מהי מערכת ERP? תכנון משאבים פיננסיים ארגוניים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

יותר ויותר ארגונים בגדלים שונים ברחבי העולם מבקשים להכניס לעבודתם את כלי הניהול החזק ביותר המכונה מערכת ERP. השימוש בו נועד לבסס בקרה ותכנון יעילים של כל התהליכים העסקיים החשובים מבחינה אסטרטגית לארגון, כדי לייעל את תפקודם של מתקני הייצור והעזר העיקריים.

המושג של מערכות ERP ו-ERP

Business strategy ERP (EntERPrise Resource Planning) הוא שילוב של כל המחלקות והתהליכים של הארגון: מתקני ייצור, מחלקות פיננסיות, כוח אדם ופרופיל לקוחות ועוד רבות אחרות. שילוב כזה נועד בעיקר לייעל את חלוקת המשאבים השונים בתוך הארגון.

אם קודם לכן זה היה רעיון שיווקי בלבד, כיום מערכת ERP נתפסת לרוב כסוג של כלי תוכנה מיוחדים. במובן הרחב, זוהי מתודולוגיה לתכנון וניהול כל משאבי הארגון. מבחינה היסטורית, אסטרטגיית ה-ERP נוצרה על בסיס קודמותיה:

• MRP - תכנון דרישות חומר.
• MRP II - תכנוןמשאבי ייצור.

לעומת זאת, מערכת ERP יכולה לשמש עבור ארגונים גדולים מאוד, לעתים קרובות מבוזרת גיאוגרפית. במקרה זה, אנו מדברים על תכנון משאבים תאגידי, שכן הוא נותן תשומת לב לא רק לייצור, אלא גם לתכנון פיננסי מקיף. תכונה חיונית של מערכת ה-ERP היא גם האפשרות להשתמש בה בכל ארגון, ללא קשר לפרטי העבודה, לרבות אלה שאינם עוסקים בפעילויות ייצור. בהתחשב בכך כמוצר תוכנה, יש לציין כי הוא מצויד במערך חזק יותר של אמצעים טכניים המקלים או מחליפים את תהליך קבלת ההחלטות.

מטרת מערכת ה-ERP בארגון

כדי להחליט על שינוי קיצוני בפעילות החברה שלהם, הקשור להכנסת מערכת ניהול מידע ויישום אסטרטגיה עסקית חדשה, על ההנהלה להיות מודעת בבירור לצורך בצעד זה, שאמור להתבטא בנקודות המפתח הבאות:

• חוסר נכונות לקבל את מצב העניינים הנוכחי;
• קיומו של הצורך להשתמש בטכנולוגיות חדישות לחיזוק מעמדה של ישות עסקית בשוק בסביבה תחרותית;
• מצפה ליתרונות משמעותיים מהטמעה.

קודם כל, השימוש במערכת ERP נועד לתרום ליישום מוצלח של אסטרטגיה עסקית דומה, שביצועה אמור להבטיח אפקטיביותתכנון וניהול משאבים ארגוניים. לשם כך, יש צורך לייעל את עבודת המחלקות שלה, כלומר להשיג עקביות מרבית ביניהן ולהפחית עלויות אדמיניסטרטיביות. ניתן להשיג זאת באמצעות היתרונות שמספקת מערכת המידע. זה:

• הגברת השקיפות של תהליכים עסקיים.
• פתרון בעיות בארגון ומציאת המידע הנכון.
• שפר את המהימנות והרלוונטיות של הנתונים.
• הגברת מהירות זרימת העבודה בין המחלקות.
• ארגון מרחב מידע אחד בין המשרד הראשי לסניפים מרוחקים.
• צמצום הזמן שלוקח להשלמת התיעוד ולהיפטר משגיאות אפשריות.
• הגברת מהירות קבלת ההחלטות בכל הרמות.

מערכת ERP מספקת הגדלת התחרותיות של האובייקט, לא רק באמצעות הכנסת תהליכים עסקיים יעילים יותר לעבודתו. השימוש בו אמור להוביל גם להפחתה בעלויות הכוללות של המיזם. כלי תכנון, מידול וניתוח מתקדמים עוזרים לייעל את משאבי פעילויות הייצור, המגזר הפיננסי, כמו גם את העבודה של מחסנים, מחלקות הובלה ומחלקות אחרות.

