ארגון הנהלת חשבונות: עקרונות בסיסיים, תכונות ודרישות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

שליטה היא כמעט תמיד המפתח למזל טוב. ואם מדברים על חשבונאות על פעילות הארגון, אז אין דרך להסתדר בלעדיו. איך ליישם את זה? מהם הניואנסים של ארגון החשבונאות והדיווח בפועל? במה להתמקד כדי לא לטעות ולא להיות אשם מול המדינה?

מידע כללי

לפדרציה הרוסית יש תוכנית ממלכתית למעבר לתרגול בינלאומי. הוא מספק העברת מערכת החשבונאות והסטטיסטיקה לדרישות כלכלת השוק הבינלאומית. לשם כך פיתח משרד האוצר מספר תקנות. הם מכוונים להסדיר חשבונאות עבור ארגונים הפועלים בשטח הפדרציה הרוסית. באופן קונבנציונלי, ניתן להבחין בארבע קבוצות של מסמכים:

1. חוק מס' 129-FZ מ-21 בנובמבר 1996 "על חשבונאות", כמו גם פעולות משפטיות אחרות המסדירות סוגיות דיווח וחשבונאות. אלו הם מסמכים בסיסיים.
2. תקנות הנהלת החשבונות של הארגון, החושפת את העקרונות עליהם יש לפעול במהלך העבודה. כמו כן מתבצעת עבודת הסבר בנוגע לאינטראקציה בין מסמכי חקיקה.
3. הוראות מתודולוגיות (המלצות, הנחיות). עזרה בביצוע הנהלת חשבונות של סוגים שונים של רכוש, התחייבויות וקרנות.
4. מסמכי עבודה של הארגון. הם מגדירים כללי חשבונאות פנימיים להוצאות, התחייבויות ונכסים. אבל הם חייבים להיות מבוססים על מסמכים קודמים.

החקיקה קובעת שכל הנהלת חשבונות בפדרציה הרוסית חייבת להתבצע ברובלים. כמו כן, יש צורך להבחין בין רכוש החברה לבין ישויות משפטיות אחרות הנמצאות בבעלות. ארגון הנהלת החשבונות חייב להתבצע מרגע רישום הארגון. יש צורך להגדיר מיד את רגעי העבודה: תצוגה נפרדת של השקעות הון וייצור, רישום בזמן של עסקאות עסקיות, ללא פטורים או השמטות.

על ניהול חשבונאות

כל האחריות לארגונו היא של המנהל העליון (המנהל). היא גם מופקדת על יצירת התנאים הדרושים. הוא מנוהל על ידי מחלקת הנהלת החשבונות, שהיא יחידה מבנית. ואז זה תלוי בקנה המידה. אם יש שירות משלו, אז בראשו עומד החשב הראשי. אם לא, והכל נעשה על ידי מומחה אחד, אז הוא נחשב אחראיעבור כל הנתונים. ישנן גם אפשרויות כאשר הנהלת החשבונות מועברת לארגון מיוחד או למומחה אחד על בסיס חוזי. מה אם יש שירות? במקרים כאלה, רואה החשבון הראשי ממונה ומפוטר על ידי ראש המיזם. הוא גם מציית לו. מהן תחומי האחריות שלו? רשימה קצרה היא כדלקמן:

1. להיות מונחה על ידי החקיקה הנוכחית, להיות אחראי לעמידה בכל הדרישות הקיימות, כמו גם לכללי העבודה.
2. הבטחת בקרה על השתקפות עסקאות, עריכת דוחות, מתן מידע תפעולי, ביצוע ניתוח כלכלי של פעילויות על מנת לזהות ולגייס עתודות.
3. לחתום יחד עם ראש הארגון על המסמכים המשמשים להנפקה וקבלת כספים, פריטי מלאי. כנ"ל לגבי התחייבויות הסדר, אשראי והתחייבויות כספיות. אם אין להם חתימה של רואה חשבון, אזי המסמכים נחשבים לא חוקיים ולא יתקבלו לביצוע.
4. זכות החתימה יכולה להינתן בצו בכתב של הראש. אך יחד עם זאת, חל איסור לערוך ולקבל לביצוע מסמכים על עסקאות הסותרות את החקיקה הקיימת, וכן מפרות משמעת פיננסית וחוזית.

העובדה שחשבון הוצאות ארגון מתחיל בזיהוי של מומחה אחראי היא בהחלט נכונה. אבל זה לא הכל.

