מינוח ענייני הארגון: מילוי מדגם. איך עושים מינוח עניינים של הארגון?

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

כל ארגון בתהליך העבודה מתמודד עם זרימת מסמכים גדולה. חוזים, סטטוטורי, חשבונאות, מסמכים פנימיים… חלקם חייבים להישמר במפעל במשך כל תקופת קיומו, אך ניתן להשמיד את רוב האישורים עם פקיעת תוקפם. על מנת שניתן יהיה להבין במהירות את המסמכים שנאספו, נערכת נומנקלטורה של ענייני הארגון. דוגמאות של מסמך זה והאלגוריתם לבנייתו יידונו להלן.

Purpose

מאות מסמכים נוצרים בכל ארגון. בכל יום שהם מצטברים, עובדים מחליפים זה את זה בהדרגה. בשלב מסוים, קשה למצוא הזמנה מלפני שנתיים. כדי להימנע ממצבים כאלה, נוצרת מינוח של מקרים.

הגדרה

תיק הוא מסמך המתייחס לאחדנושא, תחום פעילות. מינוח התיקים הוא רשימה המכילה רשימה של תיקים שנפתחו עם ציון תקופות אחסונם. בעזרתו, אתה יכול לארגן כראוי את זרימת העבודה. המינוח של מקרים של ארגון מסחרי, שדוגמא ממנו יידון להלן, נערכת למטרה הבאה:

• שיטת קיבוץ המסמכים, מה שמבטיח חיפוש מהיר ובטיחותם;
• הקצאת מספר רישום לפי סיווג המקרים;
• עריכת מלאי של מסמכים לאחסון קבוע, ארוך טווח ואישי (כולל פעולות הרס).

מינוח המקרים משמש בעת בחירת מסמכים לארכיון ולהשמדה. התייחסות רב-תכליתית זו נדרשת לכל ארגון כדי לייעל את העבודה המשרדית. במקרה זה, אין חשיבות לצורת הבעלות על הארגון. אם ניתן למצוא נומנקלטורה לדוגמה של מקרים של ארגון רפואי בתקנות ובהחלטות, אזי הניתוח של התיקים שנפתחו של ארגון פרטי יצטרך להיערך באופן עצמאי.

נדרש או מאולץ?

ההרכבה של רשימה זו מסופקת ב"כללים לעבודת ארכיונים". חובה לארגונים שיוצרים ארכיון כשירות נפרד. רשימה זו, בנוסף למוסדות המדינה והעירייה, כוללת גם כמה מבנים מסחריים, כגון משרדי נוטריון.

כל המוסדות האחרים צריכים ליצור נומנקלטורה של מקרים על מנת לסדר את העבודה עם מסמכים, שכן ארגונים מכל הצורותהרכוש מחויב להבטיח את בטיחות הפניות הארכיוניות. זה נקבע בחוק הפדרלי מס' 125. יש להתחיל או לעדכן את רשימת המטלות המפורטת ברבעון הרביעי של השנה הקלנדרית.

Structure

המינוח של התיקים צריך להכיל את כל התיקים שהוגשו, למעט פרסומים מודפסים: הצהרות עובדים, אישורים מעבודה, מגזינים, ספרי חשבונאות, כל תיעוד של חלוקות מבניות, התכתבות של חטיבות מבניות וכו'. תיעוד של גישה מוגבלת חייב להכיל את הכותרת "כוח". הספרייה צריכה להכיל את הקבצים של עמלות זמניות, חטיבות. אבל, למשל, איגוד מקצועי הוא ארגון עצמאי. עובדיה עוסקים באופן עצמאי בגיבוש המדריך. הארכיון חייב להכיל גם את הכותרות של תיקים תלויים ועומדים של מיזמים שחוסלו, שיורשו המשפטי הוא ארגון קיים.

ניתן לראות דוגמה של מילוי המינוח של ענייני הארגון למטה.

היום, ארגונים רבים שומרים על תיעוד בצורה אלקטרונית. דוחות מסוימים אפילו לא מודפסים על טופס נייר. בסוף כל סעיף, רשום אילו רישומים נשמרים באופן אלקטרוני, ציין את מספר הקבצים וכל מילות מפתח נחוצות לחיפוש. חלק מהמוסדות יוצרים מינוח אלקטרוני נפרד של מקרים עבור ארגון מסחרי. המדגם והאלגוריתם למילויו חייבים לעמוד במלואם בסטנדרטים המקובלים.

איפה להתחיל?

האחריות על הרכבת הספרייה במוסדות גדולים היא של שירות התיעוד(מזכירות, משרד), ובקטנים - המזכירה, עוד אדם ממונה. בארגונים מסחריים, פונקציה זו מתבצעת על ידי מחלקת כוח אדם, בה נוצרים רוב המסמכים. מכיוון שמידע חייב להגיע מכל היחידות המבניות, כדאי יותר להתחיל בפיתוח צו על מינוח המקרים בארגון. דוגמה של הזמנה כזו מוצגת לתשומת לבך למטה.

ABC LLC

20.11.2017 מוסקבה

למטרת שיטתיות, אחסון וחשבונאות של תיעוד

ORDER:

• אשר והעבר למחזור את המינוח של תיקי החברה מתאריך 2018-01-01.
• ראשי חטיבות מבניות כדי להבטיח היווצרות תיקים בצורה המאושרת.
• שלח את המזכירה לחטיבות המבניות של התמצית מתוך ספר העיון לעבודה.

