איך לכתוב מכתב עסקי: כללים והנחיות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

תכונה חיונית של כל עסק היא התכתבות עסקית. העובדים של כל ארגון מתקשרים עם עמיתים ולקוחות, עם ספקים וצרכנים. באופן כללי, השגרה היומיומית של כל משרד בהחלט כוללת השתתפות בהתכתבות.

למרות העובדה שרוב העובדים בארגונים וארגונים שולחים ומקבלים הודעות רבות מדי יום, לא כולם מצייתים לנורמות ולכללים שנקבעו בעת יצירתם. מסתבר שכתיבת מכתב עסקי בצורה נכונה ונכונה היא לא כל כך פשוטה. ישנן מספר דרישות ודפוסים המיושמים בעולם וקשורים לזרימת עבודה. הם כוללים את הכללים לכתיבת מכתב עסקי, כמו גם את עיקרי העיצוב.

כאשר כותבים הודעה לארגון צד שלישי או סתם לעמית במחלקה שכנה, יש להקפיד על סגנון קפדני (למעט התכתבות ידידותית, שאין עבורההגבלות דומות). אל תשתמש במילים רגשיות מדי אפילו כדי לתאר את חשיבות העסקה או התענוג של המוצרים שנבדקו. מכתב עסקי צריך להיות ברור, תמציתי ומאופק באופן סביר.

ההודעה צריכה להתחיל מהמוען. אם הוא מיועד לעובד בארגון צד ג', יש לציין בוודאות את שמו, תפקיד הנמען וכן את שמו המלא. במקרה בו המסמך נשאר בתוך החברה, מספיק שם משפחה עם ראשי תיבות (ניתן להוסיף גם את התפקיד שנשמר).

מכתב עסקי לארגון חיצוני צריך להיות על נייר מכתבים של החברה (ללא קשר אם הוא נשלח באופן אלקטרוני או על נייר). אם הוא נעדר, אתה יכול פשוט לציין את פרטי השולח ב"כותרת" של המסמך.

לפני שמתחילים להרכיב את הטקסט, צריך לחשוב על המבנה שלו, לזהות את הנקודות והמטרות העיקריות של הכתיבה. זה יקל בהרבה על תהליך הכתיבה. המכתב צריך להסתיים בחתימה, אשר מציינת לא רק את שם השולח, אלא גם את התפקיד, וכן את שם המפעל שהוא מייצג.

בעת שליחת הצעה ללקוח או שותף פוטנציאלי, בסופה, עליך בהחלט להביע תודה על שיתוף הפעולה ותקווה לעבודה משותפת נוספת.

בנוסף לכללים המשמשים בהתכתבות עסקית, יש גם המלצות. לדוגמה, כל מסמך המופנה לאדם מסוים צריך להתחיל במילים "יקירי" עם השם המלא, ולא ראשי תיבות. אין צורך להשתמש בקיצורים באותיות, למשל, כתוב "uv". או לצמצם את עמדת הנמען, מקום עבודתו.

זרימת המסמכים הבינלאומית נחשבת לקשה ביותר, מכיוון שלכל מדינה יש ניואנסים משלה של תקשורת, והשפה שבה אתה צריך להתכתב עם שותפים זרים לא תמיד ברורה לכותב המכתב, אז אתה צריך להשתמש בשירותים של מתרגמים. לפני שפונים לשירותיו של מומחה כזה, יש להבהיר האם הוא יודע לכתוב מכתב עסקי באנגלית, או שמא מדובר בתרגום מילולי בנאלי. אם מתוכננת זרימת מסמכים זרים להישמר כל הזמן, עדיף להעסיק עובד הדובר שפה זרה מספיק כדי לכתוב עליו מכתב עסקי.

באופן כללי, השגת המשימה במובנים רבים תלויה באופן עריכת המסמך ואיך הוא מעוצב. אז לעולם אל תזלזל בחשיבות הנימוס העסקי בעת תקשורת.