תיאור התפקיד: עוזר לראש הארגון

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

ארגון גדול - מטלות גדולות. לראש התאגיד לא יהיה זמן בכל מקום, גם בסיוע סגנים. כדי לתכנן נכון את היום, לא לשכוח כלום, לחלק ולשלוט בעבודה, המנהל צריך עוזר. מה עושה העובד בתפקיד זה, מה עליו להיות מסוגל ולדעת?

עוזר מנהל: תפקידו בארגון

בעקבות ההיגיון של סיווג המקצועות המאושרים ברמת המדינה, עוזר המנהל שייך לקטגוריית המנהלים, מכיוון שהוא מפקח על כמעט כל הנושאים שבסמכותו של הגוף הראשון.

במקביל, חלק מהארגונים מפרשים את עמדתו של עוזר מנהל כמנהל, מנהל או מזכיר: שתי התפקידים הראשונים מרמזים על פונקציות ארגוניות ואדמיניסטרטיביות, השלישית - הצגה ותמיכה. סיווג המקצועות מסווג את סוגי העבודות הללו לקטגוריות שונות.- מומחים, עובדים טכניים, אבל רק עוזר מסווג כמנהל.

איך לקבוע את היקף אחריות העבודה?

כאשר שוכרים עוזר מנהל או מזכירה, ארגון צריך להחליט על המעמד, הזכויות והחובות של עובד זה, מכיוון שהדרישות לרמת ההשכלה, הכישורים, הניסיון בעבודה של המועמד תלויות בכך.

• די לפקידת הקבלה השכלה תיכונית מלאה, והנימוס והטכניקות לעבודה עם ציוד משרדי של הפונה נלמדות ישירות במקום העבודה.
• המנהל חייב להיות בעל תואר ראשון לפחות, בעל כישורי ארגון ואופי אנרגטי, ובעל ניסיון בעבודה, בהתאם לדרישות הארגוניות.
• מנהל, כנציג של אנשי מקצוע, דורש לפחות השכלה גבוהה מלאה, ניסיון בעבודה הוא אופציונלי, אך החברה קובעת סטנדרט זה לפי שיקול דעתה.
• עוזר לראש. משרה זו טומנת בחובה את אותן דרישות הכשרה כמו למנהל: השכלה גבוהה מלאה, ניסיון בעבודה בהתמחות לפחות שנתיים. סביר להניח שיידרשו גם מאפיינים אישיים מיוחדים של הפונה, ואולי השתלמות.

למה אני צריך תיאור תפקיד?

עוזר מנהל, בהיותו פקיד, מחויב לפעול במסגרת זכויותיו התפקודיות ולמלא את התפקידים שנקבעו במלואם. עם זאת, אפילו לאכמנהל, העובד מחויב למלא את חובות העבודה שלו במצפונית ובזמן.

הזמנת הגיוס אינה מכילה הצהרה מפורטת על מיומנויות אלו, וגם במקרה של חוזה, רשימת הפונקציות אינה תמיד מלאה. כדי למנוע סתירות בקביעת תנאי ההתייחסות של עובד, תיאור התפקיד של עוזר לראש ארגון צריך להכיל חובות מפורטות, זכויות שיש לו, וכן מידה של אחריות להפרת חוזה עבודה, פנימי. תקנות עבודה, גרימת נזק למעסיק וכו'.

עוזר אישי להנהלה

תיאור התפקיד של עוזר מעוצב על פי הוראה דומה למנהל או לסגנו, למעט כמה פונקציות עדיפות של תכנון וניהול אסטרטגיים. ככל הנראה, העוזר לא יופקד גם על קליטת עובדים ופיטורי עובדים, הזכות לנהל את המשאבים הכספיים של המיזם, מתן יפויי כח ושאר מיומנויות השייכות אישית לראש.

עם זאת, החקיקה מאפשרת להאציל כל תפקיד לעובד שניתן לסמוך עליו, בתנאי שיש לו מספיק כישורים, ידע, ניסיון וסמכות לפתור בעיות מסוג זה. חשוב רק להנפיק נכון את סמכות העובד - בצו או בייפוי כוח.

במקביל, תיאור התפקיד של העוזר לראש המיזם צריך לשקף את העבודה שבוצעה על ידו בפועל.

קטעים טיפוסיים

מבנה תיאור התפקיד קבוע במדריכי הכשרות הממלכתיים ומכיל את כל הדרישות הבסיסיות לעובד וניואנסים של התפקיד, כמו גם מקומו במבנה הארגוני של הארגון.

