תהליך קבלת החלטה ניהולית: גורמים משפיעים, שלבים, מהות ותוכן

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

ניהול החלטות (DM) הוא קבוצה של תהליכים לאופטימיזציה של פעולות. מטרתו היא לשפר את שיטת הניהול, תוך שימוש בכל המידע הזמין לשיפור הדיוק, העקביות והיעילות. כדי ליישם אותו, נעשה שימוש בכלים כמו חוקים עסקיים, בינה עסקית (BI), שיפור מתמיד (Kaizen), בינה מלאכותית (AI) וניתוח חיזוי. כדי לנהל חברה בהצלחה, אתה צריך לדעת הכל על הגורמים המשפיעים על תהליך קבלת ההחלטות הניהוליות.

מערכת החלטות

זה הבסיס לפעולה ניהולית. זהו מחזור מתמשך של תפקוד של מרכיב חשוב בתהליך ההוליסטי של מנהיגות. להחליט פירושו להגיע למסקנה מסוימת עבור הבחירה הנכונה מתוך סט של חלופות.

הגרסה המקובלת של פעולות הצוות נחוצה לניהול ארגוני ותכנון, ניטור וגיוס. לימוד הגורמים המשפיעים על התהליךקבלת החלטות ניהוליות היא שלב חובה בניהול.

ההנהלה הבכירה אחראית לכל אבני הדרך האסטרטגיות כגון יעדים עסקיים, הוצאות הון, אירועים תפעוליים, הדרכת צוות ובקרות אחרות. ללא SD כזה, לא ניתן לנקוט פעולה, והמשאבים המושקעים יהפכו ללא פרודוקטיביים. ההחלטות חייבות להיות מדויקות ככל האפשר. במרחב העסקי של היום, הם דורשים גישה מדעית.

טרמינולוגיה ומודרניות של אוקספורד

במילון אוקספורד, המונח "קבלת החלטות" מוגדר כ"פעולה למימוש או מימוש". זה אומר לבחור שני קורסים חלופיים או יותר. לכל בעיה עסקית, ישנם מסלולים חלופיים עם גורמים משלהם המשפיעים על תהליך קבלת ההחלטות הניהוליות.

מנהלים שוקלים את החלופות הללו ובוחרים באפשרות הטובה ביותר. לצורך יישום בפועל, על מנהלים לשקול את הסביבה העסקית הזמינה ולבחור תוכנית חלופית מבטיחה. בעת קבלת החלטה, יש צורך לשקול באופן ביקורתי את האפשרויות השונות ולבחור מבין הטובות ביותר. חלופה עשויה להיות נכונה או לא, אבל תישפט בעתיד על סמך התוצאות בפועל שהושגו מיישום שלה.

שלבי עבודתו של המנהיג

קבלת החלטות מורכבת מסדרה של שלבים שנבחרו באופן הגיוני. זה תהליך רציונליזה גוזל זמן ומספק כמה כללים והנחיות כיצד לקחת אותם, כולל פעילויות מאורגנות רבות.

פיטר דרוקר היה חלוץ הגישה המדעית בספרו המפורסם בעולם The Practice of Management, שפורסם ב-1955. בו הוא הציג בבירור את כל הגורמים המשפיעים על תהליך קבלת ההחלטה הניהולית, והמליץ על השיטה המדעית באמצעות השלבים הבאים:

