ניהול מסמכים אלקטרוני: יתרונות וחסרונות, מהות המערכת, דרכי יישום

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

יותר ויותר חברות עוברות לניהול מסמכים אלקטרוני, הכולל שימוש בתוכנות שונות ליצירה ואחסון של מסמכים. יחד עם זאת, לארגון אין ארכיון המכיל עותקי נייר של מסמכים. ישנם יתרונות רבים של ניהול מסמכים אלקטרוני, שבגללם יזמים שמחים לסרב לשימוש במסמכי נייר. אבל כדי לעבור אליו, צריך להתקין תוכנות מיוחדות במחשבים עובדים, וכן למנות עובד אחראי שיטפל בזרימת העבודה הזו.

המושג של ניהול מסמכים אלקטרוני

זה מיוצג על ידי שיטת עבודה מודרנית עם תיעודים שונים. במהלך הפעילות של כל ארגון עולים הרבה ניירות שונים, אותם יש להדפיס כל הזמן ולאחסן בחדר נפרד למשך תקופה ארוכה.

אם יזם או חברה בוצעו כהלכהחתימה אלקטרונית, שמסמכים מאושרים בצורה אלקטרונית, אז אין צורך להדפיס את התיעוד הזה על נייר.

היתרונות של ניהול מסמכים אלקטרוני

ישנם יתרונות רבים במעבר לתיעוד אלקטרוני המאושר על ידי EDS. בגלל נוכחותם של פרמטרים חיוביים רבים יותר ויותר יזמים עוברים לשיטת תיעוד זו. אבל תחילה עליך להעריך את היתרונות והחסרונות של ניהול מסמכים אלקטרוני. ההטבות העיקריות כוללות:

• מחפש באופן מיידי את התיעוד הדרוש עקב המבנה המוכשר והאמינות של האחסון;
• מבנה זרימת העבודה מרוכז;
• ניתן לאחסן את כל המסמכים באופן אלקטרוני באמצעי מדיה שונים ואפילו בשרתים מרוחקים, כך שגם אם תפרוץ שריפה במשרד, אינכם צריכים לדאוג שכל תיעוד חשוב ייהרס;
• כל המסמכים נרשמים ומאושרים בקלות;
• כל המסמכים נחתמים על בסיס שליחתם בערוצי תקשורת אלקטרוניים, מה שחוסך כמות משמעותית של זמן ומאמץ לעובדים בכל מיזם;
• במידת הצורך, תוכל ליצור עותק של המסמך הרצוי תוך מספר שניות;
• הביקורת פשוטה מאוד, מכיוון שהיא מתבצעת בצורה אלקטרונית, וניתן גם להזמין מומחים שכירים למטרות אלו המקבלים תיעוד בערוצים אלקטרוניים.

הטבותמערכות ניהול מסמכים אלקטרוניות הן משמעותיות ובלתי ניתנות להכחשה, אך לפני המעבר אליהן, כדאי להעריך את ההיבטים השליליים של כל מערכת.

פגמי מערכת

אין להכחיש את היתרונות של הטמעת מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית, אבל לתהליך הזה יש כמה חסרונות. אלה כוללים:

• נדרש בהכרח לרשום חתימה דיגיטלית אלקטרונית, שלצורך יצירתה משולם סכום כספי גדול;
• אין הזדמנות להשתמש במסמכים אלקטרוניים אם השותפים לא עברו לניהול מסמכים אלקטרוני;
• הרבה כסף וזמן מושקעים בהתקנת תוכנות נוספות והעסקת עובד אמין ששומר על כל הרישומים האלקטרוניים;
• לא תוקנו עדיין פורמטים מאוחדים לחלוטין של זרימת עבודה כזו;
• קבלנים וקונים רבים חושדים בשימוש במסמכים אלקטרוניים שנחתמו עם EDS.

לכן, כל יזם חייב קודם כל ללמוד את היתרונות והחסרונות של ניהול מסמכים אלקטרוני על מנת לקבל את ההחלטה הנכונה והרלוונטית.

סיבה לפיתוח

היתרונות של ניהול מסמכים אלקטרוני הם רבים ומשמעותיים. זה מוביל לעובדה שהוא כל הזמן מתפתח ומוכנס לעבודה של מפעלים שונים, שאינם רקמסחרי, אבל גם ציבורי. התנאים המוקדמים העיקריים לפיתוח יעיל ומתמשך שלו כוללים:

