מסמכי מזומן: רישום, אימות, אחסון. הליך הנפקת מסמכי מזומן ראשוניים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מסמכי מזומן הם ניירות שנערכים בקשר להעברת כספים של ישות משפטית או יזם בודד. הטפסים שלהם מאושרים על ידי הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה. הבה נבחן עוד באילו מסמכי מזומן יכולים ארגונים להשתמש.

הזמנות

הם פועלים כמסמכי מזומן ראשיים. הזמנות יכולות להיות נכנסות או יוצאות. הראשון מיושם כאשר מתקבל מזומן. פקודת קבלה ניתנת בעותק אחד ע"י רו"ח וחתומה ע"י צ'. רואה חשבון או פקיד מוסמך לכך. בהיעדר פקידים אחראיים, ראש הישות המשפטית או היזם הבודד עצמו יכולים לאשר מסמכים ראשיים במזומן. הקבלה על הזמנת הזיכוי חייבת להיות חתומה על ידי גורמים מוסמכים (רואה חשבון וקופאית), מאושרת בחותמת (חותמת). בנוסף, הוא רשום ביומן הרלוונטי. הקבלה ניתנת לנבדק שהפקיד את הכסף. הזמנת הקבלה עצמה נשארת בקופה.נייר הוצאה ממולא בעת הנפקת מזומן. יש לומר כי מסמכי מזומן נערכים אם הארגון משתמש הן בשיטות מסורתיות של עיבוד מידע והן בכלי BT. הזמנה יוצאת, כמו הזמנה נכנסת, ניתנת בעותק אחד. זה גם חייב להיות מאושר על ידי אנשים מורשים ולרשום ביומן המתאים.

מילוי

איך להנפיק את מסמכי המזומן שהוזכרו לעיל? המילוי מתבצע באופן הבא:

1. השורה "בסיס" מתייחסת לעסקה עסקית.
2. בעמודה "כולל" מוזן סכום המע"מ. זה כתוב במספרים. אם שירותים, סחורות או עבודה אינם מחויבים במס, השורה מציינת "ללא מע"מ".
3. בשורת "נספח" יש לרשום מסמכים נלווים ואחרים, תוך ציון תאריכי הליקוטם ומספריהם.
4. בעמודה "אשראי, קוד חלוקה" כתוב את הייעוד המתאים של המחלקה המבנית שאליה מתקבלים הכספים.

הרשמה

יש לרשום מסמכי מזומן ביומן מיוחד. זה רושם גם הזמנות נכנסות/יוצאות וגם ניירות שמחליפים אותן. אלה האחרונים, למשל, כוללים תשלומי שכר, בקשות להנפקת כספים, חשבוניות ועוד. יחד עם זאת, יצוין כי יש לרשום את צווי ההוצאה, הניתנים בפנקס השכר וסכומים אחרים השווים לו, לאחר מתן התשלומים.

ספר מזומן

הוא משמש למתן חשבונות להנפקה וקבלת מזומנים. הספר ממוספר, שרוך ומאושר עם חותם, המוצב בעמוד האחרון. גם כאן נעשה רישום המציין את מספר הגיליונות. יש לחתום על העמוד האחרון. רואה חשבון ומנהל עסקים. כל גיליון של הספר מחולק ל-2 חלקים שווים. יש למלא את האחד (עם סרגל אופקי) בתור העותק הראשון, את השני בתור העותק השני. האחרון מופק מהצד האחורי והקדמי באמצעות נייר פחמן. שני המופעים ממוספרים באותו מספר. הראשונים נשארים בספר, ואילו האחרונים ניתנים להסרה. האחרונים משמשים כמסמכי דיווח כספיים. עד לסיום כל המבצעים ליום הנוכחי, הם לא יורדים. הערכים מתחילים בצד הקדמי של העותק הראשון לאחר העמודה "יתרה בתחילת היום". לפני המילוי יש לקפל את הסדין לאורך קו הקריעה. החלק החתוך מונח מתחת לחלק שנשאר בספר. כדי להזין מידע לאחר ה"העברה", הצד הנקרע מונח על הצד הקדמי של העותק השני. הערכים ממשיכים לאורך הקו האופקי בצד ההפוך של החלק הבלתי נפרד.