1. הגדר את הבעיה העסקית האמיתית. יש לאסוף את המידע הרלוונטי לו באופן שיאפשר ניתוח ביקורתי שלו. יש לעשות הבחנה ברורה בין בעיות ותסמינים שעלולים לטשטש את הסיבה האמיתית. על המנהל לחפש את הגורם הקריטי, לשקול את כל הכשלים ולברר אם הם ניתנים לשליטה או לא.
2. ניתוח המצב. פרמטר זה מסווג על מנת לקבוע את מעגל מקבלי ההחלטות והאנשים שעבורם נדרש מידע חובה. גורמים בתהליך קבלת החלטות ניהוליות שנלקחו בחשבון בניתוח: השלב העתידי, מידת ההשפעה, מספר הטיעונים המעורבים וייחודם.
3. איסוף נתונים על הבעיה. בעולם העסקים קיימת זרימת מידע עוצמתית הניתנת על ידי הפיתוחים העדכניים ביותר בתחום טכנולוגיית המידע. כל מידע הפרופיל הזמין משמש במלואו לניתוח הבעיה, מה שמאפשר לך להסביר את כל ההיבטים שלה.
4. פיתוח חלופות. המנהל מחויב לקבוע את החלופות הזמינות שניתן להשתמש בהן כדי לפתור בעיה זו. בתהליךקבלת ויישום החלטות ניהוליות, יש לשקול רק חלופות מציאותיות. לא פחות חשוב לקחת בחשבון את אילוצי הזמן והעלות, כמו גם את המחסומים הפסיכולוגיים שמאטים אותם.
5. הבחירה האופטימלית של הפתרון היא האפשרות הרציונלית ביותר. החלופה שנבחרה כך מובאת לידיעת מי שיכול להשפיע על היישום.
6. הפיכת החלטה לפעולה. בלי זה, זה יישאר רק הצהרת כוונות טובות. על הצוות ליישם אותו במלואו, על פי תוכנית שאושרה על ידי ההנהלה, שהושגה תוך התחשבות בכל הגורמים בתהליך קבלת ההחלטות ההנהלה.
7. תן משוב. על המנהל לנקוט בצעדים למתן משוב באמצעות בדיקה מתמשכת של התפתחויות אמיתיות על מנת לעמוד בציפיות מיישום תכנית הפעולה. משוב אפשרי בצורה של מידע מסודר, דוחות ותצפיות אישיות. יש להחליט אם להמשיך את התוכנית שכבר אומצה או להתאים אותה לאור הנסיבות שהשתנו.

גורמים מרובי רמות

קבלת החלטות היא היבט חשוב בניהול מודרני שכן היא קובעת את הפעולות הארגוניות של חברה. זהו תפקידו העיקרי של הניהול. ניתן להגדיר זאת כדרך פעולה שנבחרה בכוונה מתוך מערכת חלופות כדי להשיג תוצאה רצויה.

כמה גורמים חשובים יותר ברמות ניהול גבוהות יותר, אחרים ברמות נמוכות יותר. יש שונותסוגי החלטות:

• programmed;
• לא ניתן לתכנות;
• נתונים קלט;
• prejudice;
• מגבלות קוגניטיביות.

ניתנים לתכנות נקבעים בתהליך קבלת ויישום החלטות ניהוליות בתנאים משוערים, כאשר למנהלים יש פרמטרים וקריטריונים ברורים, כאשר הבעיות בנויות היטב, והחלופות מוגדרות בבירור. יש לפתור קשיים באמצעות הנחיות ונהלים שנקבעו.

הבלתי ניתנים לתכנות הם תוצאה של נסיבות ייחודיות, ולעתים קרובות התוצאות שלהם אינן ניתנות לחיזוי. מנהלים מתמודדים עם בעיות בעלות מבנה גרוע הדורשות תגובה של מצב משתמש. הם מטופלים בדרך כלל על ידי ההנהלה הבכירה.

נתוני קלט חשובים כי יש צורך במידע הולם ומדויק על המצב כדי לקבל החלטה, אחרת איכותם תיפגע.

דעות קדומות ודעות קדומות עולות בעת קבלת החלטות ניהוליות. בתהליך הניהול, בשל המוזרויות של התפיסה האנושית של העולם, ניתן לבחור אפשרויות לא יעילות. מכיוון שהתפיסה היא סלקטיבית, המנהל מקבל מידע מהעולם החיצון באמצעות סינון רגשותיו. בנוסף, עמדות סובייקטיביות מעוותות את הנתונים בהתאם לאמונות, עמדות וערכים שנקבעו מראש.

הגבלות קוגניטיביות משפיעות גם על פתרון בעיות. המוח האנושי, שהוא מקור החשיבה והיצירתיות, מוגבל ביכולתו לקבל אופציה מורכבת ממספר רב של אופציות.אלמנטים מבניים מנותקים מכמה סיבות. לדוגמה, הזיכרון האנושי הוא קצר מועד, מסוגל לאחסן רק כמה רעיונות, מילים וסמלים בכל פעם. לכן קשה להשוות בו זמנית את כל האלטרנטיבות האפשריות ולבצע בחירה בעת קבלת החלטות ניהוליות.

