הוצאות נסיעה: תשלום, גודל, פרסומים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

כדי למלא את חובותיהם הרשמיות, עובדים נשלחים לעתים קרובות לנסיעות עסקים. כל ההוצאות הקשורות לנסיעות, לינה וארוחות משולמות על ידי הארגון. קרא עוד על אופן חישוב הוצאות הנסיעה ומשולם ב-2018.

תקנה חקיקתית

קצבה יומית היא הוצאות של עובד הקשורות למחייה מחוץ למקום המגורים. על פי אמנות. 168 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, עלויות אלה חייבות להיות משולמו על ידי המעסיק בסכום שנקבע במדיניות הסטטוטורית של הארגון.

הוצאות נסיעה ברוסיה אינן שכר עבודה, אלא תשלומי פיצויים. הקצבאות היומיות אינן תלויות בביצוע תפקידי העבודה על ידי העובד. גם אם חובות אלו לא בוצעו במהלך נסיעת עסקים עקב זמן השבתה, המיזם עדיין חייב לשלם דמי יום.

ברמת החקיקה, קיימות נורמות להוצאות נסיעה שאינן מחויבות במס. על פי אמנות. 217 של קוד המס, אם סכום הפיצוי אינו עולה על 700 רובל עבור נסיעות עסקים בתוך המדינה ו 2500 רובל עבור נסיעות עסקים בחו ל, אזהארגון לא יכול לשלם מסים. אין זה אומר שאין לארגון הזכות לקבוע תשלום מעל הנורמה. אתה רק צריך לשלם מס על ההפרש. אם המדיניות החשבונאית של המיזם מציינת את סכום דמי הנסיעה בגובה 1000 רובל, יש לנכות מס הכנסה אישי מההפרש (1000 - 700=300 רובל).

הליך תשלום

קצבה יומית מוחזרת עבור כל יום שהושקע בנסיעת עסקים. גם סופי שבוע, אי עבודה, חגים וימי נסיעה משולמים. אם עובד עזב ביום ראשון בבוקר וחזר שבוע לאחר מכן בשבת, אזי יש לפצות את כל סופי השבוע לתקופה זו (4 ימים). החקיקה אינה קובעת תשלומים עבור קצבאות יומיות ליום אחד, אך המעסיק רשאי להכניס סעיף כזה למדיניות החשבונאית, לפי שיקול דעתו. יחד עם זאת, הוא מחויב להנפיק מקדמה לפני הנסיעה.

הוצאות הניתנות להחזר:

• לנסיעות ודיור להשכרה;
• הוצאות מחיה (דיים);
• הוצאות אחרות שהוצאו בהנחיה או באישור המנהל, גם אם לא סוכמו מראש.

דוגמה 1

מדיניות החשבונאות של החברה קובעת תשלום של 45 יורו (3,330 רובל) ליום שהייה בנסיעת עסקים לחו ל ו-700 רובל. - בשטח הפדרציה הרוסית. העובד נעדר 10 ימים: מ-1 עד 10 ביולי. עבור 9 הימים הראשונים, הוא זכאי לתשלום של 45 x 9=405 יורו (29,965 רובל). יום החזרה לרוסיה משולם בשיעור של 700 רובל. בתאריך התשלום מראש, שער האירו היה 70 רובל, וביום האישורדוח מראש - 68 רובל. חשב את סכום הוצאות הנסיעה.

מאחר והעובד קיבל פיצוי לפני הנסיעה, החישוב מחדש של הסכומים שהונפקו יתבצע בשיעור הנפקת הכספים:

• 405 x 70=28,350 רובל - במשך 9 הימים הראשונים.
• סה"כ שנצבר: 28,350 + 700=29,050 רובל
• שיעור התשלומים הפטורים ממס לפי החוק=9 x 2500=22,500 רובל.
• הפרש: 29,050 - 22,500=6,550 רובל - יש לנכות מס הכנסה אישי מסכום זה.

