תיאור תפקיד של מנהל משרד עם תפקידי מזכירה: תכונות ודרישות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

גם עם צוות קטן הכולל רק את ראש החברה ועובדיו, דרוש עובד אחראי שיהיה כוח מארגן המסוגל לכוון ולשלוט בתהליך העבודה - זה הרעיון שקובע את הטקסט של תיאור התפקיד של מנהל המשרד.

משרה זו דורשת מהמועמד להיות בעל סט של מיומנויות ספציפיות והשכלה רלוונטית, כמו גם יכולת ליצור אינטראקציה עם אנשים. עם זאת, רשימת הדרישות אינה מוגבלת לכך.

תיאור התפקיד

כבר בשלב הגשת מועמדות למשרה יכול מועמד להכיר את המעשה הנורמטיבי המסדיר את זכויותיו, חובותיו וחובותיו בחברה. מסמך כזה נקרא תיאור תפקיד. הוא מורכב מחמישה חלקים עיקריים:

1. הוראות כלליות. הם מכילים את כל המידע הארגוני: שם המיזם, התפקיד שמילא והיחידה המבנית שאליה הוא שייך. זה גם מציין את הכפיפות, הליך מילוי המשרה והפיטורין, וכן את הדרישות להשכלה וכישורים.
2. אחריות. סעיף זה מספק רשימה של תחומי האחריות של העובד, כמו גם דרכים ליישם אותם.
3. זכויות העובד, כלומר כל ההזדמנויות הנוספות שתורמות לביצוע תפקידים יעילים.
4. אחריות. בהתאם לסעיף זה, ההנהלה מקבלת החלטות לגבי הערכת ביצועים, קידום או קנס.
5. יחסים. סעיף זה מסדיר את כל התקשורת עם חטיבות חיצוניות ופנימיות שיש לעובד במהלך ביצוע תפקידיו.

עקרונות ניסוח תיאור תפקיד

הבסיס הנורמטיבי להכנת מסמכים מסוג זה הוא ה-Qualification Directory לתפקידי מנהלים, מומחים ועובדים אחרים (1998). במהלך פיתוחו ניתנה תשומת לב רבה לתיאור התפקיד ולתנאים למילוי תפקידו של העובד. פרטי העבודה כלולים בכותרת המסמך, למשל, "תיאור התפקיד של המזכירה" (מנהל משרד או רואה חשבון ראשי).

בנוסף, אם יש שתי תפקידים עם אותה כותרת אך משימות שונות, אז יש להכין מסמכים שונים שישקפו את ההבדלים הללו. בתיאורי התפקיד של מנהל המשרד של קצין כוח האדם יש הבדלים מסוימים מאותה תקנה עבור המזכירה.

דרישות למנהל משרד

מועמד לתפקיד כזה או אחר יצטרך לנהל אנשים. זה יכול להיות רק כמה אנשים בחברה קטנה או כל הצוות האדמיניסטרטיבי במפעל גדול. באופן טבעי,על המבקש להיות משתמש בטוח בעצמו ויכול לעבוד עם ציוד משרדי אחר (סורק, מדפסת או פקס). מנהל משרד הוא לרוב נציג של חברה, לכן דיבור טוב ויכולת חיבור מכתבים עסקיים הם תנאי הכרחי. לעתים קרובות, חברות דורשות מעובדים כאלה להכיר את היסודות של עבודה משרדית וחוקי עבודה. ידיעת שפה זרה אחת לפחות היא עדיין מיומנות רצויה, אך כאשר פונים למיזם גדול, זו כבר אחת מדרישות החובה.

במקרים מסוימים, מנהל המשרד צריך לשלב את תפקידיו עם תפקידיהם של עובדים אחרים. זה מוביל לעלייה בכישורים הנדרשים. לכן, מנהל משרד עם תפקידים של רואה חשבון חייב להיות בעל השכלה מתאימה ותוכניות מיוחדות משלו.

אחריות עיקרית

תיאור התפקיד האופייני של מנהל משרד עם תפקידי מזכירות כולל את הפריטים הבאים:

• טיפול בדואר, גם נכנס וגם יוצא; הפצה מחדש שלהם בתוך החברה;
• שליטה בעיתוי מילוי ההתחייבויות על פי חוזים והסכמים;
• ביצוע שיחות יוצאות וקבלת שיחות נכנסות;
• עבודה עם לקוחות ונציגים של חברות שותפות;
• מעקב אחר הזמינות של כלי כתיבה נחוצים;
• אחזקת ציוד משרדי במצב תקין והתקשרות למומחים במקרה של תקלה;
• חלוקת הזמן במסגרת לוח הזמנים של העבודה (בחלקםמקרים ולמנהיג);
• ארגון אירועים נחוצים (פגישות, כנסים, נסיעות עסקים, מסיבות חברות);
• דקות של פגישות;
• עדכון והוספת תוכן חדש לאתר הארגוני.

רשימה זו כוללת רק את הדרישות הבסיסיות. ניתן להוסיף פריטים נוספים בהתאם לפרטי חוזה העבודה הנכרת. תיאור התפקיד של מנהל משרד בתפקידי קצין כוח אדם, למשל, מורה לעובד לשמור ולמסור את כל תיעוד הדיווח בזמן או להחליף את ראש מחלקת כוח אדם במקרה של היעדרותו.