CEO Ivanov N. A.

עבור מוסדות בתחומי פעילות מסוימים, כבר פותחו על ידי המשרד דוגמאות של המינוח לענייני ארגונים. יש להבהיר ניואנס זה לפני היווצרות הספרייה. יש למלא את המינוחים של המודלים בהתאם למינוח המודל הנתון של המקרים של הארגון. מוסדות אחרים יכולים להשתמש במדריכים אלה כדי להרכיב מסמך בודד.

תיעוד תומך

כאשר מפתחים טופס ספרייה, ארגונים מסחריים צריכים להתמקד ב:

• "כללי הארכיון" (החלטת הארכיון הפדרלי מיום 06.02.02);
• סעיף 5 לצו מס' 477 מיום 2009-06-15 "על אישור כללי העבודה במשרד".
• הוראות לעבודה משרדית.
• רשימת מסמכי ארכיון.

אתה צריך גם ללמוד את טבלת כוח האדם, האמנה, חוקים מקומיים, תקנות על חלוקות, כללים, תקנים, הוראות, מצאי מקרים. הם מכילים קישורים למסמכים רלוונטיים. ראשית, נערכות דוגמאות של המינוח של ענייני הארגון לפי חטיבות, על מנת ליצור מדריך כללי. לפעמים מיושם עיקרון פונקציונלי ולא מבני. כלומר, ההפצה מתבצעת לא לפי מחלקות, אלא לפי פונקציות.

איך ליצור נומנקלטורה לדוגמה של עניינים של ארגון?

צורת המדריכים מצוינת בנספח מס' 8 ל"כללים לעבודת ארכיונים". ספרי עיון מקובצים על נייר המכתבים של הארגון. החלק העיקרי של הדוח מוצג בצורת טבלה ומורכב מ-5 עמודות:

• case index;
• כותרת (כרכים, חלקים);
• number (כרכים, חלקים);
• חיי מדף, מספר מאמר ברשימה;
• הערה.

אינדקס

אינדקס הוא ייעוד דיגיטלי של יחידה מבנית בתוך מיזם. לדוגמה: 04-06, כאשר 04 הוא המספר הסידורי של מחלקת כוח אדם, 06 הוא המספר הסידורי של התיק. המדד יכול להיות מורכב משלושה זוגות של מספרים, למשל: 04-03-08, כאשר 04 הוא הקוד של המחלקה הפיננסית והכלכלית, 03 הוא ייעוד מחלקת הנהלת החשבונות, 08 הוא מספר התיק. האינדקס יכול להיות מספרי, אלפביתי או מעורב.

Headlines

כותרות מופצות לפי חשיבות המסמכים. ראשית, הארגוניתתיעוד אדמיניסטרטיבי (החל מיחידות גבוהות יותר ומעבר ליחידות מבניות). לאחר מכן מפורטים הכללים והתקנות שפיתח הארגון עצמו. יתרה מכך, תוכניות ודוחות (שנתי, רבעוני, חודשי) נלקחים בחשבון. טיוטות מסמכים מנהליים ממוקמות אחרי המסמכים הראשיים. תיקים מאותו סוג (לדוגמה, כרטיסים אישיים של עובדים) ממולאים בסדר אלפביתי.

הכותרת צריכה לסכם את תוכן המסמך. אסור להשתמש בניסוחים כלליים כגון "שונות", "התכתבות", "מסמכים נכנסים/יוצאים". כותרת המארז מכילה את הרכיבים הבאים:

• שם המסמך או סוג התיק המוגש אם המסמך הוא חלק מכרך גדול;
• מחבר המסמך (שם הארגון או המחלקה);
• נמען (ממנו מתקבלים מסמכים או שאליו יישלחו מסמכים);
• סיכום/מהות (לדוגמה, "שאלות הסמכה");
• שם הטריטוריה;
• date/period;
• סמן אם הקובץ מכיל עותקים של מסמכים אחרים, לא המקור שלהם.

נפח כל מארז לא יעלה על 250 גיליונות. אם מניחים שהתיק יהיה נרחב, אז הוא מחולק לחלקים ולכרכים. העמודה השלישית בסוף השנה הקלנדרית מציינת את מספר התיקים שנפתחו בפועל.

העמודה הרביעית מציינת את תנאי האחסון של מסמכים, בהתאם לכללים. הם חייבים להיות נצפים על ידי ארגונים ממשלתיים ומסחריים כאחד. אם המסמך אינו כלול בכללים, אזי התוקף שלוהאחסון צריך להיקבע על סמך הרשימה. הספירה לאחור של תקופת האחסון מתחילה ב-1 בינואר של השנה הבאה לאחר הקמתה. אם האישור הונפק ב-2016, הספירה לאחור אמורה להתחיל מ-2017-01-01.

מעדכן רשימה

מדי שנה, כאשר קבצים מועברים לארכיון, מוגשת רשימה מפורטת. כך נראית המינוח המעודכן לדוגמה של מקרים עבור סניף של ארגוני אבטחה:

במהלך השנה, כל המסמכים מקובצים לפי הטופס המאושר. אם אתה צריך להוסיף דוח שלא נעשה בו שימוש בעבר, נוצרת כותרת חדשה. והתהליך חוזר על עצמו לפי האלגוריתם שתואר לעיל.