תכונות עיקריות של העבודה

בחברות שונות, אפילו אלו העוסקות באותו עסק, כל התהליכים העסקיים יכולים להתנהל בדרכים שונות לחלוטין. סכימת העבודה הסטנדרטית שמציעה מערכת מידע לניהול ארגוני יכולה להיות שונה משמעותית מזו שהייתה בה בעבר. לפי זההסיבה להתייחס אליו רק כמוצר תוכנה היא שגויה מיסודה, שכן יישומו מצריך שינויים פנימיים בקנה מידה גדול מהחברה בצורה של ארגון מחדש של תהליכים עסקיים קיימים.

התכונות הרעיוניות של מערכות אלו קשורות ישירות למהותן. נזכיר כי מתודולוגיית ה-ERP כוללת איחוד של כל המחלקות החיוניות של הארגון כדי לארגן את הניהול האפקטיבי של משאביו. שיוך כזה מיושם בתוך מערכת המידע באמצעות נוכחות של מסד נתונים ציבורי אחד. מידע נכנס למאגר פעם אחת בלבד, ולאחר מכן ניתן לעבד אותו שוב ושוב ולהשתמש בו על ידי צרכנים פנימיים וחיצוניים שונים. בהשוואה לחיים האמיתיים, במקרה זה חלה ירידה בזמן ובמאמץ של עובדי החברה לקבלת החלטות. עוד יש לציין שמערכת ה-ERP אינה מערכת אוטומטית לבקרת תהליכים, אלא מערכת מידע משולבת המבוססת על המודל המופשט שלהם, שמידע אליו מוכנס על ידי אנשים חיים.

מבנה מסד הנתונים, כמו גם פעולת חבילת התוכנה בכללותה, חייבים להיות מסודרים באופן שישקף את הפעילות של כל המחלקות ללא יוצא מן הכלל. גישה זו מאפשרת לנטר את כלל המשאבים והתהליכים העסקיים של הארגון כמעט בזמן אמת, ולכן לבצע ניהול תפעולי ואסטרטגי שלהם.

אחת המשימות העיקריות של מערכות ERP היא לבצעייעול תהליך התכנון ובקרה על יישום התכנית. אלגוריתמים חכמים מובנים מפשטים מאוד את הפתרון שלו עבור המשתמשים שלהם. לדוגמה, לתכנון ולניהול של מפעל ייצור יש מאפיינים ספציפיים רבים הקשורים להטרוגניות של מרכיביו. לכן, במפעל אחד יכולות להיות סדנאות הפועלות הן ברציפות והן בדיסקרטיות. מנקודת מבט זו, מערכת ה-ERP המיושמת צריכה להיות אוניברסלית ולהכיל את המגוון הרחב ביותר של מודולים מיוחדים.

מכיוון שהארגונים המודרניים של היום מופצים לעתים קרובות גיאוגרפית, חשוב מאוד שסניפים מרוחקים מהמשרד הראשי יקבלו גישה מלאה למחסן מידע משותף. הדבר מיושם על ידי טכנולוגיות הרשת המתקדמות ביותר המעורבות בפיתוח מערכות ERP, המספקות גם בידול של זכויות גישה של משתמשים למידע המאוחסן בהן.

פונקציונליות של מערכות מסוג ERP

אם כבר מדברים על פונקציות, אסור לנו לשכוח שכל מוצר מסוג ERP הוא מערכת ניהול ארגונית בכללותה. טווח היכולות שלו יהיה תלוי בעיקר בקנה המידה ובתכונות הפעולה של המתקן לצרכיו הוא משמש. שקול את סט התכונות הקלאסי:

Production

• שמירה על מפרטי עיצוב ותהליכים עבור סחורות שיוצרו או שירותים שבוצעו על מנת לקבוע את כמות החומרים הנדרשים ועלויות העבודה.
• ציור תוכניות ייצור.
• תכנון וניהול היכולות הטכניות של מיזם בקירוב שונות: מיחידות בודדות ועד סדנאות ואיגודי ייצור.

