יעילות הנהלת חשבונות: תקופת אחסון המסמכים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

יעילות הנהלת החשבונות מושפעת במידה רבה מהארגון המוסמך של אחסון המסמכים המצטברים בארגון. לכן, על מנת למנוע בעיות, כל רואה חשבון בהחלט צריך להכיר את הדרישות לתנאים וההליך לאחסון מסמכים בהתאם לחקיקה של הפדרציה הרוסית.

מהו סדר האחסון של המסמכים?

החקיקה הפדרלית מאז 2013 מחייבת כל ארגון לשמור את כל המסמכים העיקריים, הדוחות הכספיים, רישומי החשבונאות ותקני העבודה, כמו גם כל מסמך אחר הקשור לפעילות של ישות כלכלית זו. כלל זה חל גם על תקופת האחסון של מסמכים בצורה אלקטרונית, המשמשים יותר ויותר בפעילות הכלכלית של מפעלים בעלי צורות ארגוניות ומשפטיות שונות.

כמה זמן זה לוקחלאחסן מסמכים?

תקופת שמירת מסמכים - חמש שנים לפחות, או יותר (בהתאם לכללים שנקבעו על ידי הארגון). מעניין לציין שקוד המס קובע תקופות אחסון אחרות (ארבע שנים). זה חל על כל הדוחות הכספיים, והתקופה מחושבת מרגע השימוש האחרון בה. עדיף כמובן לשמור את המסמכים למשך חמש שנים, מה שיחסוך לכם הרבה זמן ועצבים אם יקרה משהו! יש לשקול בנפרד מסמכים על עסקאות סחר חוץ. אם מדינת צד נגדי זרה מספקת תקופה ארוכה יותר לאחסון מסמכים מאשר בפדרציה הרוסית, אז עדיף לבחור בה, ולא לקוות שלא יהיו בעיות עם העסקה בעתיד. ויש לדאוג לכך בתקנון הפנימי של המפעל, שימנע טעויות רבות של העובדים.

מי אחראי לאחסון מסמכים?

בהתאם ל"אות" החוק, ראש הארגון, דהיינו. מנכ"ל החברה אחראי באופן אישי על שמירת המסמכים בארכיון המיזם. אם לא תישמר תקופת אחסון המסמכים או ארגון תפוצת המסמכים, אזי ייגבה קנס של עשרת אלפים רובל מהמפעל ושלושים אלף רובל על הפרה חוזרת. במקרה שחוסר אחריות שכזה הוביל להפחתת סכום המס, אזי יש לשלם עשרים אחוז מהמס שלא שולם, אך קנס זה אינו יכול להיות פחות מארבעים אלף רובל. החקיקה של הפדרציה הרוסית גם קובעת בנפרד עונשים עבורפקידים בגין הפסדים שנגרמו כתוצאה מארגון לא יעיל של אחסון מסמכים בארגון.

איך אני משמיד מסמכים שכבר פג תוקפם?

לכתחילה יש לציין שחלק מהמסמכים אינם מושמדים אלא מועברים לארכיון העירוני, ולכן חשוב מאוד לא רק לסמן אותם בחיי מדף, אלא גם לדאוג להצבת הכיתוב "וועדת ביקורת מומחים" (EPK). אם אין צורך בהעברת מסמכים לארכיון, אזי על ראש הארגון להוציא מעשה על השמדת מסמכים. אם לא נערך מעשה כזה, הרי שהמסמכים נחשבים כחסרים, ונדרש צו למנות ועדה לבדיקת הפסד כזה.