מספר צוות עובדים: איך הוא מוקצה? למה צריך מספר שכר?

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

לא כל עובד מתמודד עם מושג כזה כמו "מספר כוח אדם של עובד". לעתים קרובות זה ידוע למי שמנהל את פעילות העבודה שלהם במפעל גדול או בינוני. מחלקת הנהלת החשבונות של חברת LLC בקנה מידה קטן בדרך כלל אינה מודיעה לעובדים. מפעלים גדולים תמיד אומרים לעובדים את מספר העובדים שלהם. בין אם העובדים יודעים על כך ובין אם לאו, הקצאת מספר סידורי מתבצעת על ידי מחלקת כוח אדם או מחלקת הנהלת חשבונות. זה מוסדר על ידי החוק החל, והעדר פסקה זו מהווה הפרה.

מספר כוח אדם - מה זה?

באופן עקרוני, מהשם עצמו מתברר מהו מספר כוח אדם. זהו סוג של ערך מספרי שמוקצה לעובד ספציפי. זהו צופן שמציין עובד.

המוזרויות של מספרי כוח אדם כוללות את העובדה שהם אינדיבידואליים. כלומר, אין עובדים שהקוד שלהם יתאים לחלוטין. במקביל, מספר כוח האדם נשמר עבור העובד המפוטר. אם הוא ימשיך לעבוד עם המעסיק הזה בעתיד, אזניתן לו את המספר הישן שלו.

כדאי לציין גם שמספר כוח האדם של עובד מוקצה לו עם העסקתו, הוא לא משתנה בעתיד. כלומר, הגשת מועמדות למשרה מתקנת קוד מסוים, שבעתיד יישאר זהה, ללא קשר לשינוי בתפקיד או עלייה בשכר.

צריך מספרי כוח אדם. בשביל מה הם מיועדים?

עם זאת, עדיף להבין מדוע המעסיק זקוק למספרי כוח אדם. העובד לא מקבל מזה כלום. כאמור לעיל, ייתכן שהעובד אינו מודע לקיומו של צופן כזה. אולם, מדוע הוצג אז במקור מספר כוח האדם של העובד? כיצד מוקצה הצופן הזה ומה משמעותו?

מספרי כוח אדם עוזרים למחלקת הנהלת החשבונות של חברת LLC או ארגון. הודות להם, היישום של ניהול מסמכים אלקטרוני נעשה קל יותר. אמנם ראוי לציין שמספרי כוח אדם במפעלים גדולים היו בשימוש כבר זמן רב, עוד לפני הופעתה של תוכנית 1C.

מהן הנקודות העיקריות שמאפשרות לך להשתמש בצופן זה? קודם כל:

• הקלה על עבודתם של מומחי מחלקת כוח אדם. זאת בשל העובדה שמעקב אחר מספר כוח האדם עוזר לא "לאבד" עובד כשהוא מחליף תפקיד.
• סיוע למחלקת הנהלת חשבונות בעבודה עם חישוב והנפקת שכר. כאן מספרי כוח אדם ב-1C קשורים ישירות. תוכנית זו היא שעוזרת לבחור עובד לא לפי שם או תפקיד, אלא לפי מספר כוח אדם.
• מעקב אחר מיקומו של עובד ב-מקום עבודה. רלוונטי לארגונים המצוידים במערכת מעבר אלקטרוני.

דוגמאות ספציפיות. למה אתה צריך מספר כוח אדם?

כדי להבין על ידי מי וכיצד מוקצה מספר כוח אדם לעובד, יש צורך להבין היטב מדוע יש צורך בפרמטר זה.

קודם כל, זה עוזר להימנע מרכילות מיותרת. לכן, אם בעת חישוב השכר, רואה חשבון או מומחה לקיצוב ותגמול רק מספרי כוח אדם. הוא לא יכול להבין בדיוק איזה סכום קיבל איבנוב, ואיזה סכום - פטרוב. כלומר, זה מאפשר לך לשפר עוד יותר את הסודיות.

כמו כן, מספר הצוות עוזר לא לטעות. זהו פרמטר נוסף המאפשר לבדוק את נכונות המסמך. זה נכון במיוחד כאשר יש שמות או שמות מלאים. כמובן שניתן לבדוק את הפרמטרים גם לפי תפקיד או תאריך העסקה. עם זאת, אין להוזיל מספרי כוח אדם.

מי יכול להתאים?

מספרי כוח אדם מוקצים לעובדים על ידי מומחה במחלקת כוח אדם. עם זאת, יש לציין כי החקיקה אינה מסדירה את תפקידו של עובד העוסק בהקצאת צפנים. עם זאת, בעת הגשת מועמדות למשרה, מהנדסי משאבי אנוש נמצאים ישירות במקום.

זה יכול להיעשות גם על ידי ראשי החטיבות המבניות או אפילו ראש המיזם. בהעדר עובד כוח אדם, את מקומו בעניין זה עשוי לתפוס על ידירואה חשבון.

