קביעת הצורך בכוח אדם: הרעיון, שיטות התכנון והדרכים לכיסויו

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

אחד המשאבים היקרים ביותר של כל חברה הוא הצוות שלה. עם זאת, זה די יקר. לכן, חשוב ביותר לקבוע את מספר העובדים בהם ניתן להשיג את האפקט הכלכלי המקסימלי בעלות הנמוכה ביותר. לשם כך, נעשה שימוש בשיטות וגישות מיוחדות. קביעת הצורך בכוח אדם היא אחת המשימות העדיפות של ההנהלה. אופן ביצוע התהליך הזה יידון בהמשך.

סוגי צורכי עבודה

תהליך קביעת הצורך בכוח אדם הוא מערכת של אמצעים מקיפים מובנים. משימתו היא להשיג יעדים ספציפיים לתהליך הייצור. זהו הליך מסובך למדי, שכן יש צורך לקבוע לא רק את מספר העובדים שיבצעו את הדרושמשימות, אלא גם ליצור את מערכת הייצור היעילה ביותר. לכן, גם כוח אדם נבחר בהתאם לכישוריהם ולניסיונם. הדרכה מסופקת לפי הצורך.

בארגון, התכנון חייב לכסות כמה תחומי פיתוח שונים. במקרה זה, תהליך התכנון בתחום משאבי העבודה יהיה יעיל ככל האפשר.

ישנן גישות ושיטות שונות לקביעת צורכי כוח אדם. לרוב הם מחולקים ל-2 סוגים עיקריים:

• מבטיח. גישה זו נקראת גם אסטרטגית. זה קשור לעתיד הארגון. הצורך בכוח אדם במקרה זה נקבע בהתאם למהלך הנבחר של הארגון. יחד עם זאת, בטווח הארוך מחושב לא רק את מספר משאבי העבודה, אלא גם את רמת הכשירות של העובדים.
• מצבי. תכנון כזה מאפשר לספק לייצור את כמות המשאבים הדרושה בטווח הקצר. בגישה זו נותנים תשומת לב לתחלופת עובדים וכן למדדים של מספר חופשות, חופשות מחלה, חופשות לידה וארוכות, הפחתות וכדומה.

הליך התכנון מתבצע ברציפות בפרקי זמן שונים. לכן, הליך דומה יכול להיות:

• לטווח קצר - עד 12 חודשים.
• אמצע טווח - משנה עד 5 שנים.
• לטווח ארוך - יותר מ-5 שנים.

כמו כן, מנהלים מנוסים קובעים את הצרכים האיכותיים והכמותיים של הצוות. בבמקרה השני, ניתן להגדיר את מספר העובדים המדויק של החברה. בהערכה איכותית נקבע הצורך בכוח אדם בעל הסמכה מסוימת.

צורך כמותי

ההגדרה של צורכי כוח אדם איכותי וכמותי שונים באופן משמעותי. התכנון הולך לשני הכיוונים. בקביעת אינדיקטורים כמותיים, נבחרת שיטה שבה ניתן לחשב את מספר העובדים האופטימלי במדינה. קביעת ערך זה מתבצעת בתוך מסגרת זמן מסוימת.

קביעת הצורך הכמותי בכוח אדם מתבצעת בעזרת מספר אינדיקטורים בסיסיים:

• מספר רגיל של עובדים. זהו מספר העובדים ברשימה לתאריך מסוים. זה לוקח בחשבון את מספר העובדים שעזבו והגיעו ביום הניתוח.
• מספר קובץ מצורף. מספר העובדים הנמצאים במצב החברה ואשר חייבים להגיע לעבודה באותו יום כדי לבצע את תפקידם. אם נמצא את ההבדל בין המספר הממוצע למספר הנוכחות, נקבל אינדיקטור של השבתה במשך כל היום עקב חופשה, נסיעת עסקים, מחלה של עובדים.
• מספר העובדים הממוצע. מחוון זה משמש למעקב אחר מספר העובדים לתקופה מסוימת. הוא משמש במהלך חישוב השכר הממוצע, פריון העבודה, יחסי התחלופה, תחלופת העובדים וכו'. אם אתה צריך למצוא את המספר הממוצע שלעובדים למשך חודש או תקופה אחרת, מספר העובדים עבור כל יום מצורף, חלקי מספר הימים. זה כולל סופי שבוע וחגים. אם צריך לקבוע את הממוצע לשנה, סכמו את מספר העובדים הממוצע לכל חודש. התוצאה מחולקת ב-12.

