אסטרטגיית יעילות תפעולית: קונספט, גישה מקיפה, שלבי פיתוח ותוצאות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

זכור את "מהיר, איכותי, לא יקר: בחר שניים" המפורסם. הגשמת שלוש משאלות סותרות זו את זו בו-זמנית נחשבה בלתי אפשרית עקרונית. עכשיו אנחנו צריכים להיפטר מהסטריאוטיפ הזה.

האסטרטגיה של יעילות תפעולית מכוונת בדיוק לשיפור איכות המוצר ללא אובדן זמן ועם עלויות ייצור מינימליות. מדובר ביציאה מעבודות עומס וכוח עליון למצב חדש של חברות, ששמה עדיין לא ממש מבוסס. זה מכונה לפעמים "זריזות" בעסקים, בהתייחס למהירות, זריזות וזריזות.

היעילות התפעולית של ארגון היא שיפור איכות המוצר תוך הפחתת עלויות. זו משימה לא קלה, והשגת יעדים שאפתניים שכאלה ידרשו אסטרטגיות ושינויים גדולים בחברה.

אבל המשחק שווה את הנר, כי היתרון העיקרי של החברות המודרניות הטובות ביותר הוא היכולת להגיב במהירות ובהתאמה לשינויים חיצוניים, תוך שמירה עלזו העלות האופטימלית. יש להבין היטב את הטכנולוגיה להשגת רמה גבוהה של יעילות תפעולית.

משהו השתבש. הכל השתבש

החברה פועלת מזה מספר שנים עם רווח טוב ונתח שוק יציב. שום דבר לא משתנה במערכת הניהול, כי "הטוב ביותר הוא האויב של הטוב", ולמה, כאשר אינדיקטורים תאגידיים הולכים יד ביד עם טבלאות אינפלציה וסטטיסטיקות שוק אזוריות. הכל טוב.

טוב, אבל לא כל כך טוב. מכיוון שבמצב זה, בהחלט יופיעו תסמינים מדאיגים:

• נהלים נוספים ופעולות רגולטוריות שהן מיושנות, אבל אף אחד לא ביטל אותן;
• כפילות של עבודה על ידי מחלקות שונות;
• חוסר במידע עדכני מהימן על מצב המשאבים, כולל אלה פיננסיים;
• חוסר בתוכניות אופטימיזציה של עלויות ועלויות;
• ציוד ישן, טכנולוגיה מיושנת;
• ירידה בפעילות היצירתית של העובדים: פשוט אין להם זמן.

תסמינים כאלה לא יכולים להוביל לשום דבר טוב. הם לא.

הנה התוצאה:

• המדינה מנופחת, השכר גדל בצורה קטסטרופלית - הכתבה על שכר;
• אף אחד לא שולט בעלויות;
• ניירות מיותרים מופיעים - מסמכים של דיווח מיותר, תפקידים לא רווחיים בדוחות וכו';
• במחסנים - עודף מלאי, ובדוחות כספיים - הקפאת כסף במניות;
• מצב הרוח של העובדים דומה לתסמונת הדיכאון הכללית של החברה,כל מוטיבציה חדלה לעבוד, רק שיטת "מתחת למקל" נשארה.

האבחנה, כפי שאתה יכול לראות, אינה חשובה. אמצעי הטיפול המודרני הטוב ביותר הוא הגברת היעילות התפעולית. בואו נעבור לאופן השימוש בו, מינון והתוויות נגד.

קונספט, ניואנסים והבדלים

מה ההבדל המהותי בין השיטות הסטנדרטיות לשיפור היעילות של החברה לבין יוזמת הפרויקט "יעילות תפעולית"?

לעולם אין זוטות בגוש התפעולי של פעילות החברה. פגם שנראה חסר משמעות בתחילתו או בסניף צדדי של שרשרת התהליך עלול להוביל לתוצאות שליליות חמורות. ביטול מצבים כאלה הוא בדרך כלל יקר מאוד מכל נקודות המבט: פסיכולוגית, פיננסית, תקשורתית וכו'.

לדוגמה, אתם מתחילים לפעול בדרך מסורתית ומתחילים לפתור את בעיית עודף המלאי במחסנים - לצמצם את רמת המלאי של מוצרים מוגמרים. אתם מחפשים פתרון בתוך החברה. ובמצב כזה, קיים סיכון לקבל תופעת לוואי שלילית בדמות סכסוך עם יצרנים, אליהם העלית דרישות בלתי אפשריות להגביר את מהירות שחרור המוצר.