תהליך ניהול וסיכונים

החלטות נוצרות באדם באמצעות תכונות אישיות ומאפיינים ארגוניים מסוימים. יחס הסיכון מושפע מהמשתנים הבאים:

1. המוח של מפתח. רמה גבוהה יותר של אינטליגנציה מובילה בדרך כלל לדעות שמרניות מאוד, אנשים כאלה מקבלים החלטות ברמה נמוכה.
2. מחכים להצלחה. אנשים עם ציפיות גבוהות נוטים להיות מאוד אופטימיים ומוכנים לקפוץ למסקנות גם עם פחות מידע. מנהלים שינקטו בפעולה עם הצלחה ברמה נמוכה יצטרכו מידע נוסף בתהליך קבלת ההחלטות הניהולית של הארגון.
3. מגבלת זמן. בעולם המודרני, ישנם מצבים שבהם, בשל מספר סיבות אישיות (משפחתיות, משק בית, סיבות בריאותיות), המבצע צריך יותר זמן כדי לקבל החלטה רציונלית. עם זאת, יש קטגוריה של עובדים שעובדים טוב יותר בפחות זמן ויכולים להעלות רעיונות במהירות.
4. גישה היוריסטית. רוב האנשים בהיעדר זמן מסתמכים על גישה זו המבוססת על אפשרויות משביעות רצון ולא אופטימליות. פעולות כאלה מגבילות את החיפוש אחר נוסףמידע, לשקול פחות חלופות, לא להתמקד בסיבות לסטיות. ניתן להשתמש בגישה זו גם כאשר עלות איסוף המידע והערכתו גבוהה מדי.

הרגלים אישיים והשפעה חברתית

הרגלים אישיים של מנהלים נוצרים כתוצאה מהשפעות חברתיות של הסביבה ותהליכי התפיסה האישית, תופסים מקום חשוב בתהליכים המרכזיים של קבלת החלטות ניהוליות. יש ללמוד אותם כדי לספק סגנון מנהיגות אישי.

יש אנשים שדבקים רק בדעה שלהם, גם אם היא לא אופטימלית למצב ההפקה. אחרים אינם יכולים להודות שטעו ולהמשיך לפעול, תוך התעלמות מראיות ברורות המעידות על צורך בשינוי. ישנם מנהלים שמייחסים כישלון לגורמים חיצוניים ולא לטעויות שלהם עצמם. להרגלים האישיים הללו יש השפעה רבה על התפעול והיעילות הארגונית.

לנורמות חברתיות וקבוצתיות יש גם השפעה משמעותית על סגנון קבלת ההחלטות. מומחים מגדירים נורמה חברתית כסולם דירוג ומציינים את הרוחב המקובל והבלתי רצוי לפעילות התנהגותית, אירועים, אמונות או כל אובייקט שמרגש את חברי קבוצה חברתית.

במילים אחרות, הנורמה החברתית היא הדרך הסטנדרטית והמקובלת לשפוט. באופן דומה, לחינוך התרבותי ולהיבטיו השונים יש השפעה עמוקה עלסגנון מנהיגות. לדוגמה, במערכת הארגונית היפנית, אדם מקבל החלטה בהתייעצות עם משתתפים אחרים. סגנון זה מכוון תרבות והופך את היישום להרבה יותר קל מכיוון שכל חבר בצוות מעורב בתהליך.

ניתוח תהליך קבלת ההחלטות בניהול

זהו צעד חשוב ואולי הקשה ביותר. על המנהלים לקבוע את היתרונות והחסרונות של כל חלופה ולשקלל אותם לאור מצבים שונים לפני ביצוע תוכנית סופית.

שיטות לפיתוח חלופות:

1. סיעור מוחות שבו הצוות עובד יחד כדי ליצור רעיונות ופתרונות חלופיים.
2. The Nominal Group Technique היא שיטה הכוללת שימוש בפגישה מובנית מאוד עם סדר יום. מודל זה מגביל דיון או תקשורת בין אישית בתהליך.
3. טכניקת דלפי שבה המשתתפים אינם נפגשים, אך ראש הצוות משתמש בשיטות כתובות בתהליך קבלת החלטות ניהול והערכת חלופות.

