דוגמאות למילוי תעודת משלוח. כללים למילוי תעודת מטען

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

הפעילות של ארגונים בעניינים רבים נתונה לבקרה קפדנית ומוסדרת על ידי כללים רבים. אחד מהם הוא דוגמאות של מילוי תעודת מטען, חשבונית ותיעוד ראשוני אחר. על מנת שפעילות החברה תעמוד במלואן בדרישות החוק, בעת מילוי מסמכים אלו, יש לפעול לפי ההנחיות שנקבעו. מאמר זה דן בדוגמאות של מילוי תעודת מטען ומסמכים נלווים אחרים, מטרתם, המבנה והמשמעות שלהם בפעילות של ארגונים.

תיעוד ראשי ומטרתו

כל הפעולות בפעילות החברה חייבות להיות מתועדות ולשקף ברישומי מס, חשבונאות וניהול. בעתיד, כל הנתונים הללו עוברים שיטתיות, סיכום, ניתוח ושימוש על ידי משתמשים שונים למטרות שונות. החשוב שבהם הוא הדיווחתוצאות של פעילות פיננסית וכלכלית מול הרשויות הרגולטוריות.

קטגוריית התיעוד העיקרי כוללת מספר מסמכים המיועדים לרישום אירועים מסוימים בחיי המסחר של החברה. המאפיין המבחין שלהם הוא מילוי בזמן העסקה או מיד אחריה. תיעוד ראשוני מהווה הוכחה לכך שהניתוח אכן בוצע. מסמכים כאלה כוללים שטר מטען, שטר מטען (TTN), חשבונית, מפרט, הזמנת מזומן נכנסת ויוצאת ועוד כמה מסמכים.

הקצאת שטר משלוח

תעודת מטען - מסמך ההעברה הראשי, שנערך בזמן משלוח הסחורה לקונה על ידי הספק. עדות לכך שהפריט נמכר. יש להנפיק אותו בשני עותקים או יותר. ניירות נוספים נערכים אם הסחורה נרכשת באשראי או בליסינג, בהשתתפות עמלה, סוכן, וכן באמצעות סובסידיות מדינה או כספים תקציביים. עותק אחד אמור להישאר אצל הספק, השני מיועד לקונה, השלישי - לבנק, מוסד פיננסי אחר, מתווך, מוסד תקציבי.

כל פעולת סחר של ארגונים משפטיים ויזמים חייבת להיות מלווה בשטר מטען. הטופס, מילוי הדוגמא והמאפיינים של מראה המסמך עשויים להשתנות מעט. החקיקה מספקת מספר אפשרויות לרישום. אבליש גם דרישות שכל תבניות חשבוניות המכירה חייבות לעמוד בהן.

אפשרויות עיצוב תעודת משלוח

ארגונים יכולים למסגר אירועים בפעילויות היומיומיות שלהם בדרכים שונות. זה חל גם על הדוגמאות של מילוי תעודת המשלוח. להלן רשימה של אפשרויות שפירמה יכולה לקחת:

