מהן תפקידיה של מזכירה

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

כדי להגדיר בבירור את אחריות העבודה של מזכירה, אתה צריך לדעת מי זה בדיוק. אחרי הכל, ניתן לראות את העמדה הזו מכמה זוויות. ידוע, למשל, המזכיר-רפרנט כעובד משרד, המזכיר הכללי כראש (ראש) ארגון מסוים, מזכיר המדינה כעובד מדינה, המזכיר כאדם דיפלומטי, מזכירו של העומד בראשו. כשכיר ואפשרויות נוספות. לרוב, כאשר מתייחסים לתפקיד זה, הכוונה היא לעובד המבצע את המשימות (המשימות) הן של מנהל המיזם והן של ראשי החטיבות המבניות שלו. מסתבר שהתפקידים הרשמיים של המזכירה במקרה זה מצטמצמים לביצוע משימות חד פעמיות לפתרון בעיות ארגוניות וטכניות.

מה שמזכירה חייבת לדעת ולעשות

יומי על המזכירה לבצע את הפונקציות הבאות:

1. קבל מידע מהכפופים להעברתו למנהל.
2. לארגן תקשורת טלפונית של הראש. בהיעדרולקבל מידע ולאחר מכן להביא אותו לידיעת הבמאי.
3. קבל ושמור תיעוד של הודעות טלפון.
4. צור תנאים לעבודה רגילה של הראש: עקוב אחר הצורך בנייר מכתבים וציוד משרדי.
5. סיוע בארגון פגישות ופגישות הפקה. הודע למשתתפים על התאריך, המקום והשעה של האירוע. אספו את החומרים הדרושים, הקפידו על נוכחות הנוכחים וקחו פרוטוקולים מהפגישה.
6. בצע עבודה משרדית בארגון. לשם כך, על המזכירה לקבל, לסדר את התכתובות הנכנסות ולהגישן להנהלה לבחינה. לאחר מכן, על בסיס הויזה שהוטלה, להעביר את המסמכים למבצעים כנגד חתימה. תפקידיו של המזכיר כוללים גם בקרה על ההתקדמות, התזמון והתוצאות של ביצועם.
7. בצע הדפסה ושעתוק של מסמכים.
8. לארגן את קבלת המבקרים לראש החברה ובמידת האפשר ליצור תנאים לפתרון מהיר של בעיות.

כדי לבצע את תפקידי העבודה הפשוטים לכאורה הללו של מזכירה, עובד חייב לדעת:

• כל הרכב הנהלת המיזם והחטיבות המבניות שלו;
• צ'רטר, הצוות והמבנה של הארגון, הפרופיל שלו, סיכויי הפיתוח וההתמחות;
• מסמכים נורמטיביים לשמירה נאותה של רישום;
• כללים לשימוש בציוד משרדי ותקשורת;
• כללים של VTR, OT, בטיחות אש ותברואה תעשייתית;
• כללי ארגון העבודה בעבודהמיקום;
• מעשים נורמטיביים ומשפטיים, צווים, החלטות, צווים לתכנון, חשבונאות וניהול איכות של עבודה שבוצעה.

פרטים פקידותיים

אם אנחנו מדברים על התמחות מצומצמת יותר, אז המצב שונה במקצת. קח, למשל, את תפקידיו של מזכירה-פקיד. עצם הכותרת של התפקיד מגדירה בבירור את ההיבט של העבודה שיש לבצע. בדרך כלל, לכל מפעל יש כבר תיאור תפקיד, המציין את תחומי הפעילות של מומחה לניהול רישומים. אם אין הוראה כזו, אז עדיף ליצור אותה. לשם כך, עליך להשתמש במדריך ההסמכה, המכיל דוגמאות משוערות. לאחר מכן, יש לסיים את הגרסה הסטנדרטית ביחס לארגון מסוים, תוך התחשבות בפרטים ובמאפיינים הפנימיים. באופן כללי, יש לאתר בבירור 3 כיוונים עיקריים בתפקידיו של מזכיר-פקיד:

1. עבוד עם התכתבות. קבלה, עיבודו בדרכים מודרניות ושליחה בזמן.
2. תיעוד פנימי נכון.
3. רישום, הנהלת חשבונות קפדנית והעברת מסמכים לארכיון לאחסון.

תכונות של עבודתו של הרפרנט

בכמה מפעלים, משרה כזו מוכנסת למדינה, הכוללת מגוון רחב של תפקידים: מ"דסק הפניות" ועד "עוזר המנהל". כזה מומחהחייב להיות בעל מגוון רחב של ידע ושליטה טובה במצב. תפקידיו של המזכיר הרפרנס מורחבים מעט עקב הגדלת הסמכויות. באופן כללי, זו העבודה הרגילה של מזכירה, אבל המילה "רפרנט" מוסיפה כמה תוספות לרשימה הסטנדרטית. בפרט, עוזר המזכיר יכול לקבל באופן עצמאי מבקרים בנושאים מסוימים. לאחר מידע מסוים, הוא מסוגל לקבל החלטות באופן עצמאי. כמו כן, הרפרנט מבצע את ההנחיות האחראיות של הראש לגבי הפעילות הכלכלית של הארגון (מיזם). לפעמים עוזר המזכיר מופקד באחריות לניהול רישומי כוח אדם. זה נעשה רק כאשר כמות העבודה הכוללת מאפשרת לך לבצע משימות נוספות.