ניהול מסמכים אלקטרוני בין ארגונים: איך זה עובד?

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

ניהול מסמכים אלקטרוני (EDM) הוא דרך מהירה להחליף מידע המבוסס על שימוש במסמכים אלקטרוניים עם חתימות וירטואליות. זה זמן רב זכה להכרה במדינות המפותחות בעולם ככלי יעיל לעסקים תפעוליים.

Essence

ניהול מסמכים אלקטרוני בין ארגונים הוא סט של תהליכים ליצירה, עיבוד, שליחה, העברה, קבלה, אחסון, שימוש והשמדה של מסמכים. כל התהליכים הללו מבוצעים לאחר בדיקת תקינות ואישור קבלת מסמכים.

הכללים ליישום זרימת מסמכים בין ישויות משפטיות מתבצעים בהסכמת הצדדים. חילופי המידע מתבצעים באמצעי טלקומוניקציה, ומסמכים נשמרים במדיה אלקטרונית. תקופת האחסון של המידע החשבונאי לא תחרוג מהקבוע בחוק.

ארגוניםבינם לבין עצמם יכולים להחליף מסמכים רשמיים ובלתי פורמליים עם חתימות של משתתפים. בתחום הפעילות היזמית, אלו יכולים להיות: חשבוניות, הסכמים, חשבוניות, חוזים, הסכמים, הזמנות, הודעות, ייפויי כוח וכו'. ניתן להעביר מידע בצורה של קבצי טקסט, טבלאות וגרפיקה.

מטרת הטמעת EDI

דרישות מוקדמות להחדרת EDI יכולים להיות:

• צמצום עבודה שגרתית;
• reduce loss document;
• עבודה "שקופה" עם מסמכים;
• שיפור משמעת הביצועים - מתן מסמכים בזמן וכו'.

בין היעדים הכמותיים הם הבאים:

• צמצם את זמן עיבוד המסמכים ב-10 פעמים.
• צמצם את הוצאות המשרד בחצי.

ניהול מסמכים אלקטרוני בין ארגונים: איך זה עובד

בהתאם לחקיקה המקומית, ניהול מסמכים אלקטרוני בין ארגונים מתבצע בהסכמה של שני הצדדים. כדי להחליף נתונים, יש צורך שכל המשתתפים יהיו מחוברים לציוד של מפעיל אחד. לאחר מכן, המשתמש צריך לשלוח בקשה להוספה לרשימת הצדדים הנגדיים. לאחר אישור הבקשה, משתתפי המערכת יכולים להחליף נתונים.

מודול ה-EDI יצטרך לבצע את הפונקציות הבאות:

• הזמן צדדים נגדיים להחליף נתונים.
• צור פנקס כתובות.
• שילוב עם תוכנת הנהלת חשבונות,לדוגמה, 1С.
• חתום והצפן תיעוד.
• מבנה התכתבות.
• עקוב אחר סטטוסי אימייל.

ניהול מסמכים אלקטרוני בין ארגונים מתבצע בעזרת תעודות. החיבור לשרת והאימות מתבצעים באמצעות תעודה דיגיטלית אישית. EDS מונפקת לכל משתמש במערכת, מאוחסנת בספק Token אלקטרוני ומוגן בקוד PIN. על המשתמש להזין את פרטי הכניסה שלו, סיסמא לחשבון האישי. רק לאחר מכן תהיה לו גישה למסמכים שלו.

כל עובד בארגון המחובר למערכת יכול ליזום את תהליך ההחלפה. לפני שליחת המסמך לצד שכנגד, יש לחתום עליו בחתימה הדיגיטלית. פעולה זו מבוצעת באמצעות תוכנת Cryptopro. המסמך נשלח באמצעות EDI. עובד של הצד שכנגד מקבל הודעה על קבלת מסמך חדש. אם הוא מקבל את זה, אז הוא שם גם EDS. אם אתה צריך לבצע שינויים במסמך, נוצרת גרסה אלקטרונית חדשה. עם השלמת העריכה, עליך לשמור את כל השינויים באמצעות ה-EDS. לאחר מכן המסמך עם השינוי נשלח לצד שכנגד. במידת הצורך, מתבצע תיאום מידע אלקטרוני.

