מבנה ניהול מטריקס: תכנית, עקרונות בסיסיים, יעילות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מבנה ארגוני הוא מודל של יחסים בין עמדות ואנשים בארגון נתון.

מבנה ארגוני הוא קבוצה של תלות שונות (למשל פונקציונלית, היררכית) בין אלמנטים בודדים (כגון עמדות ארגוניות, תאים, יחידות) של ארגונים המאפשרים לך לנהל אותו. המהות של מערכת ההפעלה היא חיבור נכון של יעדים ויעדים עם אנשים ודרכים להשפיע עליהם בתהליכי עבודה, כלומר יצירת חלקים מסוימים בארגון, ולאחר מכן שילובם לניהולם בצורה יעילה יותר.

מבנה המטריצה הוא אחד המבנים המבוקשים ביותר עבור ארגונים מורכבים המאופיינים בהתמקדות בפעילויות הפרויקט.

מבנה המטריצה מאופיין בחריגה מההנחה המסורתית לפיה המבנה הארגוני הפורמלי בכללותו צריך להיות מערכת קבועה ובלתי משתנה. במבנה זה ניתן היה לשלב את התכונות החיוביות של מבני קו מטה עם תכונות המבנה.

קונספט

צורת המטריצת של ארגון ניהול מתייחסת לאחת מצורות המבנים הארגוניים של הארגון, הנפוצות למדי בתנאים מודרניים. הוא מבוסס על חופפים של שני קריטריוני מיזוג. מחלקות פונקציונליות מהוות את הבסיס ליצירת מטריצה. לאחר ההגדרה שלהם, קבוצות של קבוצות נבחרות ומתוכננות. בהתאם לפרופיל המיזם, הקריטריון העיקרי להבחנה בין הקבוצות שהוזכרו קודם לכן הוא מחלקת הייצור או מחלקת הייצור הזמנית העוסקת במשימה ספציפית.

סוג זה של מבנה משויך למושג המתמטי של מטריצה, כלומר מערך מלבני של מספרים ממשיים, המאופיין בשילוב של עמודות ושורות.

במבנה מטריצה, עמודות שוות ערך לפונקציות שחוזרות על עצמן. לכל אלמנט של המטריצה יש 2 מרכזי החלטות - מנהל פונקציות ומנהל משימות. יתרונותיו הם גמישות ופתיחות לשינויים בסביבה, אחריות מוגברת של מנהלי הפרויקט לפרויקט, שיפור זרימת המידע ואפשרות לעובדים להגביר את היצירתיות שלהם.

סוג זה של מבנה ארגוני הוצג בשנות השישים בתעשייה האווירית. נאס א מילאה תפקיד מוביל ביישום המסגרת הזו. מבנה המערך בנוי לרוב סביב הבעיות או הפרויקטים בהם משתתף הארגון. הם מזוהים בדרך כלל בשורות המטריצה. עמודות מטריצה הן אנלוגיות של פונקציות קבועות שחוזרות על עצמן.

Applications

מבנה מטריקסמשמש כאשר יש צורך לבצע פעילויות מיוחדות מסוימות הדורשות מינוי של צוותי פרויקט במערכת הניהול הארגונית. חברי הקבוצות הללו הם עובדי היחידות הארגוניות הקבועות של המבנה.

הקצאת עובדים יכולה להתרחש במקרים הבאים:

• ניתוק מוחלט מהתא המקורי (המחלקה) למשך המשימה (הפרויקט) של המיזם וכפיפות מוחלטת למנהל קבוצת הפרויקטים שהוקצתה (אנחנו מדברים על מה שנקרא צוותי הפרויקט);
• כפיפות כפולה של עובדים: גם לראש החטיבה של התא הראשי וגם לראש הצוות (פתרון זה מתאים למבני מטריקס טיפוסיים).

כל עובד, שהוא אחד מהחוליות במבנה המערך, חבר בצוות הפרויקט, כמו גם במחלקה הפונקציונלית. התוצאה של דו-מפלגתיות זו היא העובדה שיש כמה מנהיגים. המבנה הארגוני המטריצי הוא משימה מורכבת למדי. לא כל חברה יכולה ליישם זאת ביעילות. היישום של מבנה זה יכול להוביל להרבה דברים חיוביים ושליליים בארגון.

הטבות

בין המאפיינים החיוביים של השימוש במבנה המטריצה הם:

• יצירת תנאים לעבודה בין-תחומית;
• קידום מיומנויות שיתוף פעולה;
• flexibility;
• לקדם הזדהות גבוהה של עובדים עם יעדים;
• יצירת מנגנוני ניהול ותיאום עצמאיים;
• קידום הופעתה של תופעת הסינרגיה;
• שחרור הפוטנציאל היצירתי של העובדים;
• אפשרות להתמקדות מקיפה בבעיה מפורטת;
• פתיחות רבה יותר וגמישות בהתאמה לשינויים בסביבה;
• הגדלת אחריותו של המנהל-מתאם למיזם עקב הרחבת מיומנויותיו לכל מחזור ביצוע הפרויקט;
• שיפור זרימת המידע.