פיננסים

• חשבונאות תפעולית, פיננסית, ניהולית, חשבונאות מס ובקרה.
• ניהול נכסי ארגון, כולל רכוש קבוע, ניירות ערך, חשבונות בנק וכו'.
• תכנון מקיף של המשאבים הפיננסיים של המיזם ושליטה בתוצאותיו.

לוגיסטיקה

• יצירת אינדיקטורים מתוכננים לכמויות הנדרשות של חומרים, חומרי גלם, חלקים, רכיבים בהתאם לתוכניות הייצור.
• ניהול אספקה ומכירות: הנהלת חשבונות עבור צדדים נגדיים, ניהול רישום חוזים, ניהול שרשרת אספקה, יישום תכנון מחסנים וחשבונאות.

אדם

• ניהול תהליך הגיוס.
• רשומות כוח אדם תפעוליות, כוח אדם, שכר.
• תכנון כוח אדם.

שיווק ופרסום

• לשמור על תוכניות מכירה.
• ניהול תמחור בסוגים שונים של שווקים על מנת ליצור אסטרטגיה כוללת נאותה של המיזם, מדיניות שקופה לחישוב עלות הסחורה: התחשבות בהנחות ותנאי מכירה מיוחדים.
• לתכנן ולשלוט בפעילויות קידום ושיווק מתמשכות.

פרויקטים. דיווח

• מתן מגוון רחב של טפסי דיווח חשבונאיים, פיננסיים וניהוליים סטנדרטיים, כמו גם מנגנון גמישצור מותאם אישית.
• ניסוח אסטרטגיה כוללת: תכנון שלב אחר שלב של הדרוש ליישום מוצלח של התזמון, החומר, המשאבים הכספיים והאנושיים.
• ניטור אינדיקטורים מרכזיים לביצועי פרויקטים.

אילו עסקים יכולים להשתמש במערכות ERP

במבט ראשון, אולי נראה שמערכות מסוג זה מיועדות אך ורק לתעשיות בקנה מידה גדול, שכן הן מתאפיינות יותר במורכבות הגבוהה של מבנה זרימות משאבים ותהליכים מסוגים שונים. עם זאת, ישנם מצבים שבהם השימוש במחלקות MRP או MRP II עשוי שלא להספיק עבור ארגון קטן. כיום בשוק ניתן לרכוש מוצרי תוכנה בעלי יכולות שונות. בהתאם לקנה המידה של הארגון שבו ניתן להשתמש בהם ביעילות, ישנם פתרונות כבדים, בינוניים וקלים.

באשר לארגונים שאינם יצרנים, מערכות כיתות ERP חלות גם עליהם. עבור ארגונים כאלה, פונקציונליות לא רחבה מדי תספיק. נכון לעכשיו, ישנם סוגים קטנים משולבים או מקומיים של מערכות שיכולות לענות על הצרכים של חברות מסחר או ארגונים הפועלים במגזר השירותים. כמו כן, יש לציין שמפתחים רבים מציעים ללקוחותיהם ומוצרי תעשייה.

על שיטות סיווג

התכונה הברורה ביותר שבאמצעותה ניתן לסווג את כל מערכות הניהול הארגוניות של ERP היאקנה המידה של הארגון, היכן שהם עשויים להיות ישימים. מנקודת מבט זו, בהתאם למספר המשרות, נהוג להקצות פתרונות ל:

• תאגידים גדולים (מעל 10 אלף איש).
• תאגידים בגודל בינוני (מ-1,000 עד 10,000 אנשים).
• ארגונים בינוניים (מ-100 עד 1,000 איש).
• עסקים קטנים (פחות מ-100 אנשים).

סימן חשוב לשיטתיות של מוצרי מידע כאלה הוא הפונקציונליות. בהתאם לנפח המיושם של המשימות שבוצעו, יש את החלוקה הבאה המקובלת ל:

• משולב גדול.
• Average integration.
• ניהול פיננסי.
• מקומי.

הגרסה המקומית היא בדרך כלל מוצר מידע מאוחד עם מיקוד צר, עם עלות כוללת קטנה יחסית. לרוב, הוא מכסה גוש אחד או יותר בתחום הכספים של הארגון או הפעילות החשבונאית שלו. מערכות כאלה מתאימות לחברות ייצור או מסחר קטנות.