Documentation

הבסיס ליציאה לטיול הוא הזמנה בכתב מהמעסיק - הזמנה. הארגון יכול להשתמש בטופס המאוחד מס' T-9 או לפתח משלו. על המסמך לציין מקום, תאריך, מטרת הטיול, מספר תעודה, ייעוד העבודה. אותו מעשה קובע את סכום הקצבה היומית ותשלומים מוגבלים אחרים.

לפני הנסיעה על העובד לקבל תשלום מקדמה, ועם החזרה למסור דוח על השימוש בכספים ועל המשימה שבוצעה. להכנת המסמך מוקצים שלושה ימים. הארגון מפתח בעצמו את טופס הדיווח. בנוסף למסמך, יש לצרף מסמכי מקור של כל המסמכים המתכלים.

אם המנהל מקבל את עבודתו של העובד, הרי שרואה החשבון מחויב לשקף את כל ההוצאות במאזן. אם מטרת הטיול לא תמומש, אזי ניתן לנכות חלק מההוצאות מהכנסת העובד. אם עובד הוציא יותר כסף ממה שקיבל מהקופה, אזהיו שינויים בהוצאות הנסיעה, אתה צריך לשלם את החריגות. את הסכום שלא הוצא יש להחזיר לקופאית, אחרת היתרה תקוזז מהכנסת העובד.

נסיעות עסקים לחו"ל

בנסיעות בינלאומיות, תאריך חציית הגבול הוא היום הראשון של נסיעת עסקים לחו ל, ובנסיעה לפדרציה הרוסית הוא משולם לפי התעריף שנקבע עבור נסיעות עסקים פנימיות. החישובים נעשים לפי הסימנים של רשויות הגבול בדרכון.

אם עובד יוצא לטיול בחו ל, הוא יצטרך לרכוש את המטבע של המדינה המארחת. פונקציה זו יכולה להילקח על ידי הארגון על ידי קביעת פעולות מקומיות תשלום של כספים במטבע חוץ. ניתן להחליף דולרים ויורו בכל בנק במדינה, בניגוד ליחידות לאומיות נדירות יותר. יש לקחת זאת בחשבון בעת עריכת פעולות מקומיות. אם הארגון מוכן לשלם הוצאות נסיעה במטבע חוץ, אז עדיף להחליף לדולר או אירו.

החשבון של סכומים כאלה ברישומי חשבונאות עדיין מתבצע ברובלים, אך תוך התחשבות בתכונות הבאות:

• אם תשלום מקדמה מועבר לכרטיס רובל, יש לחשב את הסכום לפי שער החליפין בתאריך התשלום;
• אם התשלום מתבצע במזומן, יש להחיל את שער ההמרה של רובל המצוין בתעודת רכישת המטבע.

מספר ימים

משך השהייה בפועל בנסיעת עסקים נקבע לפי מסמכי נסיעה, כלומר כרטיסים. אם העובד יצא לנסיעת עסקים ברכב, אז חשבוימים יכולים להיות על תזכיר, שהוא מחויב לספק עם חזרתו. כמו כן יש לצרף את כל המסמכים המאשרים את השימוש בהובלה (שטר מטען, שטרות, קבלות, צ'קים וכו').

טיולי יום

אין תקופת מינימום מוגדרת בחוק לנסיעת עסקים. ניתן להשלים את משימת המנהיג ביום אחד. כיצד אוכל לגבות את ההוצאות במקרה זה? תהליך תיעוד נסיעת עסקים אינו תלוי במשכה. על אגף הנהלת החשבונות לערוך הזמנה, לסמן בלוח הזמנים ולהוציא מקדמה לעובד. לאחר החזרה הוא מחויב לדווח על ההוצאות שהוצאו, ולהחזיר את ההפרש לקופה של הארגון. לנסיעות קצרות אין קצבת דמי יום. עם זאת, להשאיר עובד ללא כסף זה לא רעיון טוב. במקרה זה, המעסיק יכול לשלם לו סכום מסוים, למשל 50% מהפיצוי המגיע ליום. פיצוי זה פטור ממס.

