הזמנות במזומן נכנסות ויוצאות: הליך רישום, כללי מילוי ודוגמא

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

הזמנות במזומן נכנסות ויוצאות משמשות כמסמכים ראשיים. הם מאשרים עסקאות פיננסיות הקשורות להנפקה וקבלת כספים. רישום הזמנות מזומנים נכנסות ויוצאות מתבצע על פי כללים מסוימים. שקול את המרשמים הבסיסיים.

צו מזומן להוצאות והכנסה: ריק

בקבלת מזומן, הפקיד מזין את המידע הרלוונטי בטופס KO-1, ובעת ההנפקה - KO-2. מילוי הזמנות הקבלה וההוצאה במזומן מתבצע בצורה כזו שהמומחים הבודקים את המסמכים יכולים להבין בבירור את תוכנם. כל הפרטים הנדרשים כלולים בניירת. הבסיס שעל פיו הם ערוכים מוזנים בצווי מזומן קבלה והוצאה. הם גם מספקים רשימה של מסמכים מצורפים (מלווים).

ניואנסים

הזמנות במזומן נכנסות ויוצאות נחתמות על ידי הקצין האחראי מיד לאחר מכןהפעולה המקבילה. יש לבטל את המסמכים המצורפים אליהם בחותמת או בסימן "שולם". יחד עם זאת, יש לרשום את התאריך על מנת למנוע שימוש חוזר בניירות. על פי הכללים הקיימים, אסור לבצע תיקונים בהזמנות נכנסות ויוצאות במזומן, גם אם הן נקבעו.

טופס KO-1

עליך למלא את הזמנת הקבלה בעותק אחד. הטופס כולל 2 חלקים. הראשון הוא הזמנת קבלה ישירה, והשני הוא גיליון תלוש - קבלה. האחרון מופק למי שתרם את הכספים. השורה "בסיס" מציינת את תוכן הפעולה שבוצעה. למשל, זה יכול להיות "תשלום חשבונית מס' 321 מיום 1.2.2017". בשדה "כולל" מצוין סכום המע"מ. הסכום מצוין במספרים. אם המס לא מסופק, יש לרשום "ללא מע"מ". בשדה "בקשה" מפורטים המסמכים הנלווים להזמנה. חשבון הקיזוז נקבע בהתאם למקור הכספים. קוד החלוקה מצוין על ידי המפעילים של מחלקות מבניות נפרדות של המיזם. תא "חיוב" חייב להכיל את חשבון המזומן בהתאם לתכנית. מספור המסמכים הוא מקצה לקצה, נקבע לשנה. אסור שהטופס יכיל מספרים חריגים או קודים כפולים. OKPO נחשב דרישת חובה. המידע מצוין בהתאם לתעודה שהונפקה על ידי רשות הסטטיסטיקה של המדינה. שם הארגון מצוין באותה צורה שבה הוא קיים בתיעוד המייסד. אםלחברה יש קודים אנליטיים מאושרים, יש לציין אותם בהזמנה. יש תיבת "מטרה" על המסמך. יש להשלים אותו רק על ידי מלכ"רים עם מימון זכאי.

תכונות הבטחה

הזמנת הקבלה מאושרת במחלקת הנהלת החשבונות. אם אין מומחים המורשים לאשר את המסמך, זה נעשה על ידי ראש המיזם. מנהל הארגון, בהוראתו, רשאי להטיל את חובת החתימה על הזמנות על עובד אחר. יחד עם זאת, על מועמדותו להסכים על ידי ראש עם רואה החשבון הראשי. אם מנהל המיזם מבצע באופן עצמאי עסקאות פיננסיות, אזי אשראי, הזמנות מזומן הוצאות, פנקס קופה נערכו ונחתמים על ידו.

Stamping

ההטבעה צריכה להיות ממוקמת על החלק של הטופס המסומן "M. P." ולקחת את הקבלה. החקיקה אינה קובעת כללים מיוחדים להחתמה. בפועל נהוג להחזיק 60% ממנו על החלק העיקרי, ו-40% על הקבלה. כמה המלצות ניתנות בהחלטת הוועדה הממלכתית לסטטיסטיקה מס' 88 מיום 18.8.98. החקיקה גם אינה קובעת רשימה ספציפית של פרטים שיש להדביק על חותמת המספר. רצוי לכלול בבול מידע שנחשב בעבר חובה:

1. שם הארגון (מלא וברוסית), סוג חוקי.
2. Location.
3. מספר רישום.

מסמך לתשלום כספים

צו הוצאה ניתן גם בעותק אחד. בהנפקת כספים לעובד לצורך דיווח יש לערוך את הטופס בהתאם להצהרתו בכתב. זה יכול להיות בצורה חופשית. על הבקשה להיות חתום על ידי ראש המיזם. כתוב:

1. סכום להנפקה.
2. דדליין.
3. Date.

