אוטומציה של מערכות עסקיות: כלים וטכנולוגיות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מערכות CRM, פתרונות ERP, כלי WEB ומושגי BPM - כל המונחים הללו נופלים על היזמים של היום השואפים למודרניזציה של העסק שלהם. קיצורים לא מובנים, מונחים לועזיים לא ברורים… והאם זה נכון, במה מדובר - ERP-, BPM-, CRM-systems?

פריטים חדשים לטובת ההמונים

לאחרונה, טכנולוגיית מידע, כוח מחשוב הפכו למרכיב חשוב בחיי היומיום. הם לא עקפו את תחום היזמות. אוטומציה של מערכות עסקיות היא תהליך מסובך למדי של כתיבת חבילת תוכנה כזו שתאפשר לך להשתלט על כל מה שקורה בתוך החברה ובמידת האפשר להפחית את הסבירות שהגורם האנושי יעשה טעויות.

מודלים מסורתיים של ניהול עסקי הופכים בהדרגה לשריד של העבר. אוטומציה של מערכות עסקיות בימינו היא אירוע מחייב, שעדיף לא להתעכב, שכן גמישות החברה, יכולת ההישרדות שלה בשוק, הסתגלות לתנאים משתנים גם במצב של תחרות עזה תלויה בכך במידה רבה.

טרמינולוגיה כללית

עסקיםתהליך - מכלול שלבים המאפשרים לייעל וליישם אסטרטגיה להשגת היעדים שגובשו על ידי מובילי המיזם. באמצעות כלי אוטומציה עסקית יעילים, אתה יכול לתקן את כל הפעולות כדי להשיג את מה שאתה רוצה. זה יהפוך את האינטראקציה עם הלקוחות ליעילה יותר, מחלקות הארגון יתקיימו בדיאלוג מתמיד והרווחים יגדלו. יחד עם זאת, קהל הלקוחות יהיה מרוצה, הלקוחות הוותיקים יישארו, שכן איכות השירות תהיה גבוהה למדי, ויבואו חדשים, כולל בהמלצת קודמים שהוגשו.

המטרות העיקריות של אוטומציה של תהליכים עסקיים הם להפוך את זרימת העבודה לדרך יעילה, יעילה ורווחית לשרוד בשוק הסחורות והשירותים. פיתוח מערכות ניהול תוך שימוש בפתרונות פונקציונליים ונוחים מאפשר לנהל את כל התהליכים בחברה.

איך זה עובד?

כאשר יזם צריך לקבל החלטה, צריך להבין שבחירת מערכת אוטומציה עסקית היא לא משימה קלה ואחראית מאוד. יש צורך, במידת האפשר, להעדיף מוצר יעיל המתמחה בתחום בו פועל המיזם. מאמינים שהאפשרויות נוחות לשימוש ויעילות בתפעול, ומאפשרות מודלים של כל התהליכים המתרחשים בתוך הארגון, ללא קשר למורכבות. אם זה מיושם על שרתי ענן, המאפשר גישה מקוונת, אוטומציה כזו של תהליכים עסקיים תהיה הכי הרבהיעיל.

כלים ויזואליים הופכים את העבודה עם המערכת לנוחה יותר, קל יותר לשלוט באיכות המידע שהוזן, בשלמות המילוי, וגם להעריך את האפקטיביות של כל עובד בארגון. מידע נכון המסופק למנהל באמצעות אוטומציה של תהליכים עסקיים הופך לבסיס לקבלת החלטות ניהוליות.

טוב לכולם

לא פחות חשובות הן טכנולוגיות אוטומציה עסקית למנהלי חברות, המקבלים בכך כלי שבאמצעותו ניתן בכל עת לעקוב אחר האחראי על המשימות, כמו גם אחר כל המשתתפים בתהליך. יחד עם זאת, ניתן לחשב את הזמן המושקע בביצוע העבודה. מידע זה נחוץ להמשך תכנון הפעילויות.

בעת פיתוח מערכות אוטומציה עסקיות, המוצר חייב לכלול תזכורת אוטומטית המאפשרת לשלוט במשימות דחופות. הודעות נוצרות במצב שצוין על ידי התוכנית, ניתן להגדיר את הנפקת המידע על אירועים שונים החשובים לאנשי הארגון וללקוחותיו. בפיתוח מערכת יש להקדיש תשומת לב מיוחדת לעיצוב - הממשק חייב להיות מובן ברמה אינטואיטיבית כדי שהעובדים יוכלו להסתבך במהירות בעבודה איתו ולא לטעות.

הכל לאנשי מכירות

אחד מתחומי ההטמעה העיקריים של מערכת האוטומציה הוא שיפור העבודה של חברות המתמחות במכירות, וקודם כל, הצוות יצטרך לעבוד במוצר חדש,אחראי על עסקאות. אוטומציה מאפשרת לך לחלק את זמן העבודה ולהגביר את האפקטיביות של כל יום חדש. התהליכים העסקיים המתוכנתים במערכת מחולקים לשלבים נפרדים, והמנהל המשתמש במוצר יכול תמיד לקבל מידע עזרה הקשור לשלב הנוכחי.

מערכות מודרניות מכילות כלים המאפשרים לך לעקוב אחר כל שלבי האינטראקציה עם לקוח מסוים. זה עוזר לנתח בקשות שעל בסיסן ניתן להציע שירות, מוצר שרלוונטי ללקוח הספציפי הזה. גישה אישית והתחשבות בצרכים מוערכים מאוד בימינו. כדי לנתח את האפקטיביות, אתה יכול לפנות לאוטומציה של חישוב משפך המכירות. כלי דומה יהיה שימושי בזיהוי צווארי בקבוק בעבודת המיזם. ידוע כי כלים אחרים עוזרים להביא אנליטיקה לתהליכים עסקיים. יזם צריך לבחור את הנוחים ביותר, תוך התחשבות בפרטי הארגון שלו, ולגבש משימה למתכנתים המטמיעים את מערכת הבקרה.

