ארגון ניהול הארגון: פונקציות, שיטות ומטרות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

העסק מושפע מגורמים רבים: תחרות בפעילות השוטפת, המצב הכלכלי של האוכלוסייה, איכות הסחורה והשירותים המוצעים, מיקום החברה והריחוק שלה מנקודות מכירה וכדומה. אבל אולי הדבר החשוב ביותר בו תלויה הצלחת החברה הוא ארגון ניהול הארגון. הרבה תלוי בגורם הזה. אם לא הכל. בניהול שגוי, גם המוצר הטוב ביותר או שלא ייוצר בנפח הנדרש, או שיפסידו את מועדי הביצוע. במאמר זה, נסתכל על ארגוני ניהול הארגונים העיקריים וננתח את הטעויות שאסור לעשות.

מהות תהליך ניהול הארגון

ארגון ניהול הארגון הוא פעילות תכליתית ומבוקרת, המהווה שילוב של שיטות שונות להנעה ובקרה על עבודת הצוות להשגת המשימה שנקבעה (זה כולל הן את המטרה הגלובלית של הארגון והן בקצרה טווחים, כגון הגדלת שוק המכירות,שיפור איכות המוצר, שיפור יעילות המכירות וכן הלאה).

ארגון מבנה ניהול הארגון מחולק לחלקים ניהוליים ומנוהלים, כאשר המנהל הוא הדירקטוריון, המנהל ומחלקת המידע (נקרא גם המנגנון האדמיניסטרטיבי והניהולי), והמנוהל הוא המחלקות הארגוניות מעורב בתהליך הייצור. הצלחת הארגון תהיה בתיאום נכון של שני המרכיבים.

יעדי מערכת הניהול הארגונית

כדי להבין את נושא ארגון מערכת ניהול ארגונית, יש צורך לקבוע את מטרותיה. הם עשויים להיות שונים, אבל משולבים לארבעה בלוקים עיקריים:

• כלכלי - מכוון להגדלת המכירות ולהגדלת הרווחים של המיזם.
• ייצור-מסחרי - הגשמת נפח נתון של ייצור ומכירה של המוצר, שמטרתו להבטיח את המטרה הכלכלית, התחייבויות חוזיות וכן הלאה.
• מדעי וטכני - מכוונים להשגת המאפיינים הטכניים הדרושים של המוצר, במטרה לשפר את האיכות, כמו גם להגדיל את הפרודוקטיביות כתוצאה משיפור טכנולוגי.
• חברתי - שמטרתו לענות על הצרכים של צוות ההנהלה.

המטרה הכלכלית היא השולטת, בעוד ששלושת האחרים עובדים בשבילה, משלימים זה את זה. בדרך כלל הארגון עובד בו זמנית על כל אחד מהם, באופן טבעי, מחלק תחומי אחריות ביניהםראשי מחלקות שונות. אינדיקטור לעבודה מוצלחת על יישום יעדי הארגון יהיה גידול במכירות וגידול ברווח הכולל של החברה, כלומר הגשמת היעד הכלכלי שלה.

פונקציות של מערכת הניהול הארגוני

הפרדה והתמקצעות של הניהול ופעילויותיה נקראות על ידי הארגון פונקציות של ניהול ארגוני. על פי העיקרון של טווח ארוך, ישנן פונקציות ניהול בסיסיות וספציפיות. הפונקציות העיקריות (הן גם קבועות) הן תכנון, ארגון, מוטיבציה ובקרה.

