איך לנהל פנקס מזומנים בצורה נכונה. פנקס קופה: מילוי לדוגמא

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

בהתאם לחוק המקומי, כל הארגונים נדרשים לשמור כספים חינם בבנק. יחד עם זאת, רוב ההסדרים של גורמים משפטיים צריכים להתבצע בינם לבין עצמם בצורה שאינה מזומן. לתזרים מזומנים צריך קופה, עובד שיעבוד איתו וספר בו ירשמו עסקאות. לאחר מכן, נשקול ביתר פירוט את התכונות של מילוי התיעוד.

פנקס מזומנים: למה הוא נחוץ וכיצד לשמור אותו?

כפי שמראה בפועל, ברוב הארגונים מחזור הכספים מתבצע בצורה שאינה מזומן. עם זאת, אין זה אומר כלל שלא נעשה שימוש במזומן במסגרת פעילותן של חברות אלו. אם יש לפחות אחוז קטן מהעסקאות שנסגרו באמצעות שטרות, אזי למיזם חייב להיות פנקס קופה. איך לשמור את היומן הזה? מי צריך להזין בו מידע? שאלות אלו מטרידות יזמים רבים. יצוין כי על פימאז 2014, עסקים שיש להם פנקס הכנסות והוצאות אינם רשאים להנפיק צווים לעסקאות מזומן. לפיכך, פנקס הקופה, אשר מילוי המדגם שלו יתואר להלן, עשוי שלא להתנהל על ידם. עם זאת, חלק מהיזמים ממשיכים להשתמש בו. עם זאת, ארגונים רבים מחברים אותו בצורה לא נכונה. על מנת להימנע מבעיות במיסוי, עיצומים ועונשים נוספים, כדאי לשקול היטב את הפעולות שבוצעו ולדעת לנהל פנקס קופה בצורה נכונה.

מסגרת רגולטורית

לפני כניסת ההמלצות החדשות לחשבונאות על עסקאות מזומן, לא היו אינדיקציות ישירות בחקיקה לכך שלכל היזמים יש פנקס קופה. גם תבנית המילוי לא נקבעה. בפרקטיקה של בתי משפט לבוררות, היו מקרים שההחלטה התקבלה לטובת יזמים שלא לקחו בחשבון עסקאות מזומן ביומן. משנת 2012 אומץ נוהל מילוי פנקס הקופה. ההוראה קובעת נוכחות חובה של יומן עסקאות לכל היזמים, ללא קשר לאיזו מערכת מיסוי הם משתמשים אם הם מבצעים עסקאות מזומן. בגין הכנה לא נכונה של תיעוד והפרות אחרות של משמעת חשבונאית שיתגלו במהלך הביקורת, עלול להטיל קנס על הארגון

תכונת מסמך

לפני שאומרים איך לשמור פנקס מזומנים בצורה נכונה,צריך להסביר מה זה. מהמידע הנ ל ברור שמדובר ביומן מיוחד לרישום כל תנועות המזומן. בנוסף, פנקס הקופה נכלל ברשימת המסמכים החשבונאיים. החלטת הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה אישרה את צורת היומן החשבונאי. זה נקרא KO-4. ההליך הנכון למילוי פנקס הקופה נקבע בתקנון הרלוונטי. ההנחיות אושרו על ידי הבנק המרכזי ב-2011. חשוב מאוד לדעת איך לנהל פנקס קופה נכון, שכן הפיקוחים המבקרים בודקים אותו לעתים קרובות למדי. מסמך חדש נערך עבור כל שנה.

דוגמה למילוי ותחזוקת פנקס קופה: הוראות בסיסיות

מסמך מכיל 50 או 100 עמודים. באשר לשאלה מתי יש צורך לנהל פנקס קופה, בהתאם לחוק, נקבע כי היומן נערך מתחילת השנה ובסדר עולה. בעמוד השער מצוין תקופת תוקפו של המסמך. אם היומן הסתיים לפני סוף השנה, יומן חדש. ההקלטות אינן מופרעות וממשיכות בסדר כרונולוגי. בעמוד השער של כתב העת החדש מצוין תאריך ההתחלה והסיום של חיבורו. במקרה זה, יהיה קל לקבוע את רצף המסמכים. ככלל, מיזם רוכש פנקס מזומנים מוכן המודפס בבית דפוס, עם עמודות שורות וגרפים. ניתן גם לערוך מסמך בצורה אלקטרונית (כיצד לשמור פנקס קופה בפורמט זה בצורה נכונה יתואר להלן). כל העמודים ממוספרים מיד בכל המגזין. מספר כוללסדינים מודבקים בסוף (בעמוד האחרון). הכמות המצוינת מאושרת בחתימות הראש והאחראי. הספר התפור אטום בחותם שעווה או מסטיק.