ניתן להעריך חלופות בדרכים שונות:

1. מדידות איכותיות וכמותיות.
2. ניתוח של עלויות ויתרונות עבור כל חלופה.
3. ניתוח שולי.

לאחר ניתוח והערכת החלופות, על המנהל לבחור באפשרות הטובה ביותר שנותנת את ההעדפה הגבוהה ביותר במילוי כל הקריטריונים הנדרשים. לפעמים הבחירה פשוטה עם יתרונות ברורים, אבל בדרך כללהפתרון הטוב ביותר הוא שילוב של מספר חלופות. במקרים שבהם האלטרנטיבה הטובה ביותר עשויה להיות לא ברורה מאליה, המנהל משתמש בהסתברויות, מחקר וניתוח על סמך ניסיונו ושיקול הדעת שלו.

עבודת המנהלים אינה מסתיימת בקבלת החלטות. מנהלים אחראים להשגת תוצאות חיוביות מהתוכנית המיושמת, שיעילותה מאומתת באמצעות מערכות הערכה המספקות משוב לניטור איכות השיפורים.

קבוצת הגורמים העיקרית

מספר גורמים יכולים להשפיע על ההגדרה של קבלת החלטות ניהוליות.

הם מחולקים לשלוש קבוצות עיקריות:

1. בעיות של תפיסה. ניתן לתאר זאת כדרך שבה המשתתפים מפרשים את סביבתם. התפיסה של אדם יכולה להשפיע על האופן שבו הם פותרים בעיות. לדוגמה, כשצריך לאסוף מידע על בעיה, התחושה הזו משפיעה על המקום שבו מחפשים מידע.
2. מדיניות ארגונית נוגעת להתנהגות של אנשים וקבוצות שישפיעו על מבצעים אחרים של תוכניות החברה.
3. בעיות סביבתיות. הם גורמים חיצוניים המשפיעים על הארגון. סוגי גורמים חיצוניים - זהו השוק בו פועלת החברה, הכלכלה, החקיקה הממשלתית, תגובת הלקוחות למוצרים ולשירותים של הארגון.

סגנון מנהיג

פיתוח תהליך קבלת ההחלטות הניהוליות תלוי במידה רבה בפרט ובגישת פתרון בעיות. לכל מנהיג או מנהל יש סגנון אישי משלו, משלים ניסיון ויכולות אישיות. ישנם מספר סגנונות התנהגות של צוות ניהולי:

1. פעולה לגיטימית או אוטוקרטית. מנהלים שדבקים בסגנון זה מעריכים מספר חלופות תוך שימוש במידע מוגבל. הם לא רואים חשיבות להתייעץ עם אחרים, לחפש מידע מלא ואמין יותר.
2. פעולה אנליטית. מנהלים המשתמשים בסגנון זה ירצו לקבל מידע נוסף ולשקול מספר חלופות לפני קבלת החלטות סופית. הם מחפשים מידע רלוונטי מהמקורות שלהם, מוצאים ולומדים אותו בפירוט, תוך שימוש בכל המשאבים האפשריים. מנהלים אלו הם אנשים זהירים המסוגלים להסתגל ולטפל במצבים ייחודיים.
3. תהליך קבלת החלטות התנהגותי. מנהיגים שדבקים במודל זה מאמינים בניהול משותף, לוקחים בחשבון את הדעה והניסיון של הכפופים, ותמיד מקשיבים להם.
4. קבלת החלטות מושגית. מנהלים המשתמשים בסגנון זה הם אינטואיטיביים בחשיבתם וסובלניים לחוסר ודאות. הם בוחנים חלופות רבות ומתמקדים אך ורק בטווח הארוך.

Technology

רצף תהליך קבלת ההחלטות הניהוליות כולל סוגים טכנולוגיים שונים. טכנולוגיית המידע מספקת תמיכה בפתרונות עסקיים של DSS ובינה מלאכותית. השילוב של מערכות אלו עוזר ליצור מסד נתונים דרך מקווןתהליך אנליטי של OLAP כדי להקל על הליך הדורש הרבה מאמץ וניתוח, מה שמפשט את תהליך קבלת ההחלטות בניהול.

