איך לערוך דוח מראש? דפוס וחוקים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

דוח הוצאות הוא המסמך העיקרי בזרימת העבודה החשבונאית. מטרתו העיקרית היא לאשר את הסכום שהוצא על ידי האחראי.

טופס מאוחד דו-צדדי מס' AO-1 - טופס יחיד עבור כל ישות משפטית מכל צורת בעלות. החריגים היחידים הם עובדי מדינה שמשתמשים בטופס מיוחד "0504049" מאז 2002.

דוח הוצאות הוא באחריות כל עובד שמקבל כספים עבור נסיעת עסקים או רכישה של כל חומר או מוצר (כגון ציוד משרדי או מזון).

דוח הוצאות של נוסע

איך לערוך כראוי דוח מראש אם עובד נשלח על ידי ארגון לבצע משימה כלשהי בעיר אחרת?

נסיעת עסקים היא נסיעה של עובד על מנת לבצע את תפקידו מחוץ למיקום החברה. היא לעולם אינה ללא הוצאות, אשר כפופות לפיצוי לעובד בהתאם לשוטףחקיקה.

הוצאות הנסיעה כוללות:

• הלוך ושוב, אבל רק אם לעובד יש כרטיסים.
• דיור להשכרה (נדרשים צ'קים או קבלות).
• הוצאות נוספות כלולות בתשלום.
• שיחות טלפון, דואר, המרת מטבע, דמי מעבר ועמלה, כרטיס כבודה וכל אירוע אחר, שבלעדיהם לא תושג מטרת הטיול העיקרית.

יש לתעד את כל ההוצאות הנ"ל. אם אנחנו מדברים על קצבאות יומיות, אז הגודל שלהם מצוין בדרך כלל בהזמנה או בעמדה בנסיעת עסקים שמונפקת על ידי כל מפעל. הסכום עשוי להשתנות בהתאם לאן נסע העובד: בתוך האזור, לנושא אחר של הפדרציה הרוסית או בחו"ל.

החקיקה לא קובעת קצבה יומית מקסימלית, אבל אם ערכם בתוך המדינה עולה על 700 רובל, ומחוצה לה - 2500 רובל, אזי הם צריכים להיות חייבים במס הכנסה אישי. בעיות כיצד לערוך כראוי דו ח מוקדם לאחר חזרה מנסיעת עסקים לא צריכות להתעורר. מועד אחרון למסירת המסמך - לא יותר משלושה ימים מיום ההגעה. במידה ולא הוצא סכום החשבון במלואו, יש להחזיר את ההפרש לקופאית באמצעות הזמנת מזומן נכנסת, ואם להפך, חלה חריגה, אזי העובד מקבל פיצוי על הכל באמצעות מזומן יוצא. הזמנה.

מהן ההשלכות של דיווח מוקדם שגוי?

ערוך נכון דוח מראש עלעל העובד לנסוע לנסיעת עסקים תוך שלושה ימים, אחרת הרשות הפיקוח רשאית לראות בסכום זה הכנסה, שעליה יש לצבור מס הכנסה ודמי ביטוח אישיים.

אגב, אימוץ הגרסה החדשה של חוק מס' 290-FZ מיום 3 ביולי 2016 מציג כמה התאמות, למשל, קנס חמור על מתן צ'ק לא תקין. כמו כן, מתוכנן להתחיל להשתמש בכרטיסי בנק מיוחדים העומדים בתקן הבינלאומי ויזה ומאסטרקארד לתשלום הוצאות הנסיעה.

חוקים כלליים

איך לערוך דוח מראש? אתה רק צריך לעקוב אחר כל אחת מהנקודות הבאות:

1. יש לערוך את הדוח לא יאוחר משלושה ימי עבודה מהרגע:

• תמה התקופה שצוינו על ידי העובדים בבקשה להנפקת כספים;
• עובד יצא לעבודה אם תום התקופה שעבורה הונפק הכסף נפל בחופשה או מחלה;
• עובד חזר מנסיעת עסקים.

2. כדי לערוך דוח, השתמש בטופס המאוחד מס' AO-1 או בטופס שאומץ על ידי הארגון.

3. עובד, יחד עם רואה חשבון שיודע לערוך כראוי דו חות מקדימים (דוגמה זמינה בבירור בתוכנית המשמשת), חייב למלא את המסמך.

4. המנהל אחראי על אישור נייר הדיווח.

5. כל מסמך מראש חייב להיות מלווה בצ'קים, חשבוניות,כרטיסים וניירות אחרים שמאשרים שהאדם באמת הוציא את הכספים לחשבון.

הזמנת מילוי

איך לערוך דוח מראש?

יש להשלים את החלק הראשון או הקדמי על ידי רואה חשבון. אי אפשר לעשות בלי לציין את פרטי המסמך (מספר ותאריך), מידע על המיזם והאחראים, סכום התשלום המקדמה שהוצא, מידע מסכם: כספים שהוצאו וחשבונות חשבונאיים, שעל בסיסם ניתן לעשות זאת. לשפוט את התנועה ואת המחיקה. בנוסף, יש לציין כאן הוצאה מופרזת או החזר כספי שלא נוצלה.

החלק השני הוא קבלה נתלשת המציינת שהדוח המקדים התקבל לאימות. לאחר המילוי, על רואה החשבון לחתוך אותו ולמסור אותו לעובד האחראי.

