מנהל משרד. אחריות בעבודה

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

בתפקיד "מנהל משרד" רוב המעסיקים רואים עובד שמבצע מגוון רחב למדי של תפקידים. מטרת הכנסת יחידה זו לרשימת הצוות היא להבטיח את פעילותו התקינה של המשרד או אפילו מספר שירותים האחראים לכך. אם אתה לא צריך מזכירה רגילה שעונה לשיחות, מקבלת דואר ומבקרים, אז כמובן שמנהל משרד הוא מנהיג, שכן עובד זה צריך סמכויות וסמכויות מסוימות. בלי זה, הוא לא יוכל למלא ביעילות את החובות שהוטלו עליו.

כחלק מהמשימה העיקרית שלו, רשימת התפקידים שמנהל משרד חייב לבצע צריכה לכסות לפחות חמישה תחומים. יחד עם זאת, יש להבין שהמשרד אינו חדר בו יושב הבוס, אלא מקום בו עדיין מבוצעות תפקידים אדמיניסטרטיביים וניהוליים. המשמעות היא שהאיכות והמועדים שלהם יהיו תלויים באופן שבו תיבנה עבודתו של מנהל המשרד.

אחריות ניהולית. אלה כוללים תכנון משרדים, מבנה ארגוני, ניהול עובדים, תרבות ארגונית, פיתוח מדיניות.תקשורת עם צדדים נגדיים ושליטה על קיום זה.

פונקציות אדמיניסטרטיביות. הם מכסים את ארגון העבודה המשרדית, יצירת קשרים בין שירותים, חלוקת שטחי משרד בין העובדים.

חובות משק בית. על מנהל המשרד לארגן רכישת ציוד משרדי, כלי כתיבה, חומרים מתכלים וציוד ביתי. בנוסף, עליו לדאוג לניקיון משרדים, אחזקת ציוד משרדי, תשלום בזמן של חשבונות חשמל, שכר דירה וכו'.

חובות בקרה. תחום פעילות זה כולל ביצוע ביקורות, תיקונים, מלאי של נכסים מהותיים, תיעוד.

דיווח. הם כוללים הכנת תיעוד דיווח (מידע) עבור המנהל.

בהתאם לגודל הארגון, עובד זה עשוי להיות מנהל יחיד בעל סמכות ניהולית (עבור חברות קטנות), או שהוא יכול לעמוד בראש מחלקה שלמה. יחד עם זאת, ראש הארגון צריך להבין כי הרצון לעשות אוניברסליזציה של העובדים, לזכות דברים הנמצאים בסמכותם של שירותים אחרים לתפקידם אינו תמיד מוצדק. למשל, אסור להעמיס על עובד כזה הנהלת חשבונות, ניהול כוח אדם וכו'. ערבוב כזה בדרך כלל משפיע לרעה על איכות העבודה. הסיבה לכך נעוצה בעובדה שהאחריות הזו רחבה הרבה יותר מהאחריות של אחזקת המשרד, היא מחלחלת לכלל הארגון. לכן, בכתיבת קורות חיים, מנהל משרד חייב לעשותלהתמקד בניסיון עבודה ובמיומנויות בחמשת תחומי הפעילות הנ ל, במקום למרוח אותם למגוון רחב מדי של תפקידים, לרוב שאינם קשורים לתפעול המשרד. יחד עם זאת, מעסיק המחפש עובד מוסמך בתחום זה לא צריך לשכוח מדוע הוא זקוק לעובד זה, ולא להעלות דרישות מיותרות שאינן קשורות לתפקיד הראשי.