סוגים ופונקציות של בקרה ניהולית

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

תהליך הניהול מורכב מחמש פונקציות: תכנון, ארגון, איוש, הכוונה ובקרה. לפיכך, שליטה היא חלק מתהליך הבקרה.

שליטה היא הפונקציה המטרתית העיקרית של ההנהלה בארגון: תהליך השוואת הביצועים בפועל מול תקני החברה שנקבעו. על כל מנהל לפקח ולהעריך את פעילות הכפופים לו. בקרת ההנהלה עוזרת לנקוט בפעולות מתקנות מצד המנהל בזמן כדי למנוע נסיבות בלתי צפויות או הפסדים כספיים לחברה.

תהליך הבקרה הבסיסי כולל שלושה שלבים:

• הגדרת סטנדרטים.
• מדידת ביצועים מול הסטנדרטים האלה.
• תיקון חריגות מתקנים ותוכניות.

כחלק מהתוכנית האסטרטגית הכוללת של הארגון, מנהיגים הציבו יעדים עבוריחידות במונחים ספציפיים, מדויקים, תפעוליים הכוללים תכנון לביצועים מול תוצאות בפועל.

ניתן לגזור סטנדרטים שאליהם יושוו ביצועים בפועל מניסיון עבר, סטטיסטיקות ומדידות (בהתבסס על שיטות עבודה מומלצות בתעשייה). במידת האפשר, סטנדרטים מפותחים על בסיס דו-צדדי במקום שההנהלה הבכירה מקבלת החלטות באופן חד-צדדי על סמך מטרות הארגון.

למה יש צורך בשליטה ניהולית?

אם הצוות תמיד היה עושה מה שטוב לארגון, לא היה צורך בשליטה ובניהול. אבל ברור שלעיתים אנשים לא מסוגלים או לא רוצים לפעול לטובת הארגון ויש להפעיל מערך בקרות כדי למנוע התנהגות לא רצויה ולעודד פעולה רצויה.

גם אם העובדים מצוידים כראוי לעשות את עבודתם היטב, חלקם בוחרים שלא לעשות זאת, כי ייתכן שהמטרות האישיות והיעדים הארגוניים אינם זהים לחלוטין. במילים אחרות, אין יישור יעדים. במקרים כאלה, יש לנקוט בצעדים להגברת המוטיבציה והפרודוקטיביות של העובדים.

ארגון יעיל הוא ארגון שבו מנהלים מבינים כיצד לנהל ולשלוט. מטרת השליטה כתפיסה ותהליך היא לעזור להניע ולהנחות עובדים בתפקידים שנקבעו להם. הֲבָנָהמערכות בקרת תהליכים וניהול חיוניות לאפקטיביות ארוכת הטווח של ארגון.

ללא מספיק מערכות בקרה, בלבול וכאוס יכולים להציף ארגון. עם זאת, אם מערכות בקרה חונקות ארגון, הוא עלול לסבול מחוסר חדשנות יזמית.

שליטה לא מספקת ביישום החלטות ניהוליות עלולה להוביל לירידה בתפוקה או לעלייה בסיכון לתוצאות פיננסיות גרועות לפחות. באופן קיצוני, אם הביצועים אינם מנוטרים, עלול להיגרם כשל ארגוני.

תכונות של מערכת ניהול יעילה

מערכת אפקטיבית לניהול עסק היא מערכת משולבת של תהליכים וכלי ניהול המסייעים ליישר את האסטרטגיה והיעדים השנתיים של החברה עם הפעילויות היומיומיות, לנטר את הביצועים וליזום פעולות מתקנות.

מערכת בקרת ניהול היא תהליך מתמשך של שיפור ביצועים על ידי קביעת יעדים אישיים וקולקטיביים המתיישרים עם היעדים האסטרטגיים של הארגון, תכנון ביצועים להשגת יעדים אלו, סקירה והערכה של התקדמות ופיתוח הידע, הכישורים והיכולות של אנשים. מערכת הבקרה צריכה להתמקד בתוצאות.

