שיטת ערך מורווח בניהול פרויקטים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

בעולם של היום, כולם יכולים לנסות את כוחם בעסקים. יש יותר ממספיק הזדמנויות, יש פחות ופחות הגבלות, אז כל מה שאתה צריך זה רצון. עם זאת, זה לבדו לא יספיק. כל אחד יכול לפתוח עסק משלו, אבל רק מעטים יכולים לשמור עליו, להתפתח ולהתקדם. זה דורש יותר מסתם רצון, זה דורש כישורים, זה דורש הבנה של איך העולם העסקי עובד. קח ניהול פרויקטים כדוגמה - חברות הזנק עסקיות רבות אינן משתמשות בכלים כדי לנהל את הפרויקטים שהם או הכפופים להם עובדים עליהם, ובכך עושים טעות רבה.

אם יש לך כלים מסוימים, תוכל לבצע את העבודה שלך ביעילות רבה יותר. ואתה לא צריך להיות גאון כלכלי כדי לעשות זאת - רק תסתכל על שיטת הערך המורווח. בניהול פרויקטים הוא מאפשר להגיע ליעילות ודיוק מירביים, אך יחד עם זאת הוא אלמנטרי ובמחיר סביר. מהי שיטת ערך הרווח? על זה יעסוק המאמר הזה.

מה זה?

שיטהEarned Value היא מערכת של שיטות עבודה המאפשרת לך לנטר ולמדוד את הביצועים של פרויקט מול תוכנית שנקבעה מראש. בשיטה זו נעשה שימוש במספר אינדיקטורים מספריים המצטברים בנוסחאות ומאפשרים להדגים בצורה מדויקת וברורה מה מצב הפרויקט בפרק זמן נתון, עד כמה הוא מפגר או מקדים את לוח הזמנים, עד כמה הוא חורג תקציב, וגם מה יהיו התוצאות הצפויות. ברגע שהפרויקט יושלם ביום שנקבע מראש, שנקרא כעת דדליין.

בעולם האמיתי, שיטת הערך הרווחים היא באמת מאוד פופולרית - היא משמשת בכל מקום, ובין שיטות כאלה היא הנפוצה ביותר בפועל. היתרון העצום של שיטה זו הוא לא רק הפשטות, השקיפות והנגישות שלה, אלא גם הרבגוניות שלה. העובדה היא שאתה יכול להשתמש בו בכל תחום ולכל פרויקט שאתה או העובדים שלך מעורבים בו. עם זאת, לא משנה כמה פשוטה שיטה זו עשויה להיות, עדיין יש ללמוד אותה, כמו גם לשקול אותה בפועל, כך שניתן יהיה ליישם אותה בבטחה בכל תנאי. המשך המאמר ידון בכל אחד מהמדדים המשמשים בשיטה זו, ובסוף יספק דוגמה פשוטה שתעזור לך לראות בצורה ברורה יותר כיצד שיטה זו פועלת.

PV

כפי שאתה יכול לראות, שיטת הערך המורווח מאפשרת לךלחשב את העיכוב מלוח הזמנים או מראש שלו, וכן את ההוצאה התקציבית. לפיכך, על החישובים להכיל את הנתונים הראשוניים, עליהם יידונו כעת. קודם כל, אתה צריך להסתכל על מחוון שנקרא PV, אשר מייצג "נפח מתוכנן". אין כאן שום דבר מסובך - אינדיקטור זה הוא בדיוק מה שמו מציין. זוהי העלות המתוכננת של העבודה שתבוצע במסגרת הפרויקט – כלומר, זהו תקציב הפרויקט. זהו ערך ספציפי ואינו מחושב לפי שום נוסחה. עם זאת, מטבע הדברים, אינדיקטור זה ישמש באופן פעיל לחישוב אינדיקטורים אחרים המשמשים במסגרת שיטה זו. שיטת הערך המורווח מאפשרת להעריך חריגות מהתקציב בצורה מדויקת ככל האפשר. אבל מה זה הערך הכי מרוויח?

EV

שיטת ה-Earned value בניהול פרויקטים טובה מכיוון שהיא מאפשרת לך להעריך לחלוטין את כל ההיבטים של פרויקט מסוים ואת תכונות היישום שלו. וזה יכול להיעשות, למשל, באמצעות מחוון זה, שהוא על שם השיטה כולה. זה ערך הרווח, אבל מה זה? אם הנפח המתוכנן היה די פשוט וברור, אז עם הערך שהרוויח, הכל כבר לא כל כך ברור. העובדה היא שזה לא אינדיקטור מדויק, אלא אומדן - זה מצביע על העלות המתוכננת רק של אותן עבודות שבוצעו בפועל נכון לרגע ספציפי של הפרויקט. בהתאם לכך, אינדיקטור זהמחושב על ידי הערכת כמות העבודה שהסתיימה במסגרת הפרויקט - ומוקצה לה סכום שמחושב ביחס למה שהיה התקציב המתוכנן באותו רגע. במילים, זה נשמע די מבלבל, אבל אתה יכול להבין את זה. אם עדיין לא ברור לך מה המשמעות של ערך הרווחה, עליך להמתין למקרה בוחן באמצעות שיטת הערך הרווח בניהול פרויקטים, אשר יתואר בהמשך.

