753 לחוק האזרחי, אז מעשים בעלי אופי חד-צדדי יכולים לשמש כמסמכים ראשיים.

תיעוד בחשבונאות

חשוב לקחת בחשבון מקרים מיוחדים המתרחשים לעתים קרובות בהכנת התיעוד.

דחיית השימוש בחותמות. המטרה העיקרית של החותם היא לאשר את החתימה שערך האדם האחראי. מאז 2015, ארגונים אינם חייבים להחתים. מידע על העיתונות צריך לבוא לידי ביטוי באמנת הארגון (82-FZ). חותם נדרש רק כאשר נדרש על פי התקנות הפדרליות.

יש להופיע במסמכים הבאים: תעודות מחסן כפולות, פעולות תאונות בעבודה, מסמכים המוגשים לרשויות המכס, ייפוי כוח המאפשר לייצג את האינטרסים של ישות משפטית בבתי משפט.

החותמת אינה דרישת חובה, עם זאת, ניתן לקבוע את נוכחותו בטופס המסמך החשבונאי הראשי, המאושר על ידי ראש הישות העסקית.

מסמכים שנערכו בשפה זרה. ניתן לקבל מסמכים רק ברוסית לחשבונאות. אם המסמך נערך בשפה אחרת, אז חייב להיות תרגום לרוסית, והוא חייב להיות שורה אחר שורה. אין צורך באישור התרגום, למעט מקרים שנקבעו באמנת האג:

1. מטרים שאינם רובל במסמכים חשבונאיים ראשיים. נתוני עלות במסמכים חשבונאיים עשויים לבוא לידי ביטוי ביחידות קונבנציונליות, במטבעות, ברובלים.
2. ראשי בצורה אלקטרונית.

402-FZ מאפשר לגופים עסקיים להנפיק מסמכים ראשיים לא רק בנייר, אלא גם בצורה אלקטרונית.

המסמך האלקטרוני חייב להכיל את כל הפרטים הנדרשים עבור מסמכי הנהלת חשבונות, וכן חתימה אלקטרונית.

חתימות אלקטרוניות מגיעות בשלושה סוגים - פשוטות, משופרות ללא מוסמך, משופרות מוסמך. לפי משרד האוצר, ניתן להשתמש בכל אחת משלוש החתימות הללו.

ייפוי כוח לחתום על מסמכים חשבונאיים ראשיים

לעובד בארגון יש זכות לחתום אם נערך אחד מהמסמכים הבאים:

1. ייפוי כוח לחתום על הפריימריז (סעיף 185-189 בחוק האזרחי).
2. הזמנה מימין לחתימה.

בהשוואה לצו המעניק זכות חתימה, ניתן לתת ייפוי כוח גם לאנשים שאינם עובדי הארגון. בהסכמת הצדדים, ניתן להשתמש בפקסימיליה כדי לחתום על מסמכים ראשיים (סעיף 160 לחוק האזרחי).

לוח זמנים של זרימת עבודה בחשבונאות

לוח זמנים של זרימת עבודה הוא תיאור, שעשוי ללבוש צורה של טבלה או דיאגרמה, של נהלים ליצירה, העברה, עיבוד, אחסון מסמכים חשבונאיים.ניתן לאשר את לוח הזמנים כנספח למדיניות החשבונאית או כאקט נורמטיבי מקומי. במקרה השני, המדיניות החשבונאית צריכה להכיל קישור לפעולה זו.

לוח הזמנים של זרימת העבודה חייב לשקף בהכרח:

1. תנאים שבהם יש לערוך, לשדר, לעבד, לאחסן מסמכים.
2. תפקידי האנשים האחראים לתפעול המשתקפים בלוח הזמנים של זרימת העבודה (105-P של משרד האוצר).

מגזין לחשבונאות של תיעוד ראשי

ניהול יומן כזה הוא יותר כלל של ניהול מסמכים רציונלי, ולא חשבונאות. יש צורך ברישום מסמכי הנהלת חשבונות - מסמכים ראשוניים נכנסים ויוצאים. מומחים ממליצים לנהל יומן דומה במקרים שבהם הנהלת חשבונות מתבצעת ללא שימוש בתוכניות חשבונאות מיוחדות.

לדוגמה, בעת שימוש ב-1C, ניתן להפיק יומן תיעוד ולהדפיס אותו בהקדם האפשרי. אז, פנקס מסמכי הקבלה יציג את מסמכי הספקים, ואת פנקס מסמכי המזומן, בהתאמה, את התיעוד בקופה של המיזם.

חשבונאות, בניגוד לחשבונאות מס, מאפשרת שיקוף של עובדות הפעילות הכלכלית בהיעדר מסמכים חשבונאיים ראשוניים, אך רק אם הם מתקבלים מאוחר יותר בכל מקרה.

במקרה זה, יש לרשום את עובדות הפעילות הכלכלית באמצעות הערך המשוער. ברגע שהמסמך מגיע, הוא לא מתהפך. יש צורך רק לתקן את תאריך קבלתו.

גישה זומוסדר על ידי 21/2008-PBU, 119n-P של משרד האוצר, AKPI16-443-R VS.

מסמכים הנוגעים לעסקאות מתווך הם חריג לנוהל זה. המתווך מחויב להעביר את כל המסמכים. במקרים בהם הדו ח על העסקה שהושלמה נערך עם שגיאות או אי דיוקים, רשאית תהיה למנהל הזכות להגיש התנגדויות תוך 30 יום ממועד קבלתו (999, 1008 סעיפים בחוק האזרחי).

אחסון והשמדה של מסמכים חשבונאיים

סדר האחסון של היסודי נקבע על ידי 558-P של משרד התרבות. התקופה הכוללת של אחסון התיעוד, בהתאם ל-402-FZ "על חשבונאות", סעיף 9, היא 5 שנים. ראש המיזם אחראי לארגון אחסון התיעוד.

יש לשמור כמה מסמכים לתקופה ארוכה יותר:

1. על רכישת מטלטלין - לפחות 10 שנים.
2. עבור עסקאות עם נדל"ן - ללא הגבלת זמן.
3. תשלומי דיבידנד ותעודות נסיעה לנסיעות עסקים בצפון הרחוק - 75 שנים.

אם פג תוקפם של רשומות פנימיות, ניתן להרוס אותן. ההחלטה על אפשרות השמדה צריכה להתקבל על ידי ועדת מומחה, שנוצרה מדי שנה או פועלת לצמיתות. בהתבסס על תוצאות פעילותה של ועדה כזו, יש לערוך מעשה, המשקף את רשימת המסמכים שיש להשמיד.

מיזם יכול לחסל תיעוד בעצמו או על ידי העברתו למומחהארגון.

אחריות לאחסון מסמכים ראשיים

ניתנים קנסות על הפרות גסות של דרישות חשבונאות ודיווח כספי. אחד המסמכים הגסים ביותר הוא היעדר מסמכי חשבונאות ראשוניים חובה, פנקסי חשבונות, דוחות כספיים ודו ח ביקורת עבור ישות כלכלית.

אם יימצאו הפרות כאלה, יוטלו קנסות בסכומים הבאים:

1. פקידים - 5-10 אלף רובל.
2. הפרה חוזרת של פקידים - 10-20 אלף רובל או פסילה למשך 1-2 שנים.