מלאי - מה זה? מטרות, שיטות וסוגי מלאי

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מלאי הוא הליך מיוחד, שמטרתו העיקרית היא לזהות הפרות מסוימות בחברות שונות. בתהליך זה ניתן לקבוע עד כמה הנתונים לגבי הפריטים במלאי נכונים ומדויקים. נחשפות שגיאות בעבודתם של מומחים שונים של הארגון. בנוסף, היא פועלת כשיטה מסוימת לפיקוח על עבודת העובדים.

קונספט תהליך

מלאי היא שיטה מסוימת של הנהלת חשבונות בארגון שיש לו פונקציות בקרה. הוא נועד לקבוע אם הכמות בפועל של סחורות מסוימות בחברה תואמת את המידע הכלול בתיעוד של הארגון.

אם מתגלים טעויות או חוסרים שונים במהלך תהליך המלאי, הדבר הופך לבסיס לחקירה פנימית ביחס לעובדים האחראים כלכלית של החברה.

בעיות מתעוררות לא רק כשיש מחסור, אלא גם כשיש עודף ערכים, שכן הדבר מוביל לקשיים בגביית חובותהחזרי חוב או הלוואות. תוצאות המלאי חשובות לפיקוח המס, שכן פערים חמורים עלולים להיות תוצאה של מעשים לא חוקיים מצד ההנהלה או עובדי החברה.

אילו פונקציות מבוצעות?

מלאי הוא תהליך מורכב, שבמהלכו ניתן לבצע פונקציות שונות:

• controlling;
• account;
• זיהוי פשעים.

ישנם מספר סוגים של הליך זה, הנבחרים בהתאם למטרת ההתנהלות ולנסיבות.

תכונות ההליך

הנהלת כל חברה מעוניינת לערוך מלאי. זאת בשל העובדה שתוצאותיה יכולות לחשוף את הפערים הקלים ביותר בין הנכס בפועל לבין הנתונים הכלולים ברישומי החברה.

מומחים שאינם מעוניינים בתוצאות שלו עוסקים באימות, לכן, לעתים קרובות מומחים בלתי תלויים נשכרים לכך על ידי הנהלת המיזם.

המטרה העיקרית של האירוע

מטרתו העיקרית של המלאי היא לקבוע את נכונות החשבונאות, עבורה משווים אינדיקטורים אמיתיים לנתונים הכלולים במסמכים רבים של החברה. לכן, תוצאות שונות מושגות על ידי סימון:

• כל הפריטים המעורבים בתהליך המלאי מחושבים מחדש, נמדדים או נשקלים;
• יש השוואה לסיכומים שהתקבלוהנתונים הזמינים בתיעוד החשבונאי;
• מעקב אחר יישום הכללים שנקבעו בחברה ונועדו לשמור על שלמות ערכים שונים;
• זוהו סחורות או חומרים שייפגעו בקרוב;
• נכס פגום התגלה;
• כל חפצי הערך שאינם בשימוש בארגון מזוהים, שלעתים קרובות נמכרים פשוט לאחר המלאי;
• אי התאמות נמצאות במסמכים שונים;
• בודק את התנאים שבהם סחורות ופריטים מאוחסנים;
• שולט בתצוגה הנכונה של עסקאות עסקיות רבות בחשבונאות.

אם באמת יש שגיאות חמורות בחשבונאות, הדבר עלול לגרום להשלכות שליליות עבור החברה, המיוצגות על ידי הפסדים מהותיים. לכן, מלאי של הקופה מתבצע בהכרח באופן קבוע.

אם מפקחי מס, כתוצאה מבדיקת חברה, מוצאים שהארגון אינו עורך מלאי באופן שוטף, אזי הדבר משווה להעדר חשבונאות במפעל, לפיכך, עלולות להיות הפעלת סנקציות מנהליות משמעותיות על חברות כאלה. לעתים קרובות, תוצאות הביקורת ערוכות באופן שגוי על ידי רואה חשבון או אחראי אחר, מה שנחשב לעבירה מנהלית אשר בגינה מוטל עונש על ידי פיקוח המס.

תקנה חקיקתית

ניתן ללמוד את כללי הניהול וההתחשבנות במלאי בהוראות צו משרד האוצר מס' 49.בנוסף, קיימות הנחיות מיוחדות המכילות מידע על הליך ביצוע הביקורת.