מדינות חבר העמים

נסיעות למדינות חבר העמים נלקחות בחשבון בנפרד. מכיוון שאין חותמת בדרכון בחציית הגבול, התקופה נקבעת לפי מסמכי נסיעה. יום היציאה הוא תאריך יציאת הרכב, ויום ההגעה הוא היום בו חל שעת הגעתו של הרכב לעיר הולדתו. גובה התשלום נקבע על ידי המעסיק. סכומי הפיצויים שאינם חייבים במס נשארים זהים - 700 ו 2500 רובל. עיכובים בדרך משולמים לפי החלטת הראש אם יש מסמכים המאשרים את עובדת הכפייהעיכובים.

דוגמה 2

עובד יוצא לנסיעת עסקים למשך 3 ימים.

• 10.08.17 בשעה 22:10 העובד לקח את הרכבת לאסטנה.
• 11.08.17 בשעה 11:00 הרכבת הגיעה לאסטנה. כלומר, העובד חצה את הגבול כבר ב-11.08.17.
• 11.08 ו-12.07 העובד היה בתפקיד.
• 12.08 - הרכבת לרוסיה יצאה בשעה 15:05.
• 12.08 בשעה 23:40 הרכבת הגיעה לרוסיה. כלומר, העובד חצה את הגבול כבר ב-12.08.17.

קצבה יומית בפדרציה הרוסית בסכום של 700 רובל נצברה עבור ה-10 וה-12 באוגוסט. עבור 11 באוגוסט, יש לצבור תשלום של 2,500 רובל. בסך הכל, עבור תקופת נסיעת עסקים, העובד יקבל: 700 x 2 + 2500=3900 רובל

פעולות ב-BU

התחשבנות בהוצאות הנסיעה ב-2018, כמו בעבר, מתבצעת על בסיס דוח מוקדם. סכומי ההוצאות משתקפים בחשבונות חשבונאות העלות, שכן נסיעת עסקים היא נסיעת עסקים.

תנאי מוקדם לטיול הוא הנפקה ראשונית של מקדמה. רואה החשבון יכול להנפיק כספים מהקופה או להעביר לכרטיס בנקאי. המקדמה מחושבת לפי משך הטיול והעלויות המשוערות של נסיעת העסקים. ב-BU פעולה זו מתבצעת באופן הבא:

• Dt 71 Ct 50 - הנפקת סכומים אחראים מהקופה.
• Dt 71 Ct 51 - העברת סכומים לחשבון לכרטיס.

פרסום המשך הוצאות הנסיעה תלוי במטרת הטיול. העלויות יחויבו בחשבונאות העלויות של היחידה שבעיותיה מופנות.להחליט על העובד. לדוגמה:

• Dt 20 Kt 71 - העובד נשלח לטיול לבצע עבודה עם הלקוח.
• Dt 44 Kt 71 - הטיול קשור למכירת סחורה.
• Dt 08 Ct 71 - עובד יוצא לנסיעת עסקים להשלמת עסקה למכירת נכס.
• Dt 28 Kt 71 - הצורך בנסיעות עסקים כדי להחזיר מוצרים פגומים.
• Dt 19 Kt 71 - התחשבות במע"מ על סכומי מקדמה.
• Dt 68 Ct 19 - ניכוי מס בחשבונית.

החזר כספים שלא הוצאו משתקף בעסקאות הבאות:

• Dt 50 Kt 71 - תשלום מראש לקופאית.
• Dt 51 Kt 71 - הפקדת יתרת הכספים לחשבון השוטף.
• Dt 70 Kt 71 - הלנת יתרת המקדמה מהשכר.

ניתן לשמור את הסכום רק אם עבר יותר מחודש והעובד אינו מתנגד לפעולה זו. אחרת, המעסיק יצטרך לפנות לבית המשפט.

