מחלקת תכנון וכלכלה: תפקידיה ומשימותיה. תקנות אגף תכנון וכלכלה

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מחלקות תכנון וכלכלה (להלן PEO) נוצרות לארגון יעיל של הכלכלה של ארגונים וארגונים. למרות שלעתים קרובות עבודתן של מחלקות כאלה אינה מוסדרת בבירור. איך הם צריכים להיות מאורגנים, איזה מבנה צריך להיות להם, ואילו פונקציות עליהם לבצע?

מבוא

בכל ספר לימוד בנושא כלכלה, נאמר שה-PEO אוסף מדדים כלכליים של פרטי החברה, מנתח אותם ועורך תוכניות פיתוח על סמך המסקנות שהתקבלו במהלך הניתוח.

אם אנחנו מדברים על עסק קטן, אז פונקציה זו יכולה להתבצע על ידי ראש החברה (או יזם בודד), ככל שהיקף הפעילות גדל, ניתן להעביר סמכויות אלו לאדם אחר או אפילו לאדם אחר. קבוצת אנשים. ככל שהארגון גדול יותר, יותר אנשים בו אחראים לתכנון הכלכלי. לנוחיות העבודה, האנשים האלה מאוחדים ב-PEO.

מבנה PEO

ל-PEO יש מבנה סטנדרטי. בראש מחלקה זו עומד אדם אשרכפוף ישירות למנהל הכספי, מנהל הפרסום והקידום, או אפילו המנכ ל. הכל תלוי במבנה הארגון של החברה בכללותה.

יש שני סוגים של ארגון מבני PEO:

1. ארגון שבו משרות עובדי PEO ממוקמות בתוך המחלקה.
2. ארגון שבו חלק מהעובדים עובדים מחוץ למחלקה (אוספים מידע על עבודת החברה), וחלקם עובדים בפנים (הם מנתחים את המידע המתקבל ומעצבים תוכניות).

סוג הארגון האחרון אופייני לחברות יצרניות.

היתרון בסוג הארגון הראשון הוא שקל לשלוט בעבודתה של יחידה מבנית כזו של החברה. החיסרון הוא שהמידע לא תמיד מתקבל על ידי צוות PEO בזמן.

אם אתה משתמש באפשרות הראשונה לארגון מחלקת התכנון והכלכלה ותפקידיה, יש להקצות את הפונקציות הבאות לעובדיה:

• השגת נתונים ראשוניים ממקורות פיננסיים ויחידות מבניות;
• יצירת שיטות תכנון ודיווח ניהולי;
• יצירה ישירה של דיווח ניהולי;
• שליטה וניתוח של החברה כולה.

השיטה השנייה של ארגון PEO משמשת בתדירות לא פחותה. במקרה זה, יש להפקיד את עובדי המחלקה בתפקידים הבאים:

• מעקב אחר יישום התוכניות שפותחו;
• מעקב אחר יישום התקציב של יחידה מסוימת;
• ניתוח ביצועיםיחידה ספציפית.

חשוב ש-PEO העובדים מחוץ ליחידה שלהם יקבלו את כל מה שהם צריכים כדי להמשיך לנתח ולתכנן את הכלכלה של ארגונים וארגונים.

עובדי PEO יכולים לדווח ישירות לראש המחלקה ולראש כל יחידת ייצור. במקרה הראשון, כפיפות נקראת פונקציונלית, במקרה השני - מנהלית. כך נראית הגשה כפולה.

יש להקצות את הפונקציות הבאות לכלכלן של מחלקת התכנון והכלכלה:

1. פיתוח קו של מתודולוגיות עסקיות (הן בכל המשרד והן בתוך מחלקות בודדות של הארגון).
2. פיתוח ספריות בסיסיות המכילות מדדי ביצועים של חטיבות החברה.
3. פיתוח מדיניות ניהול חברה.
4. פיתוח טפסי תכנון ודיווח.
5. פיתוח שיטות לניתוח והערכת ביצועי הפירמה.

היתרון בארגון מסוג זה של מחלקת התכנון והכלכלה ותפקידיה הוא שכל המידע הדרוש עובר ללא דיחוי למנתחי היחידה. החיסרון הוא השליטה החלשה על עבודתם של כלכלנים שעובדים מחוץ למחלקה וכן עובדת הכפיפות הכפולה של העובדים.