אחריות נוספת

בנוסף לפונקציות הבסיסיות, תיאור התפקיד של מנהל משרד מכיל רשימה של תפקידים שונים העשויים להשתנות בהתאם לפעילות החברה. ניתן להורות על מנהל משרד לעבוד מול רשויות מנהליות, כלומר לקבל אישור לניהול מסחר, פתיחת סניף של חברה או חברה בת וכדומה.

אחת המשימות האחראיות ביותר היא הניהול בפועל של החברה בהיעדר המנהל שלה. כמובן שהדבר אפשרי רק אם העובד ביסס את עצמו כאדם אחראי ואמין שניתן לסמוך עליו. כמו כן, תיאור התפקיד של מנהל משרד מכיל לרוב סעיף בדבר הצורך במתן ייפוי כוח כללי. מסמך כזה עשוינדרש, למשל, לקבל דואר בעל חשיבות גבוהה.

דרישות לא רשמיות

חברות גדולות בדרך כלל מאפשרות למועמדים לתפקיד זה להכיר מראש תיאור תפקיד לדוגמה של מנהל משרד, כך שהם מודעים במלואם לרשימת הדרישות והאחריות.

אבל גם עם סמכויות כאלה, על המבקש להבין שהוא נשאר אחד מהעובדים הרבים של המיזם. בהקשר זה, אין לשכוח את מה שלא כתוב בתיאור התפקיד. מנהל משרד בעל תפקידי מזכירה חייב להיות אדם רגיש לזמן על מנת שיוכל להפיץ אותו לפי הצורך.

משימות זרימת עבודה

הדרישה החשובה ביותר לעבודתו היא יעילות, ולכן אדם המחזיק בתפקיד כזה מחויב לבזבז כלכלית חומרים משרדיים, לשלוט בכמות החשמל הנצרכת.

לעובדים אחרים בחברה, מנהל המשרד אחראי כמעט בשורה אחת עם הראש. בשל כך, עליו לוודא שתנאי העבודה עומדים בתקנים סניטריים מקובלים ובכללי בטיחות. לבסוף, במילוי תפקידו הישיר מקבל מנהל המשרד גישה לתיעוד סודי, ולכן אחת הדרישות היא חתימה על הסכם אי גילוי סודות מסחריים או כל מידע אחר שעלול לפגוע במעמדה של החברה בשוק.

משרד נכון-מנהל

כמובן שביצוע מספר חובות כזה מאפשר לעובד ליהנות מזכויות מיוחדות. הם גם מפורטים בתיאור התפקיד של מנהל המשרד. המהות של חלק מהם, כמו היכולת לגשת למידע סודי, נובעת ישירות מהצורך למלא את אחריותם בעבודה. אחרים קשורים להרשאות כוח. לכן, למנהל המשרד יש את הזכות לדרוש מיתר העובדים לתקן את הטעויות שעשו ברשלנות במסמכי ההפקה, לקבוע עבורם את מידת העידוד או להחיל קנסות על רשלנים.

לעתים קרובות, מנהל המשרד הוא החוליה המקשרת בין העובדים למנהלים. תפקיד זה מאפשר לו לשאוף לתנאי עבודה טובים יותר ולהציג משאלות קולקטיביות לשיפור איכות העבודה הן של מחלקה בודדת והן של המיזם בכללותו.

תכונות של תיאור התפקיד של מנהל המשרד של מחלקת המכירות

מנהלי משרדים כבר מזמן חיוניים בחברות גדולות וקטנות, אז הם צריכים כמה כישורים מיוחדים כדי למלא משרה כזו. מקרה שכיח הוא כאשר מספר מנהלי משרדים עובדים באותו מיזם עם תפקידים מיוחדים, עליהם יש בכיר. תיאורי התפקיד שלהם זהים בעצם, אבל שונים זה מזה בקבוצה נוספת של פונקציות.

לכן, אם מנהל משרד עובד במחלקת המכירות, תיאור התפקיד שלו עשוי להכיל פריטים כגון:

• חפש נקודות מכירה חדשות;
• מעקב אחר שינויים במבנה הביקוש;
• הכנת מסמכי דיווח על מכירות מושלמות;
• עבודה ישירה עם הלקוח לקבלת הזמנות ועיבודן לאחר מכן;
• לעבוד כדי ליידע את הלקוחות לגבי שינויים אפשריים במגוון הסחורות וחישוב מחדש של המחירים;
• לארגן פגישות נחוצות;
• חתימה על חוזים לאספקת סחורה.

דרישות נוספות עשויות להיות קשורות לפרטי המוצרים המוצעים על ידי החברה. במידה והחברה עוסקת במכירה ורכישה של מקרקעין, אזי תפקידו של מנהל משרד עשוי לכלול הכנת חוברות מידע וביצוע מסמכים ספציפיים.

אחריות מנהל המשרד

במקרה של אי מילוי תפקידם, בעת ביצוע עבירות, לרבות חשיפת סודות מסחריים, או פעולות אחרות הפוגעות בתדמית החברה, אחראית מנהלת המשרד בהתאם לנורמות המינהל, האזרחי. וקודים פליליים. אם נגרם נזק מהותי לארגון, אזי העונש מוטל בהתאם להוראות קוד העבודה.