בעלי עניין בפרויקט. מחברים ומובילי פרויקטים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

כדי להתחרות בהצלחה בשוק של היום ולהצליח במאמציהם, חברות רבות משתמשות בשיטת הפרויקטים. זה מאפשר לך לקבל מוצר מוגמר באיכות גבוהה בזמן מוגבל. על מנת להפוך את התהליך הזה ליעיל, עליך לדעת את המהות, הפרטים שלו ותכונות היישום שלו.

הגדרת המושג

המילה "פרויקט" באה מאנגלית. פרויקט, מ-lat. פרוייקט "נזרק קדימה, בולט" ויש לו מספר משמעויות בהתאם לאזור בו הוא מוחל. בניהול מדובר במפעל מוגבל בזמן שמטרתו ליצור מוצר, שירות או תוצאה חדשים וייחודיים. יישום מערך פעילויות זה מספק קבלת הטבות לבעלי העניין העיקריים של הפרויקט (לקוחות, משקיעים, ספקים). צורת עבודה זו נמצאת בשימוש נרחב על ידי חברות בנייה, הנדסה, תוכנה ארגונית או שיווק, קבוצות מסוימות של אנשים וחברות מצליחות נוקטות בשיטה זו בפעילותן.אישיות.

תכונות

זהו פרויקט, לא קבוצה של משימות שיש לבצע, אם לפעילות שיש לבצע יש מספר מאפיינים, כלומר:

• מוגבל בזמן (לאירוע שנוצר יש תאריך התחלה ותאריך קבלת התוצאה הסופית, או שצפוי מוצר או שירות מסוים כתוצאה מכך);
• ייחוד הוא אחד המאפיינים העיקריים המייחדים את היישום שלו, בעוד שהוא יכול להיות חדש רק עבור המארגן או משתתפי הפרויקט, ולא עבור כל העובדים;
• מגבלת כספים ומשאבים אחרים הדרושים לביצוע תהליך זה (זמן, כסף, עבודה, תמיכה טכנית).

בחיים של אדם רגיל, פרויקט יכול להיות מעבר לעיר אחרת, קניית בית חדש, חיפוש עבודה, הקמת עסק וכו', בעסק זה יצירת מוצר חדש, הרחבת שוק, התחלת קמפיין פרסומי חדש, יצירת יכולות ייצור חדשות. שיטה זו היא שמאפשרת לך לעשות צעדים חדשים בפעילות של ארגונים או אנשים, כך שבעלי העניין של הפרויקט משתמשים בה בעת פיתוח כל חידוש.

משתתפים מרכזיים בתהליך

קטגוריה זו כוללת אנשים (ארגונים) שנהנים ישירות מהיישום של המיזם המיועד. אלה כוללים:

• יזמים - אנשים שמתווכחים על הצורך בפרויקט. הם יכולים להיות עובדים בכל רמה בתוך החברה ומחוצה לה.
• נותני החסות הם בעיקר עובדים של גבוה יותרקישור של החברה המפקחת על מהלך מהצד של הלקוח. הם מפקחים על יישום מערך הפעילויות הזה ומספקים מקורות למימון פרויקטים, חומר וסוגים אחרים של תמיכה, כמו גם השגת ההטבות המתוכננות לארגון. נותני החסות ממנים מנהל שיוביל את התהליך, יספק לו את כל הכספים הנדרשים וידווח על התקדמות הפעולות להנהלה הבכירה (מנכ"ל, דירקטוריון וכו').
• מנהל הפרויקט הוא המנהל האחראי על יישום המיזם הנתון. משימותיה הן: בקרה על השגת התוצאה הסופית בזמן, חיסכון ברמת הגבול של המשאבים הניתנים ואיכות גבוהה של המוצר או השירות הסופי. הוא עוסק בפרויקט על בסיס יומיומי, מנהל את פעולות הצוות, שולט במילוי הדרישות שנקבעו, לוקח בחשבון ומסכים את רצונותיהם של כל בעלי העניין, ובמידת הצורך מקבל סיוע מהמנהל או א. צוות מומחים נוצר באופן זמני כדי לפתור את המשימות.

משתתפי הפרויקט הללו הופכים בסופו של דבר לבעלים של המוצר הסופי (התוצאה), לפיכך, הם מכתיבים את דרישותיהם לפרויקט, מממנים אותו על ידי השקעת כספים משלהם או חיצוניים, וכן מסכמים חוזים עם קבלנים הנחוצים למתוכנן פעילויות.

מיישומי התוכנית

החברים בצוות התוכנית הם אנשים או גופים שלוקחים חלק במיזם, או אותם גורמים אשרשהאינטרסים שלהם עשויים להיות מושפעים מהשגת המטרה.