כדי לקבוע את האינדיקטורים המוצגים, ההפקה מתעדת את השכר והנוכחות. יחד עם זאת, מקור המידע הוא הזמנות לקבלה ופיטורין מתפקיד, להעברה, להחלפה, היעדרות זמנית של עובד מסיבה טובה וכו'

כדי לחשב את מספר העובדים בתאריך מסוים, נעשה שימוש בשיטות שונות כדי לקבוע את הצורך בצוות:

1. שיטת עוצמת העבודה. מניח שימוש במידע על זמן תהליך העבודה.
2. שיטות חישוב. השתמש בנתונים על תעריפי שירות, משרות, מספרים ויכולת ניהול.
3. שיטות סטוכסטיות. מאפשר לך לקבוע מאפיינים מספריים באמצעות ניתוח מתאם או רגרסיה.
4. שיטה של הערכות מומחים. כולל חישובים פשוטים או מורחבים (יחיד, מרובים).

אינדיקטורים לאיכות

קביעת הצורך האיכותי בכוח אדם מאופיינת בקשיים משמעותיים. על האנליסט לקבוע במהלך מחקר כזה לא רק את מספר כוח האדם, אלא גם את מידת המקצועיות, כישורי העובדים שהארגון צריך.

הקושי טמון בעובדה שכרגע אין מערכת אחת לקביעת איכות העבודה, הפוטנציאל של העובדים. יש רק רשימה בסיסית של מאפיינים ואיכויות הקובעים את מידת ההסמכה, כישוריו של עובד:

• כלכלי. הם קובעים את מורכבות העבודה שהעובד מבצע, כישוריו, תנאי העבודה, משך השירות והשיוך לתעשייה.
• אישי. נוכחותם של כישורים מסוימים, משמעת, יעילות, ביצוע מצפוני של חובותיהם, יצירתיות ויצירתיות.
• ארגוני וטכני. ציוד טכני של העבודה, האטרקטיביות שלו, רמת הארגון של טכנולוגיית הייצור, רציונליזציה.
• חברתי-תרבותי. פעילות חברתית, קולקטיביזם, התפתחות מוסרית וכללית תרבותית.

קביעת הצורך בכוח אדם של הארגון על בסיס איכותני מבוססת על הנתונים הבאים:

• מבנה ארגוני.
• חלוקה של עובדים לפי רמת הסמכה מקצועית (מצוין בהפקה ובתיעוד הטכני).
• דרישות למשרות.
• איוש החטיבות המבניות של החברה.
• תקנות של תהליכים ארגוניים וניהוליים.

לכל תכונה איכותית נקבע הצורך במספר כוח האדם. מספר העובדים הכולל הנדרש לפעילות תקינה של הארגון נקבע על ידי סיכום התוצאותלכל קריטריון. לשם כך מפתחים את המסמכים הארגוניים הבאים:

• יעדי המערכת שעל בסיסם נבנה המבנה הארגוני של החברה.
• מבנה ארגוני כללי של המיזם והחטיבות שלו.
• צוות עובדים.
• תיאורי התפקיד. הם משמשים גם בחישוב עוצמת העבודה של הפונקציות של הצוות הראשי וההנהלה.

גורמים המשפיעים על הצורך במשאבי עבודה

ישנם גורמים מסוימים המשפיעים על תהליכי תכנון כוח אדם ודרישות כוח אדם.