מסמכים נוספים

ניתן לרשום עסקאות מזומן עם ניירות שונים. אחד מהם, למשל, הוא דוח מוקדם. הוא משמש לתת דין וחשבון לכספים המונפקים לאנשים אחראים להוצאות הנהלה ועסקיות. איך מכינים מסמכים כאלה? עסקאות מזומן מסוג זה מטופלות ישירות על ידי הישות המדווחת, וכןגם רואה חשבון. דוחות מוקדמים נערכים על גבי נייר או מדיה ממוחשבת. רישום מסמכי מזומן מתבצע אך ורק בהתאם לכללים. כל טופס ממולא בעותק אחד. בצדו האחורי, נותן החשבון מציין רשימה של מסמכים המאשרים את ההוצאות שהוצאו. אלו, למשל, כוללים תעודת נסיעה, שטרי מטען, צ'קים, קבלות וכדומה. כאן מציין הנושא את גובה ההוצאות. על הניירות המצורפים לדו ח להיות ממוספרים לפי סדר רשימתם. בדיקת מסמכי מזומן מתבצעת על ידי עובדי מחלקת הנהלת החשבונות. עובדים, בפרט, עורכים ביקורת על ההוצאות הממוקדות של הכספים, שלמות המסמכים המאושרים שסופקו, נכונות השלמתם וחישוב הסכומים. הצד האחורי מציין את העלויות המתקבלות להנהלת חשבונות, החשבונות שבהן הם נרשמים.

ניואנסים חשובים

פרטים המתייחסים למטבע חוץ (עמוד 1א מלפנים ועמודות 6 ו-8 מאחור) יש למלא רק אם אחראי החשבון מקבל כספים שאינם ברובלים. הדוח המוקדם לאחר האימות צריך להיות מאושר על ידי ראש המיזם או מי שהוסמך על ידו. רק לאחר מכן זה נלקח בחשבון. אם המקדמה לא נוצלה במלואה, אחראי החשבון מחזיר את היתרה לקופאית. במקביל, הזמנת הקבלה מתמלאת. הכספים נמחקים בהתאם למידע בדוח המאושר.

משכורות

תשלום מסמכים במזומן מתבצע בעת חישוב ותשלום משכורות לעובדי המיזם. מחלקת הנהלת החשבונות עורכת את ההצהרה המקבילה בעותק 1. צבירת השכר נעשית על פי המידע המצוי בתיעוד הראשוני לחשבון זמן העבודה בפועל, תפוקה וכדומה. שורות "נצבר" מציינות את הסכומים בהתאם לסוגי התשלומים מהשכר. כמו כן מודבקות כאן הכנסות אחרות (הטבות חומריות וסוציאליות) הניתנות לעובד, המוחזרות על חשבון רווח המפעל ובכפוף להיכלל בבסיס החייב. במקביל מחושבים ניכויים מהשכר ונקבע הסכום שיימסר לעובד. בעמוד השער של ההצהרה מודבק הסכום הכולל לתשלום לעובדים. על ראש המיזם לחתום על ההיתר להנפקת שכר. במקרה של היעדרותו, מסמך זה מונפק על ידי עובד מורשה. בסוף ההצהרה נרשמים סכומי המשכורות המופקדות והמופקות. לאחר התקופה שנקבעה לתשלום הכספים לעובדים, מסומנים שמות העובדים שלא קיבלו כסף בעמודה 23 "מופקדים". עבור הסכום שהוצא, נערך צו הוצאה. יש לציין את מספר ותאריך השלמתו בפנקס השכר בגיליון האחרון.

