ניתוח המצב: אפשרויות, תכונות, שלבים ותוצאות הניתוח

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מנהיגים נאלצים לעתים קרובות לקבל החלטות שלא בהתאם לתוכנית הקיימת, אלא על סמך המצב הנוכחי. זה קורה מסיבות שונות. המשימה העיקרית של המנהל היא לנתח את המצב, לפתח ולאמץ את דרך הפעולה האופטימלית ביותר בפתרון הבעיות שנוצרו.

מה זה

ניתוח מצב הוא דרך לעיבוד מידע שמחלק אותו תחילה לחלקים, ולאחר מכן בוחן בקפידה כל אלמנט בנפרד כדי למצוא בעיה ולפתור אותה. לדוגמה, הרווח של מיזם עשוי לרדת עקב עליית עלויות או עקב ירידה בהכנסות, גידול בחשבונות חייבים וגורמים נוספים. על מנת לקבוע איזה גורם השפיע על השינוי ברווח, יש צורך ללמוד גורמים אלו.

רק לאחר זיהוי הסיבה, מקבל ההחלטות (DM) יוכל לפתח תוכנית פעולה ולפתור את הבעיה. על מנת לנתח את המצב, הגורם המוסמך מרכיב צוות מומחים אשר אוסף את הנתונים ומבצע ניתוחנהלים, כל אחד בתחום המומחיות והכישורים שלו.

מי עושה את הניתוח

ניתוח של מצבים ספציפיים מתבצע לא על ידי אדם אחד, אלא על ידי מספר קבוצות. הם מונחים על ידי מנהל או מקבל החלטות (DM). הצוות מורכב מ:

• מומחים מהרמה הראשונה. הם אוספים ומעבדים מידע ראשי.
• מומחים מהרמה השנייה. בחן דוחות ופתח רעיונות לפתרון הבעיה.
• קבוצה אנליטית. בוחן את הרעיונות שפיתחו מומחי הרמה השניה ובוחר את האפשרויות הריאליות ביותר מבחינתם לפיתוח אירועים. אנליסטים מפתחים אסטרטגיות עסקיות ואסטרטגיות לפתרון בעיות.
• מקבל ההחלטות בוחר מבין אפשרויות אסטרטגיית הפיתוח המוצעות את זו שלדעתו המתאימה ביותר לפתרון בעיות במצב הנוכחי. הוא נושא באחריות מלאה לכך.

רק חברה גדולה יכולה להרשות לעצמה לבצע עבודה בקנה מידה גדול באמצעות מספר קבוצות של מומחים. ברוב המקרים, ראש החברה עורך ניתוח המצב תוך מעורבות של קבוצה אחת - מומחים ממחלקות. עבודת הקבוצה השנייה והאנליסטים מתבצעת על ידי אנשים חברי הנהלת החברה, רואי חשבון, משווקים ומהנדסים. הם מתאספים לפגישה עסקית, דנים במצב ומחפשים פתרונות לבעיות.

Proceedings

הניתוח מתחיל בזיהוי החריגה בביצועי החברה מהמתוכננים. כך למשל, ברבעון המדווח נחשפה ירידה של 30% בהכנסות, והמנהל אינו יכול להסביר את הסיבותרמה זו של ירידה. במקרה זה, עליו להרכיב קבוצת מומחים וללמוד את המצב. התהליך מורכב מהשלבים הבאים של ניתוח מצב:

1. זיהוי סטייה של מחוונים - זיהוי הבעיה.
2. ארגון קבוצת מומחים על ידי המנהיג.
3. הקצאה לכל מומחה של אתר לעבודה.
4. איסוף מידע לפי מחלקה.
5. מומחים מעבדים את המידע שהתקבל תוך שימוש בידע ובכישורים המיוחדים שלהם.
6. הכנת דוחות התקדמות על ידי מומחים.
7. לימוד דו"חות אלו ע"י ראש, דיון באסיפה הכללית בתוכן הדו"חות.
8. פיתוח פתרונות לבעיה ויישום אחד או יותר לפועל.

הכנה לדוח והצגתו

מנהיגים עסוקים תמיד בעבודה, ולכן אין להם זמן לקרוא דוחות ארוכים. מכאן עולה כי יש להציג את המידע בדוח בקצרה, תמציתית ורצויה בצורה ויזואלית ונוחה. מוטב שבמקום מאות עמודים כתובים ועמודות מספרים יכיל הדוח גרפים, דיאגרמות, תוצאות חישוב וחוות דעת של מומחה שערך ניתוח בתחום מסוים. מטבע הדברים, יש לציין בדוח את מקורות המידע והאינדיקטורים החשובים ביותר שגרמו לדעת המומחה לסטייה בעבודת החברה. לכן, יש לפתח את הטכנולוגיה של ניתוח מצבים בעייתיים לפני שמצב כזה נוצר. לחברה יש מחשבים עם תוכנה מיוחדת עבורפותרים בעיות דומות.

