ניהול ידע: מושג, סוגים ופונקציות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

בספרות המדעית על כלכלה, המושג "ניהול ידע" נפוץ יותר ויותר. מונח זה נמצא בשימוש נרחב במחקר ובעבודה מעשית, המשמשים מפעלים בתחומי פעילות שונים. ניהול ידע הוא ניהול תהליך הזיהוי, האחסון, היישום והשידור של נתונים שניתן לאחר מכן לשפר ולהשתמש בהם למטרה המיועדת לו.

הגדרה

ניהול ידע הוא ענף עצמאי של מדע הניהול. ישנם מומחים הרואים בכך אחד מסוגי הניהול, שיש להשתמש בו בכל פעילות הדורשת ניהול מוכשר של מידע ותהליכים אנליטיים.

ניהול ידע פירושו קיום אסטרטגיה שיכולה להפוך את כל תת-הסוגים של הון אינטלקטואלי לפריון עבודה משופר, ערך טוב יותר למוצר הסופי ותחרותיות בת קיימא. המושג ניהול ידע מרמז על מורכבותשילוב המורכב ממספר אלמנטים של ניהול ארגון, כולל ניהול רישומי כוח אדם, פיתוח חדשני ותקשורת של הארגון תוך שימוש בטכנולוגיות מידע מודרניות.

אם חושפים את המושג של המונח הזה מנקודת מבט מדעית, מקבלים מעין שילוב של דיסציפלינות כלכליות, כיוונים, גישות ומושגים שונים. מודל ניהול הידע עצמו שימש בתיאוריה ובפרקטיקה בכל עת, אך מעט היה ידוע עליו, שכן הוא נקרא אחרת. מערכת ניהול הידע קרובה בתפיסה לשיווק אישי, תיאוריית קשרי צרכנים, הנדסה מחדש, אדמיניסטרציה, ניהול כוח אדם ארגוני וכו'.

כרגע, חשוב לציין את הופעתן של הזדמנויות חדשות בקשר לפיתוח פרויקטי מידע, היווצרות רשתות מקומיות ואינטרנט. מצד שני, ניהול נכסים אינטלקטואליים אינו מזוהה עם שימוש בטכנולוגיות מידע חדשות בסביבת הניהול. חלק חשוב בניהול ידע הוא בחירת הטכנולוגיה הנכונה להתאמה, הפצה והמרת נתונים.

מה כלול במושג זה?

קשה להפריז את תפקידה של הדיסציפלינה "ניהול ידע", במיוחד בשלב הנוכחי, כאשר יש מעבר בולט מהתפתחות פנימית לחיצונית. ענף ניהול הידע, המזוהה עם עקרונות ניהול מסורתיים בתחום החדשנות הטכנולוגית, עוסק לא רק בפיתוחים מדעיים, טכניים ועיצוביים, אלא מצריך התייחסות למדיניות השיווקית.ארגונים, אינטראקציות עם לקוחות, תוכניות החלפת ידע וניסיון עם שותפים וכו'.

מכיוון שהמטרה העיקרית של ניהול ידע היא לחזק את עמדות השוק ולשפר את התחרותיות, תעשייה זו מכסה מספר תחומים בו-זמנית. המבנה של מושג זה כולל את האלמנטים הבאים:

• יצירת ידע חדש;
• גירוי צמיחת המידע;
• סינון נתונים משמעותיים שמגיעים מבחוץ;
• שימוש מוכח וחיפוש אחר מקורות חדשים של מידע מהימן;
• אחסון, הפצה, עיבוד והגדלת זמינות הידע;
• הפצה והחלפת מידע, בעיקר בתוך הארגון;
• שילוב נתונים בתהליכי ייצור;
• שילוב תובנות בהחלטות חשובות;
• תוכן המידע במוצר המוגמר, בשירות, במסמכים, בתוכנה וכו';
• דירוג הגנת מידע.

לכן, על מנת לנהל מידע, נדרשים מספר תנאים בו-זמנית, שכן תעשייה זו אינה אוטונומית ואינה קיימת בפני עצמה. לתהליך ניהול הידע תפקיד חשוב בעיצוב אסטרטגיית הפיתוח של כל ארגון. כלי זה משלב ומקודד מידע נכנס, מפיץ אותו באזורים הנכונים ומשתמש בו למטרה המיועדת לו. במודל זה של ניהול ארגון מתרחש חדשנות וניהול למידה.

