סמלים בדף הזמן. כיצד למלא גיליון זמן (דוגמה)

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

זמן העבודה והחשבונאות שלו הם מרכיבים חשובים בכל ארגון, המאפשרים לך לשלוט בפעילות החברה ולנהל משמעת עובדים. על מנת לפשט הליך זה, פותח טופס מיוחד - דף זמן. הוא קיים הן בגירסאות נייר והן בגרסאות אלקטרוניות. ולכל אחד מהמינים יש ניואנסים משלו במילוי.

מי ממלא את גיליון הזמנים

כל ארגון ממנה אדם שאחראי על שמירת לוח הזמנים, תוך התמקדות בפרטי הפעילות ובמספר הצוות. אם הארגון קטן וכל העבודה מתבצעת במשרד, אזי מפקח כוח אדם, רואה חשבון או גורם מוסמך אחר יזמן את העובדים.

במקרה שלמפעל יש כמה מתקנים, קל הרבה יותר לפרסם עובדים ישירות במקומות העבודה שלהם. במקרה זה, אחריות זו מוטלת על מנהל העבודה או המפקדחלוקות משנה בצו נפרד או שנקבע בחוזה העבודה.

אלגוריתם לעבודה עם גיליון זמנים

קודם כל, אתה צריך לדעת שלכל ארגון חייב להיות גיליון זמן רגיל (כלומר, בגרסת נייר). ניתן להדפיס את הטופס לבד או להזמין מבית דפוס.

ישנם שני טפסים מאושרים: T-12 ו-T-13. ההבדל ביניהם הוא שהראשון לא רק לוקח בחשבון שעות עבודה, אלא יש גם עמודות לחישוב השכר החודשי. הם מתמלאים לפי אותה תוכנית, כלומר, בכל חודש ביום הראשון נפתח גיליון זמן חדש. יש למלא את העמודות:

• שם החברה (בהתאם למסמכים המרכיבים), מספר סידורי ותאריך השלמה.
• התקופה שגיליון הזמנים נפתח.
• המספרים הרגילים של הצוות והנתונים שלהם מכרטיסים אישיים.

שאר הנתונים מוזנים תוך חודש, ומילוי החלק המתייחס לשכר נשאר אצל עובד הנהלת החשבונות.

סמלים בדף הזמן

למילוי מהיר ונוח יותר של גיליון הזמן פותחה ואושרה מערכת סימון. הם משקפים את אופן העבודה והמנוחה וניואנסים אחרים. 36 ייעודים מסופקים. אבל לפעמים המספר הזה לא מספיק כדי להציג במדויק את כל המידע על עובד.

סמלים בדף הזמן

	שם	ייעוד מכתב	ייעוד מספרי
1	שעות יום וערב	I	01
2	שעות פתיחה בלילה	N	02
3	עבודה בסופי שבוע ובחגים	RP	03
4	עודף	c	05
5	נסיעת עסקים	K	10
6	חופשה ראשית	from	14
7	חופשה נוספת	one	15
8	חופשת לימודים	U	16
9	שעות עבודה קצרות לסטודנטים	UV	17
10	חופשת לימודים נוספת ללא תשלום	UD	18
11	חופשת לידה	r	19
12	חופשת לידה (בתשלום חלקית)	veh	20
13	חופשת לידה (ללא תשלום)	oj	21
14	חופשה ללא תשלום	to	22
15	חופשה ללא תשלום מסיבות משפטיות	OZ	24
16	חופשת מחלה	B	25
17	ללא תשלוםמוגבלות	t	26
18	שעות עבודה מופחתות	ch	27
19	זמן השבתה (מסיבות שאינן עובדים)	vp	28
20	היעדרות מסיבות משפטיות (בתשלום)	g	29
21	היעדרות בלתי מוצדקת	OL	31
22	שעות לא עבדו (אם המעסיק קבע משרה חלקית)	NS	32
23	סופי שבוע	to	33
24	Strikes	ZB	34
25	היעדרויות מסיבות לא ברורות	НН	35

הטבלה מציגה את הסמלים הנפוצים ביותר בדף הזמנים. תיאור מפורט יותר ורשימה מלאה נמצאים בדרך כלל בעמוד הראשון של הטופס. זה מקל על ניווט הסמלים ולקבוע באיזה מצב מה לשים בתא.

מילוי טפסים רגיל

מילוי דף השעות הוא עבודה קפדנית הדורשת תשומת לב. ניתן לעשות זאת באמצעות, למשל, השיטה של נוכחות והיעדרות רציפה.

במקרה זה, הנתונים מוזנים בכל עמודה. הסמלים מצביעים הן על נוכחות העובדים במקום העבודה והן על היעדרותם, ומציינים את הסיבות. זה גם מציין את מספר השעותבילה במקום העבודה.

בגיליון הזמנים עצמו, זה ייראה כך: ביום חופש, שים את האות "B", מתחתיה 0, ביום עבודה, בהתאמה, "I" ומספר השעות, למשל 8. בדומה לסופי שבוע, מציינות סיבות שונות להיעדרות, מנסיעות עסקים ועד היעדרות מסיבות לא ברורות.