בניית המבנה

רצוי לתאם עם רואה החשבון הראשי את הפיטורים, המינוי וכן תנועת גורמים אחראיים פיננסית כמו קופאיות, מנהלי מחסנים ואחרים. יחד עם זאת, יש לדאוג שהעברת הסמכויות תתנהל ללא בעיות קריטיות. למשל, אם החשב הראשי משוחרר מתפקידו, אז עד לבחירת מומחה חדש, תפקידו מבוצע על ידי סגן. בנוסף, ארגון הנהלת החשבונות בעולם המודרני הוא כמעט בלתי מתקבל על הדעת ללא שימוש בכלי אוטומציה, כי זה יכול לפשט משמעותית את ההתנהלות העסקית. מאמינים שנוכחותם מאפשרת למומחה אחד להחליף 5-6 עמיתים שעובדים אך ורק עם ניירות. הדבר מתאפשר בשל מגוון האפשרויות הרחב, התאמה אישית של תהליכי העברת תיעוד, הצגת המבנה הפנימי, חיפוש מהיר אחר המסמך הדרוש ועוד פונקציות, אמנם קטנות, אך נעימות מאוד. לכן, יש צורך לחשוב כיצד להגביר את היעילות של רואי החשבון. אכן, אחרת זה ישפיע לרעה על רמת התחרותיות. וגם החשבונאות הפיננסית הקלאסית של הארגון עובדת לאט למדי, מה שמפחית את מהירות התגובה של החברה לבעיות ולמצבים קריטיים, אשר בתורם עלולים להוביל לתוצאות פיננסיות הרות אסון. לכן יש להבין את המושג "מבנה" לא רק כהיררכיה של עובדים, אלא גם כל מיני תוספות שיגבירו את מהירות העבודה, היעילות ועוד נקודות חשובות.

אודות עקרונות

זה חשוב מאודרֶגַע. אין לזלזל בעקרונות הבסיסיים של ארגון הנהלת חשבונות, אחרת זה יכול להוביל למספר בעיות. בהתאם לעמדה שהתקבלה, יש צורך להתמקד ב:

1. עקרון של כניסה כפולה. לדבריו, כל עסקה עסקית מובילה לשינוי בשני אובייקטים לפחות: חשבון אשראי וחשבון דביט. כלומר שני חשבונות. לשם כך, נעשה שימוש בחיווט פשוט. מה אם יש עוד חשבונות? אז אתה צריך להשתמש בחיווט מורכב.
2. עקרון האובייקטיביות של היחידה החשבונאית. הוא קובע שיש לכמת ולהעריך הכל. אחרי הכל, זו הדרך היחידה לקבוע כמה הטבות כלכליות ומשאבים מסוימים התקבלו או אבדו.
3. עקרון המחזוריות. נאמר כי על מנת לקבוע את תוצאות הפעילות ולגבש נתונים על המצב הכספי, יש צורך להבחין בין תקופות דיווח וחשבונאות. מה ההבדל ביניהם? תקופות הדיווח הן רבעון, שישה חודשים, 9 ו-12 חודשים. ואילו תקופת החשבונאות משמשת לחישוב עלות המוצרים שנוצרו, העבודה שבוצעה והשירותים הניתנים. למטרות אלה, החודש משמש. למרות שבמקרים מסוימים הם עשויים להתאים למשך הזמן.
4. עקרון הערך הכספי. מה המהות שלו? עיקרון זה קובע כי המונה המשותף לכל האובייקטים החשבונאיים הוא היחידה המוניטרית. הוא משמש גם לניתוח והערכת מצבה הפיננסי והרכושי של החברה. אם אנחנו מדברים על הפדרציה הרוסית, אז במקרה זה, הערכת הרכוש צריכה להתקיים במטבע הלאומי. אם רשומותמתייחסים לחשבונות מטבע חוץ, כמו גם לפעולות ביחידות המוניטריות של מדינות אחרות, יש להמירם לרובל. יתרה מכך, לשם כך נלקח שער החליפין של הבנק המרכזי, שהיה בתאריך קבלת הכספים הזרים.

יש הרבה עקרונות

אם יש רצון ללמוד ולהקים עסקים ברמה הגבוהה ביותר, אז בשביל זה כדאי להכיר את IFRS, אבל יש לא מעט כאלה. לכן, תשומת הלב תוקדש רק לחשובים ביותר. ניתן ליישם היטב את ארגון הנהלת החשבונות עם הרכיבים הבאים:

