הנהלת חשבונות תקציבית: רעיון, ארגון ותחזוקה

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

חשבונאות תקציבית משמשת בכל המוסדות והארגונים ללא יוצא מן הכלל, השייכים לצורת הבעלות הממלכתית. זה שונה במקצת מהעבודה הרגילה של חשבונאות, אבל העקרונות הבסיסיים נשמרים בו. כל הפעולות, תבניות המסמכים ושאר האלמנטים העשויים להידרש לפעילות הארגון מאושרים על ידי רשויות גבוהות יותר ואינן מייעצות, אלא חובה. יש גם דוגמאות ספציפיות, דוגמאות ומסמכים תומכים דומים שמקלים על עבודתם של העובדים.

מהו חשבונאות תקציבית

אפשרות החשבונאות הנקראת היא מערכת מוסדרת בבירור שבה כל מרכיבי הנהלת המוסד מאוחדים ומעובדים על ידי מומחים. הוא מאופיין בנוכחות של מספר רב של הוראות ומסמכים דומים המעידים כיצד יש לבצע פעולות מסוימות בתנאים שונים. זה מקל מאוד על תהליך העבודה, מכיוון שהמידע המסופק בהוראה לחשבונאות תקציבית מאפשר לך להגיע מיד לעבודה ולמלא בבירור את כל הדרישות, מבלי להיות מוסחת על ידי כל מיני אלמנטים בודדים הגלומים בקלאסיקה שלואפשרות.

משימות חשבונאות

יש רשימה מסוימת של משימות עיקריות שהן הבסיס לחשבונאות. המספר הכולל של אלמנטים כאלה הוא גדול מאוד, אבל אם נצמצם ונשקול בקצרה בעיה זו, נוכל להדגיש כמה מהם.

אז, סוג זה של חשבונאות נחוץ כדי למצוא רזרבות לא ברורות ונסתרות שיאפשרו למדינה לתפקד בצורה יעילה יותר. בנוסף, חשבונאות תקציבית מאפשרת שליטה מלאה על המצב בפועל והזמינות של כל כמות מזומנים, כמו גם נכסים שונים. בניהול נכון הוא גם מאפשר לזהות ולמנוע מבעוד מועד כל הוצאה לא הולמת ובאופן כללי לתת הבנה היכן בדיוק, באיזה סכום וכיצד נעשה שימוש בכסף. חשבונאות מסוג זה, בין היתר, מציגה את התוצאות של ארגון מסוים. כלומר, כמה זה רווחי או לא רווחי.

לא התפקיד האחרון ממלא על ידי נתונים סטטיסטיים ודיווחים, שנאספים גם באמצעות חשבונאות זו. הם נחוצים לצורך צבירת מידע מסוים, ניתוחו, מסירתו לבעלי עניין וכתוצאה מכך ליצירת הוראות חדשות, מסמכים, כמו גם לשינויים הבאים בחשבונאות התקציבית כדי להתאים בצורה הטובה ביותר למצב הנוכחי ולהיות הכי יעיל בפרק זמן מסוים.

מסמכי רגולציה

כל היסודות מפורטים בהוראה מיוחדת מס' 148n, הכוללת לא רק ברורהלקבוע כיצד בדיוק לפעול בתנאים מסוימים, אך גם אילו עונשים עשויים לבוא אם תסרב להשתמש בדרישות אלה. יצוין כי מסמך זה מכיל רק את היסודות והבסיס, המכסים כמובן את כל תחומי הפעילות ומרכיבי עבודת הארגון, אך עשויים שלא להיות שלמים.

חוץ מזה, יש עדיין מספר עצום של כל מיני שינויים, תוספות וגורמים דומים שגם משפיעים על תפעול המיזם ובמקרים מסוימים יכולים לשנות בצורה משמעותית מאוד את התקנים שאושרו בעבר. להלכה, ראש הארגון ואנשים אחרים המוקנים בסמכות מסוימת במוסד אחד נדרשים להעביר את כל המסמכים הללו לעובדים באופן מתאים ובמסגרת הזמן הנדרשת.

בפועל, מומלץ לעובד לעקוב באופן עצמאי אחר המצב וככל שמתקבל מידע חדש, לברר אותו עם ההנהלה על מנת למנוע בעיות אפשריות בעתיד. אבל זה לא הכל, בנוסף לכל התיעוד הזה, כדאי להבין גם חשבונאות רגילה על כל התקנות שלה. למרות שחשבונות חשבונאות תקציביים שונים מאלה הקלאסיים, הם עדיין מטופלים בערך באותו אופן, מה שהופך את הניסיון להבין הכל די קשה.