אדם אחראי

במפעל ישנו עובד שאחראי על פנקס הקופה. כיצד לשמור כראוי על יומן זה מצוין בהמלצות הרלוונטיות שעל העובד לדעת. עובד זה מבצע עסקאות מזומן ומכניס מידע אודותיהן למסמך. הגיליון המלא מאושר בחתימה. המשמעות היא שהעובד לוקח על עצמו את מלוא האחריות לפעולות שבוצעו ולמידע שהוזן. בתום יום העבודה, העובד מעביר את יתרת המזומנים למחלקת הנהלת החשבונות. יחד איתו מועבר כל התיעוד - קבלות ראשוניות ופקודות חיוב. הגיליון המלא של הספר חתום גם על ידי רואה החשבון המקבל. אם האחרון לא נמצא במפעל, הראש שם את החתימה. הליך זה מבוצע מדי יום. לצורך ביצוע עסקאות במזומן, על עובד אחראי שהוסמך ע י ראש הממשלה להכיר את חובותיו, זכויותיו וחובותיו כנגד חתימה. אם אנחנו מדברים על איך לשמור את ספר המזומנים של יזם בודד, אז התהליך עצמו דומה לזה שמתבצע בארגון. עם זאת, ליזם בודד לא תמיד יש צוות, ובפרט, אין בהכרח מי שאחראי על ביצוע וניהול פעולות מזומן. אם היזם היחיד עובד לבד, אז הוא מקבל וצורךכְּסָפִים. בהתאם לכך, הוא עורך בעצמו רישומים ביומן וחותם על הדפים שהושלמו. למי שלא יודע לנהל כראוי פנקס קופה, הטיפים לרואה חשבון להלן יעזרו לכם לנווט בין הדרישות.

דף הכותרת

דף זה צריך להכיל את המידע הבא:

1. לגוף משפטי - שם הארגון המלא, ליזם בודד - שם היזם המלא, שם היחידה (אם מדובר בסניף).
2. תקופת תוקף המגזין. זה יכול להיות שנה או תאריך ספציפי אם יש כמה מסמכים.
3. OKPO.

החלק הפנימי של המסמך

אם מדברים על איך לערוך פנקס קופה נכון, יש לשים לב שהכניסות, הן הוצאה והן הכנסה, רשומות בעמוד אחד. בסופו של יום, היתרה מצטמצמת ומסכמים את הסכום הכולל. נערך דוח על העסקאות שבוצעו. כל גיליון של הספר מורכב משני חלקים עם קו קרע. המחצית הראשונה היא דף יומן המכיל מידע על פעולות. החלק השני הוא דו"ח הקופאית. אתה יכול לקפל את הגיליון לאורך קו הקריעה ולשמור הערות נייר פחמן. לאחר הזנת המידע, הגיליון נחתך. החלק הראשון של הדף חייב להיות כרוך. לדוח מצורפים מסמכים המאשרים את ביצוע הפעולות (ניירות אלו מכונים "ראשוניים"). למשל, זה יכול להיות תמצית הזמנה, צו קבלה מזומן, בקשה למקדמה, ייפוי כוח וכדומה.

הזנת מידע לעמודות

בראש העמוד צריךתאריך הזנת המידע. מילוי הגיליון מתחיל בעמודה המציינת את היתרה בתחילת המשמרת. כאן מוכנס הסכום, המועבר מסוף העמוד הקודם. לאחר מכן, הזן את המספר הסידורי של צו המזומן. זה מצוין בעמודה "מספר מסמך". את השורה הבאה נכנס האדם שאליו הונפק נייר זה או ממנו התקבל נייר זה. אם מדובר באדם פרטי אזי מוזן השם המלא, אם הישות המשפטית היא שם הארגון. בעמודה הבאה ציינו את מספר החשבון או המשנה המקביל. הזן מידע המציין את אופן הקבלה או ההוצאה של מזומן. לדוגמה, r / s - sch. 51, שכר - סק. 70, לקוחות וקונים - sch. 62. יש לציין כאן כי שורות אלו אינן ממולאות על ידי יזמים בודדים.