מערכת ניהול יעילה כוללת את התכונות הבאות:

1. עוזר להשיג יעדים ארגוניים.
2. מקל על שימוש אופטימלי במשאבים.
3. משתפר באופן כלליביצועי הארגון.
4. מניע ומגביר את מורל העובדים.
5. בקרה קובעת גם משמעת וסדר.
6. מדדי ביצועים מוגדרים ומובנים.
7. מבטיח תכנון עתידי על ידי תיקון תקנים.
8. יעדים אסטרטגיים חלים על כל רמות הארגון.
9. שליטה יעילה ממזערת שגיאות.
10. חיזוק ההנהלה ומעורבות העובדים.
11. השג יעדי עדיפות מהר יותר.

תהליך בקרת ההנהלה מסדיר את פעילות החברות באופן שהביצועים בפועל תואמים את התוכנית שנקבעה מראש. מערכת בקרה יעילה מאפשרת למנהלים להימנע מנסיבות שמביאות להפסדים לחברה.

18 פונקציות בקרה ניהוליות

בקרת ניהול היא כל תהליך, כלי או מערכת שהוגדרו כדי לאפשר להנהלה להסדיר את פעילותה של חברה בהתאם למטרותיה.

הבקרה מתבצעת בדרגים הנמוכים, הבינוניים והעליונים של ההנהלה. בכל רמה השליטה תהיה שונה: ההנהלה הבכירה תהיה מעורבת בבקרה אסטרטגית, הנהלת הביניים בשליטה טקטית, והרמה הנמוכה בשליטה מבצעית.

להלן פונקציות בקרת החלטות הניהול:

1. אסטרטגיית תכנון. תהליך הקמת תוכנית פעולה להשגת יעדים.
2. שליטהדרישות. תיעוד רשמי של תוכניות כדרישות וניהול שינויים בתוכניות אלה לפי הצורך.
3. בקרה פיננסית. מעקב וחשבונאות על תקציב החברה.
4. ניהול ביצועים. התהליך של הסכמה על קבוצת יעדים עם העובדים והערכת הביצועים שלהם מול יעדים אלו.
5. שליטה בעבודה. מעקב אחר עובדים כדי לשפר את הפרודוקטיביות, היעילות ואיכות העבודה.
6. ניהול תוכניות ופרויקטים. יישום שינוי.
7. בקרת סיכונים. תהליך חוזר של זיהוי, ניתוח וביטול סיכונים.
8. בקרת אבטחה. זיהוי וביטול איומי אבטחה, ויישום דרכים לצמצום סיכונים שונים.
9. בקרת ציות. יישום תהליכים, נהלים, מערכות, ביקורות, מדידות ודוחות בהתאם לחוקים, תקנות, תקנים ומדיניות פנימית של הארגון.
10. מדדים ודיווח. חישוב ותקשורת של מדידות משמעותיות של ביצועים ארגוניים.
11. השוואת ביצועים. תהליך איטרטיבי של השוואת תוצאות מול תעשיית החברה, מתחרים או שיטות עבודה מומלצות נוכחיות.
12. שיפור מתמיד. תהליך של מדידת ביצועים, שיפורם ומדידתם שוב.
13. בקרת איכות. להבטיח שמוצרי הפלט עומדים במפרטים. לדוגמה, הטמעת תהליך בדיקת מוצר בפס ייצור.
14. הבטחת איכות. אבטחת איכות היא תהליך מניעת כשלי איכות עתידיים. לדוגמה, הפרקטיקה של חקירת הסיבות השורשיות לכל הכישלונותכדי לחפש שיפורים בייצור.
15. אוטומציה. הגדל את הפרודוקטיביות, היעילות והאיכות באמצעות אוטומציה.
16. ניהול נתונים. הנוהג של איסוף מידע שעשוי להיות שימושי בעתיד, כמו גם ניתוח נתונים.
17. ניהול מלאי. ניהול מלאי וחשבונאות כדי למנוע מחסור או עודפים.
18. ניהול נכסים. שליטה בנכסים כגון מתקני ייצור, תשתיות, מכונות, תוכנה וקניין רוחני.

