מהו חייבים ואיך עובדים עם זה

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

ארגונים או יזמים בודדים עם מערכת תשלום שאינה במזומן מבולבלים לעתים קרובות: "מה זה: החובות גדלים מדי חודש, גדלים כמו כדור שלג?" מישהו יגיד שזה טוב - מוצרים (שירותים) מבוקשים, ועם החישוב אפשר לחכות קצת. אבל אל תחמיא לעצמך - בעצם, עלייה כזו היא איתות לכך שהחברה תספוג הפסדים בזמן הקרוב. חשבתם פעם שחייבים קבועים משתמשים בך כבנק? הכספים שלא משולמים לך בזמן הם כסף חינם ללקוחות שלך. שולחים אותם לצרכים אחרים, הם אומרים, אפשר לחכות עם תשלומים (אף אחד לא דורש את זה). ומה עושים ארגוני האשראי במקרה הזה? מטבע הדברים, קנס בגין איחור בתשלום או צבירת ריבית. אז הגיע הזמן להבין מהחייבים וכיצד לצמצם אותם על ידי לקיחת בקרה קפדנית!

טיפים שיעזרו לצמצם את חובות החשבונות

באופן עקרוני, כל ה"חוב" מחולק לסוגים הבאים: רגיל (התקופה שבין המשלוח (מתן שירותים) לתקופת ההסדר לפי החוזה); באיחור (הסכום לא התקבל בתאריך הנקוב בחוזה) וחסר סיכוי (כשאין דרך להחזיר את הכסף). וכדי לא להיות במצב השני והשלישי, עליך להיצמד לטיפים הבאים. לעבודה רציפה עם חובות יש כמה שלבים.

1. עקוב אחר חייבים מדי שבוע עם תוכנה. למרבה המזל, פותחו כעת תוכנות מחשב שמפיקות דוחות תוך שניות. זה מאפשר לך לעקוב באופן שיטתי אחר המצב הפיננסי.
2. ככל שתבצע חיוב מוקדם יותר, הכסף יגיע מוקדם יותר. כמו כן, רצוי שתזכור ללקוח את תנאי התשלום. לדוגמה, צרף מכתב מכובד על כך לחשבונית, או שתוכל להוסיף מידע זה בדף החשבוניות למטה, תוך הדגשה מודגשת. הרעיון של תשלום בזמן צריך להיות מוטבע היטב בזכרונו של החייב.



3. מערכת הנחות לתשלום מוקדם היא דרך מצוינת לעודד לקוחות לשלם בהקדם האפשרי. המשמעות היא שניתן לקבל הנחה, נניח, של 2%, אם התשלום מתבצע תוך 10 ימים, בעוד שהחוזה מציין תקופה של 30 יום מתאריך ההנפקהחשבון (וראה טיפ מס' 2 למטה).
4. עבודה מתמדת עם חייבים מגדילה מאוד את הסיכוי לקבל כסף. למכתבים יש לצרף שיחות טלפון. כמובן, מלכתחילה אין לראות בתזכורות כהטרדה. הודעות צריכות להיות תמיד מנומסות אך תקיפות, שאל את הקונים מתי הם יכולים לשלם.
5. דרך יעילה נוספת היא לספק עונשים כגון עונשים, קנסות, ריבית. לדוגמה, פשוט תסתכל על חשבונות חשמל או טלפון נייד כדי להבין מה הם חייבים בתחום הדיור והשירותים והתקשורת, וגם כדי לראות מה תנאי הצבירה והגבייה נקבעים שם. חברות אלו יעילות ביותר בגביית אי-תשלומים.
6. שלח את החוב לסוכנות גבייה אם, למרות כל המאמצים, החייב לא ישלם לך. זה לא אידיאלי, אבל חברות הגבייה יודעות מה זה חובות, איך להתמודד איתם, ועקשניות מאוד ב"דופק" מזומנים.

למה אנחנו צריכים ביקורת חוב?

עם ניהול נכון, ניטור מתמיד של חובות עובד ביעילות. רוב הלקוחות נוטים לשלם בזמן. כמו כן, רצוי לבדוק את מצב החשבונות על ידי ביצוע ביקורת של חייבים וחייבים. על סמך תוצאותיה מזהים את החוזקות והחולשות של פעילות החברה ומוצעים צעדים מתאימים לשיפור מצבה הפיננסי. שלבי הביקורת העיקריים הם כדלקמן:

1. מחקר של מסמכים מרכיבים, מדיניות חשבונאית של הארגון.
2. ניתוח התיעוד העיקרי, קישור התיעוד הפיננסי לתנאי החוזים והמחירים שהיו בתוקף באותה עת.
3. הערכת מסמכי הפשרה, השוואה לטפסי דיווח.
4. קביעת מהימנות הנתונים במאזן ויישומיו.
5. פיתוח המלצות.

באופן עקרוני, תחום העבודה עם חייבים וחייבים דורש רק מערכת ארגון ובקרה מתפקדת היטב. הגדר כללים משלך ולאחר מכן פעל לפיהם.