בפירוש אחרניהול ידע משמעו השפעה על עלות הייצור, הפיכתו לרווחית יותר, ואת התפקיד העיקרי בהיווצרותו צריכים למלא הנכסים הבלתי מוחשיים של הארגון. שמירה ופיתוח הפופולריות של המותג כאינדיקטור ליוקרתה של החברה היא משימה קשה הדורשת התייחסות יסודית. ללא הרצון להמיר ידע לערך, כמעט בלתי אפשרי לקחת עסק לרמה חדשה. ניהול מידע הוא שיכול לשנות את דרך החשיבה ולעזור להתרחק מצורות מיושנות של פיתוח ארגוני.

היסטוריית פיתוח

ניהול ידע סחף את העסקים של מערב אירופה, ארה ב, סין לפני מספר עשורים. הפופולריות של כיוון זה מעידה עד כמה הוא נחשב למשמעותי בכלכלה העולמית. תקני ניהול ידע הגיעו לרוסיה. ולמרות שהמידע והכלי הכלכלי הזה שימש ארגונים מקומיים יחסית לאחרונה, אנחנו כבר יכולים להסיק שאזור זה מבוקש בארצנו.

האזכור הראשון לניהול ידע ומיומנויות ניתן למצוא ביצירותיו של אפלטון, המתוארכות למאה ה-4 לפני הספירה. עד אמצע המאה הקודמת, הכיוון המדעי הזה לא התפתח בשום אופן, הוא היה במצב "שינה". ההתעניינות בניהול ידע נבעה מאפיזודות חוזרות ונשנות של המשבר העולמי והשינויים הרדיקליים בצורות ובשיטות של עשיית עסקים שהפכו לתוצאותיו. עם הזמן הגיעו שחקנים מרכזיים במגזר העסקי למסקנה שמידע הוא המשאב העיקרי לפיתוח כלכלי ושִׂגשׂוּג. כל התהליכים העסקיים מבוססים על ידע בתעשייה, מה שמגדיל את חלקו בהיווצרות העלות של מוצרים מוגמרים.

למעשה, כל ענפי הכלכלה המודרניים שצמחו והתפשטו באופן נרחב בעשורים האחרונים מבוססים על ניהול ידע. הפיתוח של תרופות, הנדסה גנטית, תעשייה כימית ותחומים נוספים כרוך לא רק בייצור של מוצרים מוגמרים, אלא גם בהפצת ידע על תכונות חדשות של כימיקלים, שיטות למחקר שלהם, הגנת פטנט וקידום נוסף.

כדאי לשים לב לתעשיות שאינן מייצרות מוצרי צריכה. פעילותם מורכבת במתן מידע בדרכים שונות - צילום סרטים, סדרות טלוויזיה, מתן שירותים רפואיים וחינוכיים, ביצוע הדרכות, סמינרים וכן תעשיות בהן המוצרים הם בעיקר תוצאות של עיבוד מידע (פיתוח פרויקטים אדריכליים, תוכנות מחשב, יצירה של טכנולוגיה דיגיטלית). וכו').

תנאים לניהול יעיל

ניהול סביבת המידע הוא אחת הפעילויות המגדירות של המיזם בתנאים לא יציבים של הכלכלה החיצונית. היא מאפשרת לדבוק בגישה משלבת להחדרת טכנולוגיות חדישות ויעילות בתחום השיווק, פרויקטים חדשניים וניהול יחסי ציבור. ניהול מידע מרמז על קשר סימביוטי בין היבטי ייצור ויישום. ניהול ידע- זוהי עבודה מתמדת על הון אינטלקטואלי, יתר על כן, על כל סוגיו ועל כל צורה בנפרד. הוא מספק את השילוב הדרוש של הון אנושי והון ארגוני כדי לשפר את הביקוש של הצרכנים.

טכנולוגיה לניהול ידע שנבחרה היטב תשיג את התוצאות הבאות:

• ליצור תשתית טכנולוגית מתואמת היטב שתאפשר להפיץ ידע מצטבר ולרכוש את הניסיון הדרוש;
• ליצור תרבות של העברת ידע ומיומנויות מעובדים קודמים בתוך הארגון ובאינטראקציה עם חברות שותפות;
• לארגן מערכת רציפה של הכשרה והכשרה מתקדמת של כוח אדם.

