מהו התיעוד העיקרי בחשבונאות? הגדרה, סוגים, תכונות ודרישות למילוי

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

חשבונאות של כל ארגון עוסק בדיווח ראשוני. רשימת התיעוד העיקרי בהנהלת חשבונות כוללת מספר עבודות חובה. כל אחד מהם קשור לשלבי התהליך העסקי. אם עובדי הארגון לא ישמרו על תיעוד ראשוני ב-"1C: Accounting", החברה תעמוד בפני סנקציות מוחשיות.

מה זה?

חשבונאות לתיעוד ראשוני בחשבונאות היא בעדיפות עליונה. כל הפעילויות המבוצעות בכיוון זה מוסדרות על ידי החוק הפדרלי "על חשבונאות". לכן, בפסקה הראשונה של הפרק התשיעי נאמר כי ניתן להתייחס לכל מאמר המבוצע כהלכה ומאושר על ידי ההנהלה, המשקף אפיזודות שונות של הפעילות העסקית של החברה, כאל תיעוד ראשוני. אגב, הפרקים האלה נקראים:

• קבלת כסף עבור סחורות או שירותים שסופקומפעל;
• העברת כספים עבור סחורות וחומרים שהתקבלו.

לכן, בנוסף לרשימת החובה של תיעוד ראשוני בחשבונאות, ישנו אחד נוסף. לרוב הוא נערך לפי דרישת הנהלת החברה. והם מכניסים לתוכו טפסים שיש בהם מידע על קיזוז הדדי שאין להם בסיס פיננסי.

תכונות של עבודה עם תיעוד ראשי בחשבונאות

הדבר הראשון שאתה צריך לשים לב אליו הוא שכל הטפסים ה"ראשוניים" חייבים להיות משויכים להעברת הכספים. לכן, אין לכלול ברשימה זו ייפוי כוח לקבלת מסמכים.

אחסון של נייר מסוג זה מתבצע למשך חמש שנים לפחות מתאריך החתימה. במהלך ביקורת מס דורש המפקח תיעוד ראשוני לתקופה של שנה עד שלוש שנים. כך ניתן לשלוח לארכיון ניירות עם תקופה ארוכה יותר לאחסון. לאחר חמש שנים, ניתן להיפטר מהם לחלוטין. השמדת ה"ראשוני" מתבצעת בהתאם לאמנה הפנימית של החברה ולחקיקת המדינה. הליך זה הוא די מורכב ודורש זמן. לכן, מפעלים רבים שומרים על ה"ראשוני" כל עוד יש מקום במחלקת הנהלת החשבונות. תקופת אחסון הניירות בארכיון ברוסיה אינה מוגבלת בשום אופן.

List

כדי להבין מהו התיעוד העיקרי בחשבונאות, עליך לדעת אילו סוגי מסמכים הוא כולל. צריך לזכור את הנאום הזהעוסק בניירות הקשורים לתנועת כספים. הנה רשימה של מה שנכלל בתיעוד העיקרי בחשבונאות:

1. חוזה.
2. חשבונית לתשלום.
3. מזומן וקבלות מכירה.
4. טפסי דיווח קפדניים.
5. Acts.
6. חשבוניות.

מידע נוסף על כל אחד מהמסמכים הראשיים הללו מסופק בפסקאות הבאות.

הסכם

פריט זה גורם למחלוקות רבות בקרב עובדי מחלקת הנהלת החשבונות. העובדה היא שהתיעוד הראשוני במחלקת הנהלת החשבונות צריך להיות מאוחסן בכל מקרה, אבל חוזים מגיעים לפעמים לעורכי דין או אפילו במחלקת כוח אדם. אבל יש צד נוסף של המטבע. הרי החוזה הוא הבסיס לעסקה הקשורה לתנועת תזרימי מזומנים.

Invoice

טופס זה מתייחס לתיעוד הראשי במחלקת הנהלת החשבונות. מהו חשבון, כל משתתף בתהליך העסקי יודע. למעשה, מסמך זה הוא הבסיס להעברת הכספים עבור הסחורה או השירותים שהתקבלו. אם אחד מהצדדים מקבל את החשבון, זה אומר שהיא מסכימה בשתיקה לעסקה. הוא עשוי להכיל גם מידע לגבי הסכם קודם. החשבונית מכילה לא רק את הנתונים הללו, אלא גם את הליך החזרת הכספים במקרה של צורך זה.

תעודת משלוח

מאמר זה הוא אחד הנציגים המבריקים של התיעוד העיקרי בחשבונאות. הנקודה היא שבזה מציין רשימה מלאה של סחורות שנשלחו לקונה. במקרה זה, אנו מדברים הן על מוצרים מוגמרים והן על חומרי גלם. תעודת מטען נערכת במספר בלתי מוגבל של עותקים. לרגע הזה אין תקנה ברורה ולמעשה מבוסס רק על כמה צדדים צריכים מסמכים מסוג זה. כלומר, כמה משתתפים בעסקה, יש לספק כל כך הרבה עותקים. כדאי לזכור שרק הטפסים עליהם חתומה חתימת האחראי תקפים. אין צורך בחותם או חותמת במצב זה.