אם אתה צריך לבצע שינויים שוב, כל ההליך חוזר על עצמו שוב. אם אין תלונות על הגרסה החדשה, המסמך מכבד. המדגם הסופי נחשב לחתום על ידי שתי חתימות דיגיטליות. כל גרסאות המסמך מאוחסנות בשרת וזמינות לצפייה. ברגע שהדגימה מקבלת מעמד של תקף, תקן את ההמסמך לא יעבוד. חוזים מופרעים מקבלים את הסטטוס "מבוטל". כך מתבצע ניהול מסמכים אלקטרוני בין ארגונים.

ציוד

מה נדרש לניהול מסמכים אלקטרוניים בין ארגונים? ראשית, עליך לבחור מפעיל טלקום ולהתקין תוכנה מיוחדת להחלפת מידע. שנית, עם כל צד שכנגד שעמו מתכוון הארגון לנהל התכתבות אלקטרונית, יש צורך לסכם "הסכם על החלפת מסמכים אלקטרוניים".

יש צורך גם להתקין שרת EDI שבו כל המסמכים יאוחסנו. זה יכול להיות גם ציוד לקוח וגם אחסון "ענן". הגישה לנתוני המערכת מבחוץ מתבצעת באמצעות אפליקציה המותקנת על ציוד עובדי הארגון. האינטראקציה של מחשבים עם השרת מתבצעת באמצעות פרוטוקול HTTP עם הצפנת SSL 128 נוספת. הגישה למסמכים מתבצעת רק דרך ממשק האפליקציה ולאחר העברת אימות.

EDF Project

פרויקט אוטומציה של תהליכים יכול להימשך בין כמה חודשים לכמה שנים. המונח תלוי באופן ישיר במספר התהליכים שיש לבצע אוטומציה, במשאבים וביכולות הפיננסיות של הארגון. תוכנית קצרה להחדרת EDI היא כדלקמן:

• יצירת קבוצת עבודה.
• גיבוש יעדים, מועדים ותקציב פרויקט.
• חקור תהליכים קיימים.
• פיתוח משימות.
• בחרמערכות EDI.
• חתימה על הסכם על יישום ה-EDS.
• אישור תקנות עבודה.
• מילוי ספריות מערכת.
• הכשרת צוות.
• בדיקה מקדימה.
• הנפקת צו על הכנסת EDS.
• זיקוק תוכנות ונהלי הפעלה.
• השקת פרויקט פיילוט.
• מעבר בקנה מידה מלא ל-EDI.

שגיאות ביישום EDI

בתהליך של אוטומציה של מסמכים, יש להקדיש תשומת לב מיוחדת לתהליכים בהם נוכחות נייר נדרשת על פי חוק. לא ניתן לשכפל מסמך נייר באופן אלקטרוני. הדבר מאט משמעותית את תהליך העבודה וגורם ליחס שלילי כלפי תהליך האוטומציה בכללותו. אף אחד לא משלם תוספת עבור עבודה כפולה.

בתהליך ההטמעה יש צורך לפתח נוהל חדש לעבודה עם מסמכים, להכשיר צוות, ורק לאחר מכן לעסוק ביישום מלא. ניתן להשיג זאת רק אם היתרונות של שימוש בטכנולוגיות חדשות יועברו לעובדים.

טעות פופולרית נוספת היא מחקר חלש של הדרישות ל-EDMS. אם משתמשים צריכים לעבוד במערכת לא מוגדרת, אז תהליך ה-EDI שונה מזה שאומץ בארגון.

ניהול מסמכים אלקטרוני בין ארגונים: יתרונות וחסרונות

הטבות:

• הפחתת העלות של שליחת מסמכים מקוריים בדואר.
• חוסך מקום אחסון לתיעוד. הכל מאוחסן באופן אלקטרוני.
• קל לשימוש. המסמך נשלח ממקום עבודה אחד. חיפוש מהיר של מסמך מתבצע לפי סטטוס (נשלח, התקבל, התקבל וכו').
• משלוח מיידי. כל המידע שנשלח יגיע לנמען תוך מספר שניות.
• לא ניתן לאבד מסמך עד שתסתיים תקופת השמירה שלו במערכת.