כשירות פרטנית של הצוות

לניהול ידע מלא, אלמנט זה הוא בעל חשיבות מיוחדת. אחת השיטות הסטנדרטיות והידועות לשיפור הביצועים האינדיבידואליים של העובדים הן הדרכות, סמינרים, סוגים נוספים של הכשרות וכן רוטציה בכוח אדם. ניתן להגביר את הכשירות האישית של העובדים על ידי יישום טכניקות שיווק שונות באמצעות שימוש פעיל בידע, מידע מלקוחות, קונים, פיתוח מאגרי מידע מקומיים וכלי משוב.

כמה מרכיבים של יכולת הפרט משמשים להגדלת ההון הארגוני. מושג זה פירושו יצירה של כמה צוותים יצירתיים, חלוקת כוח אדם לקבוצות,מה שעוזר להשיג שימוש יעיל יותר בכישורי הפרט על ידי הפיכתה לכישורים קולקטיביים. בתפיסה של ניהול ידע, היווצרות מערכות טכנולוגיות מידע של מיזם שואפת לחזק את האינטראקציה בין אלמנטים שונים של יכולת אישית ולתת לנכסים בודדים צורה מאחדת ארגונית.

פונקציות ניהול ידע

באופן כללי, ניהול מידע הוא ביטוי לצורת פעילות רב-גונית שניתן להתייחס אליה הן מנקודת מבט של כלכלה ועסקים, טכנולוגיית מידע ותכנות, והן מתחום מדעי הרוח (פסיכולוגיה, סוציולוגיה). בדיסציפלינה זו משולבים בהצלחה מרכיבי ניהול כוח האדם, הפרסום, הפיתוח הכולל של הארגון, הכנסת מערכות חדשניות ועוד. ניהול הידע הוא תוצאה של אינטראקציה בין כל הענפים הנ ל. התפקידים העיקריים של ניהול ידע הם:

• שינוי מידע כדי לשפר את היעילות של שיטות העבודה של הארגון;
• למידה מתמשכת, צבירת ניסיון ומיומנויות ליישום אסטרטגיית הפיתוח המרכזית של החברה;
• צור מסד נתונים של לקוחות והשתמש בידע כדי למשוך לקוחות חדשים ובכך לשפר את המכירות;
• פיתוח מערכת מכירה יציבה;
• שימוש בהון האינטלקטואלי של החברה (אנושי, ארגוני, צרכני);
• שיפור התשואה על כל נכס בלתי מוחש, הפצת התוצאות לפיתוח פרויקטים;
• יצירת תנאים לאיחוד ידע קיים ותמיכה בפרויקטים חדשניים ספציפיים.

איך נוצר ידע

כאשר מחליטים ליישם מערכת ניהול מידע בארגון שלך, תחילה עליך לקבוע לשם מה היא נדרשת ואיזו תוצאה היא תעזור להשיג. אתה לא יכול לעשות ניהול ידע רק בגלל שהמתחרים עושים את זה. מערכת ניהול הידע נובעת מהתוכניות והיעדים האסטרטגיים המאוחדים של הארגון, צריכה להיות קשורה לתכנון בתחומי פעילות שונים. ניהול מידע תורם ליצירת ופיתוח יעיל של רעיונות מקוריים ושימושיים.

כדי שתהליך השימוש בידע יביא את התוצאה הצפויה, יש צורך בניסוח נכון של שאילתות. יש ליצור אותו בצורה כזו שניתן יהיה לקודם מאוחר יותר לשליחה במידת הצורך. בהתחשב במבנה הבקשה, עליך ליצור קטלוג לכל חלק ממנה ולקבוע את מטרת השימוש.

לניהול ידע יעיל של ארגון, תפקיד חשוב הוא נוכחות משוב מהצרכן, שעליו להיות מסוגל לנסח בקשה נכונה ולהזין מידע נכון. שיטות תוכנה צריכות להבטיח אספקת חיפוש מהיר, פענוח והנפקה של מידע, ובמידת הצורך להגן עליו, להפוך אותו לסודי.

במהלך עיצוב תוכניות מחשב לשליטה בתהליך העברת הנתונים, יש צורך להגדיר טופס סטנדרטי ולספק מידע לפי בקשה. ניהול הידע מבוסס על העיקרון של הבטחת עדכון ואישור של מידע ונתונים באופן שבו נתונים מיותרים או מיושנים יוסרו או יתוקנו בזמן, יהפכו למבוקשים ורלוונטיים.

