שליטה בפעילות המזומנים של הבנק. סקירה כללית של מערכות בקרת עסקאות מזומן

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

קופאית היא מגזר מס וחשבונאות ענק, הנשלט על ידי תקנות רבות ומערכות נרחבות של כללים. כל הארגונים והיזמים הבודדים המבצעים פשרה עם צדדים נגדיים באמצעות מזומן נדרשים לעמוד בהם. מאחר וסוגים שונים של הונאה נתקלים לעתים קרובות בתחום זה של חשבונאות, מדי שנה השליטה בעסקאות מזומן הופכת יותר ויותר מסובכת, מהודקת ומודרנית. מאמר זה דן בתפקיד הקופה במפעל, כללי ההתנהגות וכן שיטות ומערכות לבקרת פעולות.

תפקיד הקופה בארגונים ובבנקים

קופאית המיזם נחוצה לארגונים שמקבלים ומנפיקים מזומנים במזומן. מטרת הפעולות הללו יכולה להיות כל שהיא: הנפקת משכורות לעובדים, הוצאות נסיעה, הוצאות משרד, קבלת תשלומים מלקוחות, הסדרים מול ספקים. את כל הפעולות הללו יש לבצע באמצעות הקופאית. השליטה בעסקאות במזומן מופקדת בידי שירות המס.

כאשר בשגרה הרגילהבדיאלוג משתמשים במילה "קופה", הקופה עצמה מופיעה לנגד עיניכם. למעשה, בארגונים זה לא רק ציוד בקרה ומחשוב. קופה של אדם פרטי או ישות משפטית היא מערכת שלמה הכוללת מקום עבודה של קופאית מאובזרת, תוכנה, המכשיר עצמו, זמינות דיווח, עמידה במגבלה וכללי גבייה. גם המומחה העובד בתחום זה חייב להיות מונפק כראוי.

כללים לציוד החדר

השליטה בעסקאות מזומן מתחילה בדרישות למתחם שבו נמצאת הקופה עצמה. ללא ציוד וציוד מתאימים, כמתחייב מהתקנות והתקנות של הבנק המרכזי, הקופה לא אמורה לתפקד. כמובן שלא כל הארגונים עומדים בתקנות. גישה כזו, ראשית, עלולה להוביל לקנסות, ושנית, היא מסוכנת לכסף ולעובד שאחראי עליהם כלכלית. ארגונים בנקאיים חייבים לעמוד בכל הדרישות ללא תקלות, אחרת עלולים לשלול מהם רישיון. להלן הדרישות הכלליות לאבזור הקופה:

• נוכחות של דלת אחת בלבד שנסגרת מבפנים. מנעול הדלת חייב להיות מאובטח, במקרים מסוימים משתמשים בבריחים ובריחים מברזל וכן במנעולי תליה כך שאי אפשר לפרוץ את הדלת מבחוץ.
• בחדר יש חלון ליצירת קשר עם לקוחות, קבלת והנפקת כספים. החלון צריך גם להיסגר היטב ולהיות מצויד בציריםמַנְעוּל. אגב, מידות הדלת והחלון מוסדרות בבירור. חריגה מהממדים שנקבעו מותרת אם לארגון יש יחידת אבטחה.
• החדר צריך להיות מצויד בארונות מתכת. יש להצמידם למבנים התומכים של המבנה כך שלא ניתן להוציאם יחד עם פרטי הפנים אליהם הם מוברגים. בסוף יום העבודה ארונות נעולים ואטומים.
• אוורור וחלונות צריכים להיות סגורים היטב ומצוידים בסורגי מתכת.
• חייבים להיות שני מטפים בחדר.
• הקופה הרושמת חייבת להיות חמושה באזעקות השולחות אותות ממעגלי אבטחה שונים לתחנת המשטרה המקומית או לארגון האבטחה.