למרבה הצער, ההשפעה של ניסיון לנצח בתחום אחד תוך כדי הפסדים באזור אחר קיימת בכל מקום: אסטרטגיה לשיפור אינדיקטורים בודדים מובילה לעתים קרובות להחדרה של תוכנית IT אחרת, לסבך תהליכים עסקיים או פשוט להגדיל את העלויות.

אסטרטגיית חדר הניתוחיעילות מרמזת על גישה מאוזנת למציאת הזדמנויות לעתודות פנימיות וליישום שלהן. זהו שילוב של כל הפעילויות בחברה.

יעילות תפעול עסקית היא בשום אופן לא אסטרטגיה, חשוב מאוד להבין זאת. האסטרטגיה מפותחת עם הגדרת מדדי יעד, דרכים להשגתן, וקטורי הפיתוח העיקריים. יעילות תפעולית היא בעצם כלי טקטי, היא המצב היומיומי של החברה עם ביצועים יציבים בכל העמדות.

הכל, בבת אחת ובמהירות

היחס הטוב ביותר בין העלויות לתוצאות הסופיות של העבודה הוא התנאי העיקרי ליישום הקונספט. חברות הפועלות במתכונת זו מבצעות את אותן פעולות מהר יותר, טוב יותר ובמינימום ליקויים. שילוב זה של נכסים הוא יתרון תחרותי רב עוצמה בשוק. כי לא ניתן יהיה להשיג מדדי ביצועים גבוהים במהירות. זה כל כך יקר. כדי ליישם את הרעיון יש צורך בסבלנות, נחישות, יכולות תקשורת גבוהות, תוכנית ההתייעלות התפעולית עצמה ועוד ועוד. אי אפשר "לגנוב" את האינדיקטורים האלה - זה לא יעבוד בשום צורה להשתמש באלו של מישהו אחר. לכן, ליעילות תפעולית שני מאפיינים יקרי ערך נוספים - קיימות ואריכות ימים.

שניים באחד: גישה משולבת ליישום אסטרטגיה

אין סיווג ברור של הגישות העיקריות לניהול ארגון במשק. אין ספק שזה צריך להיות מערכתי. אבל הבחירהמשיטות הניהול הזמינות עלולות לגרום לקשיים מסוימים. מהי הגישה הטובה ביותר להגברת הפעילות התפעולית: מבנית, פונקציונלית, מצבית, תהליך או פרויקט?

נראה שפתרון היברידי יהיה מתאים והגיוני: שלב בין שתי הגישות. אנחנו מדברים על שילוב של גישות פרויקט ותהליכים. להרמוניה ביניהם, יהיה צורך לפתח את מבנה הפעילויות התפעוליות, ליצור ולהטמיע תהליכים תוך שימוש בביצוע אחיד של פרויקטים של התייעלות תפעולית. כל הפעולות הללו אינן חדשות ומיותרות, הן נחוצות בכל מקרה. לכן, הבחירה של תהליך וגישות פרויקט נראית מקובלת למדי.

שלבי פיתוח והטמעה

אופטימיזציה של התהליכים העסקיים של הארגון. אם גישת התהליך לא מיושמת בחברה או מיושמת רשמית, יהיה צורך לשנות מצב זה. יהיה צורך לחשב ולבנות שרשראות פעולות אופטימליות שיובילו לשיפור תוצאות בעלויות מינימליות בדמות משאבי חומר ומשאבי אנוש. עובדים האחראים על "פילוסופיית" התהליך בחברה צריכים להיות מוקצים ספציפית עם תיאור ברור של אחריות תפקודית. כפיפות ישירה צריכה להיות גבוהה מאוד - הכי טוב ראש או סגן ראש ראשון