למי ניתן להקצות מספר כוח אדם

האם ניתן להקצות לכל העובדים קוד? חשבונאות על מספרי כוח אדם נשמרת בדרך כלל עבור כל עובדי המיזם. כלומר:

• לעובדים במשרה מלאה.
• עובדים זמניים או עונתיים.
• לעובדים חיצוניים במשרה חלקית.
• לעובדים במשרה חלקית.

למעשה, לכל עובד יש מספר כוח אדם משלו, ללא קשר לכמה זמן הוא מועסק. ראוי לציין שאפילו סטודנטים שפונים לתרגול בכל מחלקה מקבלים את הקוד שלהם.

ראוי לציין שאם לעובד יש שילוב כלשהו של עבודות או מקצועות באותו מפעל, הוא עדיין מקבל מספר כוח אדם אחד. לעובד שעובד במשרה חלקית בשתי חברות יש קוד אישי משלו בכל אחת מהן.

כיצד מוקצה מספר כוח אדם של עובד. מה אומר החוק?

יש לציין מיד שהחקיקה מעורפלת למדי לגבי הקצאת מספר כוח אדם במפעל. למעשה, אין מאמרים ספציפיים בקוד העבודה או בחוקים הפדרליים המסדירים את אופן הקצאת מספר כוח אדם לעובדים. כל מעסיק מפתח לעצמו את המערכת שעוזרת לו לשמור על רישום מוכשר ונוח של הצפנים הללו. כאן, מסמכים פנימיים של הארגון משחקים תפקיד חשוב. בהם, למשל, ניתן להגדיר את תפקידו של עובד המעורב בוהקצאת מספר.

איך לשמור רישומים? טיפים מעשיים

מקובל בדרך כלל שלכל עובד מוקצה מספר כוח אדם, וכדאי להתחיל במספר הראשון. למעשה, הוא הופך להיות זהה למושג "מספר סידורי".

ניתן לשמור רשומות כאלה בשתי דרכים:

• שימוש בתוכניות מיוחדות.
• באופן ידני על ידי עובד.

השיטה האחרונה משמשת פחות ופחות. זאת בשל העובדה שתוכנית 1C הפופולרית ביותר מאפשרת לך להקצות מספרים אוטומטית לכל עובד חדש בארגון.

טיפים מעשיים

הקצאת מספר צוות יכולה להיראות כמו תהליך מייגע. עם זאת, זה לא. כדאי להקפיד על כמה כללים פשוטים, והפעולה הזו תתבצע אוטומטית.

קודם כל, חובה זו חייבת להיות מיוחסת לעובד ספציפי על ידי המסמכים הפנימיים של הארגון. זה יעזור למנוע קונפליקטים בעתיד. זה גם יבטל את המצב שבו אף אחד לא אחראי לפעולה הזו.

שנית, ההקצאה הישירה של המספר לעובד צריכה להתבצע ביום העבודה הראשון של העובד, ובאופן אידיאלי - במועד כריתת חוזה העבודה. במקרה זה, המספור יהיה נכון וללא פערים.

יש להעביר את הקוד המספרי הספציפי לעובדים, מכיוון שזה לא רק מגדיל את חשיבותם בעיניהם, אלא גם עוזר למנוע טעויות בשכרעמלות. זאת בשל העובדה כי בעת כתיבת פניות כלשהן לסיוע כספי או ליציאה לחופשה, יציין העובד, בין היתר, את מספר כוח האדם שלו.

כמו כן, יש לציין את הפרמטר הזה ללא כישלון בצו ההעסקה. ניתן להקליד אותו בתוכנה או בכתב יד על ידי נציג משאבי אנוש.

יומן חשבונאות. תיקון מספרי כוח אדם

עסקים שנאלצים להשתמש במספרי כוח אדם עבור העובדים שלהם משתמשים לעתים קרובות במסמך כגון פנקס מספרי כוח אדם.

ניתן לציין את הפרמטרים הבאים במסמך פנימי זה של הארגון:

• נתוני הדרכון של העובד, כולל שם משפחתו, שמו הפרטי והפטרונימי, וכן מספר וסדרת המסמך.
• תאריך קבלת העובד למקום עבודתו הראשי.
• מספר חוזה העבודה, כמו גם תאריך הכנתו.
• תפקיד מומחה.
• היחידה שבה יעבוד העובד.
• מספר כוח אדם ישיר.

מספר כוח אדם הוא חובה עבור ארגונים גדולים. עם זאת, גם חברות קטנות משתמשות בשיטה זו כדי להקל על עובדי מחלקת כוח אדם או מחלקת הנהלת חשבונות. במובן הכללי, זהו מספור העובדים. מכיוון שכל מספר הוא ייחודי, זה עוזר להבטיח שהכספים נזקפים לאדם הנכון. זה נכון במיוחד כאשר משתמשים בשמות או בעלי שמות. שמירה על רישומי מספרי כוח אדם אינה מסובכת או גוזלת זמןתהליך. בעיקרון, זה מוקצה למומחה במחלקת כוח אדם. עם זאת, החוק מאפשר להטיל משימה זו על עובד אחר. עובדה זו כתובה במסמכים ישירות לארגון.