דרך זו של ארגון העבודה יכולה להגדיל משמעותית את צוות ה-PEO לגודל לא מוצדק.

דוגמה למבנה PEO בארגונים שונים

כשמדובר בחברות בינוניותגודל, אז לרוב ל-PEO שבהם יש את המבנה הבא: הראש הוא ראש המחלקה, ושלושה מומחים של ה-PEO כפופים לו.

אם עסקינן במפעל גדול, אזי מבנה המחלקה לתכנון וכלכלה עליו הוא כדלקמן: ראש המחלקה אחראי על המחלקה, סגן המחלקה כפוף לו, ל שגם הכלכלן הראשי של המחלקה וגם הכלכלן המוביל של המחלקה כפופים ישירות. שני כלכלני PEO מדווחים לכלכלן הראשי.

בעיות של IEE

משימות חטיבה זו של החברה כוללות הכנת המסמכים והבקשות הבאים:

• תכניות ותחזיות לפיתוח של החברה;
• תיעוד דיווח בעל אופי שונה (חד פעמי וקבוע);
• הפניות נחוצות והסברים אנליטיים;
• חישובים כלכליים;
• פרויקטי השקעה ותוכניות עסקיות.

ל-PEO יש גם פונקציות מסוימות שאמורות להיות מצוינות בבירור בתיעוד הרגולטורי של החברה.

פונקציות של PEO

הפונקציות של PEO הן כדלקמן:

• ניתוח של ביצועי החברה;
• חיזוי ביצועי החברה;
• הערכת המצב הפיננסי של הארגון;
• עריכת סטנדרטים לתהליכי ייצור;
• שליטה במבנה ושינויים בעלות הייצור;
• בקרת מחירים עבור מוצרים;
• דיווח הנהלה;
• השתתפות בגיבושתקציבים מחלקתיים.

כל פונקציות ה-PEO קשורות זו בזו לתהליכים העסקיים המתרחשים בחברה. להלן מתאר את הקשר בין מושגים אלה.

קשר בין פונקציית PEO ותהליכים עסקיים במשרד

התהליכים העסקיים העיקריים המתרחשים בחברה הם:

• sales;
• production;
• purchases;
• מחקר ופיתוח ניסיוני.

לכל אחד משלבי עבודת החברה, ל-PEO יש משימה משלו.

בעבודה עם מכירות של מוצרים, PEO מבצעת תכנון מכירות, בקרה וניתוח נוסף. בייצור מוצרים, המשימות של PEO דומות.

כאשר תהליך הייצור נמצא בשלב של רכישת המשאבים הדרושים, ה-PEO עוסק גם בתכנון הרכישות, בקרתן וניתוח הערכים והכספים הנרכשים. המצב זהה במחקר ובפיתוח ניסיוני.

תכנון, בקרה וניתוח הם שלושת האחריות של כלכלן בארגון בעבודה עם תהליכים עסקיים בסיסיים. למה לעשות את זה? כדי לבצע אופטימיזציה של אותם תהליכים בעתיד.

תהליכים עסקיים יכולים להיות גם עזר. הם:

• טכנולוגיות ייצור;
• איכות המוצר;
• engineering;
• בנייה הונית של מתקנים;
• לוגיסטיקה.

מהן המשימות של ה-PEO במקרה זה? אותו הדבר: תכנון, בקרה וניתוח. במקרה הראשון, מתבצעת עבודה על הטכנולוגיה לייצור פיתוחים ניסיוניים, בהשני - על הסמכה, רישוי ומטרולוגיה, בשלישי - על אחזקת ציוד ואספקת אנרגיה, ברביעי - על בניית מבנים, בחמישי - על עלויות הובלה.

הארגונים המשרתים תהליכים עסקיים נבדלים, הכוללים:

• עבודה עם צוות;
• marketing;
• ניהול פיננסי;
• שירותים משפטיים;
• מנהל כללי.

במקרה זה, חובותיו של כלכלן במיזם אינן משתנות.

רגולציה של עבודת PEO

חברות מסוימות יוצרות PEO, אך לא אכפת להן כלל מהרגולציה של עבודת היחידה המבנית הזו. לא בוצעה הפרשה למחלקת התכנון והכלכלה.