פגמים

בין המאפיינים השליליים של השימוש במבנה המטריצה הם:

• עלות ניהול גבוהה;
• אפשרות של אנרכיה;
• זמן השלמת משימה מוגבר;
• הפרה של עקרון אחדות הפיקוד והאפשרות של מחלוקות כשירות בין ראשי תפקידים ורכזי פרויקטים;
• חוסר קרבה ואמון מצד ראשי תפקידים ופרויקטים;
• מציב דרישות גבוהות למדי למנהלים ולכפופים, מה שגורם לקשיים במילוי קבוצות עבודה;
• אי ודאות ואיום המלווים את ראש הצוות והמשתתפים במנגנון ניהול הפרויקט;
• מעמיס מנהלי פרויקטים בבעיות תיאום מתמשכות.

תכונות המבנה

מבנה המטריצה מומלץ כמודרני בגלל הקלות שבה ארגון פועל במטריצהמערכת המסוגלת להגיב לתנאי סביבה משתנים. סוג זה של מבנה בנוי על העיקרון של קיבוץ דו-ממדי: עמודות הן המקבילות לפונקציות שחוזרות על עצמן, והקווים מייצגים משימות, מוצרים, פרויקטים יוצאי דופן המשתנים מעת לעת.

אם ארגון מבצע מספר משימות נפרדות (פרויקטים) בו-זמנית, הצוותים המבצעים אותן מתנהגים כאילו "חוצים" את מבנה "קו הצוות" המסורתי, ויוצרים מטריצה של משימות ופונקציות.

כל מרכיב במטריצה - תפקיד או יחידה ארגונית - הוא שני מרכזי קבלת החלטות: מנהל פונקציה ומנהל משימות (פרויקט). שתי המערכות מצטלבות כתוצאה מחדירת החלוקה הישנה לפונקציות עם החלוקה החדשה לפרויקטים. זה מוביל להעברת מידע ותיאום עבודה בסידור אופקי, והפריקה בדרך כלל מעמיסה על ערוצים אנכיים (חלוקה היררכית לפי פונקציה).

במבנה המטריצה, המשתמש בשני כללי קיבוץ חופפים, ישנן תכונות מבניות של ניהול ארגוני כמו:

• דרגה גבוהה של התמחות בסוג מקצועי;
• ביזור עמוק;
• דרגה קטנה של פורמליזציה.

מבנה המטריצה בפועל

קונצרן הרכב האמריקאי המפורסם בעולם פורד השתמש בגישת מערך כדי ליצור את אחד הדגמים הפופולריים ביותר שלה, כלומר פורד פוקוס. הקבוצה שנוצרה למטרה זו נקראה "צוות".מתמקד", לרבות מהנדסים, מעצבים, מומחי שיווק וייצור. ארגון עבודתו של הראש בוצע על ידי מומחים מתחומים אחרים בחברה. הודות ליישום מבנה זה ואיסוף המומחים, הפרויקט ליצירת דגם חדש הצליח לפחות שנה קודם לכן, ממה שניתן היה להשיג באמצעות הגישה הקודמת של החברה.

גם החברות הבאות משתמשות במבנה המטריצה: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid ו-Manhattan Bank. עם זאת, מבנה המטריצה, למרות כל המאמצים הכרוכים ביישום וניסיונות ההטמעה, לא מצא יישום בחברות כמו פיליפס או סיטיבנק. המצב לעיל מניח שמבנה המטריצה אינו מבנה אוניברסלי המתאים ליישום בכל מיזם.

דוגמה למבנה המטריצה

האיור שלהלן מציג דוגמה למבנה בקרה מטריצה ודיאגרמה של היחסים בתוכו.

כפי שניתן לראות מהאיור, המבנה מכיל גם את עקרון ההפרדה הפונקציונלית וגם העיצובית של קישורי כפיפות.

לראש החברה בתוך המבנה הזה יש כמה סגנים. מנהל תחומים: שיווק, מו פ, ייצור, כלכלה ומימון, מחלקה טכנית. רשימה זו עשויה להשתנות מחברה לחברה. כל אחד מהסגנים הללו הדירקטורים נושאים באחריות התפקודית שלהם בהתאם לפרופיל.

בכפיפות של כל אחד מהם אתה יכול לראות פונקציונליעובדים. אם ניקח את מחלקת כוח אדם, אז מנהל כוח האדם יהיה כפוף לסגן כוח האדם. אם ניקח עוזר שיווק, אז מומחה שיווק יהיה כפוף וכו'.

מנהל משאבי האנוש מבצע את תפקידיו התפקודיים בתחום עבודת כוח אדם, אך במקביל יש לו גם מנהל פרויקט נוסף (לא רק פונקציונלי). עובד זה מציית וממלא את פקודותיו של מנהל הפרויקט שלו אליו צורף. זה מביא את המהות של שרשרת הפיקוד הכפולה.

