צוות הפרויקט הוא קונספט, שלבי פיתוח וניהול

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

צוות הפרויקט הוא קבוצה של אנשים שהצלחתו תלויה בהם. שתי המשימות העיקריות שנפתרות כשחושבים על רעיון חדש הן: איסוף צוות, הכנתו לעבודה יעילה. מאחר וארגון צוות הפרויקט הוא אירוע חשוב ואחראי, נתעכב על נושא זה ביתר פירוט.

מהות המונח

בהתאם לפרטים, סוג, קנה המידה של היוזמה הנבדקת, גם אנשי מקצוע בודדים וגם כמה ארגונים שונים יכולים לקחת חלק בעבודה. כולם חברים בצוות הפרויקט במובן הרחב של המושג. בין נציגי קבוצת היוזמה:

• משקיעים;
• לקוחות ישירים;
• ארגונים פיננסיים;
• designers;
• יועצים עסקיים;
• ספקי משאבים וחומרים;
• קבלנים שונים.

כל אחד מהם מבצע כמהפונקציות מסוימות, אחראי על חלק מסוים בעבודה. נבחרת מיקרו-קבוצה מכל העובדים, שתפתור בעיות מסוימות לאורך הפיתוח והיישום של רעיון חדשני.

צוות פרויקט יעיל הוא האנשים המעורבים ישירות ביישום היוזמה החדשה, המדווחים למנהל הפרויקט. יצירתו היא תנאי מוקדם ליישום מוצלח של רעיון התורם ליצירת מוצר ייחודי.

נקודות חשובות

צוות הפרויקט הוא צוות שמתגבש לפני יישום היוזמה "בחיים". הוא מתפרק מיד לאחר השלמת המשימה שלו בהצלחה.

הרכב צוות הפרויקט נבחר על ידי אנשי מקצוע, וזה תהליך יקר וגוזל זמן. יש צורך ליצור קשרים ידידותיים ומעשיים בין חברי הקבוצה על מנת לצפות להשיג את התוצאה הרצויה. במקרים מסוימים נוצרת קבוצת עבודה בחברה כדי לחסוך במשאבים חומריים. מטרת עבודתה היא לבצע משימה ספציפית הרלוונטית בנקודת זמן מסוימת עבור הארגון.

מבצע

מבנה צוות הפרויקט ומספרו משתנים בהתאם לפרטי הרעיון המיושם.

כל משתתף אחראי על חלק מסוים בפרויקט, תוך עיסוק בתחומי עניין אישיים.

יצירת צוות פרויקט כרוכה לא רק בגיבושקבוצות, אבל גם אימון משותף, תקשורת. גישה זו תורמת להשגת התוצאה הרצויה. עם אקלים פסיכולוגי נוח בין המשתתפים, ההחלטות מתקבלות ניידות ומאוזנות. אנשים בעלי דעות דומות לוקחים בחשבון גורמים חיצוניים ופנימיים, ולכן תהליך יישום הרעיונות בחיים מואץ.

עקרון הבריאה

איך נוצר צוות הפרויקט? לקבוצה זו יש מספר הבדלים משמעותיים מצוות עובדים יציב. מכיוון שהוא מבצע פונקציות מסוימות רק במרווח זמן מסוים. ישנם עקרונות מסוימים של היווצרותו. הבה נתעכב על סוגיה זו ביתר פירוט.

השחקנים העיקריים של הרעיון (קבלן ולקוח) יוצרים קבוצות משלהם בהובלת מנהלים מקצועיים. בהסכמה הדדית בין הצדדים, המנהל הוא המנהל מהלקוח או מהקבלן.

פיתוח צוות הפרויקט תורם להשגת המשימה בזמן הקצר ביותר. התפקיד הניהולי של המנהלים הוא לבצע את המשימות הבאות:

• בתכנון יישום היוזמה;
• לספק את הרעיון עם הצוות הנכון;
• ניטור שיטתי של פעילויות;
• להניע עובדים להשיג תוצאה מסוימת.

יישום ספציפי של הרעיון

ניהול צוות הפרויקט נקבע תוך התחשבות בפרטים הספציפיים של היוזמה המיושמת. זה משפיע ישירות על מבנה הקבוצה, המספרמומחים נחוצים, דרישות לכישוריהם וליכולותיהם.