אם הארגון לא מסדיר את עבודת PEO בשום אופן, דחוף להכין מסמך שיפתור את הליקוי הזה. מסמך זה יהפוך לבסיס ליצירת תיאורי תפקיד עבור עובדים העובדים ב-WtE, אשר יפתור את הבעיות המתוארות בתחילת המאמר.

המסמך הרגולטורי הסטנדרטי של מחלקת התכנון והכלכלה ותפקידיה מכיל את הפריטים הבאים:

1. הוראות כלליות.
2. מבנה המחלקה.
3. המשימות העיקריות של המחלקה.
4. פונקציות המחלקה.
5. זכויות.
6. עבוד עם מבנים אחרים של הארגון.
7. אחריות.
8. קריטריונים להערכת פעילות המחלקה.

הבא, מבנה המסמך המסדיר את העבודה והמשימות של התכנון והכלכלהמחלקה.

מבנה המסמך המסדיר את עבודת ה-IEE

הקטע של הוראות כלליות מכיל מידע כללי על יחידה זו. צוין:

• מטרת יצירת מחלקה בהתאם למדיניות הכלכלית של המפעל;
• תנאים בסיסיים;
• אדם שמונה על ידי הראש;
• מסמכים שמחלקה זו מונחית על ידי ביצוע תפקידיה.

הקטע "מבנה המחלקה" מכיל מידע על מבנה ה-PEO וההרכב הכמותי שלו.

הסעיף "משימות מפתח של המחלקה" מתאר את משימות המפתח של ה-EEO, כמו גם את רשימות הדוחות והתכניות שעל עובדיו להגיש להנהלה לבחינה.

משימות עיקריות של PEO

המשימות העיקריות של מחלקת התכנון והכלכלה, אשר יש לציין במסמך הרגולטורי, כוללות:

1. עבודה על תכנון כלכלי, רציונליזציה של הפעילות הכלכלית.
2. פיתוח אסטרטגיית פיתוח חברה על מנת להתאים במהירות את הפעילות העסקית לתנאי השוק המשתנים ללא הרף.
3. ביצוע ניתוח כלכלי מקיף של הפעילויות הפיננסיות והכלכליות של המיזם.
4. חשבונאות סטטיסטית של כל האינדיקטורים לתפקוד החברה.
5. תכנון טכני וכלכלי של פעילויות של מחלקות אחרות בחברה.

פונקציות PEO עיקריות

הפונקציות העיקריות של PEO, המצוינות בדרך כלל בתיעוד הרגולטורי, כוללות:

1. כלכליתכנון עבודת החברה, במטרה לייעל את הפעילות העסקית.
2. הכנת טיוטת תוכניות לפעילות של מחלקות אחרות בחברה. ההכנה כוללת גם הצדקה לכריתת חוזים מסוימים, הנתמכת בחישובים.
3. עריכת תוכניות לייצור, פעילות פיננסית ומסחרית של החברה לתקופות שונות (קצר, בינוני וארוך).
4. לידיעת מחלקות החברה לגבי התוכניות הנוכחיות.
5. ביצוע ניתוח מקיף של פעילות החברה בכל התחומים.
6. מעקב אחר יישום התוכניות הנוכחיות על ידי המחלקות, כמו גם דיווח בזמן.
7. צור רשומות רציונליות שמגבירות מעט את הנטל הבירוקרטי על העובדים.

זו אינה רשימה מלאה של הפונקציות העיקריות שמחלקת התכנון והכלכלה נדרשת לבצע.

PEO Rights

למומחה במחלקת תכנון וכלכלה, במסגרת תיאור תפקידו, הזכות:

• בקש מנציגים מורשים של חטיבות אחרות של החברה את הנתונים הדרושים כדי לשלוט ולנתח את פעילותם;
• ליצור קבוצות עבודה מומחים שתפקידן התכנון הכלכלי של הארגון;
• בתוך סמכותם, להשתתף במשא ומתן עסקי עם נציגים של חברות וארגונים אחרים, לחתום על חוזים;
• לארגן את הניתוח של תוכניות חדשות ופרויקטים מדעיים של החברה למען יעילותםכדאיות הפיתוח;
• להציע הצעות בנושאים שנכללים בסמכות ה-IEE בצורה של פרויקטים.

