מערכות ניהול ארגוניות אוטומטיות: טכנולוגיות, תוכניות ופונקציות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מערכות ניהול ארגוניות אוטומטיות - זה בדיוק מה שהתעשייה הנוכחית זקוקה לו מאוד. אוטומציה של התהליך יכולה להגביר משמעותית את הפרודוקטיביות והיעילות של ארגונים. בנוסף, זה הפך לרלוונטי גם בגלל שכיום יש מחשוב עולמי של כמעט כל ענפי חיי האדם.

מאפיינים כלליים

מערכת הניהול הארגונית האוטומטית (AMS) נמצאת כיום בשימוש בפדרציה הרוסית לפי מתודולוגיית MRP ו-ERP. שני הכיוונים הללו מוכרים בכל העולם.

לגבי המראה של מערכות האוטומציה הראשונות, אלו היו מערכות לתכנון משאבי חומר, הן גם MRP. כיוון זה פותח והשתמשו בו לראשונה בארצות הברית בשנות ה-60. ראוי לציין זאת עלהיום זה לא איבד את הרלוונטיות שלו בכלל.

עם זאת, מערכת ניהול הארגונים האוטומטית (AMS) היא הנפוצה ביותר כיום, היא נקראת לעתים קרובות מידע. היא זו שקיבלה את ההפחתה בצורת ERP. באשר למידע הכללי על הכנסת טכנולוגיות כאלה, אז, כמו בכל שינוי גדול אחר, זה לא יכול להיות ללא כאבים. עם זאת, כיום יש מקום לומר שמספר מסוים של בעיות גובשו, נחקרו היטב, ופותחו שיטות יעילות שיאפשרו לפתור אותן ללא נזק רב למיזם עצמו. אם תלמדו את הבעיות ותדאגו לפתרון שלהן עוד לפני שתתחילו ליישם מערכת ניהול ארגונית אוטומטית, תוכלו להקל מאוד על התהליך הזה.

מידע כללי על מערכת הבקרה האוטומטית

אם אנחנו מגדירים מערכת אוטומטית, אז זה אוסף של תוכנות, טכניות, מידע ועוד כמה קומפלקסים, כמו גם פעולות מסוימות של צוות מיומן במיוחד. פעולות העובדים מכוונות בדרך כלל לפתרון משימות מסוימות של תכנון וניהול סוגים שונים של פעילויות בארגון.

השימוש במערכת ניהול ארגונית אוטומטית נועד לייעל ולהגביר את היעילות של צוות ההנהלה במתקן. בנוסף, אותו כלל חל על עבודתם של כמה שירותי כוח אדם אחרים הפועליםמִפְעָל. מומחים בתחום זה מסכימים שהשימוש במערך כלים כזה, שעוזר לניהול יעיל יותר של כל מיזם, מגביר משמעותית את התחרותיות הקיימת ממילא, ויכול גם, באופן עקרוני, להביא את האובייקט לרמה מקובלת כך שיוכל להתחרות עם חברות אחרות.

מערכות ניהול ארגוניות אוטומטיות ממלאות תפקיד חשוב מאוד בעבודה היעילה של מנהלים. אם אתה מאמין לסטטיסטיקה, אז כ-60% מזמן העבודה של המנהל מושקע רק על עריכת דוחות ומשימות תיעודיות עבור הצוות שמסביב. הימצאות מערכת אוטומטית תאפשר לעובד לקבל גישה מהירה למידע הנחוץ לו. בנוסף, ניתן להשתמש במערכת מידע אוטומטית לניהול ארגוני גם על מנת לחשב במהירות את השכר לכל עובד, בהתבסס על גורמים רבים.

סיווג לפי ציוד

ישנן מספר קבוצות של מערכות אוטומטיות המשמשות לניהול ארגון, בהתאם לציוד הפונקציונלי שלהן:

• הראשונות הן מערכות רב-תכליתיות המיועדות לבצע את כל מגוון המשימות הנחוצות לניהול מלא ואפקטיבי של המתקן.
• ישנן מערכות ניתוח מומחים. מתחם זה נועד לעקוב אחר המגמות וכיווני ההתפתחות העיקרייםעסקים.
• מערכות שהוקצו בנפרד שיאפשרו לך לחשב את שכר העובדים.
• אחרון מבחינת פונקציונליות הן תוכניות שיאפשרו לך לנהל כוח אדם. הם נועדו לפתור ביעילות כל בעיה הקשורה ספציפית לעובדים. הם יכולים לאחסן את כל הפרטים ליצירת קשר עבור כל עובד בנפרד, לוח הזמנים של העבודה שלו, תאריך העסקה והפיטורין, משכורת ששולמה ומידע חשוב נוסף.

