חשבונאות חוץ-מאזנית: מטרה, כללי תחזוקה

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

חשבונאות היא מערכת מסודרת לאיסוף, תיקון וסיכום מידע במונחים כספיים על מצב הרכוש, ההון וההתחייבויות של המיזם ושינוייהם. ניתן לתחזק אותו על ידי רואה חשבון שהתקבל לארגון במסגרת חוזה עבודה, או על ידי חברת צד שלישי.

מינוי הנהלת חשבונות

המשימה המרכזית של הנהלת חשבונות היא יצירת מידע אמין ומלא על פעולת המיזם, מצב הרכוש שלו. בהתבסס על המידע הזה:

• תוצאות עסקיות שליליות נמנעות;
• מתגלה עתודה בחווה, שעל חשבונה מובטחת היציבות הפיננסית של הארגון.

נשלט עבור:

• עמידה בחוק כאשר החברה מבצעת פעולות שונות;
• כדאיות עבודת הארגון;
• שימוש במשאבי עבודה, חומר וכספים;
• עמידה בפעילות המשרדסטנדרטים, נורמות ותקנות שנקבעו.

חוץ-מאזן

יש צורך לסכם מידע על הימצאות ותנועה של רכוש שאינו שייך למפעל, אלא נמצא ברשותו או בשימושו הזמני וכן להבטיח שליטה בעסקאות מסוימות. בפועל, זה נקרא גם "חשבונאות חוץ מאזנית". עם זאת, מושג זה משמש, ככלל, ביחס למוסדות אשראי.

כפי שמראה סטטיסטיקה, רואי חשבון רבים אינם מנהלים רישומים בחשבונות חוץ מאוזנים, או משקפים מעט מאוד מידע עליהם. כמובן, הכנת כל דיווח היא תהליך מייגע מאוד, הדורש מאמץ, זמן, משאבים אחרים, כולל כסף. אסור להפוך את שמירת הרישומים לרשמיות. אחרי הכל, המשימה העיקרית של רואה חשבון היא להבטיח בקרה על זמינות ותנועת הרכוש וההתחייבויות על מנת להעביר מידע לאחר מכן לראש המיזם. יחד עם זאת עליו לעמוד בכלל החשוב ביותר – עלויות הדיווח לא צריכות לעלות על התועלת ממנו. זה חל גם על חשבונות חוץ מאזניים.

ניואנסים

לפני שנתחיל לעסוק במטרה ובמאפיינים של ניהול חשבונאות של רכוש בחשבונות חוץ מאוזנים, נציין את הנקודות הבאות.

מאז סוף שנת 2000 שום דבר לא השתנה עבור ארגונים מסחריים. בהתאם לטבלה החשבונאית הרגילה, היו 11 סעיפים חוץ מאזניים, וכך נותרו רבים. לגבי ארגונים תקציביים, יש להםהמצב שונה. מדי שנה משתנה מספר החשבונות החוץ מאזניים במוסדות תקציביים כלפי מעלה. היום הם משתמשים ב- 01-42.

אני חייב לומר שבחשבונאות תקציבית של חשבונות חוץ-איזונים אפשר למצוא מתודולוגיה לכמה תחומי פעילות של חברות מסחריות. הדבר נכון במיוחד כאשר הכללים אינם נקבעים רשמית וארגון תהליך הדיווח נותר בידי רואה החשבון בגיבוש המדיניות הפיננסית.

למה אנחנו צריכים דיווח חוץ מאזני?

במבט ראשון, ארגונים שעבודתם אינה מחויבת לכללי חשבונאות חוץ מאזניים קפדניים אינם זקוקים לכך. עם זאת, זה לא ממש נכון. בוא נראה למה.

ראשית, רואי חשבון מבוקרים יודעים היטב שללא חשבונאות חוץ מאזנית נאותה, הם לא יוכלו לקבל חוות דעת חיובית ממומחים. לא נקבעה אחריות ישירה להיעדרותו. עם זאת, קוד העבירות המנהליות קובע ענישה מנהלית על היעדר מידע על אינדיקטורים המשקפים לפחות 10% מהנתונים על עסקאות עסקיות.

