תרשים גנט הוא עוזר התכנון שלך. מהו טבלת גנט וכיצד לעשות כזה?

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

תרשים גנט הוא אחד הכלים הפופולריים ביותר להמחשה ויזואלית של לוח הזמנים בניהול פרויקטים.

מה זה?

תרשים גנט נועד להמחיש את שלבי העבודה השונים בתחום העסקים הקטנים והבינוניים. מבחינה ויזואלית, מדובר בסט פשוט של רצועות המורכב משני צירים עיקריים: מקרים וזמן. לכל פרק זמן מוקצית משימה ספציפית שיש להשלים.

בתרשים, בנוסף לבלוקים הראשיים, עשויה להיות עמודה נוספת מיוחדת המציגה את אחוז העבודה שהושלמה. סימנים מיוחדים - אבני דרך - משמשים כדי להדגיש שתי משימות או יותר ולהדגים את רצף היישום שלהן.

תרשים הגאנט הוא מעין סטנדרט בתחום ניהול הפרויקטים, מכיוון שבעזרתו ניתן להראות בצורה ברורה את מבנה הביצוע של כל שלבי הפרויקט.

למה מיועד תרשים גנט?

בהתחשב בכך שרוב האנשים הם ויזואליים, התרשים מספק הזדמנות לפתור את אחת המשימות העיקריות ולהראות לצוות על מה לעבוד, אילו משאבים ליישם בתהליך ועםכמה מהר לבצע משימות מסוימות. כל המידע מוצג בצורה דחוסה, ללא שימוש בטבלאות מבלבלות וכמות עצומה של טקסט. יחד עם זאת, המהות ברורה ומובנת לכל, ללא יוצא מן הכלל, משתתפי הפרויקט.

שימוש בתרשים מפשט מאוד את הניהול של פרויקטים בקנה מידה קטן ומאפשר לשמור תמיד על הפעילות של העובדים בשליטה.

היסטוריה של הופעת התרשים הראשון

פורמט התרשים הראשון פותח ונבדק על ידי הנרי ל. גאנט בתחילת המאה ה-20. המדען נשכר לנהל את בניית הספינות לשימוש במלחמת העולם הראשונה. לוח זמנים מיוחד אפשר לו לתאם את עבודתם של כמה מהנדסים, לשלוט על השלמת המשימות בזמן. גאנט התחיל ישירות ברישום כל המשימות הנדרשות ותזמון שלהן בהתאם למשאבים הזמינים.

שלב חשוב היה הוכחת התלות של משימות מסוימות באחרות. כמו כן, גאנט הקצה לכל אדם פרק זמן שבמהלכו היה עליו לבצע סוג מסוים של פעילות, ציין מי ואיזו משימה תבוצע, תוך התחשבות בזמן שהוקצב לפרויקט.

תרשים גאנט נעשה באמצעות ציר אנכי המייצג משימות שונות וציר אופקי המייצג זמן.

תרשים גאנט בעולם המודרני

שיטת התכנון הזו לא מאבדת את הרלוונטיות שלה היום, מכיוון שהיא מאפשרת לך לספק תצוגה גרפית של תוכנית הייצור, מפשטת מעקב אחר ההתקדמות ביישוםמשימות שהוקצו. טבלת הגאנט הפכה לכלי אנליטי כל כך חזק, שבמשך כמעט 100 שנים הוא לא עבר שום שינוי. רק בשנות ה-90 של המאה הקודמת, על מנת לתאר את היחסים ביתר פירוט, הוכנסו לתוכו קווי תקשורת בין משימות שונות:

• "סיום-התחל" - פעילות ב' לא יכולה להתחיל עד שפעילות א' תושלם;
• "התחלה-סיום" - פעולה ב' לא יכולה להתחיל עד שתתחיל פעולה א';
• "התחל-התחל" - פעולה ב' תתחיל לא לפני פעולה א';
• "finish-finish" - פעולה ב' חייבת להסתיים לא לפני שמסתיימת פעולה A.

יש ראיות לכך שתרשים הגאנט שימש בבניית מבנים הנדסיים ענקיים כמו סכר הובר (לאס וגאס, 1939) ומערכת הכביש המהיר של אייזנהאואר (מחברת בין רוב הערים הגדולות בארצות הברית).