פגמים:

• כדי להשתמש בציוד, צריך לרכוש רישיון, שעולה הרבה כסף.
• לרוב, ניתן להחליף נתונים רק בין חברים באותה מערכת.
• ניהול מסמכים אלקטרוני בין ארגונים ב-1C או בשימוש בכל תוכנה אחרת שונה מהסכימה שבה השתמשו בעבר. עם הצגת האלגוריתם החדש, לכל העובדים יהיו שאלות לגבי התנהלות העבודה.
• ציוד טכני. לפני כניסת EDI, הארגון צריך לרכוש ציוד ולהכשיר עובדים לנהל את המערכת החדשה.
• EDI מתבצע באמצעות EDS, שתוקפו הוא שנה. יש לעקוב ולעדכן את האישורים בזמן. יש צורך גם לשלוט בתקופת התוקף של אישורי צד נגדי כדי למנוע בעיות עם המס.

רגולציה משפטית

אילו תקנות מסדירות ניהול מסמכים אלקטרוניים בין ארגונים? החקיקה של הפדרציה הרוסית כוללת את החוק הפדרלי מס' 63 "על חתימה אלקטרונית", הכללים להגשת מסמכים לשירות המס הפדרלי נקבעים בהוראת משרד האוצר מס' MMV-7-2 / 168. EDOבין ארגונים מתבצע על פי הוראת משרד האוצר מס' 50נ. הכללים להחלפת מסמכים חשבונאיים ראשוניים בצורה אלקטרונית נקבעים לפי הסדר של שירות המס הפדרלי מס' ММВ-7-6/36@. כל מפעילי ה-EDI במהלך פעילותם חייבים להיות מודרכים לפי הוראת שירות המס הפדרלי מס' ММВ-7-6/253@.

SBIS

ניהול מסמכים אלקטרוני בין ארגוני SBIS מעניק ללקוחות את היתרונות הבאים:

• אתה יכול לשלוח מסמכים לכל ארגון הרשום בשטח הפדרציה הרוסית. במידה והצד שכנגד אינו חבר במערכת SBIS, הרי שעובד בחברה פשוט יצור קשר עם נציג הארגון וישלח הזמנות להשתתפות במערכת למייל שלו. מיד לאחר אישור הבקשה, חילופי המידע בין המשתתפים יבוצעו ללא מתווכים.
• אינך צריך להתקין תוכנה במחשב שלך. מספיק שתהיה גרסה עדכנית של הדפדפן וגישה לאינטרנט.
• לא צריך תוכנית מיוחדת כדי לעבוד עם נתונים. אם הדוח הוכן תחילה בתוכנת צד שלישי, למשל, 1C, אז אתה יכול להגדיר אינטגרציה של נתונים עם מערכת VLIS.
• טופס מסמך טיפוסי לא מותקן. אתה יכול לשלוח טקסט, גיליון אלקטרוני, תמונות ועוד.

SKB "Kontur"

אחד ממפתחי התוכנה הראשונים ברוסיה מספק גם ציוד לניהול מסמכים אלקטרוני בין ארגונים. "קונטור" פיתחה את מערכת Diadoc שבעזרתה מתבצעת החלפת מסמכים אלקטרוניים.מאפיין של המערכת הוא שניתן לקבל גישה לנתונים בחו"ל. החברה פיתחה תעריפי נדידה במיוחד למטרה זו. אם תרצה, תוכל לגשת לנתונים דרך ה-API.

מה אתה צריך?

כדי לחבר EDI, ארגון צריך לקנות:

• תוכנה ברישיון;
• שרת;
• בצע שדרוג ציוד;
• צוות הרכבת;
• הגדר ושלב EDMS לעבודה עם יישומים פנימיים.

צריך לבצע השקעות כאלה כדי לחבר ניהול מסמכים אלקטרוני בין הארגון? הכללה בעלויות של ייעוץ תמיכה טכנית, EDMS ועדכוני תוכנה היא השלב השני של ההשקעה. עלויות אלו יצטרכו להיות משולם מדי חודש.

מסקנה

זרימת העבודה הנייר מוחלפת באלקטרונית. זה לא רק מפחית את עלויות התהליך של הארגון, אלא גם מגביר את היעילות של העסק בכללותו. כדי שה-EDI יפעל בהצלחה, יש צורך לגבש בבירור את המטרות של הטמעת המערכת ולהגדיר כראוי את הציוד.