הליך עבודה עם קופאית

שליטה בעסקאות במזומן מרמזת על סדר עבודה מסוים. עם הגעתו למקום עבודתו, חובתו העיקרית של הקופאי היא לבדוק את תקינות החותמות על גבי הארגזים והכספת וכן לבדוק אם קיימים סימני שבירה וכניסה בלתי מורשית לחצרים. אם לא נמצאו סימני אזהרה, תוכלו להגיע לעבודה. אם יש סימנים לנוכחות של מישהו אחר, יש צורך להתקשר מיידית לרשויות אכיפת החוק, ולפני הגעת העובדים, להבטיח את חסינותם של מסמכים, ציוד ורהיטים הנמצאים בקופה. ניתן לבדוק מה החסר במקום רק בנוכחות שוטרים. איתם מחושבים מחדש את תכולת הכספת. לאחר בדיקהמעשה מנוסח בארבעה עותקים: האחד מיועד לשוטרים, השני לחברת הביטוח והשלישי לחברה עצמה. יש צורך בעותק רביעי אם יש ארגון הורה.

הגישה לחדר בו נמצאת הקופה צריכה להיות זמינה רק לקופאית, המונפקת לפי כל דרישות הבנק המרכזי וה-TKRF, ולרשויות. יש לאטום סט מפתחות המיועד לממונים ולשמור במקום בטוח. לא אמורים להיות חפצים אישיים של הקופאית בחדר הקופאית. רק מה ששייך לארגון הכלכלי נמצא שם.

ישנן גם דרישות לכמות המזומנים שניתן לשמור בקופה של הארגון. יש צורך לחשב מראש ולתעד במעשים הרלוונטיים את מגבלת הכספים, שמעליו לא אמורים להיות מזומנים בקופה בסוף יום העבודה. לשמירה על הגבול מתבצעת פעולה מיוחדת - גבייה, כלומר הובלה מתמחה עם מיגון אמין מובילה כספים לבנק. סניפים קטנים של הבנק אוספים את כספיהם לכספות הראשיות, וארגונים - לבנק איתו יש להם הסכם שירות ותמיכה. ניתן להפר את תקרת המזומנים רק תוך שלושה ימים, כאשר משכורות מונפקות לעובדי הארגון.

נוהל להנפקת מזומן מהקופה

בקרת עסקאות מזומן של הבנק והארגונים מבוססת על תקנה ברורה של תיקון כל הפעולות עםבמזומן. כל העסקאות מתועדות כראוי ומשתקפות בסוגים שונים של הנהלת חשבונות עסקית.

המערכת לבקרת עסקאות מזומן כוללת שיקוף של כל המניפולציות במזומן באמצעות קבלות והוצאות מזומנים, דוחות מקדימים, בדיקות ופעולות על הכספים המשומשים שהונפקו במסגרת הדוח. כל העסקאות נרשמות בקופה. בסוף יום העבודה נערך דו ח עם הקבלות הפיסקליות הסופיות המצורפות המודפסות מהקופה.

כל הפעולות להנפקת כספים חייבות להיות מאושרות באמצעות הזמנות במזומן עם חתימת האדם שאליו הן הונפקו. בתוכנית החשבונאות, מטרת ההנפקה מונחת בהערות. לאחר מכן יש לאשר תשלומים מוקדמים ותשלומים במסגרת הדוח באמצעות המחאות, פעולות עבודה שבוצעו או שירותים שהתקבלו. מתן שכר מאושרת גם על ידי צו מזומן הוצאות, וכן גיליון שכר.

שליטה במזומן ועסקאות פשרה אוסרת באופן מוחלט על הנפקת כספים המיועדים לאדם אחד כנגד חתימתו של אחר.

כללי הקופאי

חשבונאות ובקרה על עסקאות מזומן מוקצים בעיקר למומחה בשם "קופאי". בארגונים עם צוות קטן, הפקידים הבאים עשויים למלא את תפקידו:

• חשבון ראשי.
• רואה חשבון של מדור מסוים.
• כל עובד עם ידע מיוחד וכישורים.

תנאי חובה לכל הפקידים המבצעים את תפקידי הקופאי (אפילו במשרה חלקית) הוא הסכם על אחריות מלאה. אם הוחלט להפוך מנהל או רואה חשבון לקופאי, אז זה חייב להיות תמיד אותו אדם. אם הוא יוצא לחופשת מחלה או חופשה, הוא מוחלף בעובד אחר שצוין בפקודת הראש, וכן חתום על הסכם אחריות חדש. בנוסף, יש צורך לערוך מעשה של קבלה והעברת נכסים מהותיים. בתהליך הכנתו נספרים מזומנים, בודקים את מצב הציוד, זמינות כל המסמכים בנוכחות העמלה. הוועדה היא קבוצת אנשים של שלושה אנשים לפחות. לרוב, הוא כולל את החשב הראשי וההנהלה. המעשה מנוסח בשלושה עותקים.