AC

כפי שכבר הבנתם, שיטת הערך הרווח בניהול פרויקטים היא לא רק אוסף של מספרים שונים, היא רשת של קשרים שתאפשר לכם לנתח את אופן ביצוע הפרויקט. אבל בשביל זה חשוב לקחת בחשבון גם פרמטר מרכזי נוסף - העלות בפועל. כמו בנפח המתוכנן, העלות בפועל קלה מאוד להבנה. למהדרין, זהו הסכום שבנקודת זמן מסוימת שנלקחה בחשבון במהלך ביצוע הפרויקט הוצא על ביצועו. כאשר יש לכם את כל שלושת הפרמטרים העיקריים, תוכלו לקחת על עצמכם את מערכת היחסים ביניהם, שהיא נקודת המפתח, המטרה העיקרית שלשמה יש שיטה של ערך מרוויח בניהול פרויקטים. המטרות של שיטה זו הן פשוטות - להשוות בין כמות העבודה שבוצעה בפועל לבין המתוכננת, וגם להשוות את ההוצאות התקציביות בפועל לאלו המתוכננות. ובשביל זה יש לך כעת את כל הכלים הדרושים.

SV

עכשיו, הגיע הזמן לשקול למה בדיוק משמשת השיטה הזו. שיטת הערך המורווח משמשת בעיקר לקביעת חריגת העלות של התקציב ביחס לכמות העבודה שבוצעה. למען האמת, ערך זה משמש לכך, המייצג "סטייה מלוח הזמנים". זה מחושב די פשוט - מחוון PV מופחת מחוון EV. מה זה אומר? המשמעות היא שעליך להחסיר את הערך שהרווח מהערך המתוכנן. כך תוכלו להבין כמה עבודה השלימו העובדים לעומת כמה הם היו צריכים להשלים ברגע המדובר. בהתאם, ערך שלילי מצביע על עיכוב מלוח הזמנים, וערך חיובי מצביע על התקדמותו. שיטת ה-mastered project מיושמת בשלב הפרויקט בו אתם מעוניינים – מה שאומר שתוכלו להשתמש בה ביום הראשון, בעשירי ובאחרון. בכל יום של הפרויקט, שיטה זו תספק לך מידע שימושי.

CV

המדד הזה דומה מאוד לקודם - אלא שהוא משנה את החריגה לא מלוח הזמנים, אלא מהתקציב. בהתאם לכך, לחישוב שלה יש צורך להשתמש בפרמטרים מעט שונים. כמו קודם, צריך להחסיר מהערך שהרווח (אינדיקטור זה, כפי ששם השיטה מרמז, הוא המפתח), אבל הפעם לא הנפח המתוכנן מופחת, אלא העלות בפועל של העבודה. בהתאם לכך, אםהערך שנצבר קטן מהעלות בפועל - יותר כספים הוצאו מהמתוכנן ברגע מסוים, אם יותר - אז להיפך. שני האינדיקטורים הללו הם העיקריים עבור כל מנהל פרויקט, ולשם קבלתם נעשה שימוש בשיטת הערך הרווח. עם זאת, אלה לא הנתונים הסטטיסטיים היחידים שאתה יכול לקבל.

CPI

מה עוד מכילה הנוסחה של Earned Value Method? כבר הכרת את המושגים והשיטות הבסיסיות לחישובם - עכשיו הגיע הזמן להסתכל על כמה אינדיקטורים יחסיים. למשל, מדד השלמת מועדים הוא פרמטר מעניין מאוד שיאפשר לכם לראות ויזואלית עד כמה אתם מקדימים את המועדים או מאחוריהם. כדי לקבל את הנתון הזה, אתה צריך לחלק את הערך שהרוויח בערך המתוכנן. ניתן להתייחס לתוצאה כמספר חלקי - או להמיר אותו לאחוזים לבהירות רבה יותר. ניתן לראות את התוצאה כקצב ההתקדמות כאחוז מהקצב המתוכנן. תוכל לראות דוגמאות להמחשה מאוחר יותר, כאשר מנתחים פרויקט ספציפי.

SPI

כמו בצמד הקודם, ל-SPI יש דמיון רב ל-CPI. העובדה היא שגם זה מדד יחסי, אבל הפעם הוא לא מראה את מהירות הפרויקט, אלא את עלות התקציב. אם קורות החיים הראו כמה התקציב הוצא פחות או יותר, אזי מטרת הפרמטר הזה היא להראות כמה כסף מושקע על דולר מתוכנן אחד. התוצאה כאן עשויה להיותדולר אחד (אם מכבדים את התקציב במאה אחוז), ושבעים וחמישה סנט ואפילו דולר וחצי. באופן כללי, אינדיקטור זה מאפשר לך להעריך באופן כללי עד כמה התקציב מוגזם או מוגזם.