• המרכיב החשוב והמבטיח ביותר הוא שימוש רציונלי במשאבי אנוש. עיקרון זה אינו מוגבל בשום אופן למובןמבנה ארגוני עם אחריות תפקודית מוגדרת היטב של כל עובד. אנחנו מדברים על טכנולוגיות גיוס חדשות, ניהול כישרונות, פורמטים חדשים להכשרה ופיתוח עובדים. במילים אחרות, אופטימיזציה של משאבי אנוש מרמזת קודם כל על האיכות הגבוהה של משאבים אלו. אלו עובדים מוכשרים ומשכילים.
• עקרון "משאב" - יחס זהיר למשאבים. כיום, הביטוי "ייצור רזה" משמש לעתים קרובות, אשר לא נראה מאוד מקצועי. העובדה היא שהמערכת היפנית של "ייצור רזה" כוללת דרישות די ספציפיות ומחמירות שרבים לא מודעים להן. כך או אחרת, היעילות של מערכת ההפעלה כוללת בעיית "משאבים". נקודה חשובה שיש לזכור היא ש"יחס זהיר" אין פירושו חיסכון בכסף, אלא שימוש אופטימלי במשאבים מכל הסוגים.
• ניטור שינויים מכל סוג שהוא - פנימי וחיצוני. זה לא כל כך פשוט כמו שזה נראה במבט ראשון. מידע על מתחרים, טכנולוגיות חדשות, שינויים בחקיקה, מריבות בין ראשי מחלקות, תאונות במחסנים מרוחקים – הכל חייב להיות מעובד ולהעביר בערוצים מבוססים. רכיב המידע צריך להיות כתוב היטב בתהליך עסקי ייעודי.
• מערכת בקרה וחשבונאות. זרימת דיווח מוסמכת בהתאם לכללי הבירוקרטיה הקלאסית. מושג הבירוקרטיה מוכפש ללא ראוי, זה אומר זרימת העבודה הנכונה: "המינימום ההכרחי עבור האנשים הנכונים". גישת התהליך, כמו גםיש לתעד שינויים אחרים מסיבה אחת: לעקוב אחר תוצאות ושינויים ב-KPI עבור פעולות.

משימות לחברות רוסיות

על רקע רגולציה הדוקה בשוק, צרכנים מתוחכמים יותר, האטה בצמיחת התמ ג ועוד אירועים רבים שאינם מקלים על הצמיחה של החברות, יש להגדיר את ההיקף בצורה ברורה. אפשר אפילו לקרוא להם קרב, והיישום הדחוף שלהם - פעילויות קו קדמי. אתה יכול להסתדר בלי בדיחות, אבל הפרטים צריכים להיות מוגנים:

• מתן שקיפות עם שותפים, אופטימיזציה של עלויות, הגדלת כיסוי, אסטרטגיית ערוצי הפצה מעודכנת.
• בניית בריתות אסטרטגיות עם שותפים מרכזיים מסוג חדש: עם אינטגרציה ותנאים חוזיים משתנים.
• שירות ברמה גבוהה ללא תנאי: הדרך היחידה לשמור על לקוחות ולקבל יתרון תחרותי.
• פיתוח ויישום סטנדרטים חדשים למכירות ישירות ועקיפות.

לחברות רוסיות יש כל הזדמנות לשפר את הפונקציות העסקיות ולשפר את היעילות התפעולית. האסטרטגיה צריכה לכלול לפחות ארבעה אזורים:

1. שיפור פריון העבודה;
2. יעילות של ניהול כוח אדם;
3. ניהול הון רציונלי;
4. קשרי לקוחות פרודוקטיביים.

ניהול יעילות תפעולית

כמובן, זה עניינו של המנהיג הראשון. בין כלי הבקרהביצוע המשימות שנקבעו, כלול גם כרטיס המידע המאוזן, שעושה עבודה מצוינת בניתוח וחישובים של יעילות תפעולית.

יש שלושה אזורים שיש לשמור עליהם בפוקוס:

1. בנייה ותחזוקה של מערכת הפעלה רזה ויציבה.
2. יצירת מבנה ארגוני חדש.
3. שלב תרבות ארגונית ומעורבות עובדים בכל פעילויות השיפור.

כאשר מתכננים כל פעולה יעילה, יש ארבע שאלות שכדאי לשאול את עצמך:

• איך לייעל את התנאים והמשאבים הדרושים לפעולה זו?
• איזה צוות צריך להיות מעורב? איך ייצור קשר עם אנשים?
• מה המוטיבציה שלהם ומה צריך לעשות כדי להגדיל אותה?
• האם אנשים מוכשרים מספיק, או שצריך להכשיר אותם?

כל סוגי הפעולות והפעילויות משתלבות בצורה מושלמת בלוקים של תהליכים עסקיים. אם הם לא קיימים כבר, יהיה צורך לתאר אותם על מנת שיוכלו לעבור אופטימיזציה לפי כל הכללים של מדע ניהול הארגונים המודרני. גישת התהליך שונה מהותית מזו הפונקציונלית, ומעל הכל, ביכולתה לשנות במהירות ולהתמקד בתוצאה הסופית.

