קריטריונים עיקריים להצלחת הפרויקט: תיאור, תכונות והמלצות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מהו פרויקט? ארגון המיזם מאפס? או אולי רק החלוקה הנפרדת שלו? בניית מותג או מוצר בודד? עורכים חגיגה לרווח מסחרי או סתם מארגנים מסיבה עם חברים? וכמה מאיתנו יודעים למדוד הצלחה של פרויקט? קריטריונים להצלחה, כמה וכיצד הם מוגדרים – עבור רבים, המושגים הללו הם גם תעלומה בלתי פתורה. הרבה שאלות, נכון? כדי לקבל תשובות עליהם, קרא את המאמר.

הקלאסי של הז'אנר

בניהול ניהולי, למושג "פרויקט" יש הגדרה הגיונית ומובנת לחלוטין. זוהי כל התחייבות מוגבלת בזמן שמטרתה ליצור מוצר, שירות או תוצאה ברורה אחרת. כלומר, הפרויקט לא יהיה הפעילות היזמית עצמה, אלא רק תחילתו או ארגון מחדש. לא יוצרים רעיון, אלא מביאים אותו לידי ביטוי.

אם הכל ברור עם זה, אז השאלה איך נקבעים הקריטריונים להצלחת הפרויקט לא כל כך ברורה. נתחיל מזה שלא תמיד ברור שבאופן כלליהכוונה להצלחה. מומחי ניהול מאמינים שעסק יכול להיחשב מוצלח כאשר יוזמיו עומדים במועד ובתקציב שהוקצבו לביצועו, בעוד שאיכות הטוב שנוצר תואמת את האמור בתוכנית. עם זאת, ישנם מספר פרמטרים המצביעים גם על יישום חיובי של הפרויקט או כישלונו.

קריטריונים שלא נאמרו להצלחת הפרויקט

לכתחילה, כל אחד רואה את עצם ההגדרה של הצלחה בדרכו שלו. על פי הסטטיסטיקה, רחוק מכל המפעלים מגיעים למסקנה ההגיונית שלהם מהפעם הראשונה, אלא רק שליש מהם. בכל שאר המקרים, יש צורך לבצע כמה התאמות בעבודה במהלך ההזמנה. אבל שוב, אם מאמינים למספרים, אז הרווח של אנשי עסקים שהקריבו עלייה בהוצאות למען האצת קצב העבודה גדל כמעט פי אחד וחצי (ב-140%) לעומת אלו שהחליטו לא לנפח. את התקציב, אך האריכו את התקופה להשגת יעדיהם.

לכן, בנוסף לאמצעים הנ ל בצורת כסף, זמן ואיכות, יש לקחת בחשבון שני פרמטרים נוספים:

1. ניסיון חיובי חדש שנצבר כתוצאה מעבודת הצוות.
2. שביעות רצון מתוצאות המשימה של כל המשתתפים במפעל.

אי אפשר לומר שאלו הם הקריטריונים הבסיסיים להצלחת הפרויקט, אבל הם חשובים וחייבים לקחת אותם בחשבון על ידי אותם מנהיגים המבקשים לפתח את צאצאיהם, ולא לעמוד במקום אחד את כל חיים.

זה שאי אפשר לגעת בו

הקושי בקביעת שני הפרמטרים שהוצגו לעיל הוא שלא ניתן לחשב אותם. התוצאות שלהם די סובייקטיביות. הניסיון שנצבר נוגע קודם כל למבצע ההזמנה, ועם פתרון כל משימה חדשה החברה מתחזקת ומצליחה יותר. זה חשוב לפעילות העתידית של העסק, כי ניסיון עשיר מסייע במשיכת לקוחות ומאפשר ליישם בהצלחה פרויקטים חדשים.

אבל להשיג שביעות רצון מלאה מתוצאות העבודה זה כמעט בלתי אפשרי. תמיד יהיה מישהו שלא יאהב שותף עסקי. הדבר קורה לעיתים קרובות במיוחד במקרים בהם המטרות והקריטריונים להצלחת הפרויקט אינם מוגדרים מלכתחילה. ניהול פרויקטים הוא תחום נפרד במדע ניהול הארגון, ויש לתת לו תשומת לב מיוחדת. כפי שמראה בפועל, עסק מסתיים בהצלחה, המועדפת על ידי הגורמים הבאים:

• מנהל הפרויקט והצוות שלו מוכנים לשינוי, בעלי גמישות ויכולת לנתב במהירות את הווקטור של הפעילות שלהם;
• לכל אחד מהמשתתפים במיזם יש חלק משלו באחריות;
• אין היררכיה בצוות או שהיא ממוזערת;
• החברה המיישמת את הפרויקט מקדמת עקרונות של תרבות אמון בין העובדים, כמו כן חשוב להגיב בזמן למצבי קונפליקט ולהימנע ממצבים מתוחים בצוות ובין הקבלן ללקוח;
• הגורם האחרון הוא פיתוח מידע ותקשורתתרבות.