הם יכולים להיות ישירים או עקיפים, פנימיים או חיצוניים. לגורמים הבאים יש את ההשפעה הגדולה ביותר:

• תנאי שוק העבודה. הם מוגדרים על ידי מספר תכונות. התנאים כוללים את המצב הדמוגרפי, האבטלה, איכות החינוך, היצע וביקוש לעבודה במגזרים שונים, מעורבות שירות התעסוקה בתהליכי הכשרת מומחים.
• חידושים טכנולוגיים. התקדמות פעילה בעולם המודרני מובילה לפישוט העבודה האנושית, משנה את תוכנו. זה מצריך הכשרה מחדש בזמן של מומחים מוסמכים.
• שינויים בתחום החקיקה. קשה לחזות את הגורם הזה. הכוונה היא לחקיקה בתחום הגנת העבודה והתעסוקה.
• גישת גיוס מתחרים. על הארגון לנטר וללמוד כל העת שיטות וגישות לעבודה עם כוח אדםמתחרים. בהתבסס על מידע זה, מדיניות כוח האדם של הארגון עצמו עוברת התאמה.
• יעדי החברה. הם יכולים להיות לטווח קצר או לטווח ארוך ולפעול לפי אסטרטגיה משותפת.
• מימון. לכל ארגון יש יכולות פיננסיות מסוימות. על סמך זה נבחרה גם מדיניות כוח האדם של הארגון.
• פוטנציאל אישי. זהו הבסיס להצלחת יישום התוכנית השיווקית. אם מחלקת כוח האדם של המיזם יכולה לשקול את אזור הפיתוח, את היכולות של הצוות, זה מאפשר לך לסגור משרות פנויות מתעוררות בזמן.

שלבי עבודה

יש כמה שלבים בסיסיים בקביעת צורכי כוח אדם. לרוב, שלושה תהליכים גדולים בולטים במהלך ביצוע משימה דומה.

בשלב הראשון, החברה מנתחת את המשאבים שלה. זה הכרחי על מנת לקבוע האם ניתן בעתיד לספק צרכים כאלה בעצמם. במקרה זה, אינדיקטורים חשובים הם רווח, מחזור של החברה. חייבים להיות לה מספיק משאבים לשלם לעובדים שלה.

לאחר מכן, בשלב השני, מתבצע ניתוח של הצורך בכוח אדם בתקופה החולפת. המסקנה היא לגבי כדאיות ויעילות השימוש במשאבי העבודה. האנליטיקאי מזהה נקודות חולשה בתהליך זה. פותחת תוכנית ארוכת טווח המאפשרת לך לבטל לחלוטין או למזער את ההשפעה השלילית של גורמי הרתעה.

בשלב השלישי, זה מתקבלהחלטה על פעולות ספציפיות בתחום מדיניות כוח אדם כרגע. זה לוקח בחשבון את המטרות והיעדים הכוללים של הארגון. מתקבלות החלטות על שימור וצמצום של עובדים מסוימים. לאחר ניתוח קביעת הצורך בכוח אדם, ניתן לקבל מספר החלטות:

• הפחתת צוות;
• משיכת כוח אדם מבחוץ;
• הכשרה והסבה של כוח אדם.

יתר על כן, ניתן לבצע את הפעולות המפורטות בו-זמנית. זה תלוי במצב שהתפתח בארגון.

שיטות לקביעת הצורך

קביעת הצרכים של מיזם לכוח אדם מתבצעת בהתאם לשיטות מסוימות.

ישנן מספר טכניקות פופולריות:

