הקצאת שירות בנסיעת עסקים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

הארגון שולח את עובדיו לנסיעות עסקים, ומעניק לכל אחד מהם משימה ספציפית. זה יכול להיות פרטני וגם קבוצתי. הכל נקבע לפי המשימות הספציפיות שעומדות בפני העובדים המופנים.

ארגון ששולח עובדים לנסיעת עסקים מוציא פקודה או הוראה המציינת את מטרת הנסיעה, הישוב אליו נשלח העובד, העיתוי ורשימת הנשלחים. לעובדים הנוסעים יש להנפיק תעודות נסיעה עם שיבוץ עבודה. מדובר במסמכי חובה המאשרים את תוקף היציאה למקום העבודה מחוץ לארגון. תעודת יציאה מונחת בתעודת הנסיעה. בהגעה למקום, על העובדים בתעודת הנסיעה לקבל תו הגעה, ובסיום – יציאה. כשתחזור לארגון שלך, הקפד לסמן את החזרה מנסיעת עסקים.

מומחים המשרתים באזור אחר כדי לפתור בעיות מסוימות מקבלים משימה אישית. למשל, עובדי שרשרת האספקהנשלחים למתקנים שעמם יש למפעל שלהם קשרים מסחריים לאספקת חומרים ספציפיים, חלקי רכיבים ומכלולים. לפעמים תקשורת טלפונית אינה מספיקה כדי לדון בתנאי האספקה או במאפיינים כלשהם של המוצרים המסופקים: תיאום מפרטים טכניים, הגדרת פרמטרים, בחירת מאפיינים אופטימליים.

גם עובדי מחלקות השיווק, כמו גם שירותי הנדסה וטכניים, מקבלים שיבוץ עבודה. למשל, השתתפות בתערוכות מחייבת נוכחות לא רק של מנהלי מכירות שיכולים להציג את המוצרים שלהם ולקבוע את המחיר. גם מעצבים, טכנולוגים ועובדי ייצור יכולים להיות שימושיים, שמבהירים דרישות ורצונות מיוחדים מצרכנים פוטנציאליים. בנסיעות עסקים כאלה, מומחים מחליפים ניסיון, מתארים את הסיכויים לפיתוח מתקני הייצור שלהם.

חלק מהארגונים מפנים קבוצות שלמות של אנשים לאובייקטים מסוימים, ומעניקים להם משימת שירות, שדוגמה לכך ניתנת בצורה של הוראות או דפי מסלול. על מנת שהקבוצה המופנית תמלא באופן ברור את המשימה הרשמית, יש למנות בצו את ראש הקבוצה האחראי על ביצועה. במיוחד לעתים קרובות הצורך בנסיעות עסקים כאלה מתעורר במקרה של הכנסת ציוד או מתחמים שלמים במפעל הלקוח. כדי שהצוות במקום החדש יוכל לעבוד בצורה יעילה יותר, נבדקים סוגיות של מגורים ארעיים: הזמנת מלונות או דירות. המקומות שבהם העובדים יהיומזון, וכן התנאים למסירת עובדים למקום העבודה. כרטיסים להובלה הלוך ושוב משולמים על ידי המיזם ששלח את עובדיו. במקרים כאלה, התנאים מוגבלים בהחלט. כמו כן, משלמים דמי יום. השכר נשמר לכל תקופת היעדרות העובדים.

בעת שליחת מומחים, נערכים מסמכי נסיעה, הכוללים אישורי נסיעה, וכן רשימת משימות. בהתאם לתכונות ולסוג המשימות, המומחים המשוזרים משלימים את הכלים והמכשירים הדרושים. משימת השירות היא במקרה זה הקריטריון העיקרי לבחירת האספקה הדרושה.

בעקבות תוצאות העבודה בנסיעת עסקים, עובדים שחזרו למפעלם עורכים דוח על העבודה שנעשתה. דוחות אלו מאושרים על ידי ראש או סגניו. לדו"ח ההוצאות מכינים דו"חות מקדימים, אליהם מצורפים המסמכים הזמינים המאשרים את ההוצאות.

נסיעת עסקים נחשבת להסתיימה בהצלחה בתנאי שמשימת השירות הושלמה במלואה. במקרה של אי מילוי (יכולים להיווצר מצבים שבהם המשימה הושלמה חלקית או אי אפשר להשלים אותה), יש לציין את הסיבות. לעתים קרובות הסיבות מוצדקות למדי, אבל לפעמים יש רשלנות של עובדים. הנהלת הארגון מקבלת החלטה על סמך תוצאות התחשבות בכל הסיבות המונעות קבלת החלטה חיובית מהעובדים המופנים.