בדומה, אתה יכול לקחת את הדוגמה של מומחה אספקה. מחד, במסגרת המבנה הארגוני הוא כפוף לראש מחלקת הרכש שלו, מאידך, בהשתתפות בפרויקט, כפוף למנהל הפרויקט בביצוע פונקציית האספקה.

מתי כדאי להחיל את מבנה המטריצה?

מבנה הבקרה של המטריצה וסכימת היישום שלו אפשריים במצבים הבאים:

• כאשר הסביבה החיצונית של המיזם מפעילה עליו לחץ חזק, למשל, במקרה של תחרות גבוהה בשוק. באמצעות אימוץ אמצעים מקיפים של כל התאים של מבנה המערך, אתה יכול למשוך במהירות וביעילות את תשומת הלב של הצרכנים.
• במצב שבו ארגון מעבד אינספור כמויות של נתונים ומידע. השימוש במבנה זה מקל מאוד על חלוקת האחריות ותיאום המשימות.
• במקרה שהמשאבים שבהם הארגון נמצא מוגבלים, מסתבר שמבנה המטריצה חוסךהַחְלָטָה. באמצעות שימוש במשאבים מוגבלים, כמו מומחי ייצור, ניתן להשתמש לא רק במחלקה שמייצרת מוצר א', אלא גם במחלקה שמייצרת מוצר ב'.

למרות הקשיים הכרוכים ביצירת מבנה מערך פעיל, הוא עובד בארגונים ולעיתים תורם להצלחה ולהאצת תזמון הפרויקטים.

עקרונות בסיסיים של היווצרות

במבנה הבקרה של המטריצה ובסכמת היווצרותו, מבחינים בין שני חלקים נפרדים: קבוע ומשתנה. החלק הקבוע מורכב מיחידות ארגוניות ספציפיות למבנה כוח האדם (מינהל כללי), ואילו החלק המשתנה מורכב מקבוצות עובדים המוקצות למחויבות ספציפית (פרויקט). לאחר השלמת פרויקט זה, צוותים אלו מופרדים וניתן ליצור אותם מחדש בהתאם לצרכי המוסד.

לפיכך, החלק המשתנה של המבנה כולל תפקידים ארגוניים או מערכי תפקידים שנוצרו מעובדים צמודים, כחלק מהפונקציות המרכיבות את תהליך הייצור (לדוגמה, מחקר ופיתוח, תכנון, רכש, ייצור, מכירות), לביצוע פרויקטים בודדים. בהתאם לסוג המיזם, ממונים מנהלי פרויקטים ועובדים נוספים בחטיבות התעשייה. החלק הקבוע של מבנה זה מורכב מהיחידות הארגוניות התומכות האופייניות (כגון כוח אדם, כספים, חשבונאות וכו') הדרושות כדיניהול יעיל של מוסדות.

מבנה ניהול המטריצה וסכימת המבנה שלו הם מטריצה שבה העמודות הן היררכיה פונקציונלית, ושורות הקישורים הן היררכיה טכנית. כך, תאי הביצוע (המחלקות) מדווחים למנהל התפקוד במערכת האנכית, בעוד שבמערכת האופקית הם תלויים ברכזי הפרויקט.

שם מבנה המטריצה נגזר ממתמטיקה: במדע, המונח "מטריקס" מתייחס למערך מלבני של מספרים ממשיים המאפיין את המשוב של שורות ועמודות. ביחד, זה יוצר מטריצה המגדירה את הקשר בין רכיבי שורה ועמודות.

בתרשים ארגוני מטריצת, שורות בדרך כלל מייצגות התחייבויות נושאים חוזרות ונשנות חריגות, בעוד עמודות הן המקבילה לפונקציות קבועות שחוזרות על עצמן המבוצעות על ידי קבוצות עובדים. אם כמה או תריסר פרויקטים גדולים מבוצעים בו-זמנית, אז הצוותים המבצעים את העבודות הללו מתנהגים כאילו "צולבים" של מבנה קו כוח האדם המסורתי, ויוצרים מטריצה של משימות פונקציונליות של אובייקט. מאפיין אופייני למבנה המטריצה הוא היציאה מעיקרון השליטה הבלעדית.

מסקנה

ניתן להתייחס למבנה המטריצה כפתרון אוניברסלי, במיוחד באותם מוסדות שבהם מבוצעות משימות אינדיבידואליות מורכבות הדורשות תיאום ושיתוף פעולה של מומחים מתעשיות שונות. לכן, המטריצההמבנה שימושי במיוחד במכוני מדע ומחקר, משרדי עיצוב, מרכזי מחקר ועוד. כיום, מבנה כזה משמש גם במוסדות גדולים רבים (אחזקות, תאגידים), וכן בחברות ייעוץ ארגוני ומשרדי פרסום. מבנה המטריצה גמיש ומאפשר אינטראקציה בין אנשים בכל רמות הניהול של הארגון.