כל חברה יכולה בנוסף ליצור תקנות פנימיות משלה, שעל בסיסן קבועים כללים ייחודיים ליישום תהליך זה. חלק מהחברות מעדיפות לערוך מלאי של נכסים מדי חודש או רבעוני. הנהלת המיזם היא שפותרת את הנושא הזה באופן עצמאי.

חובה היא הבדיקה המתבצעת לפני הכנה מיידית של החשבונות השנתיים. אם אין מלאי כזה, החברה עשויה לשאת באחריות מנהלית, כמו גם קנסות מוטלים על פקידי החברה.

סוגים עיקריים של תהליך

יש כמה סיווגים המאפיינים את המחאה הזו. הם שונים במובנים רבים.

הבחירה בסוג כזה או אחר תלויה במטרת המלאי.

באימות חובה

מלאי יכול להיות חובה או יוזמה. במקרה הראשון, היא נדרשת לנהוג על בסיס דרישות משפטיות, לכן בדרך כלל נוצרים בחברה מצבים שנקבעו מראש בחוק. עובדים של שירות המס הפדרלי או סוכנויות ממשלתיות אחרות יכולים להתעקש על המחאה כזו.

אימות היוזמה מתבצע על בסיס קבלת החלטה מתאימה על ידי ראשי הארגון. במקרה זה, אין הגבלות על עילות ניהול התהליך. בדרך כלל הצורך בתהליך זהמתרחש כאשר להנהלה יש ספקות לגבי כנות העובדים.

במקום

מלאי הוא הליך לבדיקה שנכס בפועל תואם נתונים ממסמכים, כך שהוא יכול להתבצע על ידי חברות במיקומים שונים.

לכן, ניתן ליישם את ההליך בקופה של מיזם או בייצור, במחסנים או בחנות.

אובייקטים לבדיקה

חפצי מלאי יכולים להיות ערכים שונים השייכים לחברה מסוימת. זה כולל נכסים קבועים המיוצגים על ידי מבנים, מבנים או ציוד, מלאי, כסף, מוצרים מוגמרים, או אפילו התחייבויות פיננסיות של הארגון.

אובייקט ספציפי נבחר מראש על ידי יוזם ההמחאה, ולאחר מכן מידע זה מועבר לוועדה המעורבת בהליך.

לפי שיטת יישום התהליך

ההליך יכול להיות שלם או חלקי. לכל זן מאפיינים משלו:

• מחאה מלאה. היא מתבצעת לפני גיבוש חשבונות שנתיים או לפני ביקורת. מיושם לעתים קרובות במהלך עדכון. כל הערכים המהותיים, הכסף וההתחייבויות הזמינים במיזם ומשתקפים בחשבונאות החברה כפופים לאימות. גם נכס המתקבל בחברה על בסיס חוזה שכירות כפוף למלאי.
• חלקי. ניתן לבצעו בכל עת, המצריך רק החלטה מתאימה של הנהלת החברה. בשביל זה, בדרך כללמכסה רכוש המקובץ לפי סוג, מיקום או עקרונות אחרים. לדוגמה, ניתן לבדוק רק מחסן אחד או חפצי ערך שעובד אחד אחראי עליהם.

חברות עצמן צריכות להיות מעוניינות במלאי חלקי קבוע של כספים, שכן במקרה זה ניתן לעקוב אחר נכונות עבודתם של מומחים שונים בחברה.

לפי השיטה

לפי שיטת ביצוע המלאי, הוא יכול להיות סלקטיבי או רציף.

בדיקה אקראית מתבצעת על פי החלטת הנהלת המיזם. הסקר מבוצע ביחס למספר ערכים שנבחרו על ידי המנהל. לעתים קרובות שיטת אימות זו משמשת בחברות גדולות. אם התוצאות של מלאי כזה חושפות אפילו אי-התאמות קלות, אזי יוקצה המחאה מלאה.

ניתן לבצע מלאי מלא בכל עת לאחר קבלת ההחלטה על ידי הנהלת החברה. במהלך תהליך זה, כל רכוש החברה כפוף להערכה, וכן חפצי ערך שונים הנמצאים בחטיבות או בסניפים.