• האפשרות ליישומו בחקיקת מס. סוגים מסוימים של החזרי מס ניתנים להגשה אלקטרונית בלבד. זה חל על דוחות על פרמיות ביטוח המפורטות ב-PF לעובדים, כמו גם על הצהרת 3-NDFL שהוגשה לשירות המס הפדרלי עבור כל עובד של המיזם. אפילו דוח SZV-M לכל עובדי החברה מוגש באופן אלקטרוני אם הארגון מעסיק יותר מ-25 עובדים. לכן, חברות מסוימות פשוט נאלצות לעבור לתיעוד אלקטרוני, מכיוון שהן צריכות להנפיק EDS בכל מקרה.
• היתרונות העיקריים של ניהול מסמכים אלקטרוני כוללים את האפשרות לתקן זאת בהנהלת חשבונות. בהתבסס על החוק הפדרלי מס' 402, ניתן להפיק תיעוד חשבונאי ראשי לא רק בנייר, אלא גם בצורה אלקטרונית, אם ניתן לאשר זאת בחתימה אלקטרונית.
• מאז 2017, החל פיתוח אפקטיבי של זרימת מסמכים זו בהליכים משפטיים. כעת כל החלטת בית המשפט חייבת להתפרסם במקורות פתוחים. בנוסף, לכל הפירמות והפרטים יש הזדמנות להגיש תביעה או תלונה באופן אלקטרוני, המצריך EDS. לכן, חתימה אלקטרונית מונפקת לא רק על ידי חברות גדולות, אלא אפילו על ידי אנשים פרטיים.
• פיתוח הטכנולוגיות האלקטרוניות מתרחש במהירות, אז עכשיו כמעט לכולם יש גישה לאינטרנט, מה שמפשט מאוד את תהליך התקשורת עם אחריםאנשים ופקידי ממשל.

לכן, ניתן לטעון שהשימוש בזרימת עבודה כזו הופך ליותר ויותר מבוקש.

יתרון משמעותי נוסף

בנוסף, חברות רבות משתפות פעולה עם ארגונים הממוקמים באזורים או במדינות אחרות, כך שקל הרבה יותר להחליף מסמכים שונים בעת ניהול מסמכים אלקטרוניים. זה מאפשר לך להגדיל משמעותית את שווקי המכירות וליצור קשרים עם יצרנים ישירים.

זהו יתרון משמעותי נוסף של ניהול מסמכים אלקטרוני. שיפור באיכות הניהול נצפה מאז היום הראשון להכנסת מערכת מתאימה.

איך להיכנס?

בתחילה, ראש המיזם מעריך את היתרונות והחסרונות של מערכת ניהול המסמכים האלקטרונית. אם מתקבלת החלטה להכניס אותו לחברה, אזי יושמו השלבים הבאים לשם כך:

• מתקיימת אסיפת בעלי מניות, שבה מתבצעת הצבעה ליישום מערכת זו.
• אם ההחלטה חיובית, אזי הצו התואם ניתנת על ידי מנהל החברה.
• מומלץ לפתח תקנה פנימית המסדירה את הכללים לשימוש בתיעוד אלקטרוני.
• בחר את החתימה שתשמש בתהליך החתימה על מסמכים שונים.
• אם נבחרה חתימה פשוטה, היא מודבקת על בסיס קודים וסיסמאות, כמו גם אמצעים אחרים, וגישה אליהמוגבל, לכן, מונה אדם ספציפי שיעסוק באישור תיעוד אלקטרוני.
• נבחרה רשות מאשרת. הוא מיוצג על ידי ארגון מיוחד העוסק בניהול מסמכים אלקטרוניים. חשוב לבחור חברה שאיתה יהיה משתלם ונוח לשתף פעולה. כדאי להעריך מראש את עלות השירותים המוצעים, כמו גם את הפונקציות השונות בהן ניתן להשתמש במהלך שיתוף הפעולה. נקבע באיזו אחריות נושא המרכז הנבחר לטעויות שונות שעלולות לצוץ בתהליך ניהול מסמכים אלקטרוניים
• נערכים מסמכים שעל בסיסם נכרת הסכם עם המרכז שנבחר.
• החוזה עם הארגון שנבחר מוסבר. לאחר מכן, המרכז יוצר ומנפיק אישור מפתח EDS ללקוח שלו.
• יש הקדמה ישירה של ניהול מסמכים אלקטרוני בעבודת הארגון. לשם כך, כל מסמכי הנייר מומרים לטופס אלקטרוני, ונקבע נוהל להחלפת תיעוד אלקטרוני.

ניתן לערוך חשבוניות באופן אלקטרוני, אך תחילה עליך לוודא שהשימוש בתיעוד כזה יהיה נוח לצד שכנגד. זאת בשל העובדה שהחברה חייבת להיות בעלת האמצעים הטכניים לעיבוד מסמכים אלה.

Choice of EDS

כלול אפילו בהטבות של ניהול מסמכים אלקטרוני מופחתת עלויות הכנהמסמכי נייר רבים. אבל בכל מקרה, תצטרך לשאת בעלויות מסוימות. הם קשורים לביצוע של חתימה אלקטרונית המשמשת בתהליך של אישור תיעוד אלקטרוני.

ETS יכול להיות מוצג בצורה לא מוסמכת או מתאימה.