• התכנון נועד לקבוע את הסיכויים להתפתחות הכלכלה, לחזות את מצבו העתידי ולקבוע את תפקידו של המיזם בתמונה המתקבלת. על סמך התוצאות שהתקבלו, נרקמת תוכנית פעולה נוספת. התכנון כולל מספר שלבים עוקבים: קונספט (בסיס תיאורטי, רעיון), תחזית (צפיית הזדמנויות עסקיות תוך שימוש בהצדקה מדעית), תוכנית (גיבוש סופי של פעילויות נוספות עם חישוב המשאבים הדרושים ליישום).
• הארגון מכוון לגיבוש מנהיגות, ויסות היחסים בין המערכות הניהוליות והמנוהלות, הוא גם משפר את היעילות של כל שאר הפונקציות בשל העובדה שהוא יוצר מערכת ברורה של מנהלים ומבטיח את הצלחתם אינטראקציה.
• מוטיבציה עוזרת למצוא את הסיבות שעוזרות לצוות להשיג את המשימות שהוטלו עליו, מספקת להן, ובכך מעוררת פעילות יעילה.
• בקרה - השלב האחרון, המבצע תצפית לצורך אימות. המשימה העיקרית של פונקציה זו היא לתקן את האסטרטגיה שנוצרה. הבקרה קובעת מדדים רגולטוריים, לאחר מכן מודדת ומנתחת אותם, ולאחר מכן היא קובעת פעולות התורמות לשיפור האינדיקטורים הללו. ההמלצות יכולות להיות שונות: עדכון יעדים, חלוקה מחדש של משימות, משיכת כוח אדם, שיפור הארגון של ניהול הארגון.

פונקציות ספציפיות משפיעות על תחום פעילות ספציפי והן נובעות מהפרדת מבנה הניהול. מושא הפונקציה נלקח כקישור נפרד, למשל, שיווק, מחלקת מכירות, מערכת ניהול. בדרך כלל הם קצרי טווח ומתמקדים באזור שמציג תוצאות לא מספקות בשלב הבקרה.

מבני ניהול ארגוני

בהתבסס על הפונקציות המוגדרות, שביצוען המוצלח מצריך כישורים שונים, מתגבש הרכב ההנהלה שיכול להיות אדם אחד, מחלקה או חטיבה של מנהלים. ארגון של מערכת ניהול ארגונית מרמז על בחירת האפשרות המתאימה ביותר. בהתבסס על כמות הסמכות הדרושה, יש להבדיל שישה מבני ניהול:

• לינארית. במבנה כזה, הניהול מתבצע מהבוס ועד הכפוף לאורך ההיררכיה. ניואנס חשוב הוא שפקודות מגיעות מאדם אחד בלבד. חשוב מאוד לבחור את מספר העובדים האופטימלי עבור מנהל אחד, זה יהיה תלוייְעִילוּת. למערכת כזו יש חסרונות, למשל תהליך קבלת החלטות מורכב - כדי לקבל אישור לכל פעולה, הכפוף צריך לפנות לכל אלו הגבוהים בהיררכיה, כתוצאה מכך יש תגובה איטית ב. היחס אפילו לנושאים החשובים ביותר, כמו גם שחיתות ותככים משתוללים.
• פונקציונלי. בארגון כזה של ניהול ארגוני, פונקציות המשותפות למספר מחלקות מועברות למחלקה אחת או לאדם המבצע פקודות ממספר בוסים. היתרון של המבנה הוא ביטול מוחלט של כפילות העבודה של המבצע, המינוס הוא היעדר אחדות הפקודות, שככל שהמורכבות גוברת, עלול להאט את זרימת העבודה.
• לינארי-פונקציונלי. מבנה זה משלב את השניים הקודמים: החלטות מפותחות על ידי מומחים מוסמכים, ולאחר מכן ניתנות פקודות במורד ההיררכיה.
• ממוקד לתוכנית. עם ניהול כזה של ארגון העבודה במפעל, המנהיגים של כל פרויקט בודד מוקצים, ולאחר מכן הם נותנים פקודות שמטרתן להשיג את המטרות האישיות של החברה. המנהל מקבל משימה מהמנהל או סגנו, תוך כדי כפוף לו צוות עובדים. עם הזמן, מחלקות אלו מתפתחות לעתים קרובות לחברות עצמאיות.
• מטריקס. מבנה כזה משלב בו זמנית ארגון ליניארי, ממוקד תוכנית ופונקציונלי.
• מבנה החטיבה משלב עקרונות מוצר ועקרונות אזוריים. החלקים הבסיסיים כאן יהיו מחלקות שניחנו בהןעצמאות מסוימת, כניסה ליחסים חוזיים זה עם זה וממומנת באופן עצמאי באמצעות רווח. במקביל, ההנהלה מקבלת החלטות לטווח ארוך.