משימות של מערכות אוטומציה

כאן כדאי להתעכב ביתר פירוט על המשימה העיקרית של תוכנית המומחים. מטרתו העיקרית היא לחפש ולהשוות בין המאפיינים המגוונים ביותר של המועמד למשרה הנדרשת. השימוש במערכת מידע אוטומטית זו לניהול ארגוני יאפשר לך למצוא בקלות את העובדים המבטיחים ביותר במחלקה הנכונה. עם זאת, ראוי לציין כאן שהשימוש בתוכנות מומחים כאלה הוא יקר למדי, ולכן יהיה מומלץ מבחינה כלכלית ליישם אותם על מתקנים די גדולים כבר עכשיו.

עוד עובדה חשובה למדי. עדיף לשלב מערכות אוטומטיות רק יחד עם תוכניות אחרות שישמשו להנהלת חשבונות ופעילויות אחרות של עובדים אלו, כלומר רואי חשבון. תכונה זו נובעת מהעובדה שהמנהיג יוכל לקבל החלטות אובייקטיביות רק אם יש לו הכלמידע עדכני על מצב המיזם ועובדיו.

כפי שכבר התברר, מערכת בקרה אוטומטית כחלק ממערכת ארגונית היא קומפלקס של תוכניות רבות. עם זאת, לא כולם זהים ומחולקים למספר קבוצות נוספות, בהתאם לאופי הייצור שבו הם משמשים. הם יכולים להיות סוג רציף, בדיד, כלומר, ייצור יחיד, בקנה מידה קטן או בקנה מידה בינוני, כמו גם סוג רציף-בדיד, כלומר, ייצור המוני בקנה מידה גדול או בשורה.

עקרונות בסיסיים של יצירה

מערכת הבקרה האוטומטית כחלק מהמערכת הארגונית החלה להיות בשימוש פעיל עוד בשנות ה-70. במקביל, אושרה גם יעילותו.

יש כמה עקרונות בסיסיים ליצירת מערכת בקרה אוטומטית עבור מחלקות שונות:

• יש מה שנקרא עיקרון של משימות חדשות. במילים אחרות, אלו משימות אופטימליות שניתן לפתור באמצעות טכנולוגיית מחשוב קונבנציונלית.
• ניתן לכנות את העיקרון השני מורכב. במקרה זה, במהלך פיתוח מערכת בקרה אוטומטית, יש צורך לגשת לפתרון של מכלול של משימות כגון טכניות, כלכליות וארגוניות.
• עקרון אחר יכול להיקרא עקרון המנהיג הראשון. במקרה זה, זה אומר שפיתוח תוכניות למערכת ניהול ארגונית אוטומטית צריך להתבצע בהשתתפות ובשליטה של ראש מתקן זה. זה נכון לפיתוח של מערכת בקרה אוטומטית בקנה מידה גדול, אשרינהל את כל המיזם. אם אחת מתת המערכות של מערכת הבקרה האוטומטית מפותחת, אזי מותרת השתתפותו של לא ראש השירות, אלא ראש השירות הפונקציונלי, שעבורו מפותח המתחם.
• עקרון אחר מכונה לעתים קרובות פיתוח מערכת מתמשך. במקרה זה, ההנחה היא שמספר המשימות לפתרון יגדל כל הזמן, מה שאומר שהמערכת תתפתח כל הזמן. בנוסף, משימות חדשות לא יחליפו את המשימות שיושמו בעבר.
• העיקרון הבא הוא מודולריות והקלדה. היא מורכבת מהעובדה שתתקיים בחירה ופיתוח של חלקים נפרדים ועצמאיים של המערכת שישמשו בסוגים שונים של תת-מערכות.
• העיקרון האחרון הוא די פשוט, והוא מורכב באוטומציה של תפוצת מסמכים, כמו גם יצירת בסיס מידע יחיד בכל הארגון.

ראוי לציין שרוב העקרונות חלים אפילו על יצירת מערכת ניהול אוטומטית למפעלי מלונאות. זה נכון במיוחד לגבי הנקודה האחרונה, שבה מסד הנתונים המשותף הוא מרכיב מפתח.