הדרכה: איך לבנות תרשים גנט ב-5 שלבים?

לאחר מכן, נבחן את הכללים לבניית תרשים גנט וננסה ליצור אותו בעצמנו בגיליון אלקטרוני של Microsoft Excel.

שלב 1. איסוף נתונים

כדי לבנות גרף, אנחנו צריכים את הנתונים הבאים:

• קואורדינטות של כל מערכי הנתונים (היכן כל אחת מהעמודות צריכה להתחיל);
• שם של כל שלב;
• משך כל שלב.

לנוחות, אנו מכניסים אותם מיד לשדות המתאימים של הטבלה. לאחר שהכנסנו את כל המידע הנדרש, נוכל להמשיך ליצירת התרשים עצמו.

חשוב: ודא שכל פורמטי הנתונים הםנכונים: בפרט, זה חל על תאריכים.

שלב 2. יצירת הפריסה

אז, אנחנו יודעים את מטרת התכנון ואת הנתונים המרכזיים שעל בסיסם נבנה לוח זמנים. כעת בחלון הגיליון האלקטרוני, עלינו לעבור לקטע "הוסף -> תרשים" ולאחר מכן ללחוץ על הפריט "קו". אנחנו לא צריכים את הרגיל, אלא עם צבירה, שכן רק הוא מספק את שורת הנתונים השנייה, שבמקרה שלנו תהיה העיקרית.

שלב 3. מחק את כל השאר

כדי לעשות זאת, התוכנית מספקת כלים מיוחדים. בתרשים שמופיע על המסך, יש להעביר את סמן העכבר על הפס הכחול, ללחוץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני ולבחור ב"פורמט סדרת נתונים" מהתפריט שמופיע. יוצג חלון בו עלינו לעבור לפריט "מילוי" ולבחור בפריט "ללא מילוי". לאחר מכן, התרשים ייראה כך:

שלב 4. גימור

מכיוון שבברירת מחדל כל הנתונים בגרף שלנו מסודרים מלמטה למעלה, נצטרך לשנות אותו מעט. לשם כך נלחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על ציר הקטגוריה (זה שלידו יש לנו רשימת משימות), עוברים לחלון "עיצוב ציר". הכרטיסייה שאנו צריכים נפתחת מיד - "פרמטרים של ציר". סמן את התיבה לצד סדר קטגוריות הפוך. למעשה, תרשים הגאנט כבר מוכן, נותרו רק כמה דברים שימושיים.

שלב 5. עיצוב

אז, אנחנו ממשיכים לעבוד על התרשים. כפי שאתה יכול לראות, זה עדיין נראה לא יפה, ועכשיו נתקן את זה באמצעות הגיליון האלקטרוני עצמו:

1. מתח את התרשים לגודל הרצוי באמצעות החץ בפינה הימנית העליונה.
2. בחר את כל התאריכים בטבלה, לחץ על אזור הבחירה בלחצן הימני של העכבר ועבור ל"עיצוב תאים-> מספר". סעיף זה מציג את תבניות המספרים העיקריות שאנו עובדים איתם. כדי שהכתובות לא יחפפו זו את זו, אנו ממליצים לך לבחור בגרסה קצרה יותר של הערך. לאחר מכן, שוב, לחץ לחיצה ימנית על הציר עם התאריכים בתרשים, בחר "עיצוב ציר -> מספר" וסמן את התיבה שליד "קישור למקור".
3. בחר את המקרא (הסמלים "תאריך" ו-"משך" מימין) ולחץ על כפתור המחיקה במקלדת.
4. פתח את "פורמט ציר -> פרמטרים" והגדר את ערכי המינימום והמקסימום (קבענו 15 בדצמבר, מכיוון שזה יום שני, ו-3 בינואר). כאן נוכל לקבוע את המחיר של החטיבות העיקריות (זה נוח במקרים שבהם, למשל, עבודה על פרויקט תימשך מספר שבועות או חודשים). במקרה שלנו, נוח יותר להשאיר את ערך ברירת המחדל (2.0).

עוד קצת להתנסות בפורמט - וזה היופי שנקבל בסופו של דבר. הנה טבלת גאנט מוגמרת. הדוגמה שהבאנו היא כמובן פשוטה מאוד - אבל די להבין את מהות שיטת התכנון והתכנון הזו.הדגמה ויזואלית של תהליך ביצוע משימות מסוימות.