אינטראקציה, אחריות, הערכה

התיעוד הרגולטורי המסדיר את עבודתו של ה-PEO מכיל לרוב סעיפים המפרטים את האינטראקציה של ה-PEO עם מבנים אחרים של הארגון; אחריות לכל הפעולות שבוצעו על ידי עובדי המחלקה; הערכת הפעילויות של IEE.

בסעיף "עבודה עם מבנים אחרים של המיזם" נערכת רק הקדמה לפי התבנית: "במהלך פעילותה, המחלקה מקיימת אינטראקציה עם החטיבות המבניות הבאות (חטיבות אלו מפורטות להלן)". בעת ההעברה, הכל תלוי באיזו תכנון סמכויות רחבות יינתנו לעובדי PEO.

בסעיף "אחריות" מצוין כי ראש ה-IEE לוקח אחריות מלאה על עבודת המחלקה; מידת האחריות של העובדים נקבעת בהתאם לתיאורי התפקיד שלהם; כל העובדים וראש ה-PEO אחראים באופן אישי למסמכים שנערכו על ידם ולפעולות המבוצעות בהתאם לחקיקה של הפדרציה הרוסית.

בסעיף "קריטריונים להערכת פעילות המחלקה" נקבעו שני קריטריונים:

1. יישום משימות בזמן ואיכותי.
2. ביצוע איכות של תפקידים מיידיים.

ניתן לציין קריטריונים אחרים להערכה.

זה משלים את ניסוח המסמך הרגולטורי. מטבע הדברים, יש לעצב אותו בהתאם לכללי העיצוב.ניירות דומים: כל הנתונים חייבים להיות חתומים וחותמים, ומתוארכים.

בקרת פעולת PEO

שליטה בעבודתו של ה-PEO אחד מהעובדים הבאים:

• מנהל כספים ראשי של חברה (בחברה גדולה);
• CFO (בחברה קטנה או בינונית);
• כלכלן ראשי (בייצור).

בקרת פעילויות PEO מתבצעת למטרות הבאות:

1. ביצוע מהיר של משימות חד פעמיות.
2. עמידה בדיווח ובזרימת מסמכים, בהתאם לתקנון הפנימי של החברה.
3. הבטחת המהימנות של החישובים ותיעוד הדיווח שסופקו.
4. ניתוח עבודה על מנת לזהות את יעילות התפקוד של IEE.

מסקנה

כל ספר לימוד בכלכלה אומר ש-PEO הוא יחידה מבנית הכרחית באמת של חברה. בלעדיו, היעילות של ארגונים וארגונים רבים מופחתת משמעותית. למרות שלא לכל החברות יש PEOs שהוגדרו כראוי.

איפשהו תפקידי המחלקה אינם מוגדרים בבירור, איפשהו המשימות של העובדים. בחלק מהחברות, יש מצב קשה עם כפיפות של עובדי PEO. למרות שתכנון בכלכלת שוק הוא התהליך החשוב ביותר.

כדי לפתור את הבעיה, יש צורך שראש המשרד יבין בבירור את התשובות לשאלות הבאות:

1. מה זה PEO?
2. מהו המבנה שלו?
3. האם החברה הזו צריכה את זה או שהפונקציה שלה יכולהלהוציא להורג אדם אחד?

אם התקבלה החלטה חד-משמעית ליצור PEO, אז כדאי להמשיך מיד לביצוע תיעוד רגולטורי, שבו, בנוסף להוראות הכלליות, ייכתבו:

• מבנה המחלקה;
• זכויות ופונקציות;
• responsibility;
• עבודה עם מבנים אחרים של המשרד.

אם תפעל לפי ההמלצות האלה בעת תכנון מחלקת התכנון והכלכלה ותפקידיה, אזי לחברה תהיה יחידה מבנית יעילה.

אכן, אם העבודה של יחידה זו מבוססת בבירור, אז המומחים שלה מסוגלים לייעל את כל תהליכי הייצור מבלי לפגוע בפעילות. בתרגום לשפת הכסף, משמעות הדבר היא ש-PEO יעיל מאפשר לך להוציא פחות משאבים ולהרוויח יותר.