אפשרויות אחרות

זה כל מדדי המפתח שאתה צריך לזכור כשאתה משתמש בשיטת הערך המורווח בניהול פרויקטים. אתה יכול להתחיל להסתכל על הדוגמה כבר עכשיו - אבל עדיף לעצור לזמן מה ולהסתכל על עוד כמה אינדיקטורים שניתן להשתמש בהם ברמה מקצועית יותר אם אתה רוצה לקבל תוצאות מפורטות יותר. לדוגמא, אנשי מקצוע מכניסים גם את נתון ה-BAC, המתאים לסכום התקציב של כל הפרויקט - ומכאן נגזרים עוד כמה פרמטרים. יש אינדיקטור EAC, המייצג "ציון בסיום". הוא מדגים בדיוק איזה ערך ניתן לצפות לקבל כתוצאה מהפרויקט ברגע מסוים. אם המדדים הקודמים עזרו לך לנווט את המצב המדויק של הפרויקט בנקודת זמן מסוימת, אזי המדד הזה (והמדדים הבאים) יעזור לך לחשב נתונים משוערים בזמן שהפרויקט הושלם.

לכן, ציון ההשלמה מחושב על ידי חלוקת סכום התקציב במדד העלות של עבודה שהושלמה. באשר לפרמטר ETC, הוא מציג את האומדן עד לסיומו, כלומר, כמה יידרש להשלמת הפרויקט. זה מחושב על ידי הפחתה מהאומדן עם השלמת העלות האמיתית של כל העבודה. ובכן, עוד פרמטר אחד - VAC. זוהי יציאה מתקציב בסיום, כלומר פרמטר המאפשר לחשב את החריגה המשוערת מהתקציב במועד סיום הפרויקט. אתה יכול לקבל אותו על ידי הפחתת האומדן בסיום מסכום התקציב. זה כל מה שאתה צריך לדעת על השיטה הזו - עכשיו הגיע הזמן להסתכל על דוגמה ספציפית.

דוגמה ליישום

באופן טבעי, למגע הראשון בשיטה זו, אין הגיון לקחת שום פרויקט אמיתי - עדיף לקחת דוגמה פשוטה שתאפשר לך לשקול חזותית כל אחד מהפרמטרים לעיל. אז, המהות של הפרויקט היא כדלקמן - יש צורך לבנות ארבעה קירות בארבעה ימים, להוציא 800 $ על זה. זה כל המידע שאתה עשוי להזדקק לו בתהליך. בדוגמה זו, שיטת הערך המורווח מיושמת בשלב קרוב לסיום, כלומר ביום השלישי של הפרויקט.

בתוך שלושה ימים נבנו רק שניים וחצי חומות, אבל הוצאו 560 דולר מהתקציב. נראה שזה פחות מהמתוכנן - אבל נעשתה פחות עבודה. אז האם העובדים עושים את עבודתם היטב? זה המקום שבו השיטה הזו תעזור לך. ראשית עליך להבין את שלושת האינדיקטורים הבסיסיים - PV, EV ו-AC. הראשון הוא 600 דולר, מכיוון שביום השלישי תוכנן להוציא כל כך הרבה. השני - 500 $, שכן זה כמה היה צריך להוציא על בניית שני קירות וחצי. ובכן, השלישי - 560 דולר, זה כמה שהוציאו העובדים על בניית שניים וחצי קירות ביום השלישי של הפרויקט. אתה יכול גם לציין מיד את מחוון BAC - זההוא 800 דולר, תקציב הפרויקט המלא. ובכן, הגיע הזמן לחשב את הסטיות – מבחינת זמן ועלות. 500$ פחות 560$ זה מינוס 60$, שזה בדיוק הסכום שהושקע בתקציב. 500 דולר מינוס 600 דולר - מסתבר מינוס מאה דולר, כלומר יש פיגור מלוח הזמנים. הגיע הזמן להפוך את האינדיקטורים למדויקים יותר, כלומר לחשב את ה-CPI וה-SPI. אם תחלק 500 דולר ב-560 דולר, תקבל 0.89, כלומר הוצא דולר אחד במקום 89 סנט - על כל דולר, יש הוצאה יתרה של 11 סנט. אם תחלק 500$ ב-$600, תקבל 0.83, כלומר מהירות הפרויקט היא רק 83 אחוז מהמהירות שתוכננה במקור.

זה הכל - עכשיו קיבלתם את כל האינדיקטורים העיקריים ויש לכם מושג לגבי מצב הפרויקט שלכם ביום מסוים של ביצועו. כעת אתה יכול לחשב את שאר הפרמטרים - EAC, ETC ו- VAC. ציון השלמה הוא 800 חלקי 0.89. מסתבר שבקצב הזה העלות המשוערת של הפרויקט בסיום העבודה היא 900 דולר במקום 800. ההערכה עד לסיום היא 900 מינוס 560, כלומר 340 דולר. זהו הסכום המשוער הנדרש להשלמת הפרויקט. ובכן, החריגה בהשלמה תהיה 800 מינוס 900 - מינוס 100 דולר, כלומר, התקציב יפוצה במאה דולר. מטבע הדברים, שיטת הערך המורווח מיושמת בשלב של הפרויקט, אשר עשויה להיות שונה מהאמור לעיל - שיטה זו היא אוניברסלית וניתן להשתמש בה בכל שלב.