נהל בחוכמה

נהוג לדבר על שלושה סוגים של מערכות אוטומציה של תהליכים עסקיים: פיתוח, תמיכה, ראשוני. הדרגתיות נקבעת לפי מידת ההשפעה על עבודת החברה, התלות של התוצאה בנכונות היישום של מערכת מסוימת.

אוטומציה אפקטיבית היא גם ערכת כלים שבאמצעותה ניתן לשלוט בלידים, לקבוע את הצרכים של לקוחות פוטנציאליים וגם של לקוחות כבר מבוססים. ההובלה החדשה חייבת להיותרשומים, מוצגים במערכת, כדי שבעתיד המנהל האחראי על התהליך יוכל לקחת זאת בחשבון בעבודה ולתקן את צעדיהם.

הכל עבור הלקוח

הרעיון המרכזי של עבודתו של כל מיזם המעוניין בהצלחה הוא לספק את צרכי הלקוח, תוך התחשבות בצרכיו ובטעמו. ללא דופי השירות הופכת למפתח לשמירה על הקהל המצטבר, וניתן לספק בדיוק רמת שירות כזו אם מיישמים מערכת בקרה אוטומטית על כל העסקאות העסקיות. זה יעזור למנוע טעויות שנגרמו על ידי הגורם האנושי, וישאיר את כל הנושאים, המועדים וההיבטים החשובים במוקד. שירות לקוחות רב-ערוצי הוא כלי חשוב למדי להטמעת מערכת מתחשבת ויעילה.

פיתוח כרוך בתכנות תהליך התייחסות, שלפיו ייבנו כל הבקשות והערעורים. בעת ניתוח המידע המתקבל, ניתן להשתמש בחלון אחד כדי לעבד את כמות הנתונים המקסימלית. באמצעות מערכת נוחה, המפעילים יוכלו להתקשר לחוזים הקשורים ללקוח, לצפות בהיסטוריה שלו, לעקוב אחר מועדים, לשלוט בזמינות המשוב ולהשקיע מינימום זמן ומאמץ בכל הפעולות הללו.

תמיכה במסמכים

לפעמים נדמה שתיעוד כל פעולה הוא משעמם, מייגע, גוזל זמן וחסר תועלת לחלוטין. המפתחים של כלים מודרניים לאוטומציה ארגונית לקחו בחשבון דעה נפוצה כזו, כך שלאיש עסקים ישנהמבחר מוצרי תוכנה שעוזרים לייעל את תהליך התיעוד.

כל המסמכים הרשמיים תמיד בהישג יד בצורה אלקטרונית, הם מובנים ומסודרים, וכלים מתוכנתים מיוחדים שולטים בעמידה של מועדים. ניתן לעקוב אחר התכתבויות, תיעוד חשבונאי, חוזים שנכרתו עם לקוחות וספקים. מוצרים רבים כוללים גם תבניות מובנות המקלות על יצירת מסמכים חדשים. בהזמנת מערכת אוטומטית לארגון, איש עסקים מספק למתכנתים תבנית בסיסית המאוחסנת בזיכרון.

למה זה נחוץ?

באמצעות מערכת אוטומטית, אתה יכול למצוא במהירות וביעילות את המסמך הנכון מבין כמות המידע הכוללת. תוכנות רבות מאפשרות לצרף עותקים סרוקים, דבר שגם נוח ומעניק גישה לטופס מודפס, ללא קשר למקום שבו נמצא האדם שזקוק למסמך.

איחוד מסמכים באחסון אלקטרוני עוזר לשמור על שליטה על הנתונים ולהיות בטוח ששום דבר לא יאבד. הנוחות והמהירות של החיפוש הופכים את זרימת העבודה ליעילה יותר, ולכן יעילה יותר. על ידי הרחבת זכויות הגישה, ניתן לעבוד עם המסמך הנבחר כקבוצה, מה שעוזר להתמודד עם משימות מורכבות הדורשות פתרון קולקטיבי. אם הארגון עובד לעתים קרובות על מסמכים מסחריים, יש צורך לבחור מערכת כזואוטומציה הכוללת יכולות ראייה. זה יהפוך את תהליך אישור התיעוד למהיר ויעיל יותר.

הבט אל העתיד

תקופת המשבר מאלצת מפעלים להיעזר בכלים היעילים והחזקים ביותר, אחרת פשוט אי אפשר לשרוד בשוק. אוטומציה משולבת היא גישה כל כך מודרנית, שבזכותה עלויות מופחתות, תוצאת העבודה הופכת משמעותית יותר, המרכיב הפיננסי הרבה יותר רווחי לארגון מאשר לפני השימוש בפתרונות אוטומטיים.

פיתוח מערכת היא משימה אחראית הכוללת תחילה זיהוי של כל התהליכים העסקיים של הארגון, קביעת הרצף שלהם, דירוג חשיבותם ומורכבותם. השימוש בגישה זו מאפשר לאחד את כל המשתתפים בתהליך, להשיג הבנה הדדית הן בתוך החברה והן בעת התקשורת עם הלקוח. בעבודה על יצירת מערכת אוטומטית יש לשים לב הן לתהליכים המרכזיים בעבודת הארגון והן לאלו הנלווים התומכים בתשתית. יש לזכור שתהליכים עסקיים הם שהופכים את הבסיס לתכנון פעילות המיזם, פיתוח כוח אדם ושיפור ביצועים.