המערכת הפיננסית והניהולית של ניהול ארגונים יכולה לשמש בעיקר בארגונים שאינם ייצור, בעיקר מסחר או עובדים במתן שירותים. בנוסף לפיננסים וחשבונאיים, מעורבים כאן גם מודולים לניהול לוגיסטי.

מערכות מידע משולבות, בהתאם לקנה המידה של אובייקט היעד, יכולות להיות בינוניות או גדולות. הם מכסים את כל התהליכים העסקיים של מבנים ארגוניים, כלומר, אינטראקציה עם ספקים וצרכנים,ייצור המוצר הסופי, תזרימי חומרים וכספים, קשרי כוח אדם, אספקה, אחסון ושיווק, יישום פרויקט ועוד רבים אחרים.

שוק מערכות ERP מודרניות

ניתן לחלק את כל מוצרי התוכנה המוצגים היום בשוק המקומי לשתי קטגוריות עיקריות: רוסית ומיובאת. ההבדלים ביניהם הם לא רק במקום היצירה, אלא גם בפונקציונליות.

פיתוחים מערביים רבי עוצמה משמשים כסטנדרטים למה שנהוג לכנות מערכות Class ERP. הדוגמאות הברורות ביותר לכך הן המוצרים של SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. ניתן להשתמש בכולם על מטרות בכל רמה, כולל גדולות מאוד. עם זאת, השימוש בהם על ידי חברות רוסיות עשוי להיות קשה לעתים קרובות עקב התרחשות אפשרית של הבעיות הבאות:

• חוסר מוכנות של ארגונים לארגון מחדש רציני של תהליכים עסקיים קיימים. קשה להפריז בהיקף של שינויים כאלה. התהליכים העסקיים של מערכות ניהול ארגונים זרות שונים מהותית מאלה הנהוגים בשימוש במדינה שלנו.
• אין מספיק מומחים המסוגלים ליישם פרויקט הטמעת מערכת ERP לייבוא ברוסיה ברמת האיכות המתאימה.
• העלות הגבוהה של שימוש בפתרונות כאלה.

למרות הפיגור הכללי מאחורי אנלוגים מערביים, פיתוחים רוסים מודרניים מגבירים בהדרגה את הפונקציונליות שלהם. הם מותאמים באופן מלא לעבודה של מפעלים מקומיים. וניתן ליישם בהצלחהאם במקרה מסוים לא נדרש כיסוי רחב של תהליכים עסקיים, אלא מספיק רק להקים הנהלת חשבונות בחלק מתחומי הפעילות באמצעות מערכת ERP. דוגמאות לפיתוחים מקומיים מתקדמים הם המוצרים של 1C ו-Galaktika.

מבט אל העתיד - ERP II

הופיע לפני זמן מה, הרעיון של ERP II היה תוצאה של שיפור מתודולוגיית ה-ERP. תכנון וניהול משאבים ארגוניים נותרו בין המשימות העיקריות כאן. עם זאת, ההתפתחות המהירה של האינטרנט, שיזמה את הופעתה של מתודולוגיה חדשה, הותירה את חותמה והפכה את העסקים המסורתיים לאלקטרוניים בחלקם. ERP II הוא שילוב של מערכת ניהול ארגונית קלאסית עם פתרונות ספציפיים למסחר מקוון.

עכשיו זה הפך להיות חשוב ביותר לקיים אינטראקציה עם צדדים נגדיים שלך דרך הרשת. ישנם שני תחומים חשובים לכך: ניהול שרשרת אספקה וניהול קשרי לקוחות. מידע פנים-חברתי מפסיק להיות רק כזה, נכנס לסביבה החיצונית והופך לבסיס לשיתוף פעולה עם גופים עסקיים אחרים. התפיסה החדשה במקרה זה מנוסחת כניהול משאבים ויחסי חוץ של המיזם. בנוסף לכיוון מחדש האידיאולוגי, מערכות ERP II קיבלו תכונות טכנולוגיות משלהן.