דרכים להניע עובדים

ידע ביסודות הניהול ממלא תפקיד מכריע בתהליכי היצירה וההפצה של מידע, עם זאת, אף ארגון אינו מסוגל לעבוד בצורה פרודוקטיבית ויעילה ללא פעולות מתואמות מהרמה האדמיניסטרטיבית.

בשלב הפיתוח והיישום של מערכת ניהול המידע, תפקיד המנהל צריך להילקח על ידי הצוות המממן פרויקט זה ועוקב אחר התקדמות העבודה. באופן אידיאלי, יש לזהות מיד את הפקיד האחראי - בדרך כלל זה האדם שעוסק בטכנולוגיה ובתוכנה. על מנת שתהליך הטמעת מערכת ניהול מידע יתקדם בהצלחה, תזדקק ל:

• למנות רשמית מנהל מערכת;
• תן לו יכולת תפקודית ביחס לעובדים הכפופים;
• להגדיר כללי ניטור;
• לפתח קריטריונים להערכת ביצועים;
• להציג שיטות שקובעות את כמות ההון האינטלקטואלי.

כאשר יוצרים אסטרטגיית ניהול ידע בארגון, חשוב לקבוע כיצד שינויים בתרבות קשורים למנגנונים להנעת עובדים לבצע עבודת פיתוחמערכת המידע והשימוש הפורה בה בהמשך הפעילות של המיזם.

ניהול ידע מרמז על הרצון להכפיל את המידע הזמין, בשאיפה להשיג אפקט סינרגטי ודורש מוטיבציה גבוהה יותר מאשר עמלה כספית. להנעה אפקטיבית, נעשה שימוש בשיטות שונות של מוטיבציה התורמות למימוש עצמי.

פיתוח כוח אדם וצמיחת קריירה הוא הכלי המוטיבציה הראשון שההנהלה מספקת לכפופים. באמצעות כל שיטה של ניהול ידע, העובדים מקבלים הזדמנויות כמעט בלתי מוגבלות לקידום ולצבירת ניסיון רב ערך בתחום מסוים. במקרה זה, ניתן להציע לצוות קורסי הכשרה פנימיים מיוחדים לשיפור כישוריו ומערכת בחינות, כולל מקוונת. חשוב לוודא שלעובדים תהיה גישה מתמדת למידע ולהקצות משאבים נוספים כדי שתהיה להם הזדמנות לקבל חינוך במהלך שעות העבודה.

מרכיב נוסף של מוטיבציה לצוות הוא ערובה לביקוש. מאחר שתהליך הלמידה מצריך עלויות, על העובדים לדעת שעלויות אלו מתוכננות ונכללות בתקציב המיזם, ולכן מעודדים את השימוש בהן בתנאים נתונים, אחרת לא יהיה מי שיתמוך במערכת ניהול הידע. על השימוש בידע שלהם בניהול מידע, יש לתגמל את העובד, יש לרשום על המצאתו פטנט או לרכוש על ידי החברה בתנאים חוזיים שנקבעו בהסכם העבודה. אחרתהתגמול מאבד את מרכיב המוטיבציה שלו והופך לבלתי הולם.

גורם מניע חזק לא פחות הוא הכרה. תפקידי ניהול הידע כרוכים ביכולתם של העובדים להביע את עצמם, לחלוק את דעותיהם ולהתוודע לביקורת. למרות שלעיתים קרובות אנשים נרתעים מלהעניק ידע משלהם לטובת הציבור, אם הם לא מבינים איזה פרס הם יכולים לקבל על כך. במסגרת זו, ארגון מועדוני דיון מדעי ועידוד בונוס של השתתפות פעילה בהם יהפכו לכלי יעיל לפיתוח ניהול ידע. הנהלת החברה חייבת לוודא שנתמכים בפרסומים חיצוניים והכרות רשמיות. מרכיב מוטיבציוני שימושי הוא היכולת לגשת לאינטרנט. הכנסת מערכת ניהול מידע היא בדרך כלל באחריותו של מנהל המעורב בבחירה והכשרת כוח אדם.