1. עקרון הצבירה. ידוע גם בתור מושג ההתאמה. השורה התחתונה היא להעלות את ההנחה שעובדות הפעילות הכלכלית בוצעו בתקופת הדיווח. לכן, במחלקת הנהלת החשבונות הם במקומם, ללא קשר לזמן הטקטי של התשלום או קבלת הכספים.
2. עקרון הרציונליות. מה המהות שלו? היא מניחה שתתבצע חשבונאות כלכלית ורציונלית, שתשקף את כל המידע הדרוש על פעילות כלכלית וגודל המיזם. במקרה זה, יהיו רק הנתונים שיאפשרו למשתמשים לקבל החלטות שמטרתן להבטיח את פעולת החברה. בנוסף, ההטבות והעלויות הכרוכות בהשגת מידע זה נלקחות בחשבון.
3. עקרון של מדיניות חשבונאית עקבית. היא מבוססת על כך שלא יתרחשו שינויים שונים בחישוב ובאיסוף הנתונים. זה הכרחי כדי להיות מסוגל להשוות נתונים עלהמצב הפיננסי של הארגון בתקופות דיווח שונות. לשם כך, יש צורך להציג בכנות ובאמת את כל המידע ופעילויות הביקורת.

להלן הדגשים של הארגון הבסיסי של הנהלת חשבונות. אבל הם לא מוגבלים להכל. חובה ללמוד את תקנות החשבונאות של הארגון, ומומלץ להכיר את תקני הדיווח הפיננסי הבינלאומיים (IFRS).

הגדר משימות

מהי המדיניות החשבונאית של הארגון? הנהלת חשבונות בלתי אפשרית מבלי להגדיר את המשימות שיש לפתור. אחרת יהיו יותר מדי נתונים לשקול. באופן כללי, יש צורך במערכת מסודרת לאיסוף, סיכום ורישום מידע על חובות ורכוש הארגון במונחים כספיים וכן לתיעוד כל העסקאות העסקיות. ליתר דיוק, זה:

1. יצירת מידע מהימן ומלא על פעילות הארגון, כמו גם מצב הנכס שלו, שיכול לשמש מנהלים ובעלים, ובמקרים מסוימים נושים ומשקיעים.
2. אספקת כל הנתונים הדרושים למשתמשים פנימיים וחיצוניים, מעקב אחר ציות לחקיקה של הפדרציה הרוסית, בדיקת כדאיות, תיקון השימוש במשאבים כספיים, עבודה וחומרים.
3. יצירת מערכת של תקנים שיכולה לאמת את השימושיות של המידע.
4. מניעת הסתברותתוצאה פיננסית שלילית. חפש רזרבות פנימיות שיכולות לספק יציבות פיננסית.
5. יצירת המסגרת הרגולטורית.
6. תומך בשיתוף פעולה בינלאומי.
7. מתן סיוע מתודולוגי בהנהלת חשבונות.
8. אכפו תקנים לאומיים ובינלאומיים.

אתה יכול להרחיב אותם ולהגדיל את המספר, אבל זה צריך להיעשות אך ורק לצרכים הקיימים של כל מפעל בודד.

אודות ההנחות

כולנו לא יכולים לדעת. ועוד יותר כדי לחזות את העתיד. לכן, תוכנית הארגון החשבונאי חייבת להכיל הנחות מסוימות. בסך הכל, ישנן ארבע נקודות חשובות שעליכם לשים לב אליהן. זה:

1. הנחה של בידוד נכסים. כלומר, יש צורך להפריד בין הנכסים וההתחייבויות של הארגון והבעלים. אם יש רכוש שבשליטת המיזם, למרות שאינו שייך לו, אזי משתמשים בכללי החשבונאות הפשוטה.
2. הנחה לעסק חי. במקרה זה, ההנחה היא שהארגון יפעל בזמן הקרוב, ואין לו כוונה או צורך לצמצמו או אפילו לחסל אותו. במקרה זה, כל ההתחייבויות ימולאו.
3. הנחת רצף היישום של סדרי העדיפויות שנבחרו. במקרה זה, ההנחה היא שדרך הפעולה לא תשתנה, והסטנדרטים שנבחרו ישמשו באופן עקבי בעתידתקופות דיווח. זה הכרחי כדי ליצור חשבון יציב.
4. הנחה של ודאות זמנית של גורמים המשפיעים על הפעילות הכלכלית. לגבי הכנסה, אין זה משנה מתי התקבלו או שולמו. יש צורך להסתמך על עובדות הפעילות הכלכלית.

מה לגבי הדרישות?