תיאור התפקיד "עוזר מנהל", כמו כל אחד אחר, צריך לכלול את החלקים הבאים:

1. תנאים כלליים. זה מציין את הליך הגיוס והפיטורים, כפיפות, הליך החלפת עובד.
2. פונקציות העבודה. אחד הסעיפים החשובים ביותר שצריכים לבוא לידי ביטוי בפירוט.
3. זכויות שניתנו לעובד.
4. גבולות האחריות להפרות.
5. כישורים, ניסיון מקצועי, רמה לימודית.
6. מה על העובד בתפקיד זה לדעת.
7. יחסים בינו לבין חלקים אחרים בארגון.

לא ניתן לקצץ את הקטעים שצוינו, אך מותר להרחיב אותם ולהוסיף את הפריטים הדרושים.

Executive Assistant תיאור תפקיד דוגמה

אושר:

דירקטור (שם הארגון)

חתימה

(שם מלא)

תאריך אישור

תיאור התפקיד "Assistant Manager"

1. תנאים בסיסיים

1.1. קטגוריה מקצועית "מנהיגים".

1.2. התקבל והודחה מהעבודה בהוראת המנהל.

1.3. דיווח: ישירות למנהל.

2. תכונות

עוזר מנהל:

2.1. מתאם את עבודת המחלקות, המחלקות ושאר החטיבות במפעל בהתאם להנחיות, החלטות ופקודות המנהל.

2.2. מנהל רישום של מועדי ביצוע פקודות הבקרה של המנהל על ידי חטיבות מבניות.

2.3. מכין למנהל תכנית עבודה ליום העבודה הבא ומגיש אותה למנהל במועד.

2.4. מארגן ומבקר את העבודה המשרדית בארגון, בודק את התאימות לדרישות החוק.

2.5. מבטיח התחשבנות ורישום של כל ייפויי הכוח שניתנו על ידי המנהל.

2.6. נהל פקידים ושלוט בתוצאות הפעילות שלהם.

תוספת בהתאם לצרכים של ארגון ופרופיל תפקיד מסוים.

3. Powers

לעוזר המנהל יש את הזכות:

3.1. הכירו את ההחלטות שהתקבלו על ידי המיזם.

3.2. השתתף בפגישות של צוות ההנהלה.

תוספת בהתאם לצרכים של ארגון ופרופיל תפקיד מסוים.

4. אחריות

אחראי עוזר מפקח:

4.1. בגין אי מילוי או מילוי לא נאות של חובותיהם לפי הוראה זו, פקודות וצווים של המנהל, החקיקה הנוכחית המסדירה את פעילות המיזם.

4.2. בשל שליטה לא מספקת בפעילויות של עובדים כפופים.

4.3. לחשיפת מידע עם גישה מוגבלת.

השלמה לפיעל הצרכים של ארגון ופרופיל תפקיד מסוים.

5. הסמכה

עוזר מנהל חייב להיות בעל השכלה גבוהה מלאה, ניסיון עבודה בפרופיל של שנתיים לפחות.

6. חייב לדעת

חקיקה נוכחית, אמנה, הסכם קיבוצי (מציין אילו מעשים ונורמות העובד צריך לדעת).

7. אינטראקציה

מציין עם מי ובאילו נושאים עוזר המנהל משתף פעולה.

מסכים:

ראש משאבי אנוש

חתימה

(שם מלא)

ייעוץ משפטי

חתימה

(שם מלא)

מוכר:

חתימה

(שם מלא)

מיומנויות ספציפיות של עוזר מנהל פרויקט

ההנחה היא שניהול פרויקט הוא משרה זמנית, בהתאמה, והעוזר נוטל על עצמו התחייבויות מסוימות עד להשלמת הפרויקט. האחריות התפקודית שלו תהיה תלויה בפרטים ובנושא של הפרויקט, כמו גם בצרכים של ארגון מסוים.

תיאור התפקיד של עוזר מנהל הפרויקט לתפקידים יהיה יותר מיוחד, אבל עם צביעה אדמיניסטרטיבית וארגונית. ניתן למצוא תחומי אחריות אופייניים לתפקיד זה במדריך הכשרות ולאחר מכן לשנות אותם כך שיתאימו למצב.

האם האחריות של עוזר ג'נרל מנג'ר שונה?

אחריות עוזרהמנכ ל ועוזר המנהל לעניינים כלליים יהיו שונים. כמובן שבמקרה השני הסמכויות יהיו ממוקדות יותר, שכן ראש האגף הכללי אינו אחראי לכל פעילות הארגון, אלא רק למגזר נפרד.

תיאור התפקיד של עוזר מנהל לעניינים כלליים נערך על סמך תפקידיו של הבוס ש"נעזר". בהתאם לכך, היקף אחריותה ותפקידיה יהיו הבסיס.

תיאור התפקיד "עוזר מנהל" במקרה זה מתאים כבסיס, ניתן לבנות עליו בעת פיתוח מסמכים חדשים לתפקידים קשורים.