אקט של קבלה-העברה

עובדים רגילים במחלקה זו עוסקים בעיבוד התיעוד העיקרי במחלקת הנהלת החשבונות. לרוב, הם מקבלים אישורי עבודה (שירותים) שבוצעו כמסמך תומך. מאמר זה, כשמו כן הוא, נערך לאחר מתן שירותים או ביצוע עבודה. מעשה הקבלה וההעברה, שנחתם באופן דו-צדדי, נחשב לתקף. ישנם מקרים בהם אחד הצדדים שכנגד מסרב לאשר את המסמך. במצב זה, ניתן לאשר את הטופס על ידי גורם אחד בלבד, אך בתנאי שנוכחים משקיפים בעת החתימה עליו. בנוסף למידע הבסיסי, פעולת הקבלה וההעברה עשויה לכלול נתונים בעלי אופי מבהיר או מבהיר. ככלל, הם נכנסים לטבלה שנוצרה במיוחד. לגבי אישור חותמת זה תמיד מתקבל בברכה, אבל אם אין הדפסה זה לא מבטל את הנייר. ראוי לציין כי בעת שמירה על תיעוד ראשוני בחשבונאות, מעשה המשקף את תנועת הרכוש הקבועארגונים צריכים להיכלל גם ברשימת המסמכים העיקריים.

Payroll

סוג זה של תיעוד ראשוני משקף את תנועת הכספים בין הארגון לעובדיו. בנוסף לסכום השכר הבסיסי, הוא כולל את כל הבונוסים והפיצויים. במצב זה, רואה החשבון הראשי יחד עם ראש המיזם משמש כעד להצהרה. על מנת שהמסמך יהיה תקף ויכנס לתוקף יש להחתים אותו. אם זה לא נעשה, הטופס יכול להיחשב לא חוקי. ראוי לציין שחותמת זו היא אופציונלית בשני המסמכים לעיל.

מסמכי מזומן

רשימה זו כוללת את הטפסים הבאים:

• זמנת קבלה,
• תעודת תשלום,
• ספר מזומן.

תיעוד ראשי זה מכיל את המידע המלא ביותר בנוגע לתנועת כספים. כתבי אופציה במזומן מחולקים למספר סוגים. אז, לרוב בעבודת החשבונאות, נעשה שימוש ב-KO-1, KO-2 ו-KO-4. הם משקפים את כל העובדות של החיים הכלכליים של הארגון. לפיכך, במהלך ביקורת מס, המפקחים הם הכי בררנים לגביהם. בנוסף לסוגים אלו, ישנן צורות KO-3 ו-KO-5. השלישי הוא פנקס של הזמנות מזומנים, והחמישי לוקח בחשבון את תנועת המזומנים במפעל. ככלל, פקחים שמים לב הרבה פחות לסוגים אלה של תיעוד ראשוני. לגבי האחסון והרישום שלהם, תהליכים אלהמבוצע בהתאם לנוהל הכללי.

הפרדה בהתאם לשלב העסקה

כל עסקה מחולקת לשלושה שלבים. ולכל אחד מהם יש תיעוד ספציפי.

ראשית, הצדדים תמיד מסכימים על תנאי העסקה. בשלב זה הם מסכמים הסכם ומוציאים חשבוניות לתשלום. לאחר מכן, אחד הצדדים נותן תרומה לפי דרישה. ולתמיכה בכך מחויב המשלם לספק מסמכים תומכים. אם הכספים נשלחו מהחשבון העו ש, יש להציג תמצית. אם התשלום מתבצע במזומן, האישור מתבצע באמצעות מתן המחאות קופאיות, טפסי דיווח קפדניים או קבלות. השלב האחרון של כל עסקה הוא אספקת סחורות או שירותים בתשלום. יש לאשר את הרגע הזה על ידי מעשה עבודה שבוצע (שירותים) או תעודת מטען, אם אנחנו מדברים על סוגים שונים של מוצרים.

מלא דרישות

עבור זרימת עבודה נכונה, זה לא מספיק רק לדעת מהו התיעוד העיקרי בחשבונאות. חשוב לקחת בחשבון את הדרישות הבסיסיות למילויו. קודם כל, לכל טופס חייב להיות שם משלו. כמו כן, עורך המסמך מחויב לציין את תאריך היווצרותם של דוחות אלו ואת שם המיזם. מיזם מתייחס לספק, קבלן או קונה. פרטי בנק,ראשי התיבות של הפקידים ושם הפעולה מוצגים גם בעמודות נפרדות של התיעוד הראשי במחלקת הנהלת החשבונות. כולם יודעים מה שם הפעולה, רק זכרו שהערך הזה חייב לבוא לידי ביטוי בצורה כמותית. הרגע האחרון בהכנת נייר מסוג זה הוא החתימה והחותמת של האנשים האחראים.

עריכה

בהתמודדות עם מספר רב של מסמכים, עובדים לעתים קרובות טועים. יש לתקן אותם בהתאם לכללים הקבועים בחוק. ישנם שני סוגים של עריכות:

1. לאחריות קפדנית. במידה ויש צורך לבצע תיקון קל בטופס, הרי שהאחראי מחויב לחצות את השורה השגויה בקו דק ולציין את הרישום הנכון מעליו. כדי לאשר את דיוק השינויים שבוצעו על הנייר, יש צורך לכתוב "מאמין מתוקן" ולאשר את הטופס בחתימה וחותמת של פקיד. אם לא ניתן לתקן את המסמך באופן נקודתי, אזי האחראי מחויב למחוק את הטופס המשורטט בצורה שגויה מפינה לפינה בקו אדום דק. כמו כן יש לסמן "מבוטל". לאחר יצירת המופע הנכון, אסור להשמיד את המופע השגוי.
2. לתיעוד לא קפדני. במקרה זה, הטופס הפגום מושמד ונוצר נייר עם המידע הנכון.

כדאי לדעת שחיתוך צריך להיעשות רק עם קו דק מאוד. אם עובדחוצה טקסט בצורה כזו שהוא הופך לבלתי קריא, זו טעות חמורה מאוד.