עכשיו בואו נדון ביתר פירוט בקריטריונים העיקריים להצלחה וכישלון של פרויקטים.

תזמון ותכנון

כל מי שאי פעם היה מעורב ביישום הפרויקט יודע כמה חשוב לגבש תוכנית ראשונית לעתיד המיזם. עם זאת, לא כולם יודעים איך לעשות את זה נכון. בעת תכנון פעילויות, יש צורך לתאר כל שלב בפירוט רב, תוך הקצאת פרק זמן ריאלי לביצועו. ניהול הזמן הוא בעל חשיבות מהותית ביישום הפרויקט. הקריטריונים להצלחת כל עסק כוללים פרמטר זה כחובה מסיבה כלשהי.

אם הקבלן לא יכול להשלים את העבודה בזמן, והמועד מתעכב כל הזמן, יש סיכוי קטן מאוד לסיום הפרויקט בהצלחה. עם זאת, לא כדאי לעבוד מהר, אלא על חשבון האיכות. לעתים קרובות, גם אותם פרויקטים שבהם כל המועדים הוחמצו, בסופו של דבר מראים תוצאות טובות ומביאים רווחים מוצקים.

מחיר והקצאה מחדש של משאבים

לעתים קרובות בעסקים יש מצבים שבהם פרויקט נמצא בסכנה בגלל מימון לא מספיק. יכול להיות שאין מספיק כסף מסיבות שונות - שינוי במסגרת הרגולטורית, חישובים שגויים בהכנת תוכנית, החלפת ספק או קבלן ועוד. ההחלטה להתגבר על המשבר נופלת על כתפי המשקיעים, ראש החברה או מנהל הפרויקט.

במקרה שלא צפוי מימון נוסף למיזם, על מנהל הפרויקט לקבלהחלטה על ייעול עלויות. זהו צעד הגיוני והגיוני לחלוטין, אבל, כפי שמראה בפועל, מקרה שבו כוח אדם נפל תחת חלוקה (צמצום אנשים, סירוב להכשיר עולים חדשים, ירידה ברמת הכשירות הכללית של העובדים) לא צפוי להשיג הצלחה גדולה. לכן, עדיף לחרוג מהתקציב מאשר לשלם אפילו יותר מאוחר יותר כדי לתקן את הטעויות שלך.

איכות ודרישות מופחתות

תזמון ותקציב הם הקריטריונים להצלחת הפרויקט, המאפשרים תיקונים וסטיות מהתכנית המקורית. רוב הלקוחות מסכימים לשלם תוספת ולתת יותר זמן לביצוע התיק, אבל אף אחד, אנחנו חוזרים ואומרים - אף אחד, לא יסכים לקבל מוצר לא איכותי כתוצאה מעבודה. אי אפשר לחסוך לא בחומרי גלם ולא במשאבי אנוש. "אופטימיזציה" כזו מובילה רק לעתים רחוקות להצלחה. חריגים יכולים להיות רק שינויים ממש כדאיים המאפשרים לך להוזיל בו זמנית את עלות יישום הפרויקט, אך לא פוגעים בסיכויים שלו.

האם מנהל הפרויקט הוא המדד להצלחתו?

לא, אלא זה גורם להצלחת המיזם. ההוכחה לכך אינה דוגמה אחת לחיים. הקריטריונים להצלחת פרויקט אינם מתייחסים לאדם ספציפי, אלא לביצועיו הארגוניים ולתכונות המנהיגות שלו. עם זאת, גם מנהל פרויקטים מנוסה במיוחד ומכל הבחינות טוב לא יוכל להשיג את מטרותיו אם לא יתמודד עם הרבה בירוקרטיהחוסר יכולת של הכפופים.

כל מומחה יכול בקלות להוכיח את ערכו בתחום שהוא מכיר, אבל ברגע שהוא ימצא את עצמו בסביבה לא ידועה, הוא צפוי להיכשל. אבל, כמו שאומרים, מי שלא עושה כלום לא טועה, אז תעז ותצליח!