לאחר מכן עומדות העמודות "הוצאות" ו"הכנסה". הם מציינים את הסכומים ברובלים במספרים. פרוטות מסומנות אחרי הפסיק. לדוגמה, סכום הכספים המונפקים הוא כדלקמן: 129.05 עמ'. כל עסקה נרשמת מיד לאחר השלמתה. ההזנה מתבצעת רק על בסיס מסמכים ראשוניים. העמודה "העברה" מכילה מידע על כמות הפעולות בשורות הקודמות. בסוף, אתה צריך לחשב את התוצאה הכוללת. הוא מוזן בעמודה "סה"כ ליום". התוצאה מחושבת בנפרד עבור הכסף שהופק והכספים שהתקבלו. הבא הוא "שארית". יש צורך להוסיף את כל המזומנים שנכנסו ונשארו מהיום הקודם. מהסכום הזההכספים שחולקו נמשכים. הנתון הרשום בספר חייב להתאים למצב המזומן בפועל. יש למחוק את הקווים שנותרו חופשיים. זה הכרחי כדי שאף אחד לא ימלא את העמודות הריקות. זה נעשה באות Z. בסוף העמוד מצוינים שמות הקופאית ורואה החשבון. בנוסף, מצוין מספר ההזמנות הנכנסות והיוצאות ביום. אם לא בוצעו עסקאות במזומן במהלך היום, הדף נותר ריק. במקביל, היתרה הזמינה בסוף היום מועברת לאחר ללא התאמות.

גרסה אלקטרונית

הקדמה הנרחבת של טכנולוגיית מחשבים לא עקפה את ספר הקופה. הגרסה האלקטרונית של חיבור היומן מקלה מאוד על עבודת העובדים. תוכנית מיוחדת משמשת לתחזוקת הספר. הוא מציג את היומן על מסך המחשב. העמודות ממולאות באותו אופן כפי שתואר לעיל. מדי יום מכניס העובד האחראי את המידע הדרוש, ובתום המשמרת מדפיס דף. גרסת הנייר צריכה לכלול שני חלקים: הדוח עצמו והחצי המשלים. הקופאית חותמת על הדף. אם לעובד יש חתימה אלקטרונית, אזי מותר להשתמש בה, כמו גם בחתימה רגילה. כל עמוד כזה ממוספר. בסוף השנה נוצר ספר מגיליונות מודפסים. העמוד האחרון מציג את המספר הכולל של תוספות. זה מאושר על ידי החתימות והחותמת של המיזם. מותר להרכיב ספר אלקטרוני פעם ברבעון, לא בשנה. דוחות ותיעוד נלווה נשלחים למחלקת הכספים.

הכנסה והוצאות

הקבלה של מזומן מונפקת באמצעות הזמנה לקבלת מזומן. את הקבלה - החלק הנקרע שלה - יש להגיש בדף חשבון הבנק. פעולות לסילוק כספים מבוצעות, בהתאמה, על ידי צו הוצאה אחת או יותר. בעת מסירת מזומן לבנק, מוציאים לעובד קבלה וצו. הראשון מוגש לקופאית, והשני להצהרה.

תיקונים במגזין

אם נפלה טעות בספר שאין לה השפעה משמעותית על הדיווח, ניתן לתקן אותה. חל איסור מוחלט לקרוע דפים מהמגזין. אסור גם להשתמש במכה, טוש, ניגוב עם להב, מחק ועוד מניפולציות דומות. אם טעות ההקלדה אינה כרוכה בשינויים בשרידי תקופה כלשהי, הרי שתיקונה מתבצע באופן הבא: הערך השגוי נמחק בקפידה, ולידו מניחים את הנכונה. התיקון חייב להיות מאושר בחתימות. על הקופאית ורואה החשבון לחתום. אם יש מספר תיקונים בדף, אזי יש לאשר כל אחד מהם. אם נעשתה טעות חמורה, אזי הקופאית עורכת בקשה המופנית לרואה החשבון הראשי. ראש המיזם אוסף ועדה שתהיה אחראית לתיקונים. על סמך השגיאה נערך דוח חשבונאי. הוא מתאר את אופי אי הדיוק ואת השיטה לתיקון שלו.

בודק משמעת דיווח

כדרור נכוןליומן המזומנים יש את הזכות לשלוט בארגון הבנקאי המשרת את חשבון המיזם. המנהל יקבל הודעה בהודעה כי תתבצע ביקורת. יהיה צורך למסור לבנק להערכה גיליונות רופפים, בביצוע מלא, דוחות קופאיות יחד עם התיעוד המצורף וניירות מקדמה, אם הכסף הונפק במסגרת הדו ח. אם השיק ישפיע על השנה הנוכחית, אין צורך לתפור את היומן (זה נעשה בסוף השנה). עם סיום פעולות הבקרה יוחזר הספר למפעל. במקרה זה, הגוף המוסמך יוציא מעשה על האימות המושלם של משמעת הדיווח. אם יש במסמך הערות, יש לבטלן תוך התקופה שקבעה רשות הפיקוח. כמו כן, תקינות מילוי פנקס הקופה ניתנת לבדיקת מיסוי. ניתן להחיל סנקציות על הפרות שזוהו במהלך פעילות בקרה. יחד עם זאת, יש לומר כי המפקח יכול להטיל קנס על המפעל אם יתגלו טעויות תוך חודשיים מהודאתן.