בעת רישום קופאי, דגימת חתימתו נשלחת לבנק המטפל של הארגון או למשרד הראשי של הבנק. היא זו שצריכה להיות על כל המסמכים הקשורים לעבודת הקופה.

מועמד המגיש מועמדות לתפקיד קופאי חייב להיבדק בקפידה לאיתור תקדימים לא נעימים בעבודה לפני קבלתו לעבודה. מסמכיו ותמונתו מועברים לשירות הביטחון או מתבקש מידע מרשויות אכיפת החוק. עכשיו האינטרנט הוא עוזר טוב למעסיק בעניין הזה. ישנם מאגרי מידע רבים שבהם ארגונים חולקים מידע על עובדים שפוטרו וביצעו התנהגות בלתי הולמת במקום העבודה.

לא מומלץ לעבוד עם הקופהלאפשר לאנשים עם התמכרות לאלכוהול וסמים, הרשעות קודמות, מטרדי הסדר הציבורי וכן עם מחלות נפש שונות.

בקרת רישום עסקאות במזומן

הביצוע והזמינות הנכונים של כל המסמכים היא דרישה הכרחית של הבנק המרכזי, הבנק הנותן שירות, שירות המס וגופי בקרה אחרים. בקרה פיננסית בעסקאות מזומן יכולה להתבצע ללא תזמון, עם אזהרה, עם תפיסת תיעוד וציוד מזומן. ארגונים רבים, במיוחד מבנים פיננסיים, נוהגים בביקורת פנימית מתוכננת של הקופה. במקרה זה מרכיבים ועדה המורכבת מעובדים מוסמכים משלה לעניין זה או נשכרת חברת ביקורת מיוחדת המבצעת את כל הבדיקות במישור המקצועי ומוציאה דו ח על תקלות, אי התאמות בעסקאות מזומן ותיעוד.

בדיקות שטח וסוגים אחרים עלולים להשפיע על חוזי עבודה, אחריות, נתונים אישיים של עובדים, מצב מסמכי המזומן, נכונות ותקינות תחזוקתם, הזיכרון הכספי של הקופה, הציוד והציוד של הקופה. קופה, שיקוף של עסקאות, תוקפן בחשבונאות, חשבונאות כלכלית ומס.

ציוד לקופה

רשימת הציוד לשליטה בעסקאות מזומן כוללת קופה רושמת מיוחדת. אתה לא יכול לקנות את זה בחנויות לחומרי בניין רגילות. בניגודממדפסת, פקס, מכונת חישוב וציוד משרדי אחר, KKM יכולה להימכר רק על ידי ארגונים שקיבלו רישיון מיוחד לכך. ככלל, אותם ארגונים משרתים את מכשירי הבקרה והמחשוב. כל קופה חייבת להיות רשומה במשרד השומה. מכשיר זיכרון מיוחד מתעד כל הזמן את כל הפעולות שמבצעת הקופאית עם המכונה. כמו כן, אינדיקציות אלו מועברות לשירות המס לצורך התאמה עם הדוחות שהוגשו של המיזם. כל תקלות, תיקונים, מחיקות של הקופה יש להודיע גם למשרד המס.

כל הישויות המשפטיות (מפעלים) המקבלים מזומן מלקוחות נדרשים לעבוד עם קופה רושמת. רק יזמים בודדים יכולים לקבל פטור משימוש בקופות. יש להם את הזכות להנפיק צ'קים באופן ידני, לאשר את האותנטיות שלהם עם חותם משלהם. אבל ההקלה הזו לא חלה על כל היזמים. חלק מהפעילויות דורשות רק שימוש בקופה רושמת.

