הגדרה של מונחי חזית, אמצעית ומשרד אחורי. מה זה לעבוד ב-Back Office של בנק?

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

"כל המקצועות נחוצים, כל המקצועות חשובים" - כולנו יודעים את זה מילדות. העובדה היא שבעולם המודרני הכל קשור זה בזה, ולכן הופיעו מונחים רבים של מוצא זר, שמשמעותם אינה ידועה לרוב האזרחים. מתווכים, יצרני תמונות, קופירייטרים, מודדים - אתה לא יכול לומר מיד מה בדיוק האנשים האלה עושים. אותו הדבר ניתן לומר על המומחים האחוריים והחזיתיים. מי הם, איפה הם עובדים, מה האחריות הישירה שלהם?

הגדרת המשרד הקדמי של מוסד פיננסי

מונח זה מתייחס לקבוצה של מחלקות בארגונים האחראים לעבודה עם לקוחות או לקוחות. מומחי פרונט אופיס נמצאים בחזית, אלו הפנים של החברה. הצלחת המוסד כולו תלויה במקצועיותם, בכשירותם, בידידותם. במגזר הבנקאי עובדים כאלה מטפלים בבקשות לפתיחת פיקדון או קבלת הלוואה, מייעצים בכל נושא, מחלקים מוצרים בנקאיים ועוד. כלומר, מומחים מלווים את הלקוח ללא הרף מרגע הגעתו לסניף.בנק ולפני סיום העסקה.

מהו Back Office?

זו החטיבה התפעולית והחשבונאית המבטיחה את פעולתן של המחלקות המנהלות את הנכסים וההתחייבויות של החברה. המשרד האחורי הוא קרדינל אפור. לקוחות ולקוחות אינם יכולים להעריך את עבודתם של המומחים שלה, למרות שהם משקיעים מאמצים רבים בשגשוג העסק. חטיבות כאלה הן בבנקים, בחברות השקעות, בארגונים המבצעים עסקאות בשוקי ניירות הערך. הם מעסיקים בין 3 ל-15 עובדים, מספר העובדים תלוי בגודל המוסד.

עבודה במשרד האחורי של הבנק כרוכה בהכנת דוחות הנהלה, ביצוע הסדרים על ניירות ערך ומזומן על עסקאות שבוצעו על ידי המשרד הקדמי. כמו כן, עובדיה עוסקים במעקב אחר עמידה במגבלות, ניהול דיווח פנימי ומתן מידע להנהלת חשבונות. מומחה ה-Back Office עובד רק עם קבלנים, הוא לא משתף פעולה עם לקוחות.

מה עושה משרד הביניים?

ניתן לקרוא ליחידה זו קישור בין המשרדים הקדמיים והאחוריים. הפונקציות שלו מעורפלות למדי. מומחי הבנקים עוסקים בעיקר בעריכת חוזים וחתימה עליהם, במתן דוחות מסוגים שונים ללקוחות, בקבלת הנחיות למשיכת כספים, בקנייה ומכירה וכו'. כמו כן, המשרד אחראי על תיאום טפסים סטנדרטיים ומסמכים רגולטוריים מול מחלקות אחרות, פיתוח שיטות ביצוע פעולות חדשות. המומחים שלה ברוב המקרים עובדים בהוראת העובדים המובילים.

מהן תחומי האחריות של מומחי Back Office?

עובדי מוסדות פיננסיים חייבים לערוך חוזים למכירת ניירות ערך, לנהל רישום עסקאות. המומחה עוקב אחר רישום מחדש של ניירות ערך, שכן יש לבצע את העברת הבעלות לקונה מהמוכר. המשרד האחורי מבצע הליך זה בהתבסס על הוראת ההעברה הכלולה בפנקס מחזיק ניירות הערך.

הבעלים החדש חייב לקבל את כל המסמכים הדרושים, והמומחה, בתורו, שולט בתהליך הפשרה בין החברות של המוכר והקונה. לעובד אחורי יש אחריות עצומה, כי הטעות הקטנה ביותר, שנראית במבט ראשון כמו אי דיוק מינורי, עלולה להוביל לבעיות רחבות היקף. במקרה הרע, החברה סובלת מהפסדים משמעותיים עקב ההכרה בעסקה כלא חוקית.

השוואה בין משרדים קדמיים ואחוריים

שתי החטיבות הללו מנוגדות זו לזו. הפרונט אופיס הוא העבודה מול הלקוחות, הפנים של החברה. מומחים תמיד נראות באופק, עתיד הארגון תלוי במקצועיותם ובתושייתם. המשרד האחורי עובד בצל. לא כולם מכירים את עובדי היחידה ממראה עיניים, אבל הם, כמו דבורי עובדים, דוחפים תיקים חשובים רבים. כל המומחים פועלים לטובת החברה, אבל עדיין חשוב למתוח קו בין מחלקות שונות כדי לא להעביר את האחריות של חלק על כתפיהן של אחרות.

לפרונט אופיס ולמשרד האחורי יש פונקציונליות שונה. הראשון הוא עבודה על שיפור מהירות השירותלקוחות, שמירה על מהימנות המידע שהתקבל, רישום מהיר של מכירות. השני מתמקד בניתוח מכירות, הכנת כרטיס סחורה עם מחירים, מערכת תמחור, בקרה על תנועת מוצרים במחסנים.

הפרדת חלוקות יכולה להתרחש הן ברמת התוכנה והן ברמת החומרה. אין גבול ברור ביניהם, זו רק מערכת מושגים. ההפרדה בין משרדים אחוריים וחזיתיים היא הכרחית ברמה הפסיכולוגית. על ראש החברה להבין כי בתת המערכת הראשונה נדרשים לעבוד יותר מומחים מקצועיים ומנוסים מאשר בתת המערכת השנייה, שכן יש להם אחריות גדולה יותר ועבודה קשה יותר.