צוות הפרויקט הוא מנגנון יחיד, שתאום שלו קובע את עיתוי העבודה הדרושה. לדוגמה, אם התוכנית אמורה להיות מיושמת בתחום הבריאות, הצוות יזדקק למנהלים רפואיים מוסמכים ורופאים.

צוות הבנייה של הפרויקט הם מעצבים, אדריכלים, בונים, ספקים, שבלעדיהם קשה לדמיין את המגזר הזה במשק.

סביבה ארגונית-תרבותית

לגורמים חיצוניים יש השפעה משמעותית על עבודת המיזם. אלמנטים פנימיים כוללים את ההיבטים הבאים: לכידות של שותפים, נורמות עבודה קולקטיביות, חלוקת אחריות תפקודית, כישורי תקשורת.

ניהול נכון של צוות פרויקט עוזר למזער השפעות כאלה. ההבדל המהותי בין צוות לסוג קלאסי של קולקטיב עבודה הוא תפקודו על בסיס מקצועיות ואיכויות עסקיות, ולא יישום של עיקרון היררכי טיפוסי.

שיטות היווצרות

יוזמות חדשות יכולות להופיע הן בתוך ארגון אחד (חברה), והן בשיתוף פעולה של מספר חברות קטנות בו-זמנית. לכן גיבוש צוות הפרויקט מתבצע בדרכים שונות. זה תנאי חשוב.

בהתאם למטרה של צוות הפרויקט, נעשה שימוש בכלים וגישות מסוימות. לדוגמה, כאשר מהות הרעיון קשורה לארגון מחדש, התרחבות, מודרניזציה בתוך מיזם מסוים, הפרויקטמהווה חלק מהעבודה השוטפת של המנהל ואנשי המקצוע שנבחרו לתפקיד.

Classic

מנהל שמונה על ידי ראש החברה, בנוסף לתפקידיו הפונקציונליים העיקריים, גם מוביל את הרעיון, מיישם את התוכנית הספציפית הזו.

יש לו גישה מלאה לצוות הנדרש, הסמכות לתאם את כל הפעולות, תכנון שלבי העבודה. במבנה הארגוני הכללי של החברה, כשחושבים דרך רעיון חדש, נבדלת יחידה מבנית נפרדת.

מודל זה הוא צורה קלאסית, הוא משמש בעיקר בארגונים גדולים. היא מניחה את קדימות החדשנות על פני הפעילות היומיומית, שכן המנהל אינו נוגע בהיררכיה האופיינית שנקבעה בחברה. המנהל וחברי הצוות הראשי משוחררים לזמן מה מתפקידם התפקודי הישיר. ראש החברה או סגנו מתמנה לאוצר הקבוצה.

טופס מעורב

זה מתאים לחברות בגודל בינוני. המהות של יצירת צוות פרויקט היא שהחדשנות מובלת על ידי מנהל חיצוני. הוא זה שאחראי להצלחת יישום הרעיון. כדי להשלים את המשימה שהוטלה עליו, מומחה כזה עשוי לערב עובדים של מחלקות אחרות בפרויקט. ההבדל הוא שבנוסף לעבודה על חדשנות, הם ממשיכים למלא את עיקר האחריות.

אם הרעיון מיושם על ידי מספר חברות בו-זמנית, צוות הפרויקט כוללנציגי כל המפעלים המעוניינים בהצלחה. ארגון כזה של התהליך נחשב לסטנדרטי, שבו נוצרת קבוצה נפרדת של מבצעים לכל רעיון.

גישות בסיסיות לבניית צוות

כיום, משתמשים בארבעה עקרונות בסיסיים:

• הגדרת יעד;
• interpersonal;
• משחק תפקידים;
• בעייתי - אוריינטציוני.

הראשון כולל הגדרת המטרה הסופית כמדריך לעבודה של צוות הפרויקט, חשיבה מקדימה דרך דרכים להשגתה.

העיקרון הבין-אישי מורכב מתשומת לב מוגברת ליחסים בין חברי הצוות.הצלחת העבודה תלויה ישירות ביצירת קשרי אמון תקשורתיים, לכן מנהל הפרויקט נעזר לעיתים קרובות בפסיכולוג מקצועי.