תוכניות גרפים אחרות

כמובן, יש הרבה תוכניות אחרות וטובות יותר שמקלות על ניהול פרויקטים. ניתן לבנות בקלות תרשים גנט בכל מורכבות באמצעות יישומים כגון:

• SchedRoll;
• מעצב גאנט;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project ועוד רבים אחרים.

בנוסף, ישנם מספר שירותים מקוונים המספקים למשתמשים שלהם אפשרות לא רק לתכנן את ענייניהם, אלא גם לקבל דיווחים שוטפים, הודעות על המצב הנוכחי של משימות בדואר אלקטרוני. עם זאת, אי אפשר להכחיש את העובדה שסודיות הנתונים המאוחסנים ברשת נמצא בסיכון, ולתוכנה נייחת המותקנת ישירות על מחשב המשתמש, ככלל, יש פונקציונליות רחבה הרבה יותר והיא אמינה יותר בתפעול.

יתרונות וחסרונות השיטה

לבסוף, כדאי לשקול בפירוט את היתרונות והחסרונות העיקריים של שיטת התכנון והניהול המתוארים.

היתרון העיקרי, ללא ספק, הוא ההצגה הגרפית של החומר. ככלל, לאנשי עסקים נוח לעבוד עם תרשימי גנט - הם אוהבים את היכולת לזהות בבירור ולקבוע את שלבי העבודה על פרויקט. על ידי הצגת משימות בצורה של פסים בצבעים שונים, כל חברי הצוות יכולים ממש לזהות את המשימות שלהם במבט חטוף.

יש לציין גם שתרשימי גנטכלי מצגת מעולה המסוגל להדגים את סדרי העדיפויות המרכזיים של הפרויקט. כלומר, ברגע שהמנהיגים מקצים ומחלקים כל אחד מהמשאבים הזמינים, הצוות לומד על כך באופן מיידי ועוקב אחר הנחיות נוספות. תכונה זו של תרשים גנט שימושית ביותר עבור מנהלים בכירים - באמצעותה קל הרבה יותר להכין דו ח מפורט ומרווח על מצב הפרויקטים השונים.

עם זאת, כמו כל שיטת תכנון אחרת, לתרשים הגאנט יש חסרונות. אחד מהם הוא תלות במשימה. לעתים קרובות, בתהליך הצגת הפרויקטים, מנהלים צריכים להראות אילו מהמשימות הללו קשורות זו לזו. אבל, למרבה הצער, פורמט התרשים עצמו אינו מאפשר זאת. כדי לעקוף את המגבלה הזו, מנהלים נוקטים בטריקים שונים: למשל, הם מוסיפים לתרשים קווים אנכיים מיוחדים המדגימים תלות מרכזיות. עם זאת, זהו פתרון זמני בלבד, שאינו מסוגל להעביר את המידע במלואו.

חיסרון נוסף של תרשימי גנט הוא חוסר הגמישות שלהם. כיום, פרויקטים אינם סטטיים - הם כל הזמן עוברים כמה שינויים, תזוזות, שפשוט אי אפשר לקחת בחשבון בתרשים. לפני שמתחילים לבנות גרף, מנהלים צריכים לחשב הכל לפרטים הקטנים ביותר, כי עם השינוי הקטן ביותר באומדן, יש לשרטט מחדש את כל הדיאגרמה מאפס. וזה בלי לדבר על היכולת להמחיש כמה דרכים שונות לתכנון בו זמניתגם חסר.

ללא קשר למה אתה צריך תרשים גנט, תוכנית (אפילו ה"מתקדמת" ביותר) לא תוכל להציג את המשמעות ועוצמת המשאב של יצירות מסוימות, את מהותן. לכן, הוא משמש לעתים רחוקות עבור פרויקטים בקנה מידה גדול במיוחד.

עם זאת, אי אפשר להכחיש ששיטה זו נפוצה ביותר בפרקטיקה של ניהול פרויקטים - במשך יותר ממאה שנה של השימוש בה, הייתה לאנשים הזדמנות לאמת את יעילותה ויעילותה הגבוהה.