• שימוש בטופס המאוחד הרשמי TORG-12. למה ליצור מחדש את הגלגל אם הוא הומצא מזמן? TORG-12 מתאים לארגונים בכל צורה משפטית, הפועלים בכל התחומים ועם כל סחורה. במקביל, הטופס הרשמי פותח תוך התחשבות בכל דרישות הרשויות הרגולטוריות, תוך רצון חברות לנוחות ופשטות. כל הגרסאות של מסדי נתונים אלקטרוניים של 1C המשמשים רואי חשבון לעבודה עם רישומי חברה מצוידים בטפסי TORG-12 סטנדרטיים.
• פיתוח ואישור של טופס משלך, תוך התחשבות בצרכי הארגון ובכל הדרישות המשפטיות. חלק מהארגונים, לנוחות המשתמשים הפנימיים, מבצעים התאמות ב-TN, משלימים אותו עם העמודות, הטבלאות והפרטים הדרושים. הדבר אינו אסור על פי חוק אם התיקונים אינם משנים את מהות המסמך, והוא עדיין מספק למשתמשים את המידע שהם מחפשים.
• השימוש בטופס UPD מאוחד (מסמך העברה אוניברסלי), הממלא בו זמנית את התפקיד של תעודת מטען וחשבונית, רלוונטי לארגונים שהם משלמי מע"מ. הנוחות טמונה בהיעלמותהצורך להדפיס את החשבונית בנפרד, מה שחוסך זמן, שטח משרדי לאחסון ניירות, נכסי חומר (נייר וטונר), מפחית את הסיכון לטעויות ואי התאמות בחבילת המסמכים עבור פעולה עסקית אחת, כמו גם את הסיכון לאובדן הרכיבים שלו במהלך האחסון.
• השתמש בגרסה האלקטרונית של מסמכים. כמה חברות מודרניות עברו מזמן לניהול מסמכים אלקטרוני. הדרישות לחשבוניות אלקטרוניות זהות לאלו של חשבוניות נייר. כדי להשתמש בצורה זו של זרימת עבודה, תצטרך לרכוש חתימה אלקטרונית.
• שימוש במגזינים-ספרים סטנדרטיים. בתי דפוס מייצרים מספר עצום של ספרים עם צורות של מסמכים ראשוניים, כולל תעודות משלוח. יזמים בודדים מעדיפים דפוס מילוי זה, שכן הוא אינו מצריך ידע מיוחד בחשבונאות ושימוש בטכנולוגיית מחשוב. זה חל על יזמים שתהליך העבודה שלהם לא קשור לפעילות משרדית - סוחרי ביתני שוק, יזמים מטיילים ואחרים.

תעודת משלוח: הוראות למילוי

TN חייב בהכרח לעמוד בדרישות של שירות המס. תהליך רישומו מוסדר על ידי הוראות החשבונאות והחוקים הרגולטוריים של רשויות השליטה. מסמך זה חייב להכיל מספר פרטים נדרשים:

• מספר ותאריך המסמך;
• שמות וכתובות (בפועל וחוקי) של השוגר והנמען;
• TIN,חשבון עו"ש, מידע על בסיס העסקה המתמשכת (הסכם, מפרט, מספרם ותאריךם);
• רשימת הפריטים שנשלחו, כמות של כל פריט, יחידות מדידה, עלות ליחידה, סכום כולל לפריט, סכום כולל עבור כל הרשימה, אחוז מע"מ והערך הכספי שלו;
• שמות משפחה וראשי תיבות של האחראים על הפעולה השוטפת: מי שלח מהמחסן, מי נתן את ההזמנה לכך, מי קיבל אותה;
• הדפס צדדים אם משתמשים בהם בפעילות (חלק מה-PI פועלים ללא הדפסה).

תעודת משלוח

מסמך נוסף של החבילה הסטנדרטית לעסקה הוא שטר מטען. הוא משמש במקרה של השתתפות בתהליך של מכירה-רכישה של פריטי מלאי של הובלה מנוע משלו או של ספקי צד שלישי. יש צורך הן בהחזר על עלויות הדלק והסיכה, והן לאשר את חוקיות המטען בתהליך הובלת שוטר התנועה, והן להוכיח את הלגיטימיות של מתן שירותי הובלה.

ארגונים משתמשים כיום בשתי צורות של שטרות מטען במקביל. טפסים ודפוס מילוי הם שונים לחלוטין. הרכב הפרטים כמעט זהה, אך בא לידי ביטוי בצורה שונה במסמך. ההבדל החשוב ביותר בין טפסי TTN ל-1-T הוא היעדר קטע עם רשימה של סחורות בטופס השני.