עקרון התפקיד נועד לחלוק סמכויות בסיסיות בין חברי הקבוצה, לתת לכל אדם את הזכויות והחובות שלו.

העיקרון האחרון תורם לפתרון כל הסוגיות השנויות במחלוקת במסגרת סכסוכים משותפים, מה שמאיץ משמעותית את יישום התוכנית ומגביר את יעילותה.

קריטריונים לבחירת עובדים

תשומת לב מיוחדת מוקדשת לניסיון ולמקצועיות של האנשים שיהיו מעורבים בפיתוח והטמעה של פריטים חדשים וחשובים לחברה. עובדים המעורבים בפרויקט חייבים להיות פרואקטיביים, מוכנים לקחת אחריות על ההחלטות שהם מקבלים. הרצון להקדיש את מירב הזמן לעבודה מתקבל בברכה, וגם עצמאות בתכנון שלבי הפעילויות.

אין דרישות מיוחדות להרכב הגיל בעת יצירת צוות פרויקט. על מנת לאחד צוות קטן חדש, המנהיג מארגן אירועים משותפים: חגים, טיולי הליכה, מסיבות חברות.

המבנה פותח תוך התחשבות בתפקודים המבוצעים על ידי מומחים, כמו גם בקשר ביניהם. בין התהליכים הקבוצתיים המשפיעים על יעילות השגת המטרה נציין לחץ קבוצתי, מדדים דינמיים, חשיבה דרך החלטות משותפות. בין הגורמים המשפיעים לרעה על מהירות הפרויקט, נציין את היעדר מטרה מנוסחת בצורה ברורה, תכנית עבודה, קונפליקטים פנימיים מתמידים וכן חוסר משאבים וחוסר עניין של המנהל בקידום הפרויקט.

במציאות של ארצנו, כאשר מושכים מומחים יקרי ערך ממחלקות אחרות לצוות, מופיעים קונפליקטים שונים בין ראשי מחלקות ומנהלים. הקשיים המקסימליים מופיעים לעובדים צעירים ומבטיחים שמקבלים משימה אחראית מהראש. יש לפתור את הבעיה במצבים כאלה באמצעות משא ומתן בונה, וההנהלה צריכה לשים את הדגש הנכון על הצוות.

שלבי היווצרות ומחזור ה"חיים"

לאחר הופעתו של רעיון מעניין עד ליישומו המוצלח למציאות, עוברים כמה שלבים רצופים בבת אחת. בשלב זה, מתבססים קשרים בין סוחרים פרטיים, בונים מיטיב ואפקטיבישיתוף פעולה. המנהל מתבונן בתהליכים המתרחשים בתוך הקבוצה, עוצר קונפליקטים ואי הבנות, ומכוון את המשתתפים לקראת התוצאה הסופית.

בשלב ההתמצאות מתבצעת ההיכרות השטחית הראשונית של כל חברי הקבוצה החדשה. הם נמצאים במצב של חוסר ודאות וחוסר ודאות בחוזקות וביכולות שלהם, ולכן חשוב למנהיג ליצור את הגישה הנכונה בשלב זה.

המנהל לא רק מכוון את האנשים הדומים לו, אלא גם עונה על שאלות, יוצר רשימה של כללים, מטרה, שיטות להשיג זאת.

בתהליך התקשורת מופיעים קונפליקטים וחילוקי דעות בנוגע לחלוקת התפקידים בצוות. המנהיג צריך לצמצם את משך השלב הזה, כדי לחלק תפקידים בין חברי הקבוצה בזמן הקצר ביותר.

ההתלהבות של כל עובד, רצונו לגלות יוזמה, עצמאות ומקוריות בתכנון שלבי הפעילות העיקריים, תלויה ישירות באינטרס של המנהל עצמו.

בשלב של שיתוף הפעולה צפויה יצירת קשרי אמון, חלוקת תפקידים ברורה ועבודה עקבית על בחינת תכנית עבודה.

שלב העבודה הוא הזמן, הזמן המיידי ליישום כל הרעיונות בחיים האמיתיים. משך הזמן שלו קשור לפרטי הרעיון הנבחן, כמו גם ליכולות הפיננסיות של החברה המיישמת את הפרויקט.

השלב האחרון הוא הערכת יעילות הפרויקט, שלמות השגת היעד שהוגדר בתחילת העבודה.