UST, תרומות חברתיות ומסים אחרים

בהתאם לחוק הפדרלי מס' 216 "על תיקון קוד המס של הפדרציה הרוסית", מתאריך 01.01.2008 החזר הוצאות נסיעה העולה על 700 רובל. ו 2500 רובל. עבור כל יום של נסיעת עסקים בשטח הפדרציה הרוסית ומחוצה לה, הם כפופים למס הכנסה אישי, UST ותרומות סוציאליות. המעסיק קובע בעצמו את גובה תשלומי הפיצויים. ללא קשר לגודלם, בסיס מס ההכנסה מופחת על ידי תשלום הפיצויים בפועל.

לצורכי מס, הוצאות הארגון כוללות:

• נסיעת עובדים אלשני הצדדים.
• השכרת לינה, כולל שירותים נוספים במלון (למעט עלות שירות בברים, בחדר, לשימוש במתקני בריאות).
• הנפקה והנפקה של אשרות.
• כניסת רכב.

תכונות של חישובים

העובד אינו חייב לדווח היכן השתמש בדמי דין. עם זאת, שירות המס הפדרלי יכול לבדוק את החישוב ההוגן של הסכום על סמך משך הטיול. אלה יכולים להיות מסמכים המאשרים נסיעה, לינה או מסמך נסיעה.

במהלך נסיעת עסקים ייתכנו הוצאות שלא סוכמו מראש. למשל, עלות אריזת המזוודות. החזר הוצאות אלו מותר רק אם אפשרות הפיצוי שלהן מצוינת בחוק המקומי ויש ראיות לכך שהפעולה בוצעה לצורכי ייצור. כלומר, היה צורך לארוז את המסמכים, רכוש הארגון. אחרת, הוצאות כאלה יצטרכו להיות מיוחסות להכנסה של העובד עם ניכוי מס הכנסה אישי לאחר מכן.

החזר ארוחות אינו קשור לנסיעות עסקים. מובן כי העובד מפצה הוצאות אלו באופן עצמאי בגובה הקצבה היומית. אך ההנהלה יכולה, במעשים מקומיים, לעמוד בעלות תשלום המזון בנוסף לקצבה היומית ולמנוע מס הכנסה אישי מסכומים אלו. אם עלות הלינה במלון, טיסה או נסיעה כוללת את עלות האוכל, אזי המס לא מנוכה.

נשקול בנפרד את המצב בו הטיול הוא ביוזמת הארגון המזמין. לעתים קרובות הצדדים מסכימים על כךההחזר יתבסס על עלויות בפועל. עם זאת, ארגון יכול לשלוח רק את עובדיו לנסיעת עסקים. ובמקרה זה, הלקוח אינו שומר על הוצאות הנהלת חשבונות, שכן הדבר נחשב לתשלום עבור שירותי ארגון אחר (מנהל ביצוע). במקרה זה, החוזה בין ארגונים צריך לציין כי החזר הוצאות כאלה ייכלל במחיר הטובין, וכן לציין את הדרישות למסמכים ואת המועדים להגשתם. עבור כרטיסי נסיעה ובדיקות אחרות, הלקוח יכול רק לבדוק את נכונות חישוב העלות. אם הקבלן נמצא במערכת המיסוי הכללית, אזי עלות השירותים חייבת במע מ. אם הלקוח הוא חברה זרה, אין החזר מס.

מסקנה

אם עובד נשלח לנסיעת עסקים, יש להחזיר לו את הוצאות הנסיעה. הקצבה היומית נקבעת על ידי המעסיק והיא קבועה במעשים מקומיים. קצבה יומית משולמת עבור כל יום בנסיעת עסקים, לרבות ימי חופש, חגים. לפני הנסיעה על העובד לצבור ולשלם מקדמה. הוא מדווח על כל הסכומים הנחוצים לאחר הנסיעה. יש להחזיר סכומים שלא הוצאו לקופאית, ויש לפצות לעובד הוצאות יתר מיד לאחר אישור דו ח הנסיעה.