מכיוון שהתהליך החינוכי דורש עלויות ומשאבים מסוימים, עליו להיות תחת שליטה מתמדת של הנהלת החברה. ההנהלה צריכה להיות מסוגלת להעריך את יעילות האמצעים בהם נעשה שימוש ואת התועלות המתקבלות מניהול ידע, לנטר ולנתח את פעילות העובדים בכיוון זה. פיתוח, הטמעה ואופטימיזציה של מערכת ניהול מידע לא יביאו מיד לרווח – זה ייקח זמן. אין צורך לוותר על ניהול הניהול, שכן התוצאות הראשונות יושגו רק לאחר זמן מה.

ניואנסים של הטמעת מערכת

כל ארגון שגילה את כדאיות השימוש במערכת ניהול מידע נאלץ להתמודד עם מספר קשיים. תהליך הכנסת מנגנון ניהול אורך בדרך כלל מספר שנים. אם ניקח כבסיס את הנתונים של מחקרים שונים על יישום בפועל של ניהול ידע בפעילות של מפעלי ייעוץ, נוכל להדגיש את הנקודות הבעייתיות העיקריות עמן נאלצו חברות להתמודד בתהליך.

הבעיה הנפוצה ביותר היא חוסר היכולת לזהות את האדם האחראי. ללא קשר לסוג ניהול הידע, ארגונים נאלצו להשקיע זמן רב בהכשרת צוות. חשוב להבין שהשקעה זו תשתלם ברווח רק בטווח הארוך. בנוסף, בעיית ההטמעה עשויה להיות קשורה לעובדה שההנהלה הבכירה של החברה אינה מוצאת את ניהול המידע הולם, ולכן אינה מוכנה לנקוט בצעדים הדרושים ליישום.

יוצר קשיים בפיתוח ניהול ידע וחוסר תגמול, חוסר הכרה. התגמול ממלא תפקיד עצום והופך את העבודה האישית ליצירת צוות חשובה.

לכן, הבעיה העיקרית בהכנסת ניהול מידע היא היעדר הגדרת יעדים ספציפיים והיעדר גישה סבירה בבזבוז משאבים זמינים. סקרי דעת קהל שנערכו בארצות הברית בסוף המאה הקודמת הראו שרוב הנשאלים נחשביםהמכשול העיקרי בשיפור מערכת ניהול המידע הוא תרבות הארגון. ניהול ידע, כאבן דרך חדשה בפעילותן של חברות המכוונות לצבירה ושימוש יעיל בנכסים אינטלקטואליים, צריך להיות הכלי העיקרי לחיזוק התחרותיות ומעמדן בשוק.

מסקנות

האסטרטגיה העיקרית של ניהול ידע (ניהול) מכוונת ליצירת ערך חדש של המוצרים, האנשים והתהליכים הנמכרים באמצעות גיבוש ויישום רציונלי של נתוני מידע באסטרטגיית הפיתוח הארגונית. המשימה העיקרית היא להשיג תשואה רציונלית על השימוש במשאבים שהושקעו, לפתח טכנולוגיות חדשניות יעילות יותר, לשפר מנגנוני שירות לקוחות, להפחית הפסדים מהון אינטלקטואלי לא פעיל.

ניתן ליישם את ההוראות הרעיוניות של ניהול ידע לא רק בחברות מסחר והפקה, אלא גם בארגונים מסוג תקציבי, עמותות ועמותות ציבוריות. בנוסף, רוב החברות ללא מטרות רווח קשורות ישירות לניהול מידע. פעילותם מבוססת בדיוק על יצירה, רגולציה, הפצה ועיבוד של זרימות מידע ונתונים שונות. מודל ניהול הידע בשלב הנוכחי משמש גם את הרשויות.

אם ניקח בחשבון את הרציונליות הפוטנציאלית של ניהול מידע מנקודת מבט תיאורטית, היא עשויה להיראות גבוהה. אבל, למרות האפקטיביות של מרכיב זה בתהליך הניהול, היישום שלו עלתרגול מוביל למספר קשיים. תחום זה זכה לתשומת לב מועטה בספרות המקומית עד כה. אין מספיק ניסיון ביישום מערכת ניהול הידע בפועל. במינהלים ציבוריים, נעשה שימוש בטכנולוגיות ניהול מידע לעתים קרובות יותר מאשר בחברות מסחריות, אך אפילו הן עדיין אינן מקדישות מספיק תשומת לב להיבט חשוב כל כך בפיתוח כמו הכשרת אנשי הארגון.