אנחנו כבר יודעים מהי הנהלת חשבונות. מדיניות הארגון עשויה להשפיע עליו. אבל איך? יש להעלות את הדרישות הבאות:

1. שלמות. יש להציג את כל העובדות על פעילות כלכלית בחשבונאות.
2. עמידה בזמנים. יש להציג את עובדות הפעילות העסקית בזמן.
3. זהירות. יש צורך להתמקד בהוצאות והתחייבויות, תוך מתן תשומת לב פחותה להכנסות ונכסים אפשריים. יש לוודא שאין רזרבות נסתרות.
4. עקביות. יש להקפיד שהנתונים הכלולים במיקומים השונים יהיו עקביים.
5. עדיפות התוכן בטפסים. במקרה זה, מובן כי ההשתקפות בחשבונאות צריכה להיבנות תוך התחשבות בצורה המשפטית ומהות הכלכלית של העובדות, וכן בתנאים לעשיית עסקים.
6. רציונליות. הנהלת חשבונות צריכה להיות מנוהלת כהלכה. לשם כך יש לצאת מהתנאים הקיימים, כמו גם מגודל המפעל.

כמובן, אם תרצה, ניתן להרחיב רשימה זו בקלות. אבל המידע שניתן כאן הוא המינימום הבסיסי שצריךתחילת בניית תת המערכת החשבונאית של הארגון. אבל לזרוק משהו מהרשימה לא מומלץ באופן קטגורי. אך יחד עם זאת, יש להקפיד שלא להעמיס יתר על המידה מומחים אחראיים. כל מה שנעשה צריך להיות שימושי.

דוגמה

בואו נראה כיצד מתבצעת הנהלת חשבונות בארגונים תקציביים. באופן קונבנציונלי, מבחינים בין שני שלבים, למרות שהם נקראים לעתים קרובות פעולות חשבונאיות:

1. השלב הראשון. הוא מארגן את המעקב, הספירה, האיסוף והרישום השוטפים של עסקאות עסקיות. בדרך כלל, המילה "תיעוד" משמשת לייעוד זה. הנוהל שלה מכיל את סדר ארגון החשבונאות. לא בכדי רואי חשבון בודקים היטב את המסמכים העיקריים שהתקבלו. אחרי הכל, היכולת להוכיח את ביצוע עובדות הפעילות תלויה בנכונות רישומם. בנוסף, ניתן לבצע סיווג של מסמכים.
2. שלב שני. כאן ניתנת תשומת לב לשיטתיות, קיבוץ והכללה של המידע החשבונאי שהתקבל. נהלים אלו מאפשרים לך ללכוד ולארגן את כל המידע על הפעילות. שלב זה נקרא רישום. הוא מוצג בצורה של חשבונות חשבונאיים, שנקבעים על ידי תיעוד רגולטורי פנימי.

אז, בהתחלה אתה צריך ליצור תוכנית תוכנית לפיה הכל יעבוד. ניתן לקבוע את התקנים הקובעים את החשבונות בהנהלת החשבונות של הארגון. אבל יחד עם זאת, אסור לשכוח את סדר המנהיג העליון, שייצור בתוכו את המשנה הזובתוך עסק או מוסד. מסיבה כלשהי, אנשים רבים מאמינים שאם ארגון מקבל כסף מהתקציב, אז הוא לא צריך לשלם כלום. זו אשליה. כן, זה אולי נראה למישהו מגוחך, לא הגיוני ובירוקרטי, אבל אתה צריך לשלם. לכן, ארגון חשבונאות המס צריך להתבצע גם על ידי ארגונים תקציביים. רצוי שכל זה יפורט בפקודות, ובתקנות ובהוראות עבודה.

מסקנה

כמה עצום הנושא וכמה מוגבל ההיקף שלו. הנהלת חשבונות עבור רכוש של ארגון, עסקאות עסקיות שבוצעו משמשת מסיבה. זה מאפשר לך להימנע או לזהות במהירות את כל ההפסדים, המחסור, ההתעללות. עדיף כאשר זה מאורגן נכון מההתחלה. במקרה זה, כאשר מתעוררות בעיות, יהיה קל מאוד להבין את הגורם להתרחשותן ולמצוא במהירות פתרונות לסילוקן. בעת ארגון הנהלת חשבונות, יש צורך לקחת בחשבון את הגורם האנושי. כלומר, לסמוך אבל לוודא. בנוסף, אתה צריך לפקח על העומס. אם אתה מטיל כל כך הרבה אחריות על אדם אחד כך שהוא כל הזמן מתעכב בעבודה, אז אתה לא צריך להיות מופתע מהתחלופה הגבוהה של כוח אדם. בעת יצירת מבנה פנימי, יהיה שימושי להתמקד בתקני דיווח כספי בינלאומיים. ואם התקנה היא מסמך חובה שכולם חייבים לפעול לפיו, אז IFRS לא. עם זאת, אלו הן המלצות שימושיות ביותר. לא בכדי על השימוש בהםממשלת רוסיה מתעקשת.