סוגי שליטה והמאפיינים שלהם

ארגונים צריכים בקרה כדי לקבוע אם התוכניות שלהם הושגו ולנקוט בפעולות מתקנות במידת הצורך. המטרות העיקריות של בקרה על החלטות ניהוליות:

1. מסתגל לשינוי. מערכת הבקרה יכולה לחזות, לנטר ולהגיב לתנאי הסביבה המשתנים.
2. מזעור שגיאות. ניהול פרודוקטיבי בקרה וחשבונאות יגבילו את מספר הטעויות המתרחשות בפעילות המשרד.
3. מזעור עלויות ומקסום רווחים. אם ארגון בקרת הניהול מיושם ביעילות, זה יכול להפחית עלויות ולהגדיל את הפרודוקטיביות.

עסקים מתקינים מערכות בקרה במספר תחומים שונים וברמות ניהול שונות. האחריות על השליטה בהחלטות ההנהלה היא נרחבת. ישנם סיווגים ומאפיינים שונים של פונקציית בקרה זו. אחד המראה הנפוצים ביותר כך:

1. בקרת קדימה, הידועה גם כבקרת feedforward, מתמקדת במשאבים שארגון שואב מסביבתו. הוא שולט באיכות ובכמות המשאבים האלה לפני שהם מגיעים לארגון.
2. ניטור מתמקד בשמירה על תקני האיכות והכמות של המוצר או השירות בתהליך השינוי.
3. בקרה סופית, המכונה גם בקרת משוב, מתמקדת בתוצאות הארגון לאחר השלמת תהליך הטרנספורמציה. למרות שהבקרה הסופית אולי לא תהיה יעילה כמו הבקרה המקדימה או הנוכחית, היא יכולה לספק להנהלה מידע לתכנון עתידי.

לפי סיווג אחר, הבקרה מתחלקת לשתי קטגוריות רחבות - בקרה רגולטורית ונורמטיבית, ובתוך קטגוריות אלו ישנם מספר סוגים. סוגי בקרה ניהולית מוצגים בטבלה הבאה.

בקרת רגולציה	בקרת רגולציה
Bureaucratic פיננסי איכות	Command ארגונית

הסעיפים הבאים מתארים כל סוג ותת-סוג של בקרה בפעילויות הניהול.

בקרת רגולציה

בקרה רגולטורית נובעת מנוהלי תפעול סטנדרטיים, מה שמעורר ביקורת על סוג זה של יישום בקרת ניהול כמיושן ולא יעיל. זה מרמז על שליטה מלאה ומוחלטת עלכל תחומי הארגון.

ככל שעסקים הפכו זריזים יותר בשנים האחרונות, בזכות השטחת ההיררכיות הארגוניות והרחבת הגבולות, המבקרים מציינים שפיקוח רגולטורי עשוי דווקא להפריע להשגת המטרה. המפתח מנקודת המבט של שליטה בארגון החלטות ההנהלה הוא עמידה של בקרה ביעדים הארגוניים.

שליטה בירוקרטית

שליטה בירוקרטית נובעת מקווי סמכות התלויים במיקום בהיררכיה הארגונית. ככל שרמת הכפיפות גבוהה יותר, כך תהיה לאדם הזכות להכתיב את מדיניותו. הבקרות הבירוקרטיות זכו לראפ גרוע, ובצדק. ארגונים שמסתמכים יותר מדי על קשרי שרשרת פיקוד מונעים גמישות במקרה של מצבים בלתי צפויים. עם זאת, ישנן דרכים שבהן מנהלים יכולים להפוך חברה לגמישה ומגיבה לדאגות הלקוחות כמו כל צורה אחרת של ארגון בקרת ניהול.