באופן בלתי צפוי

מלאי יכול להיות:

• מתוכנן, תוך התחשבות בלוח הזמנים שנקבע בתחילת השנה על ידי הנהלת המיזם, ותנאי יישומו מוכרזים בנוסף מראש;
• לא מתוכנן, מיושם במקרה של נסיבות בלתי צפויות מסוימות, למשל, אדם אחראי מוחלף או מתרחש מקרה חירום בארגוןמצב;
• חוזר, מונה בתנאי שתוצאות הבדיקה האחרונה ייחשבו בלתי מהימנות או מפוקפקות, לפיכך נדרש לאשר עובדות מסוימות;
• בקרה, מתבצעת עם השלמת מלאי מלא, שלגביו מוערכים כל פעולות הוועדה ומאומתים דיוק ההליך.

כל סוגי המלאי הנ ל ניתנים לביצוע לפי החלטת הנהלת החברה.

המושג של אימות טכני

מלאי טכני מיוצג על ידי מלאי של רכוש שקובע את כל המאפיינים והערך הקדסטרלי שלו. מבוצע בדרך כלל ביחס לנכסים שונים.

נוהל שיש לפעול לפני החשבונות השנתיים. בהתבסס על המעשה שנערך, ניתן להבין עד כמה השתנה המחיר הקדסטרלי של החפץ.

מתי נדרש מלאי?

המחאה הזו נדרשת לחלוטין במצבים הבאים:

• נכס נקנה, נמכר או מושכר;
• לפני החשבונות השנתיים;
• החליף אדם אחראי;
• זוהתה גניבה או נזק לרכוש;
• לאחר אסון טבע או מצבי חירום אחרים;
• בעת סגירה או ארגון מחדש של חברה.

מלאי עשוי להתבצע גם במצבים אחרים הקבועים בחוק.

נוהל אימות

הזמנת המלאי נחשבת פשוטה, עבורהמתבצעות פעולות עוקבות:

• ניתן צו מתאים על ידי הנהלת החברה;
• עמלת מלאי מתגבשת;
• הגדרת מועדים לתהליך;
• מסמכים מועברים על ידי עובדים אחראים פיננסית;
• מתבצע מלאי ישיר, הכולל שקילה, ספירה, מדידה וביצוע פעולות דומות אחרות;
• התוצאות שהושגו לאחר יישום המלאי מושוות לנתונים הזמינים ברישומי החברה;
• אי התאמות מזוהות;
• קביעת הגורמים לבעיות;
• תוצאות בעיבוד.

בסוף הצ'ק נוצר מעשה מלאי. הוא מכיל את כל העובדות שנחשפו כתוצאה מהמלאי. בהתבסס על מסמך זה, תוכל להבין עד כמה המלאי היה יעיל. דוגמה של מסמך זה נמצאת למטה.

המעשה צריך להכיל מידע שונה. הוא כולל מידע:

• תאריך הבדיקה;
• מפרט את כל האנשים החברים בוועדת המלאי;
• אובייקטים הנבדקים ניתנים;
• מתאר את כל השיטות המשמשות להשגת מידע;
• תוצאות כושר;
• סימנים של כל המשתתפים מופיעים בסוף.

Act נחשב לתיעוד חשוב בכל חברה. זה עשוי להיות כפוף לאימות על ידי עובדי שירות המס הפדרלי, ולכן יש לאחסן אותו בארגון למשך חמישה לפחותשנים. אם יש ספקות לגבי נכונות המידע הכלול במסמך זה, אזי ראש החברה רשאי למנות אימות מחדש.

מסקנה

מלאי נחשב לתהליך חשוב, שעל בסיסו מתיישבים הנתונים בפועל עם המידע שנרשם ברישומי החברה. ניתן להציג אותו במספר צורות.

ישנם מצבים שבהם יש לבצע ביקורת ללא תקלות בהתבסס על הדרישות של רשויות המדינה. התהליך מתבצע רק על ידי ועדת מלאי שנוצרה במיוחד, הכוללת רק אנשי מקצוע, ולעיתים קרובות מוזמנים לכאן גם מומחים חיצוניים שאינם מעוניינים בתוצאות המלאי