שנית, לאחרונה, בדיקת החשבונאות החוץ-מאזנית על ידי פקידי המס הפכה סדירה ויסודית יותר. זה מובן: שירות המס נבדק כל הזמן על ידי המדינה ודורש את תוצאות העבודה. פקחים שואלים רואי חשבון מגוון שאלות. למשל, היכן בא לידי ביטוי במאזן החדר בו מבצעים עובדי המיזם את תפקידם? אם זה לא בא לידי ביטוי במסמכים, אז אנשיםלהישאר בבית או לעבוד בחוץ? אם החשבונאות לא מציגה את המקום, כיצד ניתן לקחת את עלות השכירות כחלק מהוצאות מס הכנסה? אין נכס במאזן, כלומר אין עלויות. הפיקוח עשוי בהחלט להביא את התיק לבית המשפט. והפרקטיקה השיפוטית לא תמיד פועלת לטובת המשלם.

שלישית, הכנת המאזן החוץ תורמת להתכנסות של חשבונאות וחשבונאות ניהולית. מנהלים אוהבים לשאול כספים שאלות שונות. לדוגמה, מחשב נייד עבור 40 אלף רובל. לא בא לידי ביטוי בהנהלת חשבונות, שכן היא נמחקה לחומרים, ולאחר מכן לעלויות. האם זה אומר שהוא כבר לא שייך לחברה, וכל עובד יכול לקחת את זה לעצמו? או, למשל, חבילת תוכנה נרכשה לפני מספר שנים. לאחר שהפעולה עזבה את סעיף ההוצאות של התקופות הקרובות, תוכנה זו אינה נמצאת בהנהלת החשבונות. המנהל רוצה לראות את מספר התוכניות ואת תנאי הרישיונות שלהם במאזן.

איפה להתחיל?

קודם כל, יש צורך לקבוע את רשימת הנכסים שיובאו בחשבון במאזן. לאחר מכן, עליך לתקן את הכללים להרכבת מסמכים במדיניות הפיננסית של הארגון. באופן אידיאלי, יש צורך לערוך עקרונות תאגידיים, לרבות חשבונאות על רכוש חוץ מאזני. הם מאושרים על ידי רואה החשבון הראשי.

לדוגמה, העיקרון התאגידי "חשבונאות חוץ מאזנית של מוסד תקציבי" נמצא באיחוד. הוא מכיל הוראות מפורטות להצגת מידע.

נקודת המוצא לחשבונאות חוץ מאזנית של רכוש קבוע והתחייבויות הוא מלאי של רכוש וביצוע המסמכים הדרושים. המנהיג נותן פקודה. על בסיסו מתבצע מלאי של התחייבויות ונכסים אשר יבוא לידי ביטוי בחשבונאות חוץ מאזנית. על סמך תוצאות הבדיקה נוצר מסמך - דף איסוף. המידע ממנו מועבר לחשבונאות.

נקודות חשובות

אנא שים לב שמידע המאזן משתקף מחוץ למערכת. קבלות מוצגות כחיובים, מחיקות מוצגות כזיכויים. בחשבונאות חוץ מאזנית של רכוש קבוע, לא צריכה להיות יתרת אשראי. מידע על פריטים חוץ מאזניים אינו משפיע על המאזן.

בעת דיווח, נתונים על נכס משתקפים בהסברים. יש לתעד כל עסקה בחשבונות חוץ מאוזנים. כללי המלאי להתחייבויות ונכסים חלים גם על פריטים חוץ מאזניים.

מערכת הפעלה שכורה

יש רשימה של התחייבויות ונכסים שלרוב נלקחים בחשבון מחוץ למאזן. כמובן שאין לראות ברשימה זו רשמית. אנו מכסים רק את המצבים הנפוצים ביותר.

בוא נתחיל עם חשבון 001 "Rented OS". זה משקף מידע על:

1. מקום מושכר. פעולת הקבלה וההעברה של החפץ ישמשו בסיס לשיקוף הנתונים. הוא נחתם בעת כריתת הסכם השכירות. ככלל, מידע על עלות השטח המועבר אינו קבוע בחוזה (מצוין רק שכר טרחת השוכר). ניתן לבקש מידע זה מבעלים, אך הוא עשוי לסרב לספק אותם. שיתוף שמאי במצבים כאלה אינו מעשי. כדי לשקף את הנתונים, רואה חשבון יכול להשתמש בעלות מותנית, למשל, 1 רובל עבור כל מטר. חשוב לקבוע את סדר הזקיפה במדיניות הפיננסית של המיזם או בעקרונות התאגידים.
2. חפצי ערך שהתקבלו יחד עם השטח השכור. היא משתמשת גם בחוק ההעברה-קבלה. אנחנו מדברים, למשל, על תריסים, מיזוג אוויר, ארונות בגדים וכו'.
3. מצננים חיצוניים התקבלו בתשלום או בונוס למי שתייה. לגבי רכוש קבוע אלו מתבצעת התחשבנות בחשבון החוץ-מאזני 001 גם על פי פעולת הקבלה וההעברה של הציוד, הנערך עם קבלת המצנן. מסמך זה משקף בדרך כלל את ערך הבטחונות. היא זו שיוצאת מאיזון.