דרישות

הוראות לגבי חשבונאות תקציבית, כמו גם כמה מסמכים רגולטוריים דומים אחרים, קובעים דרישות מסוימות לתחזוקתו. הם קבועים בקפידה בחקיקה, ועל הפרה של דרישות אלהסנקציות קשות עשויות להופיע.

1. לכן, כל פעולה חייבת להיעשות בדיוק בזמן.
2. מידע הדיווח חייב להתאים למצב בפועל, והחשבון עצמו חייב להתבצע החל מהיום הראשון לקיומו של הארגון.
3. הדרישה הפשוטה והמובנת ביותר היא מצב התחזוקה שלו אך ורק במטבע המדינה.

כמובן שבמצבים מסוימים אפשר להוסיף מאפיינים נוספים של העבודה, אבל כאן הרבה תלוי איך הארגון מתפקד, מה הוא עושה, מה התכונות שלו וכו'. עבור כל פריט כזה, יש לבצע בדיקה נוספת לקיומם של תנאים ודרישות שיכולים להתייחס לפחות חלקית לעבודת המוסד.

אחריות

דרישות בסיסיות נקבעות ישירות לראש ולרואה החשבון הראשי של המוסד. הם מחויבים לפקח כל הזמן על העבודה שבוצעה, קיבועם במסמכים וחשבונאות על כספים תקציביים. רק הם אחראים לכל דבר בהתאם לחוק, ורק אז במידת הצורך הם יכולים להעניש את עובדיהם בשיטות נגישות ומתאימות.

זו גישה סבירה, שכן רק הם יודעים (או נדרשים לדעת) את כל התכונות שאדם רגיל העוסק בעבודה פשוט לא צריך לפעילות מלאה. יחד עם זאת, לאותו רואה חשבון ראשי יש הזדמנות לדרוש מההנהלה לנקוט באמצעים הנדרשים, שמטרתם תהיההתחשבנות מתאימה ונכונה במוסדות תקציביים. פריט זה כולל דרישות לארגון מקומות עבודה, הציוד הטכני שלהם, העסקת עובדים מוסמכים וכן הלאה.

בתורה, ההנהלה עשויה לדרוש הקצאת סכומים מתאימים כדי לעמוד בתנאי העובדים, אם הם נחשבים ראויים לתשומת לב באמת ומפריעים לעבודה המלאה של הארגון. לדוגמה, סביר להניח שמקרר מים לא יהיה ציוד חובה, אבל ללא המחשב הגרוע ביותר, זה הופך להיות כמעט בלתי אפשרי לשמור תיעוד או לבצע פונקציות דומות אחרות. כתוצאה מכך, תזדקק לתשתית הנכונה, לתקשורת דרך חיבור רשת ואפילו לאדם נפרד כדי לשמור על הכל בטוח.

Structuring

כדי שהארגון יהיה כמה שיותר יעיל, כל הפעולות בוצעו בצורה מדויקת ובזמן, והדיווח אכן עמד בדרישות שנקבעו לו, יש צורך בצוות מספיק גדול שכל אחד יבצע בצורה ברורה פונקציות מוגדרות. זה עוזר לפרק את זרימת העבודה לחלקים ומאפשר לעבוד בצורה נוחה ויעילה בתחום שלך גם עם ידע מינימלי, כי אדם מנוסה באמת ידרוש שכר גבוה, שאולי הארגון לא יסכים לו.

חשבונאות במוסדות תקציביים מרמזת על נוכחות של קופאים, רואי חשבון מובילים (או עובדים שישלבו את שניהםפונקציות). בנוסף, עשויים להיות נוכחים סגנים (בדרך כלל אחד, אבל לפעמים יש יותר) וכמובן החשב הראשי. עם תוכנית זו, הבוס שולט בתחומי הפעילות והתכונות העיקריים. ביתר פירוט, הם נשלטים ומכוונים על ידי סגנים, ועובדים רגילים עושים את כל העבודה ישירות.

Documentation

ישנן יותר מ-40 צורות בסיסיות של תיעוד ראשוני שיש להשתמש בהן במוסד ציבורי על מנת שחשבונאות ניהולית תהיה קרובה ככל האפשר לדרישות החוק. למעשה, כולם מחולקים לשתי קבוצות, בערך זהות מבחינת מספר המסמכים שצוינו, אחת מהן מתייחסת לחברות מכל סוג של בעלות, והשנייה נוגעת אך ורק לארגונים תקציביים.