1. צילום יום עבודה. זוהי שיטה יעילה אך גוזלת זמן רב. לעובד יש מגוון תחומי אחריות. במהלך ביצועם, הזמן נרשם. גישה זו מאפשרת לך לזהות פעולות מיותרות. במקרים מסוימים מתקבלת החלטה לגבי הצורך בעבודתו של עובד מסוים בתהליך הייצור הכולל או משרה פנויה ככזו. ייתכן שיהיה צורך בכמויות קטנות של עבודה לשלב שתי יחידות צוות לאחת.
2. חישוב לפי תקני שירות. עבור כל עובד, מדדי ביצוע מסוימים נקבעים על סמך סטנדרטים וכללים שונים. לאחר מידע על קצב הייצור היומי, מנהלים יכולים לחשב את הצורך בצוותפרק זמן מסוים.
3. הערכות מומחים. זוהי אחת השיטות הפופולריות ביותר. הוא משמש חברות שונות. דעת המנהלים היא הקובעת בקביעת הצורך בכוח אדם. אך יחד עם זאת, מנהלים חייבים להתאפיין ברמת הכשרה ומקצועיות גבוהה. חשוב שתהיה הבנה ברורה לגבי התפתחות הענף הזה בעתיד.
4. אקסטרפולציה. בהתבסס על הנתונים העדכניים, מתבצעת תחזית ארוכת טווח. זה לוקח בחשבון שינויים אפשריים. זו עשויה להיות עליית מחירים, פעולות מתוכננות של המדינה בענף זה, התפתחותו בעתיד וכו'. גישה זו משמשת אם התנאים הפנימיים והחיצוניים של הארגון יציבים. בארצנו ניתן להשתמש בו רק לתכנון קצר טווח.
5. בניית מודל מחשב. ראשי מחלקות מעבירים מידע, שעל בסיסו נבנית תחזית ממוחשבת של צרכי הארגון בכוח אדם לפרספקטיבה נתונה. זוהי שיטה חדשה יחסית, ולכן לא הספיקה לזכות בהפצה משמעותית. זה דורש עלויות כספיות משמעותיות, כמו גם מעורבות של מומחים רלוונטיים בעבודה. הטכניקה מתאימה יותר לארגונים גדולים.

נוסחאות חישוב

קביעת הצורך בכוח אדם מתבצעת באמצעות חישובים מיוחדים.

לפני בחירת נוסחה, עליך לקבוע למה החברה נוטה יותר בתהליך ניהול מדיניות כוח האדם שלה:

• כדי להגדילנפח הייצור, המצריך מעורבות של צוות נוסף.
• כדי להפחית את כמות הייצור, מה שמוביל לשחרור משאבי עבודה.
• לא מתוכנן לשנות את היקף הייצור. הצורך בכוח אדם נקבע לפי התנועה הטבעית של כוח האדם במקרה של פיטורים, גזירה, גיל פרישה וכו'.

לכן, במחלקות התכנון של המפעלים מתבצע החישוב וההצדקה של צמיחת הייצור. כדי להגדיל את הפרודוקטיביות, כל הגורמים נלקחים בחשבון. כדי לקבוע את מספר העובדים המתוכנן, יש ליישם את הנוסחה:

Chpsp=ChbpI + OI, כאשר Nspp הוא מספר העובדים המתוכנן הממוצע בתקופת התכנון, Nbp הוא מספר העובדים בתקופה (הבסיס) הקודמת, I הוא מדד השינוי בנפח הייצור בעתיד, OI הוא השינוי הכולל במספר העובדים ב תקופת הבסיס.

מספר ממוצע של עובדים

קביעת הצורך בכוח אדם יכולה להיעשות באמצעות נוסחה אחרת. אתה יכול לקבוע את מספר העובדים הממוצע באופן הבא:

Chss=ChyavKss, כאשר Nss הוא המספר של מספר העובדים הממוצע, Nyav הוא מספר העובדים הנדרשים לביצוע המשימה במהלך משמרת אחת, Kss הוא המקדם של מספר העובדים הממוצע.

שיטות לכיסוי הצורך

כאשר ייקבע הצורך במשאבי כוח אדם, התווה דרכים לכסות אותו:

• חיצוני. במקרה זה, תשומת הלב מוקדשת לבוגרי מוסדות חינוך מיוחדים, מרכזי הסבה לכוח אדם, כמו גם להצעותסוכנויות גיוס, שוק עבודה פתוח.
• מקומי. צוות החברה עובר הסבה מקצועית, משפר את כישוריהם. לצורך כך מתבצע פיתוח מקצועי לאפשרות לצמיחת קריירה. גישה זו מפחיתה את תחלופת העובדים.

מספר צוות התמיכה

קביעת הצורך באנשי עזר מתבצעת גם היא לפי נוסחה פשוטה:

Chsvr=KrmRSKss, כאשר Nvvr הוא מספר עובדי התמיכה הרשומים, Krm הוא מספר המשרות לעובדי תמיכה, RS הוא מספר משמרות העבודה ביום אחד.