בקרת עסקאות במזומן

בנוסף לבדיקה על ידי שירותים חיצוניים, נדרשת בדיקה פנימית. הכללים לאחזקת הקופה קובעים את לוח הבדיקות המתוכננות הבא: לפני הגשת הדו"ח השנתי, לפני הגשת הדו"חות הרבעוניים, במקרים בהם משתנה האחראי הכלכלי שעבד עם קופה זו. כמו כן מתבצעת בקרה על הקופה ועסקאות מזומן, במידה והעובד נחשד בחוסר יושר, נחשפו עובדות של גניבה או הונאה, סכום המזומן אינו תואם את המשתקף במסמכים.

לניהול של ארגונים מסוימים יש מדיניות של בדיקות לא מתוכננות תכופות, כדי שהעובדים לא יתפתו לנצל את תפקידם הרשמי ומגע קרוב עם מזומנים. על כל צ'ק נקבעת עמלה מיוחדת המורכבת בכל פעם מאנשים שונים שאינם קשורים לגיבוש תכולת הקופה. הרכב הוועדה נרשם בפעולת האימות. לעתים קרובות התהליך עצמו מלווה בהקלטת וידאו.

מוזרויות של עסקאות במזומן בנקאיות

מערכת בקרת עסקאות המזומן של הבנק מרמזת על תצורה מורכבת יותר. בסניפי המוסדות הפיננסיים קיימות מספר רמות אימות המבוצעות על ידי מומחים שונים. מאחר והרבה יותר כסף עובר בבנק מאשר בארגונים רגילים, המורכבות והדרישות המוגברות למערכת הבקרה מוצדקות לחלוטין. למרות העובדה שמדי שנה מנסים להפוך את כל הפעולות בבנקים לאוטומטיות, דרושים לפחות שני עובדים שאחראים על התנהלות תקינה של הפעילות: קופאי-מפעיל ומנהל קופאי. הראשון מבצע עסקאות במהלך יום העבודה, השני מנפיק סכום מקדמה, אוסף וסופר את היתרות, ממלא תיעוד מזומן, גובה כספים מעבר לתקרת המזומנים ומבצע בקרה יומית ברמה היסודית.

בקרת מזומנים ומערכות בקרת קופות אחרות

יותר ויותר, הבקרה על ביצוע עסקאות מזומן מתבצעת באמצעות הטכנולוגיות העדכניות ביותר. מטרתם היא לתעד פעולותקופאית, לקוח, וכן נתונים מהזיכרון הפיסקאלי של הקופות. נתונים אלה מאפשרים לך להוכיח התנהגות בלתי הולמת, הונאה, גניבה והונאה אחרת. בבית המשפט, הקלטת וידאו זו תהיה ראיה שאין עליה עוררין, שכן לא ניתן עוד לשנות את העדות המשולבת של שני המקורות.

Cash Control היא מערכת בקרת קופה, המורכבת מקופה רושמת, מצלמות וידאו צבעוניות ברזולוציה גבוהה, שרת וידאו, תוכנה המסנכרנת את החומר שנקלט במצלמה עם קריאות הטקסט של הקופה, כמו גם מקום עבודה מרוחק למומחה אבטחה. יש היום הרבה מערכות כאלה בשוק. כולם מבוססים על אותה דרך עבודה, עם הבדלים בפונקציונליות, עלות, עיצוב ושיטות חיבור וניתוח. ביניהן מערכות הבקרה הבאות:

• DIT-POS - העלות תלויה בהגדרות השרת, מחברת עד 16 קופות רושמות, מאחסנת מידע וידאו וטקסט במתחם.
• מפקח קופה - פיתוח רוסי, עולה כ-6,000 רובל, יש לו תפקיד של חיפוש פעולה לפי פרמטרי קבלה.
• POS-intellect - גם פיתוח רוסי, הוא נבדל ביכולת להשתלב עם מערכות מסחר שונות, הטקסט על הסרטון אינו רק מרוכז, אלא משולב באופן פרוגרמטי, החיפוש אחר קטעי וידאו מתבצע באופן אוטומטי.
• CHEKTV הוא עוד פיתוח רוסי עם יכולת אינטגרציה עם קופות רושמות ומערכות מסחר, עם מערכת הקלטת וידאו אוניברסלית, שילוב תוכנה של טקסט ווידאו, עם אפשרות לחומרהניתוח נתונים וחיפוש אוטומטי של קטעים.