הצגת כל דוח לא אמורה להימשך יותר מ-15 דקות כדי שהלימוד והדיון בתוצאות ניתוח המצב לא יימשכו מספר ימים. הדוחות חייבים להיות עובדתיים והמידע חייב להיות עדכני בזמן ההכנה וההצגה.

מה המנהיג עושה עם המידע שהתקבל

קבלת תוצאות ניתוח המצב בצורת דו ח היא רק חצי מהקרב. יתר על כן, מידע זה צריך להיחקר ולנתח על ידי ראש החברה. וכאן הרבה תלוי בידע ובניסיון שלו. יחד עם זאת, ניסיון פירושו לא רק הניסיון האישי שלו, אלא גם עד כמה הוא יודע כיצד נפתרו מצבים דומים במפעלים אחרים. המנהל בדרך כלל נפגש עם מנהלים ומומחים אחרים, כולל אלה שהיו מעורבים בניתוח ודיווח בשטח, לפני קבלת החלטה סופית.

אילו סוגי מצבים יש

מצבי בעיה הם סטנדרטיים ולא סטנדרטיים. כדי לפתור בעיות סטנדרטיות, מנהלים משתמשים בשיטות של ניתוח מצבים באנלוגיה. כלומר, הם משווים את הנתונים שיש להם על מפעלים אחרים לאלו שהתקבלו כתוצאה ממחקר החברה שלהם. אם המצבים דומים, אז הם משתמשים באותן שיטות כדי לפתור את הבעיה.

אם המצב אינו סטנדרטי, יישם את שיטות הניתוח של מצבים ספציפיים. לשם כך, נעשה שימוש בתוכנות מחשב שונות למודל של אפשרויות פיתוח אפשריות, ביצוע חישובים, לימוד דינמיקה וכו'.לשם כך, המנהל יכול להשתמש בתוכנות הדמיית מחשב מיוחדות המבוססות על הנתונים שהוזנו. לדוגמה, Project Expert משמש לא רק לפיתוח תוכניות עסקיות, אלא גם כדי לחזות את העבודה של ארגונים קיימים.

ניתן לפתור את הבעיה ללא עזרת תוכנות מחשב, אבל זה יסבך את החישובים המורכבים ממילא. בנוסף, מומחים יצטרכו לצייר גרפים ודיאגרמות כדי להכין דוח. זה ייקח הרבה זמן. המנהל לא יכול להשתמש בתוכנות מיוחדות, אלא רק במקרה שבו מודלים במחשב אינו מעשי. למשל, במקרה של כוח עליון, אם צריך לפעול במהירות והפתרון אינו תלוי במצב עניינים או בדינמיקה בעבר. יחד עם זאת, הכמות והאיכות של המידע הנכנס אינן מספיקות לבניית מודל במחשב.

סיעור מוחות כשיטת פתרון

במצבים קשים, כאשר מנהל זקוק לפתרון יוצא דופן לבעיה מורכבת, הוא יכול לפנות לשימוש בשיטה זו של ניתוח מצב ספציפי – לאסוף את כל המומחים, ראשי המחלקות ולארגן "סיעור מוחות". המהות של שיטה זו היא שכל משתתף במפגש מביע את דעתו לגבי הגורם האפשרי לבעיה וכיצד לפתור אותה. הזכות להביע את דעותיו ורעיונותיו נתונה לכולם, בעוד שאף אחד מהמשתתפים לא צריך, לפי הכללים, להיות סרקסטי לגבי דעתו של האחר.

זה טבעי שהדיון בבעיה יתקיים במסגרת נימוסים עסקיים והירשם. עם זאת, ההחלטה עדיין מתקבלת על ידי ראש או מי שמונה לכך. כתוצאה מסיעור מוחות, המנהל יקבל מספר רעיונות בעלי ערך בבת אחת. לניתוח כזה יש גם יתרונות וגם חסרונות. היתרונות העיקריים הם מהירות ומספר רב של אפשרויות, המינוס הוא שניתוח כזה של המצב לא תמיד משקף את מצב העניינים האמיתי ולעיתים סובל מחוסר אובייקטיביות.

בעיות של דוגמנות אירועים

הבעיה העיקרית של טכנולוגיית ניתוח מקרים היא שמומחים צריכים לעבוד עם כמויות גדולות של מידע, מה שעלול לגרום לשגיאות. כמויות גדולות של נתונים שצריך לעבד בזמן קצר גם מהוות בעיה במודלים של התפתחות אירועים. או שהניתוח ייקח הרבה יותר זמן והתוצאה תאבד רלוונטיות, או שבגלל כמות המידע המוגבלת, תוצאות הניתוח יתקבלו בדרגה גבוהה של עיוות. כתוצאה מכך, המודל עלול להיות במקרה הטוב לא יעיל, במקרה הרע - להוביל לפשיטת רגל.