לפי מידת המעורבות בסוג זה של פעילות, ישנן שלוש קבוצות עיקריות של אנשים בעלי דעות דומות:

• הצוות הראשי הוא עובדים (ארגונים) המעורבים ישירות ביישום התוכנית.
• צוות מורחב - אנשי מקצוע המספקים סיוע מקצועי בעקיפין.
• בעלי עניין בפרויקט (פנימיים וחיצוניים) - ארגונים או עובדים המשפיעים על נציגי הקבוצה הראשונה והשנייה, תוך שהם אינם מעורבים באינטראקציה ישירה עם משתתפים ישירים. הם מבצעים התאמות משלהם למהלך התהליך או מרגישים ישירות את ההשפעה של יישום התוכנית על פעילותם.

משתתפים אפשריים במפעל

לפעמים אנשים או ארגונים חיצוניים מעורבים כדי להפוך את מערך האירועים הזה להצלחה. כלומר:

• משקיעים הם אנשים שמשקיעים בפרויקט, למשל, בצורה של הלוואות. לפעמים המשקיע הוא הלקוח, אחרת הם בנקים, קרנות וחברות גדולות אחרות.
• קבלנים - צדדים הנוטלים על עצמם התחייבויות לביצוע עבודה בהתאם להסכם (חוזה). זה יכול להיות חלק מהמשימות, או כל הפרויקט. הקצו את הקבלן הראשי וקבלן המשנה, אשר נכנס עמו ביחסים חוזיים ומספקים חלק מהשירותים המוסכמים.
• ספקים - בעלי עניין בפרויקט, מספקים ללקוח את החומרים הדרושים, ציוד טכני וכו'
• גופים ממשלתיים - המנגנון המנהלי של היישוב,שעוקבת אחר יישום דרישות חברתיות, סביבתיות, קהילתיות וממשלתיות.
• צרכנים - אנשים שקונים מוצרים מוגמרים או משתמשים בתוצאה הסופית שקובעת את הרצון למוצר או שירות ומספקת להם ביקוש.

אפשרות ההשתתפות של גורמים אלו בפרויקט תלויה בסוגו, בסוגו, בקנה המידה ובמידת המורכבות שלו. עבודתו של מנהל חייבת לכסות בהכרח את כל בעלי העניין ולדאוג לתיאום דרישותיהם.

מי מפקח על התהליך?

כותבי הפרויקטים הם, ככלל, מומחים (אדריכלים, מעצבים, בונים), והמנהל מבטיח את יישום המיזם המתוכנן. מדובר בעובד בדרג הניהולי, ראש המחלקה. תחומי האחריות שלו כוללים מעקב אחר יישום התוכנית בזמן, שימוש במשאבים זמינים ואיכות המוצר הסופי.

העדיפות היא ההיבט הראשון, מכיוון שהיא מאפשרת לך למנוע חריגות בעלויות ובעיות במהלך העבודה. לכן, בעת ניהול פרויקט, ההתמקדות היא תמיד בלוח הזמנים של הארגון.

פונקציות מנהל פרויקט

האפקטיביות של ניהול ארגוני תלויה ישירות בחלוקת הכוח הנכונה בין מבצעים פשוטים, חברי צוות מפתח והמנהל. הסמכויות והאחריות התפקודית עבור האחרון נקבעים על ידי הלקוח או על ידי אמנת הפרויקט (אם היא מבוצעת בתוך החברה).

Kתחומי האחריות העיקריים של מנהל כוללים:

• ארגן את מבנה הקונספט וצור את צוות ניהול הארגון.
• חפש את הכספים והמשאבים הדרושים ליישומה.
• ניתוח ההשפעה של בעלי עניין בפרויקט על התקדמות התהליך.
• הכשרת הצוות הדרוש להשלמת המשימות, המוטיבציה שלהם.
• גיבוש תנאי ההתייחסות והאחריות לכל המשתתפים, קביעת רמת האחריות של צוות ניהול הפרויקט.
• פיתוח תוכנית עסקית ולוח זמנים, חישוב תקציב ותקצוב, ניתוח סיכונים אפשריים ומציאת דרכים להעלמתם.
• מעקב אחר ביצוע כל סוגי העבודות לפי התוכנית.
• חתימה על חוזים לביצוע משימות, מעקב אחר ביצוען וסגירה בזמן.
• ביסוס תקשורת בין צוות ההנהלה למשתתפים אחרים בפרויקט.
• קבלת חומרי דיווח וניתוחם.
• תקשורת עם הלקוח על מנת לספק את כל המידע המעניין אותו, וכן לקבלת מידע לגבי הרצונות או הדרישות לתוצאה הסופית.
• מעקב אחר העבודה של כל משתתפי הפרויקט וסגירתו בזמן.

מגוון התפקידים הפונקציונליים של מנהל הוא די גדול, ורק עם ידע ספציפי וארגון קפדני של פעילותו, הוא יכול להבטיח את הצלחת המיזם.