יש למלא את החלק השלישי (הצד האחורי של טופס AO-1) ביחד. המשימה של העובד האחראי היא לשקף את הפרטים ולצרף כל אישור מכירה שבוצע כהלכה עבור הדוח המוקדם. רואה החשבון יצטרך למלא את הסכום ואת החשבון, אשר ישקפו את הכסף שהוצא.

המסמך חייב להיות חתום על ידי העובד, רואה החשבון והחשב הראשי. רק לאחר מכן זה יכול להיות מאושר על ידי הראש.

הוצאה יתרה סבירה

איך להגיש הוצאה יתרה על דוח הוצאות? ראשית עליך לוודא שהוא מוצדק:

• ההוצאה גבוהה יותרשהוקצה נדרש להשלמת המשימה מטעם הרשויות;
• לעובד יש מסמכים תומכים.

אם לא מתקיים לפחות תנאי אחד, לא ניתן להחזיר את סכום הכסף.

הליך לפיצוי הוצאות יתר בקופה

במקרה של הוצאות יתר, רואה החשבון עומד בפני השאלה: כיצד לערוך דוח הוצאות בצורה נכונה. ניתן למצוא בקלות דוגמה של טופס צו מזומן בחשבון מס' KO-2 במרחבים העצומים של האינטרנט. יש לציין את פרטי מסמך זה בדו"ח - השורה "חריגה שהונפקה בהזמנת מזומן".

המונח לפיצוי על כספים שהוצאו ביתר על ידי עובד לא נקבע בחוק. לפיכך, אם רואה החשבון לא ציין מיד מידע על הצו בדו ח המוקדם, הדבר לא יגרור קנסות.

תנאים לפיצוי בגין הוצאות יתר בכרטיס שכר

כיום, כמעט כל הארגונים מעבירים משכורות לעובדים בכרטיס בנקאי. האם ניתן להחזיר לעובד את הסכום שהוצא ביתר לפי דוח ההוצאות באותו אופן?

לחקיקה אין תשובה ברורה. המסמך עצמו מציע רק צורה אחת של החזר של סכום החשבון שהוצא יתר על המידה - מזומן.

הבנק המרכזי של רוסיה חלק את אותה דעה בשנת 2006 במכתבו מס' 36-3/2408. יחד עם זאת, מכתבו, אך מיום 24.12.08 מס' 14-27/513, מכיל מידע על השאלה: האם ניתן להשתמש בכרטיס בנק לתשלום עבורוסכום דין וחשבון אינו בסמכותו של הבנק המרכזי. מפעל רשת זה צריך להתמודד באופן עצמאי עם הבעיות שלו במקרה זה. וכדי שלסוכנות השולטת לא יהיו שאלות מיותרות, מומלץ להיעזר בקופה.

איך לפצות את הכסף האישי של עובד?

עובד בארגון יכול בעצמו ללכת לרכוש את הסחורה הדרושה (עבודות, שירותים) על חשבונו. במקרה זה, אין צורך במילוי דוח מראש. כיצד לסדר את השלבים לעיל?

בקשה ומסמכים המאשרים את הרכישה (קבלות מזומן, חשבוניות, טפסי דיווח קפדניים, מסמכי נסיעה וכו') יספיקו בהחלט.

הוצאת דוח מראש ב-1С

כל רואה חשבון צריך להכיר מסמך כמו דו"ח הוצאות. איך מסדרים ב-1C? מיקום המסמך בתוכנית הוא הסעיף "בנק וקופה".

בחלון שנוצר, תחילה עליך לציין מידע על הארגון ועל האנשים האחראים. הלחצן "הוסף" יאפשר טבלה שבה עליך לשקף את כל המידע על הכספים שהונפקו.

ישנם שלושה סוגים של תשלום מראש:

• מסמכי כסף. זה לוקח בחשבון כרטיסי טיסה ורכבת, שוברים, בולי דואר וכו'.
• מזומן. המטרה העיקרית של המסמך היא מחיקת מזומנים.
• חשבון יישוב. המסמך הכרחי על מנת להביא בחשבון מחיקת סכום שאינו מזומן מהפשרהחשבונות חברה.

כדי ליצור מידע על משיכת מזומנים, עליך להתחיל ביצירת הזמנת מזומן יוצאת חדשה. לאחר המילוי יש להדפיס את המסמך ולהעבירו לידי החשבון, כך שהאחרון ימלא את השורה עם קבלת הכספים ושלטים. רק אז תוכל לשמור ולפרסם את המסמך.

בקטע הטבלה של הקבלה במזומן, יש לציין מידע על הסחורה והחומרים שנרכשו על ידי האחראי. אם רכישת הסחורה לוותה בהנפקת חשבונית, אז יש צורך לשים את דגל ה-SF, לבחור את הספק ולמלא את פרטיו.

הסעיף "אריזה ניתנת להחזרה" מחייב מילוי מידע על האריזה שהספק מחכה לה בחזרה.

הקטע "תשלום" מתעד את הסכומים ששולמו לספק עבור מוצרים שנרכשו בעבר. התשלום מראש בא לידי ביטוי בפרסום D 60.02 K 71.01.

הכרטיסייה "אחר" נועדה לתת דין וחשבון להוצאות אחרות של אדם אחראי (נסיעת עסקים, נסיעות, הוצאות דלק וכו').