שלושה גורמים עיקריים משפיעים על יעילות הניתוח. אלו הן כישוריו של המומחה, כמות המידע שהוא יכול לעבד, והזמן הפנוי לניתוח המצב.

ניתוח SWOT

ניתוח SWOT הוא מחקר והערכה של החוזקות והחולשות של המיזם, כמו גם ההזדמנויות שלו לפיתוח והאיומים שהוא מתמודד או עלול להתמודד איתם. להלן מטריצה לביצוע ניתוח SWOT.

התא השמאלי העליון מציין את החוזקות וההזדמנויות שיש לחברה ואשר זוהו במהלך הניטור ובשלב הראשון של ניתוח המצב. דוגמה לכך תהיה מצב בו נודע כי לחברה יש מונופול בשוק לייצור מוצרים מסוימים, ובשל טכנולוגיה מסוימת שיש לה, היא יכולה לייצר אותה אפילו בזול יותר. הניתוח יעזור לזהות באיזה סוג של מוצר מדובר לפני שהמתחרים ייכנסו לשוק.

התא הימני העליון מציין חוזקות ואיומים. לדוגמה, עבור חלק ממוצרי היסוד של הפירמה שמהם היא מרוויחה הכי הרבה, קמו כמה חברות תחרותיות שמייצרות מוצרים דומים ומוכרות אותם בזול יותר.

התא השמאלי התחתון מפרט את החסרונות וההזדמנויות של הארגון. לדוגמה, למרות העלות הגבוהה, המוצר המיוצר על ידי החברה מבוקש.

התא הימני התחתון מציין חולשות ואיומים. הראשון עשוי להיות העלות הגבוהה של המוצרים או האיכות הנמוכה שלהם, וכאיומים - פעולות המתחרים או כושר הפירעון של הצרכנים. איך נראה ניתוח SWOT ניתן לראות בטבלה למעלה.

היתרון בניתוח SWOT בעת ניתוח והערכת המצב הוא בכך שהוא מאפשר להעריך לא רק גורמים פנימיים, אלא גם חיצוניים, שיכולים להיות אפילו יותר משמעותיים מאלה פנימיים.

ניתוח גורמים

ניתוח גורמים היא שיטת ניתוח מצב הכוללת ביצוע חישובים על בסיסנתונים על עבודת המיזם ובניית מודל רב-פקטורי של המצב הנוכחי ופיתוח נוסף של המיזם. בדרך כלל, שיטה זו משמשת להערכת מצבה הפיננסי של החברה. מחושבים אינדיקטורים כגון נזילות, רווחיות, חוסן פיננסי והסתברות לפשיטת רגל.

ניתוח מקרה

זוהי שיטת ניתוח כאשר לאחר קריאת דיווחים על המצב הנוכחי של המיזם, משתתפי הפגישה מחולקים לקבוצות ומתפזרים לדיון קבוצתי במידע המתקבל. לאחר מכן, הם נפגשים שוב, וכל קבוצה מביאה את רעיונותיה לדיון הציבורי.

גודל הקבוצה הממוצע הוא שלושה עד שבעה אנשים. הם יכולים להביע את רעיונותיהם הן באסיפה הכללית והן ישירות לאדם שחייב לקבל את ההחלטה. ניתוח מקרה כולל תיאור של הבעיה, השוואתה למקרים דומים ופתרון. כלומר, הקבוצות צריכות לספר איך הן רואות את המצב, איך זה נראה להן, ואילו צעדים יש לנקוט כדי לפתור את הבעיה.

הערכת התוצאות שהושגו

לאחר ביצוע הפעילויות שפותחו כתוצאה מניתוח המצב, יש צורך להעריך תוצאות אלו, כלומר ניתוח מחדש. רק במקרה זה, לא נבדק מצב המיזם, אלא ההשפעה לאחר יישום הפתרונות בפועל. כדי לעשות זאת, השתמש בשיטה של השוואה בין מה שהיה לפני ואחרי השינויים.

תפקיד הניתוח בעבודת החברה

ללא ניתוח קבוע של המצב פיזיתהתפתחות תקינה של הארגון היא בלתי אפשרית. המנהל צריך להיות תמיד מודע למתרחש ולהיות מסוגל לקבוע לא רק את מצב החברה, אלא גם מה הם הסיכויים להתפתחותה. זה עוזר לא רק לגלות מהם החסרונות בעבודת המיזם, אלא גם לזהות איומים חיצוניים והזדמנויות להגברת התחרותיות והפיתוח שלו. עם זאת, יש לעשות זאת במהירות ובעלות מינימלית. ניתוח מהיר מאפשר לשמור על היציבות הפיננסית של החברה, לזהות ליקויים קיימים בעבודה ולמצוא רזרבות לסילוקם. בעתיד יוכל המנהל להשתמש בהטבות המעניקות לו את הניסיון והידע שנצבר כתוצאה מהעבודה.