עזרה-דוח

מסמך זה מכיל את הקריאות של מדי KKM וההכנסה למשמרת (יום עבודה). דוח העזרה ממולא בעותק אחד מדי יום. על הקופאי-המפעיל לחתום עליו ולמסור אותו לפקיד הראשי(ראש החברה). במקביל, הזמנת הקבלה מתמלאת. בחברות קטנות, הכסף מועבר ישירות לאספנים. בעת העברת מזומן, ממלאים את מסמכי המזומנים הרלוונטיים של הבנק. הפדיון למשמרת (יום עבודה) נקבע בהתאם לאינדיקטורים של מוני הסיכום בתחילת היום ובסוף. במקביל מנוכים הסכומים המוחזרים ללקוחות על צ'קים שלא נוצלו. ההכנסות שנקבעו מאושרות על ידי ראשי המחלקות. בהצבת הכספים בדוח חותם הקופאי הבכיר וכן ראש המיזם. דו"ח ההתייחסות משמש בסיס לעריכת "מידע על קריאות מדי KKM והכנסות החברה" מאוחד.

Journal of teller

מסמך זה נדרש לחשב את ההוצאה והקבלה של מזומן עבור כל KKM של הארגון. היומן משמש גם כדוח בקרה ורישום של קריאת מונים. מסמך זה מרוכז, ממוספר וחתום בחתימותיו של צ'. רואה חשבון, ראש החברה, וכן מפקח מס. היומן מאושר גם על ידי חותמת המיזם. כל הרישומים מתבצעים על ידי המספר מדי יום. הליך הוצאת מסמכי מזומן אינו מאפשר מחיקות וכתמים ביומן. כל התיקונים שנעשו חייבים להיות מוסכמים ומאושרים בחתימות של אנשים מורשים. אם הקריאות תואמות, הן נרשמות למשמרת הנוכחית בתחילת העבודה. נתונים אלו חייבים להיות מאושרים בחתימות המנהל התורן והקופאית. שורה 15 מציינת את הסכומים המוזנים עליהםצ'קים שהוחזרו על ידי לקוחות. מידע לכך נלקח מהמעשה הרלוונטי. אותה עמודה מציינת את מספר האפס צ'קים שהודפסו במהלך המשמרת. בתום יום העבודה מפיקה המפעיל דוח סופי למשמרת ומעביר עמו את הפדיון המתקבל. זה יוצר הזמנה נכנסת. לאחר ביצוע קריאות המונה, בודקים את כמות הקבלות בפועל, מבצעים את הרישום המתאים ביומן. זה מאושר בחתימות ראש (מנהל תורן), קופאי בכיר ופקיד. במקרה של סתירות בין הסכומים המצוינים בקלטת הבקרה לבין גובה ההכנסות, זוהה הסיבה להפרש. עודפים או מחסור שנמצאו נרשמים בשורות המתאימות של היומן.

נתונים על קריאות מונה והכנסות של KKM

הם משמשים להפקת דוח סיכום למשמרת הנוכחית. נתונים אלו משמשים נספח להצהרת המספרת, הנאספת מדי יום. נתונים על אינדיקציות והכנסות נוצרים בעותק אחד. יחד עם פקודות הוצאה וקבלה, תעודות-דוחות של מספרים, הן מועברות למחלקת הנהלת החשבונות של המיזם עד למשמרת הבאה. מדגם מסמכי המזומנים, בהתאם לקריאת המונים, בתחילת יום העבודה ובסיומו של כל קופה כולל חישוב הפדיון. במקביל, בין היתר, מצוינת התפלגותו לפי מחלקות. את האחרון יש לאשר בחתימות המנהלים. בסוף הטבלה המלאה, התוצאות מוצגות לפי קריאות הדלפקים של כל הקופות, וכןהכנסות החברה מסוכמות גם בחלוקת הכספים לפי מחלקות. בהתאם למעשים מצוין סכום הכסף הכולל שהונפק ללקוחות על הצ'קים שהחזירו. סכום זה מקטין את סך ההכנסות של החברה. על המידע להיות חתום על ידי הקופאית הבכירה וראש המיזם.