מלאי בשמירה

עבורם, החשבון משמש. 002. ככלל, הוא משקף נתונים על בקבוקי קירור. ביום קבלת המים, הספק מעביר יחד עם החשבונית הרגילה את מסמכי הקבלה וההוצאה (או גרסה משולבת של החשבונית). ניתן לקחת את ערך הפיקדון של הבקבוקים מהניירות הללו או מהחוזה.

בחשבון 002 עשוי לכלול גם שטיחי רצפה שסופקו על ידי חברת הניקיון. הם משתנים מעת לעת בהתאם לתעודת הקבלה.

משלמות המידע המשתקף בחשבון. 002, נכונות חישוב הארנונה תהיה תלויה. אם יתגלה כי החברה רכשה רכוש קבוע וללא כל סיבה שיקפה אותם בחשבונאות חוץ מאזנית,אז הוא יצטרך לשלם קנס, כמו גם מס נוסף. במצבים כאלה, הבעלות תהיה מכרעת. אם הנכס התקבל להשכרה או לשימוש ללא תשלום והוון על חשבון. 01 במקום 001, ההשלכות לא יגרמו לך לחכות.

Forms

ככלל, ערך מותנה משמש לטפסי דיווח קפדניים, ומספרם נקבע על ידי המרה ישירה. מידע זה בא לידי ביטוי ב 006. הצורות של אחריות קפדנית כוללות:

1. פנקסי צ'קים מסופקים על ידי הבנק.
2. ספרי תעסוקה ותוספות אליהם.
3. מנויים להנפקה לעובדים.
4. טפסים של תעודות ותעודות.

בנוסף, על הספירה. 006 משקף מידע על:

1. כתבי הוצאה להורג לעובדים המשלמים מזונות ילדים.
2. חופשת מחלה.
3. מסמכים מייסדים.

בהתבסס על הנתונים, ניתן לשלוט באחראים על שמירת הטפסים.

הבטחת התחייבויות ותשלומים ללא תשלום

מידע על פעולות אלה משתקף בחשבון. 009.

אם החברה פועלת כערבה, המידע בגובה הערבות המקביל נרשם במאזן. הבסיס לכך הוא החוזה.

כל ארגון יכול להוסיף את הפריטים שלו לחשבונאות חוץ-מאזנית. כמובן, יש לתקן את כל החידושים במדיניות הפיננסית.

קשיים בפועל

ככלל, בעת פרסום חפצים גדולים, רואי חשבון אינם חווים מיוחדיםבעיות. קשיים, במיוחד במוסדות תקציביים, מתחילים כאשר יש צורך לקחת בחשבון רכוש, שעלותו היא פחות מ -3,000 רובל. מומחים ממליצים לערוך הצהרה על הנפקת ערכים לצרכי המיזם. כל הנזק משתקף לאחר מכן בחשבון מחוץ לאיזון 21.

חשבונאות של נכסים שערכם עולה על 3,000 רובל מתבצעת עד לרגע סילוקם. המחיקה באה לידי ביטוי בזיכוי החשבון. אין צורך להזין ערכים נוספים.

שווי יתרה של נכסים עד 40 אלף רובל. צריך להיות אפס לאחר הפעלתם. באשר לחפצים שמחירם הוא 3-40 אלף רובל, אז יש להחזירם לעלותם המקורית ולפחת.

מחיקת נכס מחשבון מחוץ לאיזון נעשית על פי החלטה של ועדה מיוחדת. הבסיס הוא מעשה חתום על ידי בעל הנכס וראש המיזם. יצירת רישום בדוח מתבצעת עבור ערך העלות הראשונית.