פתרון הבעיה של בחירת מערכת

הבחירה בתוכנה ברמה זו היא תהליך אחראי ביותר. החלטה שגויה בנושא זה, במיוחד עבור פרויקטים בקנה מידה גדול, יכולהכרוך בעלויות זמן וכסף מרשימות בהיעדר התוצאה הצפויה.

יישום אפקטיבי של מערכת בקנה מידה גדול, שאמור, למשל, להבטיח ניהול יעיל של מפעל יצרני, ידרוש בהכרח הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים ממנה. חשוב למנוע מצב שבו, בתום הליך היישום, התוכנית תאסוף נתונים שאינם בשימוש או לא תפתור את המשימות הדרושות. מסיבה זו עדיף להזמין צוות מומחים שהוכיחו את עצמם בעניין זה לשתף פעולה על מנת להוציא לפועל את הפרויקט.

יש רשימה מסוימת של קריטריונים שעל בסיסם יכול צוות הפרויקט, בהסכמה עם הנהלת חברת היעד, לקבל החלטה מיטבית ומשתלמת בבחירת מוצר תוכנה:

• התאמה של היכולות הטכניות והתפקודיות של המערכת עם המטרות העיקריות של הארגון.
• עלות הבעלות הכוללת חייבת להתאים לתקציב שהוקצה למטרה זו. בנוסף לעלות רכישת המערכת, זה כולל תפעול וסוגים אחרים של עלויות עקיפות.
• מערכת המידע המיושמת מסוג ERP חייבת לעמוד בכל הדרישות הטכניות המקובלות, מה שאומר שהיא חייבת להיות ניתנת להרחבה, אמינה, עמידה בפני כשלים אפשריים, בעלת הגנת אנטי-וירוס ואנטי-האקרים.
• הספק חייב להבטיח תחזוקה ותמיכה של התוכנה המותקנת לאחר מכן.

תהליך הטמעת מערכות ERP class

הכנסת מערכות ERP בארגונים מלווה את יישום האסטרטגיות באותו השם בהן. הליך זה, בהתאם לקנה המידה של אובייקט המטרה, נמשך בדרך כלל בין מספר שבועות למספר שנים. ארגון יכול לעסוק ביישום בעצמו או להיעזר בחברות המתמחות בכך. אנו יכולים להבחין בין השלבים העיקריים של תהליך זה:

1. ארגון ראשי. כאן יש צורך להגדיר יעדים, יעדים אסטרטגיים ולקבוע את ההשפעה הצפויה של היישום עבור ארגון מסוים. על סמך נתונים אלו, ניתן יהיה לגבש תכנית טכנית לפרויקט.
2. פיתוח פרויקט. בשלב זה מנתחים את הפעילות השוטפת של הארגון: אסטרטגיית הקידום שלו, תהליכים עסקיים. בהתבסס על תוצאותיה, נבנה מודל מערכת, ונערכים שיפורים מתאימים לתוכנית העבודה.
3. ביצוע הפרויקט. מכיוון שהכללים לניהול תהליכים עסקיים מוכתבים על ידי מערכת ה-ERP המיושמת, כאן הם עוברים טרנספורמציה לפי דרישות מאוחדות. במידת הצורך, מתבצע פיתוח של טפסי דיווח ואלגוריתמים להעברת נתונים מתכניות הנהלת חשבונות שהיו בשימוש בעבר. אם בשלבים הקודמים מתגלה אי ספיקה של פונקציות המערכת עבור האובייקט, זה נסגר. זה מסתיים בהכשרת משתמשים ובדיקות מקדמות.
4. הזמנה. בתהליך השימוש, שגיאות ותקלות אפשריות מזוהות ומבוטלות.

מערכתניהול ברמה של ERP כיום הוא לא רק עותק של תוכנות יקרות המותקנות בכל המחשבים בארגון, אלא גם הכוח המניע העיקרי מאחורי אסטרטגיה עסקית מבטיחה. בחירתו צריכה להתבסס על הצרכים והיכולות הקיימים של אובייקט המטרה. הצלחתו הנוספת של כל העסק בכללותו תלויה בנכונות ההחלטה שהתקבלה וביישום השלבים ליישום בהמשך.