איך לשמור על שרשרת הפיקוד תוך שמירה על גמישות והיענות במערכת? זו בדיוק השאלה שהבקרה הבירוקרטית חייבת לפתור. פתרון אחד הוא נהלי תפעול סטנדרטיים המאצילים אחריות במורד ההיררכיה בחברה.

בקרה פיננסית

בקרות פיננסיות מנהלות יעדים פיננסיים מרכזיים שמנהלים אחראים עליהם. מערכות בקרת ניהול כאלה נפוצות בקרב חברות המאורגנות כיחידות עסקיות אסטרטגיות מרובות (SBUs). SBUהוא מוצר, שירות או קו גיאוגרפי שיש לו מנהלים האחראים הבלעדיים לרווחים והפסדים. הם אחראים להנהלה הבכירה להשגת יעדים פיננסיים התורמים לרווחיות הכוללת של התאגיד.

קטגוריה זו של בקרת החלטות ניהול מטילה מגבלות על הוצאות. למנהלים, גידול בהוצאות חייב להיות מוצדק בגידול בהכנסה. עבור ראשי מחלקות, עמידה בתקציב היא בדרך כלל אחד ממדדי הביצועים העיקריים.

אז תפקידה של הבקרה הפיננסית הוא לשפר את הרווחיות הכוללת וכן לשמור על עלויות סבירות. כדי לקבוע אילו עלויות נחוצות, חברות מסוימות ישוו את התוצאות של חברות אחרות באותו ענף ולאחר מכן יבצעו ניתוח בקרת ניהול. מידוד זה מספק נתונים כדי לקבוע אם העלויות תואמות את הממוצעים בתעשייה.

בקרת איכות

בקרת איכות מתארת את מידת השונות בתהליכים או במוצרים שנחשבים מקובלים. עבור חלק מהחברות, התקן הוא היעדר פגמים, כלומר היעדר שינויים כלשהם. במקרים אחרים, סטייה לא מובהקת סטטיסטית מקובלת.

בקרת איכות משפיעה על התוצאה הסופית של מוצר או שירות המוצעים ללקוחות. כאשר עסק שומר באופן עקבי על איכות מצוינת, הלקוחות יכולים לסמוך על התכונות של המוצר או השירות של המשרד, אבל זה גםיוצר דילמה מעניינת. בקרת איכות מוגזמת של מוצרים קיימים יכולה להפחית את התגובה לצרכי הלקוח הייחודיים.

בקרת רגולציה

במקום להסתמך על המדיניות והנהלים הסטנדרטיים של הארגון, כמו בסוגי בקרה קודמים, בקרה רגולטורית שולטת בהתנהגות העובדים והמנהלים באמצעות דפוסי התנהגות מקובלים.

שליטה נורמטיבית מחליטה עד כמה סוג מסוים של התנהגות נכון ואחר פחות. לדוגמה, טוקסידו עשוי להיות לבוש מקובל לטקס פרסים לאנשי עסקים אמריקאים, אבל לגמרי לא במקום בטקס פרסים לסקוטים, שבו הלבוש הרשמי תואם יותר את המנהגים המקומיים. עם זאת, לא אומץ קוד לבוש כתוב.

לכן, ההבדל בין המערכת הרגולטורית והנורמטיבית של בקרה על החלטות ניהוליות הוא פורמליות. בקרה רגולטורית היא מערכת ממשל לא פורמלית, בניגוד לבקרה רגולטורית.

בקרת פקודה

ארגון זה של שליטה על החלטות ניהול הפך לנפוץ בחברות רבות. נורמות צוות הן כללים לא פורמליים שגורמים לחברי הצוות להיות מודעים לאחריותם כלפי עמיתיהם.