בתורו, לחשבונאות תקציבית יש חלוקה משלה של המסמכים העיקריים הללו לשלוש קבוצות עיקריות. כולם נחוצים לעבודה האיכותית של המיזם ומאפשרים כיסוי מוחלט של כל תחומי הפעילות.

לכן, ישנן תבניות שוות בערך במספרן האחראיות לחישוב וחישוב שכר, ביצוע כל פעולה עם הקופה, כמו גם הסדרת עבודה עם נכסים מוחשיים. הקבוצה הקטנה ביותר של מסמכים היא אלה שאינם נכנסים לאף אחת מהקטגוריות ומכסות כמה תחומי פעילות ספציפיים מאוד, שלא כולם קיימים במפעל.

אוטומציה

כמו בחשבונאות קונבנציונלית, כל מינימערכות אוטומטיות המקלות מאוד על עבודת העובדים, וכן מספקות את הנתונים המדויקים והאמינים ביותר על סמך המספרים שהוזנו.

הנוחות של תוכניות כאלה נבדקה ואושרה זה מכבר על ידי כל העובדים שנדרשים לעבוד עם חשבונאות, מסים או הנהלת חשבונות. הם נותנים באופן מיידי את כל המידע הנדרש, לא מאלצים את המשתמש ללמוד איך לעבוד איתם במשך זמן רב, מסמנים את המועדים הסתיימים להגשת דוחות וכדומה. רוב רואי החשבון המודרניים, באופן עקרוני, מדמיינים במעורפל את עבודת הארגון ללא אמצעי עזר כאלה.

חשבונאות ודיווח

כל תחומי הארגון קשורים קשר הדוק לדיווח. זהו אחד היסודות, שהוא חובה לכולם ומאפשר לצבור מספיק נתונים לניתוח, בקרה ואימות. קיימות מספר אפשרויות בסיסיות לדוחות בארגונים תקציביים, אותם יש לרכז בזמן ולהגיש לרשויות גבוהות יותר:

• דוח ביצוע תקציב;
• אודות ביצועים;
• על תנועת הכספים.

כפי שניתן לראות, כולם מאפשרים לרשויות הרגולטוריות לבצע ניתוח מפורט של מצב הארגון, מאפייניו, בעיות עכשוויות, כיווני פיתוח וכדומה. לרוב, כל המסמכים הללו מצורפים בהערת הסבר, המבהירה מידע זה או אחר שאינו ברור מיד.

מאזנים שהוגשו בנוסףוכל מסמך אחר שיידרש על ידי הרשויות הרלוונטיות, אם יש צורך להבהיר נקודות מסוימות, דמויות או מאפיינים אחרים של המיזם.

הבדלים מהחשבונאות הרגילה

חשבונאות תקציב דומה במובנים רבים לזו הרגילה, המשמשת בארגונים פרטיים, חברות וארגונים. ההבדלים העיקריים נעוצים בפרטים הקטנים לכאורה כמו טבלת חשבונות ובתכונות הסיווג של פעולות מסוימות. אבל למעשה, אם מתעמקים בכל זה בפירוט ובפירוט, מסתבר שהאלמנטים הללו הם מפתח ומשפיעים ברצינות רבה על כל מבנה העבודה של הארגון.

ניתן לומר יותר ספציפי על הנושא הזה רק על ידי השוואה בין שני מפעלים שונים מסוג דומה, שאחד מהם יהיה פרטי והשני ציבורי. הנהלת חשבונות ניהולית, כמו כל חברה פרטית, תהיה מצד אחד פשוטה ומובנת יותר, ומצד שני בנוכחות מספר רב של מסמכי רגולציה פנימיים, מורכבים ומבלבלים הרבה יותר. כן, ובמקרים מסוימים מצטלבים עם החקיקה הנוכחית.

תוצאות

באופן כללי, לסיכום כל האמור לעיל, סוג התקציב של חשבונאות הוא אמנם קשה בשלבי ההבנה הראשוניים, בניגוד לצורתו הרגילה, אך הרבה יותר פשוט בעתיד.

המשימה העיקרית לניתוח מלא של הבעיה צריכה להיות ניתוח של כל המסגרת החקיקתית, שלפחות איכשהו יכולה להתייחס לבעיה הזו. אחרי זה זה יעבוד הרבה.פשוט וברור יותר, אפילו עם עריכות ושינויים מתמידים. בתורו, סוג העבודה הסטנדרטי של כמעט כל חברה גדולה יותר או פחות מרמז על העובדה שהעובדים יתחשבו לא רק בדרישות החוק, אלא גם ברצונות המעסיק, תוך מתאם עם החוקים והתקנות.