המלצות למילוי

בעת עריכת מסמכי מזומן, עליך לדבוק בהליך שנקבע בחקיקה ובחוקי תקינה אחרים. בנוסף, ישנם מספר כללים פשוטים למדי, ששמירה עליהם תמנע אי דיוקים בעת מילוי הניירת:

1. הסכום במילים תמיד צריך להיות באותיות רישיות. במקרה זה, מותר לכתוב פרוטות במספרים. לדוגמה: שמונה עשר אלף רובל 10 קופיקות.
2. ניתן להשלים ניירת ביד או באמצעים טכניים (מחשב, למשל).
3. פעולות רגולטוריות מאפשרות התאמת מידע במסמכי מזומן. עם זאת, יש לעמוד במספר דרישות. יש למחוק בזהירות ערך שגוי בשורה אחת. מידע נכון מצוין לידו או (אם אפשר) מעליו. כאן כדאי גם לעשות פוסט סקריפט: "תאמין מתוקן", "מחצה אינו חוקי" או "נכון". לצד ערך זה יש לחתום כ'. רואה חשבון וראש הארגון (או יזם בודד).
4. אם יש כתמים, מחיקות, מריחות עם "שבץ" ושיטות תיקון דומות אחרות, המסמך נחשב לא חוקי.

כללים נוספים

אחסון מסמכי מזומן, בהתאם לחוק החל, מתבצע למשך 5 שנים. חישוב תקופה זו מתחיל ב-1 בינואר של השנה שלאחר תקופת סיום העבודה במשרד. כלל זה נחשב כללי. נקבע נוהל מיוחד לדפי שכר. אם לעובדים אין חשבונות אישיים, ניירות אלה נשמרים במפעל למשך 75 שנים. בתום תקופה זו, כל התיעוד עשוי להיות מועבר לארכיון או להשמיד אם לא יהיו על כך תיקים בבית משפט, חילוקי דעות או מחלוקות. בעבודה עם ניירות, יש להקפיד על הכללים הבאים:

1. יצירת מסמכים לסיכות יש לבצע עבור כל יום לא יאוחר מיום העבודה הבא או יום החופש הראשון.
2. לפני העברת הניירות לארכיון, יש לבצע את המלאי שלהם.
3. הבקרה על היווצרות התיקים מתבצעת על ידי קופאית או על ידי המנהל הישיר של המיזם.
4. בתהליך יצירת סיכות, ניירות נאספים בסדר עולה של מספרי חשבונות (תחילה באמצעות חיוב ולאחר מכן באשראי).

האחריות לבטיחות מסמכי מזומן מוטלת על ראש המיזם. במקרה של אי עמידה בכללים לעיל, ניתן להטיל על המפר קנס מינהלי בדמות קנס כספי. גובה הקנס נקבע בהתאם לחוק.

מסקנה

שמירהתיעוד מזומן נחשב לעבודה אחראית למדי. יש לגשת למילוי ניירת בכל אחריות. מסמכי מזומן משמשים בעת סיכום נתונים שונים, דיווח, חשבונאות. בהקשר זה, טעויות שנעשו בשלבים הראשונים של תיקון עסקאות עלולות להוביל לעיוותים חמורים במסמכים הסופיים. עובד שמתמנה לתפקיד האחראי על טיפול במסמכי מזומן חייב להיות בעל ידע וניסיון רלוונטיים. יש לזכור כי כל הניירות שהמפעיל ממלא נבדקים על ידי גורמים בכירים ומאושרים על ידי ראש החברה. יש להקדיש תשומת לב מיוחדת לרישום מסמכים. רישומים בכתבי עת ובספרים חייבים להיעשות בזמן בהתאם לכללים. מאחר ומסמכים מזומנים משמשים להכנת דוחות, כל התיקונים בהם מבוצעים לפי סדר מסוים. אם לא מקפידים על הכללים שנקבעו, הניירות מאבדים את תוקפם, והמידע בהם אינו יכול לשמש את החברה בעבודת ניהול נוספת.