הספקת חפצי ערך לשימוש מונפקת על חשבון. 21 על יסוד המעשה הרלוונטי. במקביל, האדם האחראי משתנה.

נכסים בשווי של פחות מ-3,000 רובל. בחשבונות חוץ מאוזנים של ארגון תקציבי משתקפים בעלות מלאה. יוצאי הדופן הם קרנות הספרייה, וכן נדל ן. רישום הרכוש הקבוע מתבצע על פי התיעוד העיקרי המאשר את הזמנתם. תנועה בתוך הארגון באה לידי ביטוי באמצעות שינוי במיקום האחסון או באדם האחראי.

עמלההסכם

בעת העברת סחורה למכירה, ההתחייבות אינה מאבדת את הבעלות. לפיכך, רכוש כזה נלקח בחשבון בחשבון החוץ מאזני. 004 בעלות המשתקפת בתעודת הקבלה. בעת העברת החפץ, הסכום כפוף לחיוב מלא. בעיות עבור המיזם עלולות להתעורר אם מוצר כזה נלקח בחשבון במאזן. במקרה זה, מפקח המס מזכה את העסקה כמכירה. אם צד שלישי ישלם עבור החפץ במקום המתחייב, יהיה בעייתי מאוד להוכיח את חוקיות פעולה כזו גם בבית המשפט.

הפרות

כפי שמראה בפועל, חשבונאות חוץ-מאזנית אינה גורמת לבעיות מיוחדות עבור רואי חשבון. השתקפות המידע מתבצעת בצורה פשוטה למדי: קבלת, קבלה או מתן ערבויות נרשמות רק בחיוב, והחזר ההתחייבויות, בהתאמה, בהלוואה. בינתיים, אפילו עם תוכנית פשוטה כל כך, חלק מהמומחים לא מקדישים תשומת לב ראויה לניהול חשבונות חוץ מאזניים. כתוצאה מכך, עובדי הבודקים של שירות המס מוצאים טעויות במסמכים ומטילים קנסות.

סעיף 15 לקוד העבירות המנהליות קובע אמצעים מנהליים להפרות של כללי חשבונאות. אנחנו מדברים, במיוחד, על עיוות המידע של כל פריט מדווח ביותר מ-10%. בנוסף, סעיף 120 של קוד המס קובע אחריות להערכת חסר מכוונת של הערך של אובייקטי מיסוי או אינדיקטורים של פריטי הכנסה.

מסקנה

במאמר בחנו את המאפיינים העיקריים של חשבונאות חוץ מאזנית. לסיכום.

כל כך מיוחדפריטים חוץ מאזניים משמשים את המיזם לחשבון נכסים מהותיים הנמצאים בשימוש זמני, כלומר אינם שייכים לו. פעולות הקשורות לפרסום באות לידי ביטוי תמיד בחיוב, ובמחיקות רכוש - באשראי. במידת הצורך, רואה החשבון יכול לנהל חשבונאות חוץ מאזנית ב-"1C". לשם כך, עליך להוסיף את החשבונות המתאימים למערכת. הגרסה הבסיסית כבר מכילה את סעיפי ההוצאות ותתי ספירות הדרושים. גיבוש פעולות ודיווח טיפוסיות מתבצע במסמכים סטנדרטיים.

סכומים המופיעים בחשבונות מחוץ לאיזון אינם כלולים ביתרה. זו הסיבה שערך הנכסים נטו של חברות ליסינג ומפעלים שמקבלים כמות גדולה של חומרים לאחסון זול בהערכה.

לא מאזן חשוב מאוד לארגון. תוצאותיו משפיעות ישירות על האפקטיביות של החלטות ניהוליות. בנוסף, מידע על חשבונות מחוץ לאיזון תמיד מעניין את המשתמשים המדווחים. מידע זה מאפשר למעוניינים ליצור תמונה מלאה יותר של הפעילות הפיננסית והכלכלית של הארגון.

מומחים לא ממליצים להתעלם מהצורך בחשבונאות חוץ מאזנית. לאחרונה מקפידים פקחי מס במיוחד לבדוק את המידע המשתקף מהמאזן. יש לזכור כי החקיקה קובעת אחריות למסירת נתונים חלקיים על עסקאות פיננסיות ועסקיות. הכללים לשיקוף מידע הם כל כך פשוטים שאפילו רואה חשבון מתחיל יוכל להתמודד עם המשימה.