בעיית פיתוח ראשית

כדאי לשקול כמה בעיות עיקריות, וכן דרכים לפתור אותן, שעלולות לצוץ במהלך היווצרות מערכת בקרה אוטומטית, וכדאי להתחיל מהעיקרית.

הבעיה הנפוצה הראשונה היא היעדר משימת ניהול ספציפית בארגון.

בספרות על מערכת ניהול הארגונים האוטומטית, הבעיה הזו ניתנת למשמעותית ביותרמקום, שכן די קשה לפתור אותו. בנוסף, זה מבולבל לעתים קרובות עם פריט אחר, כלומר ארגון מחדש של מבנה הארגון. עם זאת, בעיה זו היא הרבה יותר גלובלית, שכן היא כוללת גם היבטים פילוסופיים ופסיכולוגיים, בנוסף למתודולוגיית הניהול. ביתר פירוט על הבעיה, היא נעוצה בעובדה שמנהיגים רבים מנהלים את הארגונים שלהם על סמך הניסיון, החזון והצרכים שלהם בלבד. יחד עם זאת, לעתים קרובות הם משתמשים בנתונים לא מובנים או בעלי מבנה גרוע על הדינמיקה של הצמיחה וההתפתחות של האובייקט שלהם.

אם תפנו למנהל כזה ותבקשו ממנו לתאר את מבנה הפעילות שלו של כל אחת מהמחלקות האחראיות עליו, אז סביר להניח שהעניין יבוא על שרטון. מסיבה זו ההגדרה המוסמכת של משימות הניהול היא הגורם החשוב ביותר בפיתוח ויישום מוצלחים של מערכות ניהול פרויקטים אוטומטיות בארגון.

חשוב לציין כאן שמשימות מוגדרות נכון ישפיעו לטובה לא רק על התפתחות האובייקט בכללותו, אלא גם על התפתחות תהליך האוטומציה עצמו בנפרד. לגבי הפתרון לבעיה זו, הכל די גרוע כאן משום מה. ראשית, בשטח הפדרציה הרוסית, גישה לאומית מיוחדת להגדרת משימות ניהול טרם פותחה במלואה. לכן נעשה שימוש בניסיון של ניהול מערבי, אך במקרים רבים הוא אינו מספק ביחס למצב ברוסיה. שנית, הניסיון עדיין תקףהזמנים הרוסים-סובייטיים בניסוח משימות אלה. במקרה זה, הכל קצת יותר טוב, ועקרונות רבים עדיין בהרמוניה עם מציאות החיים, אך יחד עם זאת הם פחות ופחות מסוגלים לעמוד בתחרות כללית בשוק.

בהתבסס על האמור לעיל, אנו יכולים להסיק את המסקנה הבאה: לפני שמתחילים להטמיע מערכת אוטומטית לניהול משאבים ארגוניים, יש צורך לנסח בצורה ברורה ככל האפשר את כל אותן לולאות בקרה שבאופן כללי צריך להיות אוטומטי. לרוב, הדבר מצריך מעורבות של יועצים מנוסים מבחוץ, דבר שיוביל להוצאות מיותרות. עם זאת, הם יהיו פחותים משמעותית מהכסף שהוצא על פרויקט אוטומציה כושל.

בעיות אחרות

הבעיה השנייה, שכאמור קודם לכן, דומה במקצת לראשונה, אבל היא פחות גלובלית. זהו הצורך בארגון מחדש חלקי של המבנה, כמו גם בפעילות המיזם במהלך יישום מערכת הבקרה האוטומטית.

בעיה נפוצה נוספת היא הצורך לשנות את הגישה לעבודה עם מידע נכנס. בנוסף, יהיה צורך לשקול מחדש את העקרונות של עשיית עסקים כמכלול. מנהלים רבים אינם מוכנים לבעיה כמו התנגדות העובדים בשטח להכנסת מערכת בקרה אוטומטית למפעל תעשייתי. וזה, בתורו, יכול להפוך לבעיה די משמעותית. קושי נוסף, שקשור גם לעובדים, הוא העלייה זמנית בעומס העבודה במהלך תהליך היישום בפועל.

בין היתר, נצטרך לפתור בעיה כזו כמו הקמת קבוצה מתמחה שלא רק תשלב את המערכת בצורה מוכשרת, אלא גם תלווה אותה. בנוסף, קבוצה כזו בהחלט תזדקק למנהיג מנוסה.

פתרון בעיות עם עובדים

מכיוון שבמאים רבים אינם מוכנים לעתים קרובות לבעיה זו, כדאי לשקול אותה ביתר פירוט.