אם, בגישה הפונקציונלית המסורתית, חברה היא קבוצה של מחלקות, אז בגישה של תהליך, היא קבוצה של פעולות בצורה של תהליכים. יחידת העבודה העיקרית של אסטרטגיית השיפור כולה תהיה המבצע - הלבנה העיקרית להצלחה.

People

עכשיו קוראים לזה אופנתימונח משאבי אנוש "מעורבות צוות", שהוא למעשה המרכיב החשוב ביותר להצלחה. חשוב לא להחליף את המעורבות הזו בסקרי עובדים פנימיים רבים, כפי שקורה למרבה הצער לעיתים קרובות. סקר הוא כלי נהדר שבהחלט תצטרכו במהלך כל העבודה. אבל לפני ביצוע סקר, צריך לעבוד קשה כדי שכל עובד יבין לאן ולמה כל החברה כולה והחטיבה שלה בפרט נעה. והדבר החשוב ביותר יהיה להבין את תפקידו שלו בתנועה זו. מוטיבציה כזו מעולם לא איכזבה אף אחד, היא שווה הרבה.

בנוסף להבנה עמוקה של העובדים בכל השינויים בחברה, יש צורך ליישם ברצינות את מערכת מדדי ה-KPI העיקריים. אחרי הכל, אם מסתכלים על זה, אז האינדיקטורים המרכזיים הקלאסיים הם גם אינדיקטורים ליעילות תפעולית.

תוצאות: נדרשת הצלחה היום

ככל הנראה, חברות כיום צריכות לשקול מחדש את דעותיהן לגבי שיפור טכנולוגי: הן אינן יכולות להימנע מפעילויות פרויקט לשיפור תהליכים ותפעול. לפני מספר שנים נוצרו יתרונות תחרותיים על ידי מיקוד שיפורים בכיוון אחד – למשל, הפחתת עלויות הייצור או תיקון תוכנית נאמנות הלקוחות. ההשפעות של השינויים שבוצעו לרוב לא הגיעו מיד, אלא במשך מספר חודשים או אפילו שנים.

היוםתעריפים כאלה אינם מקובלים. המצב משתנה במהירות קוסמית בכל החזיתות, כעת ההתקנה של "ההצלחה היום" עובדת. אבל זה לא קשור רק למהירות. לאחר שהשיג עלייה באינדיקטורים לאיכות הייצור על רקע אופטימיזציית עלויות, לעצור בכך זה כמו מוות. כבר במחזור השני או השלישי של התהליך, אתה צריך להתחיל להשיג רווחים גבוהים יותר. אל תחכה לתסמינים שליליים כדי להתחיל פרויקט חדש כדי לחסל אותם - גישה זו לא עובדת יותר.

היום, אין ולא יכולים להיות סודות תאגידים או סודות הקשורים להטבות ספציפיות. פיתוחים מוצלחים ויתרונות זמניים של כל כיוון אחד בפעילות החברה הם כמויות בעלות ערך מפוקפק מאוד.

שמירה על יתרון תחרותי תתאפשר לא עם מוצרים או תחומי פעילות ספציפיים, אלא עם יכולת הסתגלות מהירה ויעילה של החברה. היכולת לשנות בכל הלוח בבת אחת - משאבי אנוש, ניהול מלאי, זרימת עבודה, קו מוצרים, לקוחות מפתח, ניהול סיכונים ועוד - כך צריך להיות ניהול ביצועים תפעוליים כחברה קבועה.

במקום מסקנה: אורח חיים בריא

היעילות התפעולית של מיזם היא תהליך מתמיד ומתמשך שלעולם לא אמור להיפסק. מתכונת עבודה זו צריכה להפוך ל"אורח חיים בריא" עבור החברה - דרך קיום. אם מדברים במטאפורות, אין צורך לעשות דיאטה קפדנית כדי לרדת במשקל בדחיפות עד הקיץ. או להפיללחץ דם מוגבר עם כדורים קשים.

לומר לעובדים ביום שני בבוקר, "מעכשיו נהיה יעילים יותר" זו לא אופציה, מנהיגים מנוסים מבינים זאת היטב. עירבו את כולם, הסבירו ככל האפשר ותנו את הכלים הדרושים - זו המשימה של המנהיגים הראשונים, כדי שאנשים ילכו אחריו.

ללא שריפות או כוח עליון. להיות בכושר טוב כל הזמן, לעקוב אחר כל שינוי בסביבה, למצוא פתרונות יפים וחכמים, לפעול באופן פרו-אקטיבי… סתם כך. אין דרך אחרת.