דף איסוף - הכל נקי

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

לדעת את הכמות האמיתית של סחורות וחפצי ערך אחרים המנוהלים על ידי המיזם הוא אחד התנאים המוקדמים לעבודה יעילה. לכן הפך המלאי לחובה הקבועה בחוק חשבונאות. בדרך זו, מובטחת מהימנות הנתונים החשבונאיים, ומאומת קיומם בפועל של רכוש והתחייבויות.

אידיאלי, הנתונים על הנייר ובמציאות צריכים להתאים. אך מסיבות שונות (גניבה, נזק, דעיכה טבעית, אסונות טבע וכו'), ניתן לזהות אי התאמות. במקרים כאלה נערכת הצהרת התאמה. הטופס הסטנדרטי INV-18 הוא מסמך המציין נתונים על אי-התאמות אפשריות בזמינות הרכוש הקבוע, ו-INV-19 משקף את ההתחשבנות בתוצאות של מלאי של פריטי מלאי.

מסמכים כאלהנערכים על ידי רואה חשבון, המשקף בהם נתונים מרישומי המלאי הרלוונטיים, תוך השוואתם לנתוני חשבונות הנהלת חשבונות. כתוצאה מכך ייתכנו מחסור או עודפים. יחד עם זאת, יש לציין את סכומם במסמכים אלו בהתאם לשומה בחשבונאות. העובד האחראי במחלקת הנהלת החשבונות מחויב לבדוק היטב האם הכל מחושב נכון. ורק אחרי זה עושים את הערכים המתאימים.

גיליון האיסוף מכיל גם שדות חובה המציינים מידע על היחידה המבנית בה בוצע המלאי, מספר ותאריך ההזמנה, תאריך תחילת וסיום המלאי וכן השם המלא של אנשים אחראים כלכלית. לכל מסמך כזה יש מספר סידורי משלו, שמצוין בעמודה ספציפית.

הליך מילוי העמוד השני והשלישי של INV-19 הוא כדלקמן. עמודה 1 מציינת את המספרים הסידוריים של סחורות וחומרים נתונים למלאי. עמודות 2 ו-3 נועדו לציין את השם, מטרת החומרים, המאפיינים הקצרים שלהם ומספרי הפריטים.

העמודות הבאות משקפות מידע על יחידת המידה והקוד שלה לפי OKEI, מספרי מלאי, ואם זמינים, נתוני דרכונים. לאחר מכן מגיע המידע הבסיסי, שלצורך הבהרתו למעשה נערכת הצהרת איסוף - זהו מספר וכמות פריטי המלאי העודפים (או החסרים) המשתקפים בעמודה "תוצאות מלאי".

עמודות 12, 13, 14 מצביעות על הבהרהרשומות הקשורות לעודפים. עמודות 15-17 מציינות את הנתונים הקשורים למחסור.

בסוף הגיליון השני, גיליון האיסוף מכיל נתונים על הכמות הכוללת וכמות העודפים (או המחסור) של סחורות וחומרים. רואה החשבון הראשי חייב לשים את חתימתו כאן!

בעמוד השלישי בעמודות 18-23 משתקפות תוצאות הקיזוזים למיון, המותרות על ידי עמלה מיוחדת. בעמודות 24-26 נרשמים מספר העודפים וכמותם וכן מספרי החשבונות שבהם הם נזקפים. עמודות 27-32 מכילות את אותו מידע, אך בהקשר של מחסור בסחורות וחומרים.

הצהרת איסוף מורכבת בשני עותקים. זה נעשה באופן ידני או עם מחשב. מסמך אחד נשאר במחלקת הנהלת החשבונות, השני מועבר לאחראי על בטיחות הערכים מהסוג המתאים. גם חתימתו, שמו המלא ותפקידו חייבים להיות נוכחים במסמך כזה.