ראשית היא ההתנגדות המקומית. ראוי לומר כי זה נתקל הרבה יותר לעתים קרובות, והבעיה עצמה יכולה לעכב משמעותית את תהליך היישום, או אפילו לשבש אותו לחלוטין, וזה בלתי מתקבל על הדעת. לרוב זה נגרם מכמה גורמים אנושיים בלבד.

ראשית, אנשים רבים, באופן מוזר, מפחדים מחדשנות ונוטים יותר לשמרנות. כך למשל, מי שעובד שנים רבות במחסן מבוסס נייר, די כואב לעבור למערכת ממוחשבת. שנית, רבים יתחילו לדאוג שהם עלולים לאבד את מקום עבודתם, מכיוון שהם יכולים להיות מוחלפים במכונה, אם כי לפני כן הם נחשבו חיוניים במפעל זה. בנוסף, הטמעה של מערכת כזו יכולה להגביר את האחריות לכל פעולה שהעובדים נוקטים בשטח, מה שיכול גם להפעיל עליהם לחץ רב.

כדי למזער את הנזק מהתרחשות בעיה כזו, או אפילו לצמצם אותה לכלום, המנהיג צריך לתרום כמה שיותר לקבוצה שתעסוק בפיתוח מערכות בקרה אוטומטיות. בנוסף, יש צורך לבצע עבודת הסבר איכותית עם כוח אדם ולפתור עוד כמה בעיות:

• תן לכולם בארגון את ההבנה ששילוב מערכות הוא בלתי נמנע.
• ראש צוות ההטמעה חייב להיות בעל סמכות מספקת, שכן אפילו התנגדות תת-מודעת של עובדים בכירים (לדוגמה, מנהלים בכירים) אפשרית.

פתרון בעיית עומס העבודה

לאחר מכן, כדאי להבין שמערכות ניהול ארגוניות משולבות אוטומטיות בשלב התקנתן יגדילו משמעותית את העומס על העובדים. מטבע הדברים, זה נובע מהעובדה שמעבר לביצוע תפקידיהם היומיומיים, העובדים צריכים גם לשלוט בציוד חדש, לעסוק בחינוך עצמי וכו'. בנוסף, במהלך יישום הפיילוט, וכן פרק זמן מסוים לאחר מכן, העובדים יצטרכו לעבוד כמו המערכת הישנה כמו גם החדשה. בשל כך, תהליך האינטגרציה עלול להתעכב, שכן העובדים יגידו שאין להם מספיק זמן ללמוד טכנולוגיות חדשות, מכיוון שהם תמיד עסוקים בתפקידיהם הישירים.

במקרים כאלה, מנהיג טוב צריך לעשות את הפעולות הבאות:

• ראשית, כדאי להכניס מערכת זמנית של תגמולים והכרת תודה, שתגביר את המוטיבציה של העובדים לשלוט בטכנולוגיות חדשות.
• שנית, יש לנקוט בצעדים ארגוניים מסוימים שיצמצמו את הזמן המוקצב לפיתוח ידע חדש.

טכנולוגיית MRP ו-ERP

כפי שצוין קודם לכן, ישנם שני כיווניםAPCS, שנמצאים כיום בשימוש ברחבי העולם. עם זאת, מערכות אלו אינן חסרות חסרונות.

אם מדברים על MRP, אז החיסרון העיקרי של המערכת הוא שכאשר מחשבים את הצורך בחומרים, כושר הייצור של המיזם, העמסת היכולות הללו, עלות העבודה וכדומה, הם לא נלקח בחשבון. זה היה הדחף לפיתוח MRP II, שנועד לתכנון משאבי ייצור. עם הזמן נוספו לו מערכות לחשבונאות על עלויות אחרות של המיזם. כך, בעתיד, נוצרה מערכת ניהול ארגונית אוטומטית שתפקידה לקחת בחשבון את כל אותם ענפים שה-MRP הראשון לא חישב. מערכת הבקרה האוטומטית הזו היא שלימים נודעה כמערכת ה-ERP לניהול ארגוני אוטומטי.

לסיכום כל האמור לעיל, אנו יכולים לומר בביטחון שמערכות אוטומטיות עברו כברת דרך והן כעת אמצעי יעיל לניהול מיזם, אך יחד עם זאת יש להטמיע אותן בצורה מוכשרת מאוד מנוהל. כמובן שיש מקום לשיפור במערכות עצמן.