מכרז - מה זה? משמעות המילה וכיצד היא מיושמת בפועל

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

כיום, כמעט כל המוצרים בשוק נרכשים על בסיס מכרז. מכרז הוא למעשה תחרות, שעל פי תוצאותיה בוחרת חברת הלקוח ספק או קבלן המוכן להציע את תנאי שיתוף הפעולה הנוחים ביותר: מחיר נמוך, פתרונות מקוריים או מקצועיות ללא תחרות.

אז החלטת להגיש מועמדות למכרז. משמעות הדבר היא שתצטרך להרכיב הצעה בקפידה, להראות ללקוח שאתה באמת מכיר היטב את פלח השוק שלך ויש לך מספיק ניסיון בעבודה.

מכרז לעומת מכירה פומבית: מה ההבדל?

כאן אולי יש לך שאלה הגיונית לחלוטין: במה שונה התוכנית הזו לבחירת קבלנים וספקים מאחרים?

ראשית, כל המשתתפים במכירה הפומבית יכולים להכיר את ההצעות של המתחרים שלהם, לגלות באיזה מחיר הם מוכנים לעבוד. כלומר, תמיד ישנה הזדמנות להתאים את ההצעה שלכם בצורה כזו שתבלוט מול חברות אחרות. הנה המכרזזה, קודם כל, היעדר פתיחות כזו. כל המשתתפים מגישים הצעות, כביכול, "במעטפה סגורה".

למעשה, תוכן המסמכים נסתר לחלוטין מהמתחרים וזמין רק לעמלה מיוחדת.

מהו מסמך מכרז?

חברת הלקוח והמשתתפים מכינים חבילת מסמכים המכילה את תנאי התחרות המתמשכת והחוזה העתידי.

התיעוד חייב להכיל שני חלקים:

• טכני. כולל תיאור של תנאי החוזה העיקריים, נתונים כלליים על מושא המכירה הפומבית, כרטיסי מידע המציינים את הליך הכנת והגשת הצעות.
• מסחרי. מכיל מחירים ותכנית לקביעתם, לוחות תשלומים ותנאים, מקורות מימון, ערבויות בנקאיות וכן דרישות לסוגי ביטוח מסוימים.

חשוב לקחת בחשבון שבכל מקרה ועדת המכרזים קובעת את התוכן על בסיס אישי. הכנת מסמכים מוכשרת היא בעלת חשיבות רבה. עדיף אם מומחה מכרזים מנוסה יפקח על כל התהליך. זה חשוב, כי ההצלחה העתידית שלך תלויה בלפחות 50% ממידת היכולות של כל המסמכים הדרושים ערוכים ומוכנים. אחרי הכל, ללא ניסיון בעבודה עם הארגון שלך, הלקוח יוכל להסתמך אך ורק על הניירות שאתה מספק.

סודות ההצלחה למי שעומד להשתתף במכרז

יש דעה כי בבחירת הצעה מתאימה, חברת הלקוח מתמקדת אך ורק במחיר. כמובן שזה קורה, אבל הרבה פחות ממה שאתה יכול לדמיין. בעת עריכת הצעת מכרז, מומחים ממליצים להקפיד על מספר עקרונות. האמיתות האלה עתיקות כמו העולם, אבל עם הזמן הן לא איבדו את הרלוונטיות שלהן.

1. אל תגיש בקשה לכל התחרויות ברציפות

לפני שממהרים לקרב ומגישים הצעה, שקלו את היתרונות והחסרונות עשר פעמים, הבינו האם באמת כדאי לקחת חלק במכרז הספציפי הזה. לא תמיד הרצון להרוויח צריך להיות גורם מכריע - לפעמים הרבה יותר חשוב להתמקד בפיתוח העסק שלך, בבעיות דוחקות או בחיפוש אחר פרויקטים אחרים, רווחיים יותר, שתעבוד עליהם בהנאה רבה ויביאו אתה הרבה יותר רווח.

2. תן להצעה שלך להביא ערך מוסף

אחד הכללים העיקריים שחברה המעוניינת לזכות במכרז צריכה לזכור, הוא שאין זה מספיק כדי להשיג עמידה מלאה של ההצעה בתנאים שצוינו על ידי הלקוח. עם זאת, גם מחיר נמוך יותר אינו ערובה לכך שהחוזה ייחתם איתך. נסה ללמוד עוד על חברת הלקוח, להבין אילו בעיות מתמודד הניהול, ולאחר מכן השלם את ההצעה שלך כך שהוועדה לא תוכל להתעלם ממנה.

3. שימו לב לדברים הקטנים

שוב פעםנחזור לנושא שכבר נגענו בו למעלה. גם אם תצליחו ליצור רושם חיובי על הלקוח ולהציע מחיר נוח, אך אינכם מקפידים מספיק על ביצוע נכון של מסמכים, אתם מסתכנים בהחמצת הזדמנויות רבות. אבל לא צריך להיסחף יותר מדי, כי זה קורה הפוך: שקוע במהומה בירוקרטית, אתה יכול לשכוח ממהות ומטרת ההצעה.

4. זכור שארגונים לא מקבלים החלטות, אנשים עושים

תלוי בהם מי זוכה במכרז. איך זה עובד? לפעמים, כדי לקבל את ההזדמנות לעבוד על פרויקט מבוקש, מספיק רק ליצור קשר עם מי שיקבל החלטה משנה חיים עבור העסק שלך.

5. שמור על המותג של מקצוען אמיתי

אבל גם אם ההצעה שלך מעובדת ב-100%, לא בטוח שתזכה במכרז. זה יכול לנבוע מסיבות רבות, ואחת מהן היא חוסר היכולת של המשא ומתן שלך לתת תשובות ברורות לשאלות הלקוח במהלך המשא ומתן. לכן, מידת המעורבות בתהליך העבודה והכשירות של כל המשתתפים ללא יוצא מן הכלל היא אחד מגורמי ההצלחה המכריעים.

איך מכינים מכרז? מידע ללקוח

מצידה, חברת הלקוח, שהחליטה לארגן תחרות כזו, חייבת להיערך לקראתה בקפידה ולספק את כל המסמכים הדרושים:

• הזמנה להשתתף עבור חברות אחרות.
• טופס הסמכה (בו יעשו המשתתפיםציין מידע רשמי על עצמך).
• קיצור (שאלון המכיל את הנתונים הבסיסיים בנושא המכרז).
• מידע נוסף על הפרויקט.
• הקריטריונים העיקריים להערכת משתתפים שלפיהם תודרכו בעת ביצוע הבחירה הסופית.

חשוב ביותר שכל המידע במסמכים יהיה אמיתי, אמין ומובנה היטב. כיום ניתן ליצור מכרז אלקטרוני ללא כל בעיה - זהו למעשה אותו מכרז, אך כל המידע מחברת הלקוח ומבצעים פוטנציאליים מגיע דרך הרשת, באינטרנט.

התחרות עצמה מורכבת משלושה שלבים: חיפוש אחר משתתפים פוטנציאליים, ניתוח מפורט של ההצעות שלהם, דיון בפרויקט ולמעשה, סיום חוזה עם הזוכה.