Society of performers

כדי ליישם את הפרויקט, המנהל יוצר 2קבוצות עובדים: צוות פרויקט וקישור ניהולי. התוצאה הסופית תלויה במידה רבה באיכות העבודה המבוצעת על ידי שני המבנים הארגוניים הללו.

צוות פרויקט - אלו הם מומחים ו/או ארגונים המבצעים עבודה בתוך המיזם ואחראים מול ההנהלה על ביצועם ואיכותם. קבוצה זו נוצרת למשך הפעילויות המתוכננות. זה יכול לכלול גם עובדי עבודה פנימיים וגם אנשי כוח נמשכים (קבוצות).

צוות ההנהלה כולל עובדים מהקבוצה הראשונה הקשורים ישירות לפיקוח על התהליך וקבלת החלטות ניהוליות. הצלחת ההתחייבות, מספר הסיכונים והבעיות המתעוררות במהלך פתרון בעיות תלויים באופן שבו המנהל בוחר נכון את המבצעים בקבוצה זו.

עובדי הרמה הניהולית, כמו אין אחרים, אחראים על יישום היקף עבודתם, שהיקף עבודתם יכול להיות שונה: מהכנת מסמך ועד לפרויקט משנה גמור. לפעמים ראש המיזם אוסף קבוצה של אנשי מפתח (תת-צוות), המורכבת בהתאם לחבילות העבודה הדרושה או תת-פרויקטים.

על מנת להבטיח את יישום התכנית שנקבעה בזמן, יש צורך שכל עובד יכיר את היקף תפקידיו התפקודיים, הדרישות לעבודה שבוצעה, רמת האחריות האישית, התזמון והצורות של דיווח על הפעילויות שלהם.

זיהוי בעלי עניין בפרויקט

כל סט של פעולות מכוון להשגת התוצאה הסופית.התוצר הסופי הוא החזון של הלקוח. כשמתחילים אירוע, קשה לומר אם התוצאה תעמוד בציפיות. כדי שהתכנון יצליח, יש לזהות מקורות לאי ודאות. לעתים קרובות הסיבות לכישלון הן החמצת ציפיות מהפרויקט, אשר צריך לבצע שינויים במהלך העבודה. היוזמים של שינויים כאלה הם לרוב בעלי עניין בפרויקט. דוגמה לכך היא נותני חסות, ספקים, רשויות וכו'. יש להם את הזכות להציג את רצונותיהם לתוצאות, שעשויות להיות שונות זו מזו.

אם האנשים או הארגונים הנ ל יכולים להשפיע על מהלך הפרויקט, והמנהל לא ידע או לא לקח זאת בחשבון, אזי התערבותם תשנה את מהלך המיזם המתוכנן כולו, ויהיה לו לעשות התאמות לאורך הדרך. לא אמורים להיות חסרונות בעבודתו של מנהל.

ישנן מספר דרכים לזהות סוכנים או חברות אשר למימוש הכוונה עשויה להיות משמעות:

• סיווג, כלומר ייחד את כל המפעלים, הקבוצות, האנשים שיש להם קשר כלשהו לפרויקט. זה כולל: נותני חסות, לקוחות, ספקים, משתמשי מוצר, מנהלים, מתחרים, מנהלים, שותפים עסקיים, מדיה, רשויות וכו'. רשימה מלאה של כל בעלי העניין האפשריים מורכבת כאן והאם נקבעה להם הטבה.
• מינוי, שמהותו היא שהמנהיג קובע את בעל העניין העיקרי, למשל, נותן החסות, ראש החברה, שעורך רשימה של כל המשתתפים, שבכוחולהשפיע על מהלך המיזם.
• תיעוד מחקר.

הצלחת ההתחייבות ומספר הבעיות המתעוררות תלויים בשלמות ההגדרה של מחזיקי העניין בפרויקט.

שליטה ביישום התוכנית

הגשמת התוכנית מתבצעת במעקב אחר קיום ישיבות צוות, שחבריה מספקים מידע על כמות העבודה שבוצעה ובמקביל מציינים כמה זמן עוד נדרש לביצוע המשימות בזמן. נתונים אלה נבדקים מול לוח הזמנים של לוח השנה. אם צפוי עיכוב, נשקלות אפשרויות שונות לפתרון הבעיה, ואחת מהן נלקחת לביצוע. באותם דרכים, הנושא נפתר תוך חריגה מכמות הכספים והמשאבים הניתנים, כמו גם מרמת האיכות הסופית.

יישום הפרויקט הוא דרך טובה לארגונים שפעילותם מכוונת לפיתוח החברה. הכרת מרכיבי תהליך העיצוב מאפשרת לך להגיע לתוצאות טובות בעלות מינימלית בזמן קצר, ואינטראקציה מתואמת עם בעלי עניין בפרויקט פותחת אופקים חדשים לעשיית עסקים.