דפוסים חברתיים המשפיעים על בחירת מבנה הניהול הארגוני

הארגון של מבנה ניהול הארגון צריך להיבחר מתוך דפוסים חברתיים מסוימים שיש להם השפעה על מהלך הפעילות של החברה כולה. חוקים אלה כוללים:

• החוק הטכני והכלכלי, החושף את מהות הצד הטכני של הייצור, משקף את היחס של האדם לטכנולוגיה ולטבע.
• חוקים חברתיים וסוציו-כלכליים המראים את מהות היחסים בין מעמדות בודדים.
• Legal.
• חוקים סוציו-פסיכולוגיים המראים את מהות הקשר בין העובדים למחלקות שלמות בחברה, את האינטראקציה בינם לבין עצמם.

עקרון הבנייה האפקטיבית של מבנה ניהול הארגון

ארגון מוצלח של ניהול ארגוני מתחיל בכללי בנייה מסוימים, עקרונות שעליהם יש להסתמך בבחירת המבנה ושיטות הניהול. ראשית, אסור לשכוח שהמקור העיקרי לעלייה בפריון הוא תמיד אדם, ולכן, על סמך תכונותיו הפסיכולוגיות והחברתיות, יש לגבש תוכנית יעילה של עבודת החברה. יתר על כן, אם אתה מספק לעובדים או מחלקות חלקאוטונומיה, האפקטיביות שלהם תגדל באופן משמעותי. עם זאת, יש לשלב את חופש העובדים עם ריכוזיות ולהשאיר את המטרות העיקריות לעובדים - תקני איכות, מדיניות החברה.

העיקרון הבא הוא שתכנון צריך תמיד להיות בעל פרספקטיבה ארוכת טווח ולהתבסס על שוק משתנה כל הזמן. כמו כן, על החברה להיות מוכנה להרחיב את הצוות במידת הצורך. בבחירת מערכת ניהול יש צורך להתמקד בצורות הפשוטות והמובנות ביותר, לא לסבך את תהליך הניהול. וכמובן, אל תשכח את האינטרסים של הצרכנים.

שיטות של מערכת ניהול ארגונית

שיטת ניהול היא דרך להשפיע על העובדים ועל הצוות בכללותו, שמטרתה להבטיח תיאום עבודתם להשגת התוצאות הנדרשות. על פי התוכן, שיטות ארגון ניהול ארגוני מחולקות לשלוש קבוצות רחבות:

• שיטות הניהול מבוססות על כפיפות העובדים במורד ההיררכיה ומחולקות, בתורן, לארגונים וניהוליים. הראשונים מכסים מבני ניהול שלמים ונותנים חלוקת אחריות ברורה, הם מופיעים בהנחיות ובנורמות הכלליות של המיזם. האחרונים מהווים תגובה מהירה ומופיעים בצורה של פקודות.
• שיטות כלכליות מבוססות על עניין בתוצאות הייצור ומטרתן לעודד עובדים להשיג את היעדים שהציבה להם ההנהלה. זה כולל תמריצים כספיים לעובדים בצורה של בונוסים, כמו גם חומראחריות על העבודה שבוצעה.
• שיטות סוציו-פסיכולוגיות מבוססות על מצבם הפסיכולוגי של העובדים וכוללות עבודות חינוכיות וחינוכיות שונות, יצירת סביבת עבודה נוחה והסדרת קשרים חברתיים בצוות, שיתוף העובדים בניהול.

הרכב הנהגת הארגון

ארגון ניהול כוח האדם במיזם מתבצע בעזרת הנהלה בכירה שמונתה על ידי בעל החברה או מועצת המייסדים. מנגנון הניהול צריך לכלול ארבעה תחומים: כללי, טכני, כלכלי ותפעולי.