תוכן מסמך

השדה "סיבה" מציין את הפעולה שבוצעה. למשל, זה יכול להיות "החזר הוצאות יתר לפי דו"ח מס' 123 מיום 2017-02-03". בשדה "בקשה" מצוינים מסמכים ראשיים ואחרים. מספרים ותאריכי הליקוט שלהם מובאים. בקשות יכולות להיות בקשות להנפקת כספים, חשבוניות וכדומה. כללי רישום ו. KO-2 נקבעו בהמלצות המתודולוגיות שאושרו בצו הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה מס' 88. אין לערוך תיקונים כלשהם בצו ההוצאה. המסמך חתום גם על ידי החשב הראשי, המנהל או גורם אחר שהוסמך על ידו. יזמים שמנהלים תיעוד של עלויות והכנסות או אינדיקטורים פיזיים, בהתאם לחוקי המס, אינם רשאים להוציא צווי הוצאה.

פעולות של מספר

בעת חלוקת כספים על הזמנות הוצאות, הקופאית חייבת לבדוק:

1. נוכחות של חתימות חובה ותאימותן לדוגמאות.
2. שוויוןסכומים במילים ובמספרים.
3. זמינות המסמכים שניתנו בטופס.
4. שם מלא תואם בצו למידע שמסר הנמען.

לאחר מכן, המספר מכין את הסכום הנדרש, מעביר את מסמך התשלום למי שמקבל אותם. בהזמנה, על הנמען לציין את מספר הרובלים (במילים) והקופיקות (במספרים). האדם גם שם את חתימתו ותאריך. על המפעיל לספור את הכסף המוכן. במקרה זה, על הנמען לראות כיצד הקופאית עושה זאת. גם הגורם שקיבל את הכספים סופר אותם בפיקוח המספר. אם זה לא נעשה, לאחר מכן לא יוכל הנמען להגיש תביעה לקופאית בגין הסכום שהופק. לאחר מכן, על המפעיל לחתום על מסמך התשלום.

נקודות חשובות

הקופאית מנפיקה כספים אך ורק לאדם שפרטיו מצוינים בהזמנה. האחרון מציג מסמך המאשר את זהותו. אם ההנפקה מתבצעת על ידי מיופה כוח, יש צורך לבדוק את התאמת השם המלא. הנמען, שניתן בצו, מידע על האדם המיוצג. לטופס התשלום מצורף מסמך המאשר את סמכותו של המקבל בפועל. אם יבוצעו מספר תשלומים באמצעות מיופה כוח או בארגונים שונים, מצורף עותק להזמנה. המקור חייב להישאר אצל המפעיל שערך את ההנפקה האחרונה.

חשבונאות עבור הזמנות נכנסות ויוצאות במזומן

במפעלים המרכיבים את המסמכים שנדונו לעיל,שליטה על עסקאות מזומן. לשם כך, עליך לנהל יומן של קבלות מזומנים והזמנות חיוב. הוא מכיל את הפרטים של טפסי תשלום לפני העברתם למפעיל. צווים שניתנו על הצהרות להוצאת שכר וסכומים דומים אחרים נרשמים בספר לאחר מתן הכספים למקבלים. הכלל המקביל מעוגן בהנחיות שאושרו בצו הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה מס' 88.

בפועל מתעוררת לא פעם השאלה: לאיזו תקופה יש צורך לפתוח פנקס של הזמנות מזומן קבלה והוצאות? יצוין כי החקיקה אינה קובעת מגבלות זמן. בהקשר זה, נושאים הקשורים לתקופת השימוש בכתב העת, מחליט רואה החשבון באופן עצמאי. ניתן לפתוח את הספר למשך שנה, חודש, רבעון. יש לקחת בחשבון את מספר הפעולות בעת קבלת ההחלטה המתאימה.

אחריות לשבירת הכללים

עבור מפעלים שאינם עומדים בדרישות לביצוע עסקאות מזומן, מיושמים האמצעים הקבועים בחוק. האחריות נקבעת בתקנות שונות. ביניהם צו הנשיאותי מס' 840 מיום 25 ביולי 2003. פרק 15 של קוד העבירות המנהליות קובע את סעיף 15.1. הוא קובע את אמצעי האחריות להפרת כללי העבודה עם מזומן ואת הנוהל לביצוע עסקאות מזומן. במקרה של חריגה מהסכומים המיועדים להסדר מול צדדים נגדיים, אי קבלה (חלקית או מלאה) של הכספים שהתקבלו, אי עמידה בדרישות האחסוןכסף חינם מעבר לגבולות, ניתן קנס מינהלי: 40-50 שכר מינימום - לפקידים, 400-500 שכר מינימום - לארגונים.

מסקנה

ביצוע הזמנה הוא משימה אחראית מאוד. כאמור, תיקונים, שגיאות וכתמים אינם מותרים במסמכים. על המפעיל האחראי על עריכתם לזכור שההזמנה היא סוג של אחריות קפדנית. לכן, אין לאפשר פגיעה במסמכים. בהיעדר כל אחד מהפרטים הנדרשים, ההזמנה שהושלמה תיחשב כבלתי חוקית.