רמת הטכנולוגיה בארגון מבטיחה גיבוש תוכנית ליישום האפשרות שנבחרה:

1. הכוח של עיבוד הנתונים הולך וגדל עם כניסתן של טכנולוגיות שעוזרות לקבל החלטות עסקיות מהירות, ומספקות את היכולת לעבד כמויות עצומות של מידע באמצעות כלים לכריית נתונים.
2. מתן מהירות הטכנולוגיה בתהליך קבלת ההחלטות בניהול, עיבוד מערכים ענקיים ומודלי עיבוד מורכבים, עוזר ליצור מידע שימושי.
3. טכנולוגיה תומכת בקבלת החלטות בקבוצה, צוות עובדים יכול להשתמש במערכת התמיכה הקבוצתית לתהליך מהיר.
4. GDSS Decision Support System היא סוג של מערכת המאפשרת גיבוש בעיות קבוצתיות, אימוץ תוכנית צוות באמצעות אינטגרציה, עבודת צוות, יכולות DSS וטלקומוניקציה. ככל שההחלטה שצוות צריך לקבל מורכבת יותר ופחות מובנית, כך GDSS יכול לעזור יותר.

מערכות אינטראקטיביות גמישות

כדי לקבל החלטות מהירות וחשובות בארגון, נעשה שימוש בטכנולוגיה מודרנית:

1. Decision Support Systems DSS היא מערכת IT גמישה ואינטראקטיבית במיוחד שנועדה לתמוך בתהליך כאשר בעיה אינה מובנית.
2. קבוצהתמיכת החלטות GDSS היא מערכת המאפשרת ניסוח של בעיות קבוצתיות.
3. מערכות מידע גיאוגרפיות (GIS) הן מערכות שתוכננו במיוחד עבור מידע מרחבי.
4. בינה מלאכותית (AI) הוא מדע יצירת מכונות המחקות את החשיבה וההתנהגות האנושית.
5. מערכות מומחה הן מערכות בינה מלאכותית המשתמשות בכוח ההיגיון כדי להסיק מסקנות.
6. רשת עצבית היא מערכת חכמה שיכולה ללמוד להבחין בתבניות.
7. אלגוריתם גנטי היא מערכת בינה מלאכותית המחקה את התהליך האבולוציוני של הישרדות המתאימים ביותר על מנת לפתח פתרונות טובים יותר.

יתרונות של קונצנזוס אסטרטגי

אימוץ התוכניות הוא התפקיד העיקרי של ההנהלה. זה מתחיל רק כשההנהלה לוקחת כיוונים אסטרטגיים לפיתוח. ללא פעולה זו, לא ניתן להשלים את שלבי תהליך קבלת ההחלטות הניהוליות, ולא ייעשה שימוש במשאבים. לפיכך, אימוץ אסטרטגיה הוא התפקיד העיקרי של ההנהלה ומקל על התהליך כולו על ידי מתן רקע מתאים לפעילות הניהולית הראשונה הנקראת "תכנון".

זה נותן צורה קונקרטית להחלטות היעד העסקיות הרחבות שהתקבלו על ידי המנהל העליון. תהליך זה הוא עם פונקציית בקרה רציפה. מנהלים בכל הרמות מקבלים החלטות במסגרת אחריותם בעבודה. רציפות התהליך היא חובה לכל המנהלים וההנהלהצוות.

לא ניתן לבצע פעולה נוספת אלא אם כן יתקבלו החלטות. הם צריכים להיווצר על בסיס קבוע כאשר בעיות חדשות, מורכבויות וכישלונות מתפתחים בעסק. זה עשוי לנבוע משינויים בסביבה. מוצרים חדשים עשויים להיכנס לשוק, מתחרים עשויים להיכנס, ומדיניות הממשלה עשויה להשתנות. כל זה מוביל לשינויים בסביבה סביב המבנה העסקי.