ההנהלה הכללית מאגדת את כל מנהלי הקו ובראשה עומד מנהל המיזם, אשר בתורו נשען על סגנים ועוזרים. ראש הכיוון הטכני הוא המהנדס הראשי של הארגון, שהוא בדרך כלל סגן המנהל הראשון של המיזם. עם זאת, משימתו העיקרית היא ניהול עבודת המחקר. בראש השירות הכלכלי עומד החשב הראשי, הכפוף למחלקת תכנון וכלכלה, מחלקת עבודה, אגף הנהלת חשבונות, אגף לוגיסטיקה, אגף פיננסי ומחלקת שיווק.

שירות הניהול התפעולי מורכב ממחלקת ייצור ושיגור ולשכת תכנון ושיגור. השלוח התורן מתמנה לראש השירות המבצעי.

ניהול נוסף נקבע על סמך היקפי הייצור וכולל מנהלי חנויות, מנהלי עבודה באתר.

עבודה עם הצוות של המיזם

יש צורך לנתח ביתר פירוט את העבודה עם אנשי המיזם. כפי שצוין לעיל, אדם הוא המשאב העיקרי של ארגון, לכן יש לתת לו תשומת לב מירבית.

עבודה עם כוח אדם מתחילה בהסתגלות. תהליך זה כולל היכרות מעשית של אנשים עם תחומי האחריות שלהם, העברת בבירור אליהם את כל המידע, הכללים והתקנות הנדרשים של המיזם, מטרותיו, וכן יצירת קשרים בין-אישיים בין העובדים.

אסור לשכוח את פיתוח הצוות, שיפור המקצועיות שלהם. הכל מתחיל בהבנה של העובדים לגבי הצורך בהכשרה מתמדת ופיתוח עצמי, מודעות לתפקידם בצוות ואחריות מוגברת לתוצאות שלהם. למטרות אלו מתקיימים אירועים והדרכות חינוכיות. הפיתוח מבוסס על למידה, אותה יש לנהל ולממן על ידי הארגון. יתרון חשוב לעובדים יהיה ההזדמנות לצמיחת קריירה עם הכשרה מתקדמת.

ניתוח הארגון של ניהול הארגון מבהיר את התפקיד הגבוה של מוטיבציה לצוות. מוטיבציה היא תהליך של עידוד עובדים לעבודה יעילה ומתבססת על שיטות השפעה אדמיניסטרטיביות, כלכליות וסוציו-פסיכולוגיות. המבנה של כל אחד מהמניעים מורכב משלושה חלקים עיקריים: קביעת הצורך של העובדים, התגמול שהעובד יכול לקבל והקצאת הפעולה הדרושה לסיפוק הצורך.

למטרות הנעת הצוות, כגוןצרכים, כגון פיזיולוגיים, חברתיים, פסיכולוגיים, הכרה על ידי החברה באישיותו, הצורך בביטוי עצמי, מעורבות בעבודה שנעשתה היטב ואחרים.

מסקנה

ארגון תכנון ניהול ארגוני הוא תהליך מורכב ורב-גוני הדורש פיתוח מוסמך על ידי אנשי מקצוע. עם צמיחת החברה, ישנה נטייה לסבך את המבנה הארגוני והניהולי, ולהגדיל את היקפו. המטרה העיקרית של כל מיזם היא יישום התקנים המיועדים, עבורם יש צורך להביא את רמת המשמעת לרמה הנדרשת. לשם כך, כל חברה בוחרת את שיטות ההשפעה והניהול המתאימות ביותר למבנה שלה.

כלכלה וניהול ארגוני קשורים קשר הדוק. בגישה נכונה לבחירת הנהלת החברה, עבודה מול עובדים, שיטות גירוי צוותים להשגת התוצאות הרצויות, החברה תתפתח ותגדיל את רווחיה. בגישה שגויה, הכל יהיה בדיוק הפוך. לכן על ארגון הניהול להקדיש תשומת לב מרבית ולנתח מעת לעת את תוצאות פעילויות הניהול.