חישוב דף הזמנים במקרה זה הוא קצת יותר קל, כי כל המספרים והייעודים הדרושים נמצאים לנגד עיניכם. זה נכון במיוחד עבור מומחים עם ניסיון עבודה מועט - כך שהם פחות יתבלבלו ויעשו טעות.

מלא את גיליון הזמנים בחוכמה

ישנה גם שיטה לרישום סטיות. הוא מיושם כאשר ליום העבודה יש אותו משך לאורך כל התקופה. במקרה זה מציינים רק מצבים לא סטנדרטיים, כלומר היעדרות, שעות נוספות, נסיעות עסקים וכו'. כשמשתמשים בשיטה זו מושקע הרבה פחות זמן, והתוצאה הסופית זהה בשני המקרים.

על הגיליון זה נראה כך: השורה העליונה מכילה מידע על היעדרות העובד במקום העבודה - V, K, FROM, HH, PR, B ואחרים. השורה התחתונה נותרה ריקה. ואכן, בחישוב הסופי של שעות העבודה, לאפסים אין חשיבות, ובאותו אורך יום העבודה נותר רק לבצע את הפעולות הפשוטות ביותר: לספור את מספר התאים הריקים בשורה העליונה (אלה נוכחות) ו הכפל במספר השעות.

שיטה זו נוחה יותר למנוסיםקציני כוח אדם ורואי חשבון. הוא מתאים גם לארגונים קטנים שבהם מספר העובדים קטן. אם ההנהלה שלך לא יודעת על מערכת פשוטה יותר למעקב אחר זמן, אז זה הזמן להציע לה זאת.

תחזוקת גיליון זמן במחשב

בנוסף לגרסת הנייר, יש גם כמה אלקטרוניים. כפי שהוזכר לעיל, יש לשכפל את דפי הזמנים ללא תקלות. זה הכרחי כדי שהנתונים על עבודת העובדים לא יאבדו ואמינותם תאושר (הרי לא ניתן להשתמש במחשב בכל מקום).

אחת האפשרויות היותר משתלמות היא גיליון זמנים שנוצר בתוכניות אופיס. אקסל מושלם למטרה זו. גיליונות אלקטרוניים מאפשרים לך ליצור כל סוג וגודל של מסמך. כמו כן, הודות ליכולת להגדיר נוסחאות, סיכום וחישוב נתוני ביניים הרבה יותר קלים.

בשימוש בתוכנה ייעודית

במקרה של כישורי גיליון אלקטרוני לא מספיקים, עובד או הנהלה עשויים לבחור בתוכנית דומה אחרת. גיליון הזמן במקרה זה ייראה דומה לגרסת הנייר. זה יעזור להפחית את הזמן שלוקח לעיבוד המסמך.

יש לזכור גם שכל תוכנית כרוכה בשימוש בגרסאות מורשות. אצל ספקים שונים, כמובן, יש להם עלות משלהם. לדוגמה, תוכנית Time Sheet תעלה למשתמשים מ1000 לשפשף. ומעלה - תלוי במספר העובדים.

יתרון נוסף של כלי עזר כאלה הוא שאתה לא צריך למלא גיליון זמן מנייר. הטופס עם כל הסימנים קל להדפסה בכל עת. פונקציה זו היא בוודאות בכל תוכנית דומה.

על אחסון מסמכים

למה משמש גליון הזמנים? זהו הבסיס להתחשבנות בשכר בסכום כזה או אחר, וכן הראיה העיקרית לכך שהעובד היה במקום העבודה וביצע את תפקידו. ללא ספק, מסמך זה חשוב מאוד לכל ארגון.

אז כמה זמן נשמר טופס זה? יש לשמור את לוח הזמנים למשך שנה. זה נקבע בחוק, ויש להקפיד על נורמות כאלה.

אם אתה מאבד גיליון זמנים שכבר סגור, אל תיבהל. תמיד ניתן לשחזר באמצעות מסמכים אחרים. לשם כך נעשה שימוש בהסברים, חופשות מחלה, מידע על נסיעות עסקים, לוחות זמנים לחופשות ועוד. כל מה שמאשר ומסביר היעדרות של אדם במקום עבודתו יכול לשמש לשחזור נתונים.

מי עשוי להזדקק לכרטיס דו"ח?

מסמך זה נדרש לעתים קרובות עבור בדיקות שונות. למשל, שירות המס בודק את נוכחותו בארגון ואת תקינות המילוי.

העדר גיליון זמנים אפילו בחברה הקטנה ביותר יכולה להיות סיבה לקנס די גדול. אותומתרחשת כאשר נעשות שגיאות במילוי הטפסים. זה חל הן על חישובים והן על שימוש לרעה בסמלים.

נוכחות של דפי זמן היא חובה. הם נחוצים הן עבור החברה עצמה (חשבונאות, משמעת עובדים), והן עבור ארגוני ביקורת. והכי חשוב - החל נכון את הסמלים בדף הזמנים. אז תוכל למנוע מספר בעיות עם עובדים ורשויות רגולטוריות.