למרות שהמשימה של הצוות מתועדת בדרך כלל באופן רשמי, הדרכים שבהן המשתתפים בתהליך מתקשרים מתפתחות בדרך כלל עם הזמן כשהצוות עובר שלבי צמיחה. אפילו ההנהגה מוסכמת באופן לא פורמלי: לפעמיםלמנהיג הממונה עשויה להיות השפעה פחותה מהמנהיג הבלתי פורמלי. אם, למשל, למוביל הדעה יש ניסיון רב יותר ממנהיג הצוות הפורמלי, חברי הצוות עשויים לפנות למוביל הדעה לקבלת הדרכה הדורשת מיומנויות או ידע ספציפיים.

נורמות הצוות נוטות להתפתח בהדרגה, אך לאחר היווצרותן יכולה להיות השפעה חזקה על התנהגות החברה.

בקרה ארגונית

נורמות המבוססות על תרבות ארגונית הן גם סוג של בקרה נורמטיבית. תרבות ארגונית כוללת את הערכים, האמונות והטקסים המשותפים של ארגון מסוים. לפיכך, סוג זה של שליטה טמון בהתאמה נכונה של נורמות ויעדים.

מערכות ממשל פורמליות ובלתי פורמליות

צוין קודם לכן שהבקרה הרגולטורית וכל תת-מיניה שייכים למערכת הבקרה הפורמלית, בעוד שהשליטה הנורמטיבית שייכת לזו הבלתי פורמלית. הטבלה שלהלן מתארת את ההבדלים בין שתי מערכות הבקרה.

מערכת ניהול פורמלית	מערכת ממשל בלתי פורמלי
לארגון יש נהלים, כללים והנחיות ברורות כדי להסביר את דרישות הניהול השונות הם מניעים את ההנהלה, כמו גם את הכפופים, להשלים משימות שהוקצו בצורה כזו כדי להשיג יעדים תפעוליים במסגרת הזמן האופטימלית משמש לתיאום התנהגות של ממונים וכפופים	הארגון מאופיין בתהליכים לא רשמיים ולא כתובים לפיקוח ניהולי מטרתם לספק מוטיבציה גבוהה יותר בקרב העובדים ולהבטיח יישום נכון של המטרות והאסטרטגיות של הארגון מערכות ממשל לא פורמליות גם מגדילות את התאמת היעדים
דוגמה למערכת רשמית היא הכללים וההנחיות המשמשים את משאבי אנוש עבור פונקציות כגון גיוס ופיתוח צוות עובדים.	דוגמה למערכת בקרה לא פורמלית היא נאמנות לארגון וכבוד לתרבות הארגונית כסגנון התנהגות לעובדים.

הקטגוריות הרחבות של פיקוח רגולטורי ורגולטורי קיימות כמעט בכל הארגונים, אך הדגש היחסי של כל סוג משתנה. בתוך הקטגוריה הרגולטורית ישנן בקרות ביורוקרטיות, פיננסיות ואיכותיות. הקטגוריה הנורמטיבית כוללת נורמות פיקודיות וארגוניות. שתי קטגוריות הנורמות יכולות להיות יעילות. משימת ההנהלה היא להביא את התנהגות העובדים בקנה אחד עם מטרות הארגון.

לכן, ניתן להשיג שליטה ניהולית יעילה בכמה דרכים שונות. מערכות בקרה נועדו לאסוף נתונים ולהשתמש במידע זה כדי לעזור לארגון להשיג את מטרותיו. המערכת מתמקדת באפקטיביות של אלמנטים ארגוניים שונים, מפעילות אנושית לתוצאות פיננסיות.

מערכת ניטור מבוססת יכולה להביא יתרונות אמיתיים לחברה - להצביע על בעיות, לתכנן אסטרטגיות חדשות ולהבטיח תיאום טוב יותר בין מחלקות וחטיבות שונות.