Unqualified

הוא מופק באמצעות טרנספורמציה של נתונים קריפטוגרפיים, שעבורו נעשה שימוש במפתח מיוחד, הזמין לבעל ה-EDS. חשוב להחליט מראש מי בדיוק בחברה יחתום על ניירות אלקטרוניים.

בעזרת חתימה כזו, ניתן לזהות שינויים שונים שנעשו בתיעוד לאחר החתימה.

Qualified

כדי לעשות זאת, החברה מקבלת אישור מיוחד המכיל את מפתח האימות של EDS. כדי ליצור חתימה כזו, נלקחות בחשבון הדרישות המפורטות בחוק הפדרלי מס' 63.

בדרך כלל נעשה שימוש ב-EDS כזה בחברות גדולות המבקשות לשמור סוד מסחרי, לכן, בשל ה-EDS המוסמך המשופר, מובטחת אבטחת המסמכים האלקטרוניים.

לאחר בחירת סוג ספציפי של חתימה אלקטרונית, נחתם הסכם עם מרכז האישורים שנבחר.

כללים להכנסת המערכת לעבודת החברה

היתרונות של ניהול מסמכים אלקטרוניים בהשוואה לנייר נחשבים בלתי ניתנים להכחשה, אך לעתים קרובות בתהליך היישום שלו בעבודת הארגון, מתעוררים קשיים מסוימים. לכן, הכללים של תהליך זה כוללים:

• בתחילה מונה מומחה לפי הוראת המנהל, שיעסוק בתרגום מסמכי נייר לטופס אלקטרוני;
• תוכנה מיוחדת מותקנת בכל מחשב עובד, המאפשרת לך לחתום על מסמכים עם EDS שהוצא בעבר;
• בעת חיבור, עיבוד והסכמה על תיעוד שונים, נלקחים בחשבון הכללים הבסיסיים של העבודה המשרדית, החלים גם על מסמכי נייר;
• מסמכים אלקטרוניים חייבים לכלול את כל הפרטים הדרושים, חותמות ו-EDS;
• ייתכן שיוכנס מידע לתוך תקנות החברה לגבי השיטות לאישור פעולות באמצעות מסמכים אלה.

התהליך אינו נחשב לקשה מדי אם הוא מובן היטב.

כללי שיתוף פעולה עם חברות אחרות

כל חברה המיישמת מערכת כזו בעבודתה רוצה להשתמש בתיעוד אלקטרוני בשיתוף עם צדדיה העיקריים. לשם כך, בעת עריכת הסכם עם חברה אחרת, יש לכלול בנוסח המסמך סעיף הקובע כי כל הניירות ישודרו בערוצי תקשורת אלקטרוניים. לאחר מכן, התיעוד הדרוש נערך ונחתם על ידי EDS שהוצא בעבר. כל כלי ה-EDS חייבים להיות מאושרים, אחרת לא ניתן להשתמש בהם במהלך פעילות החברה.

הרבה יותר קל ליצור זרימת עבודה כזו עם סוכנויות ממשלתיות שונות, למשל, עם שירות המס הפדרלי או קרן הפנסיה. זאת בשל העובדה שלארגונים כאלה יש כבר את התוכנה הדרושה עבורםעבודה עם תיעוד אלקטרוני.

איך מאוחסנים מסמכים?

היתרון העיקרי של ניהול מסמכים אלקטרוני הוא שלא נדרש בארגון להקצות חדר נפרד ליצירת ארכיון, שכן כל הניירות מאוחסנים במחשבים, בשרתים או במדיות אלקטרוניות שונות. אבל בכל זאת, כל חברה חייבת לשלם אחסון נאות של התיעוד כדי שלא ייגשו אליו אנשים או ארגונים לא מורשים.

במהלך אחסון מסמכים אלקטרוניים, הכללים הבאים נלקחים בחשבון:

• בהכרח נערכת מינוח מקרים לכל החברה, והמראה והתוכן שלה תלויים בתחום הפעילות בו פועלת החברה;
• מתבצעת בדיקה של ערך המסמכים;
• כל תיעוד מסומן בשימוש בניהול מסמכים אלקטרוני;
• יש לאחסן את כל המסמכים.

כאשר כללים אלה נלקחים בחשבון, לא יהיה קשה לאחסן נכון תיעוד בצורה אלקטרונית.

מסקנה

ישנם יתרונות רבים של ניהול מסמכים אלקטרוני. שיפור איכות עבודת החברה הוא פועל יוצא של יישומו. לשם כך, חשוב לקבל החלטה מתאימה להנהלת המיזם, לבחור מרכז הסמכה ולהנפיק EDS. תוכנה מיוחדת מותקנת במחשבים, והשינויים הנדרשים נעשים בתקנות המקומיות הרגולטוריות של החברה.

בעזרת תיעוד אלקטרוני, זה מפושט מאודתפעול החברה, כמו גם קלות שיתוף הפעולה עם חברות וארגונים ממשלתיים אחרים.