זו עבודה עדינה ואחראית. על המנהלים לקבל החלטות מהירות ונכונות במילוי תפקידם. למעשה, משלמים להם על בגרותם ויכולתם להיות אחראים. פעילות ניהול אפשרית רק אם יאמצו תוכניות מתאימות. הפעולות הנכונות מספקות הזדמנויות לצמיחה, בעוד שהפעולות הלא נכונות מובילות להפסדים וחוסר יציבות עבור החברה.

טעויות ניהול נפוצות

גורמים רבים המשפיעים על תהליך קבלת ההחלטות עלולים להוביל לטעויות. מנהיג קבוצה שמודע באופן מיידי ומלא לכל סוגי הטעויות האפשריים והגורמים לטעויות שלהם נמצא במצב טוב יותר. כמה טעויות נפוצות וסוגיהן בתהליך קבלת החלטות ניהוליות:

1. יציאה מהתבנית האישית. לכל אדם יש קבוצה ייחודית משלו של חוזקות או דעות קדומות שמובילות לסגנון מנהיגות מסוים. הדרך הטובה ביותר להתמודד עם בעיה זו היא לנסות להיות פתוח למידע בתוך מערכת הניהול.
2. אמון מוגזם במידע של אנשים אחרים. מנהיגים מסתמכים לעתים קרובות על דעותיהם של אנשים אחרים. עם זאת, אם הם לא מעורבים ישירותבמצב בעייתי, ייתכן שלא תהיה להם את רמת המודעות הדרושה כדי לקבל החלטות.
3. התעלמות ממידע שהתקבל מחברי הקולקטיב. בעיה זו יכולה להתעורר בקלות במצב של צוות. במקרים רבים, עובדי החברה הם האנשים שהכי קשורים לבעיה. אם לא שומעים לדעתם, יש כשל כללי בקבוצה. הדרך הטובה ביותר לפתור בעיה זו היא להבטיח שכל חברי הארגון יהיו מעורבים בתהליך.
4. התעלמות מאינטואיציה. במקרים רבים, אנשים פועלים נכון ברמה התת מודע. לרוע המזל, לעתים קרובות הם נוטים להתעלם מהאינטואיציה שלהם ואז עושים את הדבר הלא נכון.

עצה למנהלים מובילים

ישנן אסטרטגיות שתוכל להשתמש בהן כדי להימנע מטעויות נפוצות ולחדד את כישורי הניהול שלך. קבלת החלטות טובות ומהירות יותר תעזור לצוות לנצל הזדמנויות עסקיות ולהימנע ממלכודות:

1. שקול מחדש את הבעיה. כאשר צוות נתקל במכשול בפעילות, יש צורך לבחון את ההקשר המלא שלו ולראות את הבעיה מנקודת המבט הכי גדולה שאפשר. זה יעזור להתעלם מהיבט אחד או להזניח אחרים. עליך למצוא לפחות 3 דרכים שונות להסתכל על הבעיה.
2. קבל החלטות מושכלות. מטרת ההנהלה היא להשתמש בראיות מדעיות בהכנת תוכניות, לא רק להסתמך על אינטואיציה.
3. החל נתוני ביצועים לתמיכהפתרונות.
4. קבל את המידע העדכני והמלא ביותר מהסביבה העסקית.
5. אתגר את הרגשות הפנימיים שלך ומצא ראיות אובייקטיביות לתמוך בהם.
6. הקשיבו לדעותיהם של אחרים.
7. היה עם ראש פתוח.
8. מצא דרכים לעודד תקשורת בתוך החברה.
9. היה פתוח לשיחה וצרו סביבה שבה אנשים יכולים להיות ישירים גם כשהאמת יוצאת לאור.
10. לפתח תחושת סיכון.
11. שכח מטעויות העבר. אנשים נוטים לעשות בחירות המצדיקות ניסיון העבר, גם אם ההחלטה הקודמת לא עבדה. הם גם נוטים לבזבז זמן וכסף בתיקון בעיות עבר כאשר היה מועיל יותר להודות בטעות ולהמשיך הלאה.
12. היה כנה עם עצמך.
13. היה החלטי.

לכן, ברור שקבלת החלטות היא היבט חשוב של ניהול מודרני ועדיף לעשות זאת בצורה מקצועית.