כללים למילוי תעודת משלוח

סחורה-שטר המטען מכיל שני סעיפים. הראשון מכיל את המידע הבא על העסקה:

• תאריך ומספר מסמך;
• שולח ונמען, הכתובות האמיתיות שלהם, פרטי הבנק, מידע על בסיס העסקה;
• מקום שבו הסחורה מועברת;
• קטע טבלה עם רשימת סחורות, עלותם, מספר מקומות, זמינות וסוג האריזה, יחידות מידה, משקל;
• שם המשפחה וראשי התיבות של הפקידים שאישרו וביצעו את שחרור הסחורה, חתימותיהם וחותמת החברה השולחת;
• עמדה, שם משפחה וראשי תיבות, חתימת הספק;
• עמדה, שם משפחה וראשי תיבות, חתימת מי שקיבל את הסחורה וחותמת הנמען.

החלק השני של ה-TTN מכיל מידע על המכונית שמבצעת את ההובלה והנהג שלה. חלק זה של הטופס חייב לכלול:

• מותג, דגם, מספר רישום רכב;
• שמו המלא של הנהג, חתימתו בעמודות על קבלת מטען להובלה, ציון מספר המושבים ועל מסירת המטען לנמען;
• מידע אחר המודיע על מאפייני המטען - רעילות, נפץ, רדיואקטיביות וכן הלאה.

הבדלים בטופס החדש 1-T

בעת הובלה בעצמם, ארגונים משתמשים בדוגמה המתוארת לעיל של מילוי ה-TTN. טופס שטר המטען 1-T משמש במקרים בהם המטען מועבר על ידי ארגון צד שלישי או נהג פרטי. בלעדיו אי אפשר להוכיח את הקיוםמערכת יחסים חוזית עם נהג או חברת הובלה, בהתאמה, אי אפשר למחוק את עלויות התשלום עבור שירותיהם בחשבונאות וחשבונאות מס.

ההבדל העיקרי בין שני הטפסים הללו הוא שטופס 1-T אינו מכיל סעיף סחורות ומידע מפורט על המטען המועבר. ניתן לציין בו רק את מספר המקומות, את מאפייני המטען והאריזה וכן את הערך המוצהר.

מה לעקוב בעת מילוי?

להלן רשימה של החלטות חקיקה בנוגע לביצוע המסמכים הנ ל:

• צו ממשלתי מס' 272 מיום 15 באפריל, 2011 - אישור טופס 1-T.
• מכתב משרד האוצר מיום 6.11.2014 - על ההכרה ביחסים החוזיים בין המוביל ללקוח;
• מכתב משירות המס הפדרלי מיום 21 במרץ 2013 - על השימוש בטפסי TTN בעת חישוב מס הכנסה;
• צו של הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה מס' 132 מיום 28 בדצמבר 1998 - אישור טופס TORG-12.

למה יש צורך למלא את המסמכים הראשיים בצורה נכונה?

כל ארגון מסחרי פועל למטרות רווח. מסכום זה היא מחויבת לשלם מיסים ושאר תרומות למדינה. חישוב הסכומים שלהם תלוי לחלוטין בנכונות התיעוד העיקרי. אם נעשו טעויות או התגלו הפרות, הארגון עלול להיות כפוף לאחר מכן להגדלהמסים מהצפוי. לדוגמה, אם המסמכים המאשרים את ההוצאות שיש לארגון את הזכות לנכות מהבסיס החייב במס בוצעו בצורה שגויה, ייתכן ששירות המס הפדרלי לא יכיר בהם. במקרה זה, הארגון יצטרך לשאת בעלויות מכיסו, ולא על ידי הכללתן בעלות הסופית של הייצור.

סנקציות בגין היעדר או מילוי שגוי של מסמכים

היעדר עותקים של מסמכים ראשיים עלול לגרום לגל של בדיקות לא מתוכננות על ידי שירות המס הפדרלי. כל הפרה שזוהתה עשויה להיות כפופה לקנס. במידה ושירות המס יראה הונאה, כוונה פלילית או ניסיון העלמת מס בטעויות או היעדר תיעוד, הארגון יעמוד בפני השלכות לא נעימות יותר - קנסות, עיצומי מס, אחריות מנהלית ופלילית לפי סעיפי הקודים הרלוונטיים.